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行政前臺(tái)工作流程-免費(fèi)閱讀

  

【正文】 、登記外出時(shí)間、地點(diǎn)、事由。若已預(yù)約,或者正當(dāng)訪問(wèn)理由,應(yīng)快速聯(lián)絡(luò)相關(guān)人,請(qǐng)來(lái)訪者到會(huì)客廳等候。注意事項(xiàng):在《外出人員登記表》上詳細(xì)記錄外出辦事情況;前臺(tái)人員負(fù)責(zé)提醒并督促完成。注意事項(xiàng):保持辦公區(qū)環(huán)境清新整潔、家具物品擺放整齊;及時(shí)補(bǔ)給衛(wèi)生間用紙等后勤配備;相關(guān)記錄:《廢品回收流水賬》——行政主管(二)接待——客戶來(lái)訪工作流程:訪客進(jìn)門起身面帶笑容,弄清來(lái)訪者身份和意圖;若來(lái)訪者未預(yù)約或是初次拜訪,不得將公司領(lǐng)導(dǎo)的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識(shí)的人,若有事宜,盡量選用轉(zhuǎn)告方式;如有必要,安排來(lái)訪者前往會(huì)客室稍坐片刻;準(zhǔn)備招待飲水;通知相關(guān)工作人員有人來(lái)訪;訪客離開(kāi)后2分鐘以內(nèi)清理水杯及煙灰缸,整理桌椅、保持會(huì)客室的整潔;若來(lái)訪者要找的人不在,記錄下來(lái)訪者的聯(lián)系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并準(zhǔn)備《客戶來(lái)訪登記簿》,以便記錄相關(guān)事項(xiàng),及時(shí)通知相關(guān)人員做回復(fù);若來(lái)訪者表示下次再來(lái),則需在《客戶來(lái)訪登記簿》上注明;適時(shí)將使用完的記錄交由行政主管歸檔;注意事項(xiàng):接待客戶熱情周到,及時(shí)給客戶添加茶水并在客戶離開(kāi)后及時(shí)整理會(huì)客室;《客戶來(lái)訪登記薄》的詳細(xì)記錄;并及時(shí)將使用完的記錄交由行政主管歸檔;及時(shí)通知相關(guān)被訪人員,若被訪人員不在,要及時(shí)轉(zhuǎn)告以確保及時(shí)回復(fù);不得隨意把公司領(lǐng)導(dǎo)及其他工作人員的聯(lián)系方式告訴第三人。九、文件的收發(fā)(一)紙質(zhì)文件的收發(fā)前臺(tái)收/發(fā)文件應(yīng)及時(shí)在《收文明細(xì)》、《發(fā)文明細(xì)》中登記文件收、發(fā)文件的時(shí)間、收/發(fā)單位、項(xiàng)目名稱、收/發(fā)內(nèi)容等;并簽字,發(fā)文中還需要求收件人簽字;前臺(tái)向收/發(fā)件單位確定所收/發(fā)文件需轉(zhuǎn)交對(duì)象,并要求收發(fā)件人簽字;前臺(tái)復(fù)印2份,1份交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,1份交總經(jīng)理;前臺(tái)將原件交檔案管理員存檔,并要求檔案管理員簽字確認(rèn)。首先要說(shuō)“您好,內(nèi)蒙古日新投資集團(tuán)有限公司”要勤說(shuō)“請(qǐng)問(wèn)、請(qǐng)稍等”之類的謙詞。七、對(duì)內(nèi)接待早上上班主動(dòng)向同事問(wèn)好,下班時(shí)也主動(dòng)向同事告別。如果要找的人正在忙,可以請(qǐng)來(lái)訪者稍等或引領(lǐng)來(lái)訪者到洽談室或會(huì)議室等候,用規(guī)范的儀態(tài)(手勢(shì)指引或起身帶位)引領(lǐng)來(lái)訪者入座,并倒水給客人。上班期間衣著整潔,整齊。打印、復(fù)印重要文件、圖紙或需要發(fā)出的文件、圖紙使用白紙;公司內(nèi)部使用或不重要的文稿圖紙使用再生紙;打印機(jī)、復(fù)印機(jī)或其它設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí),及時(shí)聯(lián)絡(luò)辦公設(shè)施維護(hù)人員進(jìn)行檢查維修;備注如需要申購(gòu)A4紙 換墨粉 硒鼓 等 需提前填寫申購(gòu)單 并經(jīng)理簽字后通知供貨商。安排來(lái)訪者前往會(huì)客室稍坐片刻;準(zhǔn)備招待茶水飲料;通知相關(guān)工作人員有人來(lái)訪;每隔15分鐘左右添加茶水,來(lái)客告辭時(shí)起身道別;客人離開(kāi)后清理水杯及煙灰缸,整理桌椅、保持會(huì)客室的整潔;電話的接聽(tīng)和記錄工作流程:電話響鈴兩聲后,立即接聽(tīng),注意禮貌用語(yǔ);電話鈴響超過(guò)3聲,接聽(tīng)電話應(yīng)該致歉;接聽(tīng)電話時(shí)應(yīng)控制音量,不應(yīng)影響其他人的正常工作;對(duì)方所要找的人不在時(shí),應(yīng)詢問(wèn)對(duì)方是否希望留言或留下回電號(hào)碼,切忌立即掛斷電話;通話之后,應(yīng)輕輕掛斷電話,并且盡可能等對(duì)方掛斷后再放下聽(tīng)筒;沒(méi)有接聽(tīng)到的電話應(yīng)根據(jù)來(lái)電顯示及時(shí)回?fù)埽紫戎虑?,再詢?wèn)剛才來(lái)電的目的。所以,前臺(tái)工作的專業(yè)、規(guī)范與適度與否,對(duì)塑造單位形象有著非常重要的作用。四、接待訪客訪客出門時(shí)起身迎接,應(yīng)該表示出熱情友好和愿意提供服務(wù)的態(tài)度。同時(shí)婉轉(zhuǎn)的詢問(wèn)對(duì)方來(lái)意,如果對(duì)方?jīng)]有通報(bào)姓名則必須文明,盡量從客人的回答中充分判斷能否讓他與同事見(jiàn)面,如果客人要找的是公司領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)該謹(jǐn)慎處理;若來(lái)訪者要找的人不在,記錄下來(lái)訪者的聯(lián)系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并在《客戶來(lái)訪登記簿》上登記,及時(shí)通知相關(guān)人員做回復(fù);若
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