行政前臺工作流程-免費(fèi)閱讀
【正文】 、登記外出時間、地點(diǎn)、事由。若已預(yù)約，或者正當(dāng)訪問理由，應(yīng)快速聯(lián)絡(luò)相關(guān)人，請來訪者到會客廳等候。注意事項(xiàng)：在《外出人員登記表》上詳細(xì)記錄外出辦事情況；前臺人員負(fù)責(zé)提醒并督促完成。注意事項(xiàng)：保持辦公區(qū)環(huán)境清新整潔、家具物品擺放整齊；及時補(bǔ)給衛(wèi)生間用紙等后勤配備；相關(guān)記錄：《廢品回收流水賬》——行政主管（二）接待——客戶來訪工作流程：訪客進(jìn)門起身面帶笑容，弄清來訪者身份和意圖；若來訪者未預(yù)約或是初次拜訪，不得將公司領(lǐng)導(dǎo)的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識的人，若有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式；如有必要，安排來訪者前往會客室稍坐片刻；準(zhǔn)備招待飲水；通知相關(guān)工作人員有人來訪；訪客離開后2分鐘以內(nèi)清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會客室的整潔；若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯(lián)系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并準(zhǔn)備《客戶來訪登記簿》，以便記錄相關(guān)事項(xiàng)，及時通知相關(guān)人員做回復(fù)；若來訪者表示下次再來，則需在《客戶來訪登記簿》上注明；適時將使用完的記錄交由行政主管歸檔；注意事項(xiàng)：接待客戶熱情周到，及時給客戶添加茶水并在客戶離開后及時整理會客室；《客戶來訪登記薄》的詳細(xì)記錄；并及時將使用完的記錄交由行政主管歸檔；及時通知相關(guān)被訪人員，若被訪人員不在，要及時轉(zhuǎn)告以確保及時回復(fù)；不得隨意把公司領(lǐng)導(dǎo)及其他工作人員的聯(lián)系方式告訴第三人。九、文件的收發(fā)（一）紙質(zhì)文件的收發(fā)前臺收/發(fā)文件應(yīng)及時在《收文明細(xì)》、《發(fā)文明細(xì)》中登記文件收、發(fā)文件的時間、收/發(fā)單位、項(xiàng)目名稱、收/發(fā)內(nèi)容等；并簽字，發(fā)文中還需要求收件人簽字；前臺向收/發(fā)件單位確定所收/發(fā)文件需轉(zhuǎn)交對象，并要求收發(fā)件人簽字；前臺復(fù)印2份，1份交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，1份交總經(jīng)理；前臺將原件交檔案管理員存檔，并要求檔案管理員簽字確認(rèn)。首先要說“您好，內(nèi)蒙古日新投資集團(tuán)有限公司”要勤說“請問、請稍等”之類的謙詞。七、對內(nèi)接待早上上班主動向同事問好，下班時也主動向同事告別。如果要找的人正在忙，可以請來訪者稍等或引領(lǐng)來訪者到洽談室或會議室等候，用規(guī)范的儀態(tài)（手勢指引或起身帶位）引領(lǐng)來訪者入座，并倒水給客人。上班期間衣著整潔，整齊。打印、復(fù)印重要文件、圖紙或需要發(fā)出的文件、圖紙使用白紙；公司內(nèi)部使用或不重要的文稿圖紙使用再生紙；打印機(jī)、復(fù)印機(jī)或其它設(shè)備出現(xiàn)故障時，及時聯(lián)絡(luò)辦公設(shè)施維護(hù)人員進(jìn)行檢查維修；備注如需要申購A4紙 換墨粉 硒鼓 等 需提前填寫申購單 并經(jīng)理簽字后通知供貨商。安排來訪者前往會客室稍坐片刻；準(zhǔn)備招待茶水飲料；通知相關(guān)工作人員有人來訪；每隔15分鐘左右添加茶水,來客告辭時起身道別；客人離開后清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會客室的整潔；電話的接聽和記錄工作流程：電話響鈴兩聲后，立即接聽，注意禮貌用語；電話鈴響超過3聲，接聽電話應(yīng)該致歉；接聽電話時應(yīng)控制音量，不應(yīng)影響其他人的正常工作；對方所要找的人不在時，應(yīng)詢問對方是否希望留言或留下回電號碼，切忌立即掛斷電話；通話之后，應(yīng)輕輕掛斷電話，并且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒；沒有接聽到的電話應(yīng)根據(jù)來電顯示及時回?fù)?，首先致歉，再詢問剛才來電的目的。所以，前臺工作的專業(yè)、規(guī)范與適度與否，對塑造單位形象有著非常重要的作用。四、接待訪客訪客出門時起身迎接，應(yīng)該表示出熱情友好和愿意提供服務(wù)的態(tài)度。同時婉轉(zhuǎn)的詢問對方來意，如果對方?jīng)]有通報姓名則必須文明，盡量從客人的回答中充分判斷能否讓他與同事見面，如果客人要找的是公司領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)該謹(jǐn)慎處理；若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯(lián)系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并在《客戶來訪登記簿》上登記，及時通知相關(guān)人員做回復(fù)；若
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