行政前臺工作流程-wenkub
2024-10-25 02 本頁面
【正文】 綜合素質(zhì)具備良好的親和力、表達溝通能力及組織協(xié)調(diào)能力積極主動，熱情穩(wěn)重，待人溫和，謹慎細致有良好的團隊合作精神和較高的敏感度，工作責任感強優(yōu)秀的外聯(lián)和公關(guān)能力，具備解決突發(fā)事件能力，具有較強的時間管理能力二、環(huán)球?qū)氊愒缃讨行男姓芭_主要工作內(nèi)容1．工作時間早8：30晚18：00中午12：0013：30午休，每日工作8小時；每周可在周一到周三之間選休一天，每月上報一次休假安排。日常的打印、復(fù)印 飲水機以及相關(guān)設(shè)備的使用管理工作流程：每天早上上班時間準時開啟并且檢查傳真機、復(fù)印機，并及時補充所需的紙張；負責公司日常的打印、復(fù)印。2．需要采集訂票人員的姓名、身份證號碼、手機號碼三樣信息以便登記 并確認身份證號是否有誤4．和供貨商聯(lián)系并出票 同時簽寫訂票單并簽字負責圖書 報刊 日常借閱工作流程；借閱報刊 圖書需簽書籍領(lǐng)用登記表后才可借出。頭發(fā)干凈整潔，不油膩不披頭散發(fā)，燙染夸張的頭發(fā)須扎好在腦后。二、環(huán)境衛(wèi)生、辦公設(shè)施的保持和檢查每天早上9:00打掃衛(wèi)生，整理前臺物品，保持前臺環(huán)境清新整潔、物品擺放整齊；每三天上午10:00 巡視公司公共區(qū)域的綠化狀況，保證舒適良好的工作氛圍，如有問題及時通知行政管理部部長；下午下班前對公司辦公區(qū)的巡視，查看門窗、凈水機電源、電腦電源等關(guān)閉情況并做記錄，冷氣于下班前檢查關(guān)機模式。知道找誰后，請來訪者稍等，立即幫其聯(lián)系。XX單位XX來訪，不知道是不是方便接待，處于對來訪者的禮貌和方便拒絕時的得體處理，即使是要找的同事或領(lǐng)導(dǎo)親自接，都可以當做是其他人接的電話，再詢問。六、客人離開后客人離開后，應(yīng)立即將客人使用過的一次性杯子整理好，將洽談室或會議室桌椅整理好，以便接待下一批客人。每天檢查前臺桌面清潔，設(shè)備的維護和干凈整潔。在電話響鈴的第二聲和第三聲的時候接起電話。對方如果要求轉(zhuǎn)接領(lǐng)導(dǎo)，又知道領(lǐng)導(dǎo)的姓名，就要禮貌的詢問：對方的姓名、單位。例如，應(yīng)該會面對時間、地點、聯(lián)系電話、區(qū)域號碼等各方面的信息進行核查校隊，盡可能的避免錯誤發(fā)生；對方所要找的人不在時，應(yīng)詢問對方是否希望留言或留下回電號碼并做記錄，切忌立即掛斷電話；沒有接聽到的電話應(yīng)根據(jù)來電顯示及時回撥，首先致歉，再詢問剛才來電的目的；將需要轉(zhuǎn)達的內(nèi)容及來電人的基本信息及時記錄在《電話記錄》上；每月將《電話記錄》交由行政管理部檔案管理員歸檔。注意事項（1）詳細填寫《收文明細》、《發(fā)文明細》或《文件外送單》，并要求相關(guān)經(jīng)辦人簽字，以便公司能查閱每一份收、發(fā)文件的具體內(nèi)容；(2）及時轉(zhuǎn)交給相關(guān)人員；(3)按項目分類交檔案管理員歸檔。由行政主管記入《廢品回收流水賬簿》。注意事項：來電接聽迅速，接聽電話使用普通話，聲音柔和；了解清楚來電人的基本信息以及意圖，及時在《來電記錄表》上記錄來電時間、內(nèi)容、信息接收人等，需要轉(zhuǎn)接的及時將電話轉(zhuǎn)給相關(guān)工作人員；如遇信息接收人不在，應(yīng)采取通知的方式及時轉(zhuǎn)達信息，（通知方法詳見“通知流程”）；相關(guān)記錄：《來電記錄表》——前臺（四）日常的打印、復(fù)印以及相關(guān)設(shè)備的使用管理工作流程：每天早上上班時間準時開啟并且檢查打印機、復(fù)印機，并及時補充所需的紙張；負責公司日常的打印、復(fù)印。相關(guān)記錄： 《設(shè)備報修記錄表》——前臺（五）行政后勤人員外出登記（前臺提醒督促）工作流程：《外出人員登記表》上登記出發(fā)時間、目的地、知情人、事由等；《外出人員登記表》上登記回來時間以及辦事情況；，外出前未登記，需回公司后及時補登；，并于每月30/31日將外出情況匯總，與考勤統(tǒng)計核對。相關(guān)記錄：《考勤統(tǒng)
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