行政前臺工作流程(完整版)
【正文】 貴姓？”如果正在打字應(yīng)立即停止，即使是在打電話也要對來客點頭示意；登記《客戶來訪登記薄》，弄清來訪者身份和意圖。一、前臺人員的穿著及相關(guān)儀表要求前臺人員須每天著淡妝上班。將需要轉(zhuǎn)達的內(nèi)容及時記錄；記錄后5分鐘內(nèi)及時通知被傳達人,通知傳達的程序見口頭通知流程,并確認對方接收信息正確無誤。日常的打印、復印 飲水機以及相關(guān)設(shè)備的使用管理工作流程：每天早上上班時間準時開啟并且檢查傳真機、復印機，并及時補充所需的紙張；負責公司日常的打印、復印。頭發(fā)干凈整潔，不油膩不披頭散發(fā)，燙染夸張的頭發(fā)須扎好在腦后。知道找誰后，請來訪者稍等，立即幫其聯(lián)系。六、客人離開后客人離開后，應(yīng)立即將客人使用過的一次性杯子整理好，將洽談室或會議室桌椅整理好，以便接待下一批客人。在電話響鈴的第二聲和第三聲的時候接起電話。例如，應(yīng)該會面對時間、地點、聯(lián)系電話、區(qū)域號碼等各方面的信息進行核查校隊，盡可能的避免錯誤發(fā)生；對方所要找的人不在時，應(yīng)詢問對方是否希望留言或留下回電號碼并做記錄，切忌立即掛斷電話；沒有接聽到的電話應(yīng)根據(jù)來電顯示及時回撥，首先致歉，再詢問剛才來電的目的；將需要轉(zhuǎn)達的內(nèi)容及來電人的基本信息及時記錄在《電話記錄》上；每月將《電話記錄》交由行政管理部檔案管理員歸檔。由行政主管記入《廢品回收流水賬簿》。相關(guān)記錄： 《設(shè)備報修記錄表》——前臺（五）行政后勤人員外出登記（前臺提醒督促）工作流程：《外出人員登記表》上登記出發(fā)時間、目的地、知情人、事由等；《外出人員登記表》上登記回來時間以及辦事情況；，外出前未登記，需回公司后及時補登；，并于每月30/31日將外出情況匯總，與考勤統(tǒng)計核對。判斷是否需要通知公司相關(guān)人員進行接待。2．監(jiān)督公司員工考勤打卡情況，不允許發(fā)生代替他人打卡的現(xiàn)象。及時將用完的《外出人員登記表》交由行政主管歸檔。相關(guān)記錄：《客戶來訪登記薄》——前臺（三）電話的接聽和記錄工作流程：電話響鈴兩聲后，立即接聽，注意禮貌用語；接聽電話時應(yīng)控制音量，不應(yīng)影響其他人的正常工作；對方所要找的人不在時，應(yīng)詢問對方是否希望留言或留下回電號碼，切忌立即掛斷電話；通話之后，應(yīng)輕輕掛斷電話，并且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒；將需要轉(zhuǎn)達的內(nèi)容及時記錄在《電話記錄》上；記錄后5分鐘內(nèi)及時通知被傳達人,通知傳達的程序見口頭通知流程,并確認對方接收信息正確無誤。發(fā)件時要及時通知對方，如需給對方送去，應(yīng)確定好送件時間、地點，并填寫《文件外送單》由收件人簽字后返回公司交檔案管理員歸檔。如果因故遲接，要向來電者說“對不起，讓您久等了”。有客人來訪時，也要注意公司接洽人員的接待問題，比如提供茶水等。如果等的時間很長，要關(guān)照一下來訪者并向其說明，然后再向來訪者要找的相關(guān)人員說明情況。坐姿不得歪斜、懶散，應(yīng)保持良好的精神狀態(tài)。辦公室用品申購 領(lǐng)用 及發(fā)放工作流程：申報流程《辦公用品申請表》——申請部門經(jīng)理簽字同意采購——前臺回收整理——行政主管審核——總經(jīng)辦簽字批準；采購流程：總經(jīng)辦簽字批準——前臺電話通知供貨商——檢收采購的物品質(zhì)量是否復合要求——發(fā)放并簽字確認領(lǐng)用流程；需到前臺登記所需要的物品并簽字如需個人申購物品則拿申購單并經(jīng)理簽字后給前臺——前臺打電話通知供貨商。2．工作內(nèi)容A．接待Call in、接待Walk in 做好到訪人員登記工作，并與顧問及相關(guān)人員及時對接登記表訪人員臺賬（附表四Z）；B．做好課卡整理工作，及時更新寶寶課時，接待會員上課，并與課后做好BOLG更新工作，登記課時統(tǒng)計表（附表五）；C．安排人員面試，并做好面
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