行政前臺工作流程(編輯修改稿)
2024-10-25 02:11 本頁面
【文章內容簡介】 知相關人員做回復；若來訪者表示下次再來，則需在《客戶來訪登記簿》上注明；及時轉告相關部門來訪者的聯系方式以及事由，并確保及時回復；每月將《客戶來訪登記薄》交由行政管理部檔案管理員歸檔。五、帶領客人到達目的地，應該有正確的引導方法和引導姿勢在走廊的引導方法：接待人員在客人二三步之前，配合步調，讓客人走在內側；在樓梯的引導方法：當引導客人上樓時，應該讓客人走在前面，接待人員走在后面，若是下樓，應該是接待人員走在前面，客人走在后面，上下樓時，接待人員應該注意客人的安全。六、客人離開后客人離開后，應立即將客人使用過的一次性杯子整理好，將洽談室或會議室桌椅整理好，以便接待下一批客人。七、對內接待早上上班主動向同事問好，下班時也主動向同事告別。有客人來訪時，也要注意公司接洽人員的接待問題，比如提供茶水等。前臺要隨時保持有人在位置上，如遇臨時有事要離開，需主動交其他同事幫忙接電話或接待來訪客人。每天檢查前臺桌面清潔，設備的維護和干凈整潔。八、電話的接聽和記錄接聽電話應熱情，使用普通話和禮貌用語。聲音要適度，并最終保持輕松愉悅的聲調，不得在電話中和來電著耍脾氣、使性子甚至說粗口。應調整好表情，使用禮貌用語如“謝謝您”“請問有什么可以幫您嗎？”“不用謝”等。在電話響鈴的第二聲和第三聲的時候接起電話。首先要說“您好，內蒙古日新投資集團有限公司”要勤說“請問、請稍等”之類的謙詞。如果因故遲接，要向來電者說“對不起，讓您久等了”。轉接電話時，要禮貌的說“請稍等”，并馬上轉接過去。對方如果要求轉接領導，又知道領導的姓名，就要禮貌的詢問：對方的姓名、單位。如果是做廣告的或變相做廣告之類的電話，應用禮貌的借口掛掉電話，或轉接到相關部門；在打電話和接電話過程中都應牢記讓客戶先收線。因為一旦先掛上電話，對方一定會聽到“嗒嗒”的聲音，這會讓客戶感到很不舒服。因此，在電話即將結束時，應禮貌的請客戶先收線，這時再掛電話；在與客戶進行電話溝通過程中需要做必要的文字記錄，電話接聽完畢之前，不要忘記復誦一遍來電的要點，防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會，使整個工作的效率更高。例如，應該會面對時間、地點、聯系電話、區(qū)域號碼等各方面的信息進行核查校隊，盡可能的避免錯誤發(fā)生；對方所要找的人不在時，應詢問對方是否希望留言或留下回電號碼并做記錄，切忌立即掛斷電話；沒有接聽到的電話應根據來電顯示及時回撥，首先致歉，再詢問剛才來電的目的；將需要轉達的內容及來電人的基本信息及時記錄在《電話記錄》上；每月將《電話記錄》交由行政管理部檔案管理員歸檔。九、文件的收發(fā)（一）紙質文件的收發(fā)前臺收/發(fā)文件應及時在《收文明細》、《發(fā)文明細》中登記文件收、發(fā)文件的時間、收/發(fā)單位、項目名稱、收/發(fā)內容等；并簽字，發(fā)文中還需要求收件人簽字；前臺向收/發(fā)件單位確定所收/發(fā)文件需轉交對象，并要求收發(fā)件人簽字；前臺復印2份，1份交項目負責人，1份交總經理；前臺將原件交檔案管理員存檔，并要求檔案管理員簽字確認。發(fā)件時要及時通知對方，如需給對方送去，應確定好送件時間、地點，并填寫《文件外送單》由收件人簽字后返回公司交檔案管理員歸檔。前臺根據簽收文件人留下的電話致電確認文件的齊全及達到；將《收文明細》/《發(fā)文明細》以及《文件外送單》分別按項目分類交檔案管理員歸檔。注意事項（1）詳細填寫《收文明細》、《發(fā)文明細》或《文件外送單》，并要求相關經辦人簽字，以便公司能查閱每一份收、發(fā)文件的具體內容；(2）及時轉交給相關人員；(3)按項目分類交檔案管理員歸檔。（二）電子文件的收發(fā)前臺需詢問所收/發(fā)文件的相關內容，項目名稱，需轉交對象等；在
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