行政前臺(tái)工作流程(文件)
【正文】 計(jì)》——前臺(tái)《請(qǐng)假單》——前臺(tái)（七）對(duì)保潔、植物株擺租賃等工作的監(jiān)督和檢查工作流程：了解外用保潔、職務(wù)租賃服務(wù)內(nèi)容；對(duì)每次相關(guān)服務(wù)做好檢查和監(jiān)督工作，并做好相關(guān)記錄；注意事項(xiàng)：對(duì)外用單位相關(guān)服務(wù)進(jìn)行審核；相關(guān)記錄：《植物租擺維養(yǎng)記錄》——前臺(tái)《植物租擺更換記錄》——前臺(tái)《保潔情況記錄表》——前臺(tái)（八）對(duì)設(shè)備遙控器、個(gè)人辦公區(qū)域的管理工作流程：空調(diào)遙控板和液晶電視遙控板的集中管理；上、下班時(shí)檢查所有的電源開關(guān)；檢查所有辦公桌上的文件及辦公用品的歸類。判斷是否需要通知公司相關(guān)人員進(jìn)行接待。二．.接聽電話。2．監(jiān)督公司員工考勤打卡情況，不允許發(fā)生代替他人打卡的現(xiàn)象。，打印、復(fù)印、傳真的收發(fā)。記錄電話信息并轉(zhuǎn)接電話。相關(guān)記錄：《員工違規(guī)（紀(jì)）記錄表》——行政主管。及時(shí)將用完的《外出人員登記表》交由行政主管歸檔。注意事項(xiàng)：熟練操作打印、復(fù)印機(jī)，并及時(shí)補(bǔ)充用紙；完成公司日常的打印、復(fù)印工作，做到節(jié)約資源；打印、復(fù)印機(jī)等設(shè)備出現(xiàn)問題不得私自解決，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并聯(lián)系相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行維修；不得私自打印、復(fù)印與工作無關(guān)的文件、圖紙，特殊情況下應(yīng)告知行政主管。相關(guān)記錄：《客戶來訪登記薄》——前臺(tái)（三）電話的接聽和記錄工作流程：電話響鈴兩聲后，立即接聽，注意禮貌用語；接聽電話時(shí)應(yīng)控制音量，不應(yīng)影響其他人的正常工作；對(duì)方所要找的人不在時(shí)，應(yīng)詢問對(duì)方是否希望留言或留下回電號(hào)碼，切忌立即掛斷電話；通話之后，應(yīng)輕輕掛斷電話，并且盡可能等對(duì)方掛斷后再放下聽筒；將需要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容及時(shí)記錄在《電話記錄》上；記錄后5分鐘內(nèi)及時(shí)通知被傳達(dá)人,通知傳達(dá)的程序見口頭通知流程,并確認(rèn)對(duì)方接收信息正確無誤。注意事項(xiàng)（1）了解所收、發(fā)文件內(nèi)容，按收、發(fā)時(shí)間、項(xiàng)目建立相應(yīng)的文件夾，并做好書面記錄，便于查找；（2）及時(shí)將收、發(fā)文件轉(zhuǎn)給相關(guān)負(fù)責(zé)人，并確認(rèn)是否收到；（3）按時(shí)將每天收、發(fā)的文件發(fā)給檔案管理員，由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項(xiàng)目文件夾中。發(fā)件時(shí)要及時(shí)通知對(duì)方，如需給對(duì)方送去，應(yīng)確定好送件時(shí)間、地點(diǎn)，并填寫《文件外送單》由收件人簽字后返回公司交檔案管理員歸檔。因?yàn)橐坏┫葤焐想娫?，?duì)方一定會(huì)聽到“嗒嗒”的聲音，這會(huì)讓客戶感到很不舒服。如果因故遲接，要向來電者說“對(duì)不起，讓您久等了”。聲音要適度，并最終保持輕松愉悅的聲調(diào)，不得在電話中和來電著耍脾氣、使性子甚至說粗口。有客人來訪時(shí)，也要注意公司接洽人員的接待問題，比如提供茶水等。同時(shí)婉轉(zhuǎn)的詢問對(duì)方來意，如果對(duì)方?jīng)]有通報(bào)姓名則必須文明，盡量從客人的回答中充分判斷能否讓他與同事見面，如果客人要找的是公司領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)該謹(jǐn)慎處理；若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯(lián)系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并在《客戶來訪登記簿》上登記，及時(shí)通知相關(guān)人員做回復(fù)；若來訪者表示下次再來，則需在《客戶來訪登記簿》上注明；及時(shí)轉(zhuǎn)告相關(guān)部門來訪者的聯(lián)系方式以及事由，并確保及時(shí)回復(fù)；每月將《客戶來訪登記薄》交由行政管理部檔案管理員歸檔。如果等的時(shí)間很長，要關(guān)照一下來訪者并向其說明，然后再向來訪者要找的相關(guān)人員說明情況。四、接待訪客訪客出門時(shí)起身迎接，應(yīng)該表示出熱情友好和愿意提供服務(wù)的態(tài)度。坐姿不得歪斜、懶散，應(yīng)保持良好的精神狀態(tài)。所以，前臺(tái)工作的專業(yè)、規(guī)范與適度與否，對(duì)塑造單位形象有著非常重要的作用。辦公室用品申購 領(lǐng)用 及發(fā)放工作流程：申報(bào)流程《辦公用品申請(qǐng)表》——申請(qǐng)部門經(jīng)理簽字同意采購——前臺(tái)回收整理——行政主管審核——總經(jīng)辦簽字批準(zhǔn)；采購流程：總經(jīng)辦簽字批準(zhǔn)——前臺(tái)電話通知供貨商——檢收采購的物品質(zhì)量是否復(fù)合要求——發(fā)放并簽
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