行政前臺工作流程(文件)
【正文】 計》——前臺《請假單》——前臺（七）對保潔、植物株擺租賃等工作的監(jiān)督和檢查工作流程：了解外用保潔、職務租賃服務內容；對每次相關服務做好檢查和監(jiān)督工作，并做好相關記錄；注意事項：對外用單位相關服務進行審核；相關記錄：《植物租擺維養(yǎng)記錄》——前臺《植物租擺更換記錄》——前臺《保潔情況記錄表》——前臺（八）對設備遙控器、個人辦公區(qū)域的管理工作流程：空調遙控板和液晶電視遙控板的集中管理；上、下班時檢查所有的電源開關；檢查所有辦公桌上的文件及辦公用品的歸類。判斷是否需要通知公司相關人員進行接待。二．.接聽電話。2．監(jiān)督公司員工考勤打卡情況，不允許發(fā)生代替他人打卡的現象。，打印、復印、傳真的收發(fā)。記錄電話信息并轉接電話。相關記錄：《員工違規(guī)（紀）記錄表》——行政主管。及時將用完的《外出人員登記表》交由行政主管歸檔。注意事項：熟練操作打印、復印機，并及時補充用紙；完成公司日常的打印、復印工作，做到節(jié)約資源；打印、復印機等設備出現問題不得私自解決，應及時報修，并聯系相關專業(yè)人員進行維修；不得私自打印、復印與工作無關的文件、圖紙，特殊情況下應告知行政主管。相關記錄：《客戶來訪登記薄》——前臺（三）電話的接聽和記錄工作流程：電話響鈴兩聲后，立即接聽，注意禮貌用語；接聽電話時應控制音量，不應影響其他人的正常工作；對方所要找的人不在時，應詢問對方是否希望留言或留下回電號碼，切忌立即掛斷電話；通話之后，應輕輕掛斷電話，并且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒；將需要轉達的內容及時記錄在《電話記錄》上；記錄后5分鐘內及時通知被傳達人,通知傳達的程序見口頭通知流程,并確認對方接收信息正確無誤。注意事項（1）了解所收、發(fā)文件內容，按收、發(fā)時間、項目建立相應的文件夾，并做好書面記錄，便于查找；（2）及時將收、發(fā)文件轉給相關負責人，并確認是否收到；（3）按時將每天收、發(fā)的文件發(fā)給檔案管理員，由其整理后存至服務器相應項目文件夾中。發(fā)件時要及時通知對方，如需給對方送去，應確定好送件時間、地點，并填寫《文件外送單》由收件人簽字后返回公司交檔案管理員歸檔。因為一旦先掛上電話，對方一定會聽到“嗒嗒”的聲音，這會讓客戶感到很不舒服。如果因故遲接，要向來電者說“對不起，讓您久等了”。聲音要適度，并最終保持輕松愉悅的聲調，不得在電話中和來電著耍脾氣、使性子甚至說粗口。有客人來訪時，也要注意公司接洽人員的接待問題，比如提供茶水等。同時婉轉的詢問對方來意，如果對方沒有通報姓名則必須文明，盡量從客人的回答中充分判斷能否讓他與同事見面，如果客人要找的是公司領導更應該謹慎處理；若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯系方式、需轉告事宜并在《客戶來訪登記簿》上登記，及時通知相關人員做回復；若來訪者表示下次再來，則需在《客戶來訪登記簿》上注明；及時轉告相關部門來訪者的聯系方式以及事由，并確保及時回復；每月將《客戶來訪登記薄》交由行政管理部檔案管理員歸檔。如果等的時間很長，要關照一下來訪者并向其說明，然后再向來訪者要找的相關人員說明情況。四、接待訪客訪客出門時起身迎接，應該表示出熱情友好和愿意提供服務的態(tài)度。坐姿不得歪斜、懶散，應保持良好的精神狀態(tài)。所以，前臺工作的專業(yè)、規(guī)范與適度與否，對塑造單位形象有著非常重要的作用。辦公室用品申購 領用 及發(fā)放工作流程：申報流程《辦公用品申請表》——申請部門經理簽字同意采購——前臺回收整理——行政主管審核——總經辦簽字批準；采購流程：總經辦簽字批準——前臺電話通知供貨商——檢收采購的物品質量是否復合要求——發(fā)放并簽
試題試卷相關推薦
鄂ICP備17016276號-1