行政前臺工作流程-預(yù)覽頁
【正文】 ，可以請來訪者稍等或引領(lǐng)來訪者到洽談室或會議室等候，用規(guī)范的儀態(tài)（手勢指引或起身帶位）引領(lǐng)來訪者入座，并倒水給客人。這樣在來訪者聽來，即使電話那頭沒有答應(yīng)接待，也不是他要找的人直接拒絕的，為下一步的處理留下了余地。七、對內(nèi)接待早上上班主動向同事問好，下班時(shí)也主動向同事告別。八、電話的接聽和記錄接聽電話應(yīng)熱情，使用普通話和禮貌用語。首先要說“您好，內(nèi)蒙古日新投資集團(tuán)有限公司”要勤說“請問、請稍等”之類的謙詞。如果是做廣告的或變相做廣告之類的電話，應(yīng)用禮貌的借口掛掉電話，或轉(zhuǎn)接到相關(guān)部門；在打電話和接電話過程中都應(yīng)牢記讓客戶先收線。九、文件的收發(fā)（一）紙質(zhì)文件的收發(fā)前臺收/發(fā)文件應(yīng)及時(shí)在《收文明細(xì)》、《發(fā)文明細(xì)》中登記文件收、發(fā)文件的時(shí)間、收/發(fā)單位、項(xiàng)目名稱、收/發(fā)內(nèi)容等；并簽字，發(fā)文中還需要求收件人簽字；前臺向收/發(fā)件單位確定所收/發(fā)文件需轉(zhuǎn)交對象，并要求收發(fā)件人簽字；前臺復(fù)印2份，1份交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，1份交總經(jīng)理；前臺將原件交檔案管理員存檔，并要求檔案管理員簽字確認(rèn)。（二）電子文件的收發(fā)前臺需詢問所收/發(fā)文件的相關(guān)內(nèi)容，項(xiàng)目名稱，需轉(zhuǎn)交對象等；在電腦上建立新文件夾，如：“年月日_收發(fā)文件”，在該文件夾中建立一個(gè)“收”、“發(fā)”的文件夾，然后在“收”、“發(fā)”的文件夾中建一個(gè)“年月日_項(xiàng)目名稱”的文件夾；將接收/發(fā)送文件存放至電腦相關(guān)項(xiàng)目文件夾中，并同樣在《收文明細(xì)》、《發(fā)文明細(xì)》中記錄，收、發(fā)方式在備注中注明；及時(shí)將文件轉(zhuǎn)傳給相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，并確認(rèn)對方收到；當(dāng)天工作結(jié)束后，將接收/發(fā)送的文件發(fā)至檔案管理員，由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項(xiàng)目文件夾中。注意事項(xiàng)：保持辦公區(qū)環(huán)境清新整潔、家具物品擺放整齊；及時(shí)補(bǔ)給衛(wèi)生間用紙等后勤配備；相關(guān)記錄：《廢品回收流水賬》——行政主管（二）接待——客戶來訪工作流程：訪客進(jìn)門起身面帶笑容，弄清來訪者身份和意圖；若來訪者未預(yù)約或是初次拜訪，不得將公司領(lǐng)導(dǎo)的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識的人，若有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式；如有必要，安排來訪者前往會客室稍坐片刻；準(zhǔn)備招待飲水；通知相關(guān)工作人員有人來訪；訪客離開后2分鐘以內(nèi)清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會客室的整潔；若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯(lián)系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并準(zhǔn)備《客戶來訪登記簿》，以便記錄相關(guān)事項(xiàng)，及時(shí)通知相關(guān)人員做回復(fù)；若來訪者表示下次再來，則需在《客戶來訪登記簿》上注明；適時(shí)將使用完的記錄交由行政主管歸檔；注意事項(xiàng)：接待客戶熱情周到，及時(shí)給客戶添加茶水并在客戶離開后及時(shí)整理會客室；《客戶來訪登記薄》的詳細(xì)記錄；并及時(shí)將使用完的記錄交由行政主管歸檔；及時(shí)通知相關(guān)被訪人員，若被訪人員不在，要及時(shí)轉(zhuǎn)告以確保及時(shí)回復(fù)；不得隨意把公司領(lǐng)導(dǎo)及其他工作人員的聯(lián)系方式告訴第三人。打印、復(fù)印重要文件、圖紙或需要發(fā)出的文件、圖紙使用白紙；公司內(nèi)部使用或不重要的文稿圖紙使用“二次紙”；打印機(jī)、復(fù)印機(jī)或其它設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，及時(shí)聯(lián)絡(luò)辦公設(shè)施維護(hù)人員進(jìn)行檢查維修；并填寫《設(shè)備報(bào)修記錄表》（詳見“固定資產(chǎn)的報(bào)修與報(bào)廢流程”）；及時(shí)將用完的《設(shè)備報(bào)修單》交由行政主管歸檔。注意事項(xiàng)：在《外出人員登記表》上詳細(xì)記錄外出辦事情況；前臺人員負(fù)責(zé)提醒并督促完成。注意事項(xiàng)：遙控板是否歸位；人員下班后，辦公室的電腦、空調(diào)、飲水機(jī)、燈的電源是否斷開；人員下班后，圖紙、文件是否隨意鋪在辦公桌上沒有收撿。若已預(yù)約，或者正當(dāng)訪問理由，應(yīng)快速聯(lián)絡(luò)相關(guān)人，請來訪者到會客廳等候。接聽電話應(yīng)說“你好”青島麗城恒信營銷策劃股份有限公司。、登記外出時(shí)間、地點(diǎn)、事由。
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