【正文】 會(huì)議最為有效，所以必須要求每個(gè)人輪流發(fā)言。 不同類(lèi)型的正式會(huì)議都有不同的程序規(guī)則。 小提示 7： 讓自己熟悉各種正式會(huì)議的程序。有些國(guó)家的法律規(guī)定董事會(huì)必須共同行使權(quán)力。董事會(huì)通常定期召開(kāi)會(huì)議，也許一個(gè)月一次，來(lái)討論公司事務(wù)。 有些大會(huì)對(duì) 公眾開(kāi)放，另一些只限某些人參加，如公司雇員。這類(lèi)會(huì)議適用于大量人員在短時(shí)期內(nèi)交流信息 常務(wù)委員會(huì)會(huì)議 常務(wù)委員會(huì)是公司董事會(huì)下屬的一個(gè)小組，它可能是對(duì)經(jīng)常性的事情負(fù)責(zé)，如一位總經(jīng)理的薪金和業(yè)●常務(wù)委員會(huì)定期召開(kāi)會(huì)議來(lái)履行授權(quán)給它的任務(wù)。 ●常務(wù)委員會(huì)要先向公外部會(huì)議 一個(gè)外部會(huì)議包括某個(gè)組織內(nèi)的一群人和組織外的另 一群人，例如來(lái)訪的行 業(yè) 工會(huì) 談判 代表。與會(huì)者應(yīng)仔細(xì)思考哪些信息必須保密；為了達(dá)到目的哪些信息可以在會(huì)上 9 績(jī)的年度評(píng)審。 披露。 專(zhuān)門(mén)委員會(huì)會(huì)議 公司董事會(huì)可以建立一個(gè)專(zhuān)門(mén)委員會(huì)，研究一個(gè)需要特別注意的問(wèn)題。 ●必要時(shí)，專(zhuān)門(mén)委員會(huì)可以開(kāi)會(huì)討論專(zhuān)業(yè)性特別強(qiáng)的特殊問(wèn)題，或詳細(xì)分析復(fù)雜問(wèn)題。 年會(huì)（ AGM） 年會(huì)一年一次，常常是規(guī)定的，召集公司董事與股東討論過(guò)去一年的事務(wù)和未來(lái)的計(jì)劃。 ●董事們利用這個(gè)機(jī)會(huì)尋求年度決算的批準(zhǔn)，重新任命審計(jì)師，并討論未來(lái)的計(jì)劃和策略。這種討論的形式可被地方政府或私人活動(dòng)小組所采用，用來(lái)與公眾討論各類(lèi)事項(xiàng)，或?yàn)楣舅捎?，以討論未?lái)的發(fā)展。通常事先在當(dāng)?shù)厣缃恢行摹⒐矆D書(shū)館及地方報(bào)紙或雜志上通告。 臨 時(shí)股東大會(huì)（ EGM）如果為了立該采取行動(dòng)而需獲得股東的批準(zhǔn)，則可召開(kāi)臨時(shí)股東大會(huì)。 ●應(yīng)提前一些時(shí)間向股東們發(fā)出臨時(shí)股東大會(huì)的通知，提前多少時(shí)間則隨國(guó)家而異。 管理正式會(huì)議的規(guī)則可能是復(fù)雜的，并且隨國(guó)家和組織的不同而異。如你參加一個(gè)正式會(huì)議，應(yīng)事先了解應(yīng)當(dāng)遵循的一些規(guī)則。 10 的交流方式 計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)（統(tǒng)稱(chēng)為信息技術(shù)，或 IT）的快速發(fā)展，使面對(duì)面的會(huì)議數(shù)量大大減少。 小提示 9： 在會(huì)議前，打電話(huà)給與會(huì)者，讓他集中到議題上來(lái)。 數(shù)字技術(shù)正在革新交換信息的傳統(tǒng)方法，大大減少了旅行的必要性。在召集各地人員開(kāi)會(huì)之前，考慮以上這些選擇。假如你那里已具備這種技術(shù)，你可以利用這類(lèi)會(huì)議，像電話(huà)會(huì)議，聯(lián)絡(luò)在世界各地的人。 小提示 11： 組織和舉行電話(huà)會(huì)議時(shí)，考慮世界各地的時(shí)差。例如，讓無(wú)法來(lái)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的代表通過(guò)視頻設(shè)備來(lái)出席會(huì)議。 小提示 13： 當(dāng)你在電話(huà)會(huì)議中發(fā)表講話(huà)時(shí)，不斷重復(fù)你的姓名。然而信息技術(shù)正使得這些困難減小：電子郵件提供一種現(xiàn)成的通訊渠道而與地點(diǎn)和時(shí)區(qū)無(wú)關(guān)。 電子郵件（ ） 可使你以很快的速度與頻率通過(guò)因特網(wǎng)發(fā)送和接收書(shū)面信息。在組織之內(nèi) ,電子郵件能使來(lái)自不同部門(mén)和不同地點(diǎn)的大量雇員代表參加討論，而不會(huì)遇到真實(shí)會(huì)議中的麻煩和花費(fèi)。盡量保持全部信息簡(jiǎn)短扼要 _這將有助于限制 “ 會(huì)議＂的議程。首先準(zhǔn)備好設(shè)備，包括書(shū)面材料和整套身體語(yǔ)言。 小提示 14： 仔細(xì) 地思考你需要舉行的會(huì)議的類(lèi)型。 一旦你已經(jīng)決定召開(kāi)一次會(huì)議，下一步就需要考慮一系列的因素，例如會(huì)議的緊迫性，即是否必須立即召開(kāi)？誰(shuí)參加？你想從會(huì)議中得到什么？牢記這些問(wèn)題和你的主要目標(biāo)，然后選擇最合適的會(huì)議類(lèi)型。 會(huì)議的目的會(huì)影響其理想的規(guī)模。通常的會(huì)議有六至九人參加。這 12 樣規(guī)模的會(huì)議能鼓勵(lì)人們出席會(huì)議，因?yàn)榕c會(huì)者知道他們的意見(jiàn)能引起他與會(huì)者的注意。 目的 需要考慮的事項(xiàng) 會(huì)議類(lèi)型 處理信息 例如聽(tīng)取報(bào)告，發(fā)布指令，宣布或解釋程序上的變化 最多涉及三個(gè)人 非正式的 小及四個(gè)人以上，或一個(gè)團(tuán)隊(duì) 正式的 要求反饋度討論 非正式或正式的 讓公司董事了解最新形勢(shì) 正式的 涉及股東 年會(huì)或臨時(shí)股東大會(huì) 要告知公司外盡可能多的人，包括媒體。 僅涉及一人 一對(duì)一 需要幾個(gè)人或一個(gè)團(tuán)隊(duì)的投入 專(zhuān)門(mén)委員會(huì) 涉及緊急問(wèn)題 臨時(shí)的 做出決定 例如做出選擇，獲得授權(quán)，承諾采取行動(dòng) 需要立即討論，或涉及非典型的商務(wù)問(wèn)題 監(jiān)時(shí)的 涉及反復(fù)出現(xiàn)的商務(wù)問(wèn)題 正式的 要求一個(gè)組織的最高層進(jìn)行討論或授權(quán) 董事會(huì) 要求公司的股東們授權(quán) 年會(huì)或臨時(shí)股大會(huì) 激發(fā)創(chuàng)意 例如形成創(chuàng)造性的解決方法 需要討論創(chuàng)新的想法 非正式的 需要迅速地產(chǎn)生全新思想 頭腦風(fēng)暴 需要對(duì)有關(guān)事宜的報(bào)告進(jìn)行考慮、討論或準(zhǔn)備 正式的 會(huì)議未能達(dá)到目的可能有各種原因：與會(huì)者可能帶有相互沖突的目的，會(huì)議可能迷失了方向，或者議題太多，時(shí)間不夠。 小提示 17： 傳閱議程及所有的相關(guān)材料。 會(huì)議之前，考慮周到并詳細(xì)計(jì)劃是非常重要的，這樣可以保證會(huì)議順利進(jìn)行。 確保會(huì)議有充足的時(shí)間，避免匆匆掠過(guò)議程上的主要項(xiàng)目而結(jié)束會(huì)議。找出那些與你有同樣觀點(diǎn)的人，并鼓勵(lì)他們支持你的論點(diǎn)。必須確保： ● 研究會(huì)前傳閱的全部會(huì)議材料； ● 準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始會(huì)議，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議； ● 嚴(yán)格并認(rèn)真地按照議程進(jìn)行會(huì)議； ● 如果主持會(huì)議，盡可能讓更多的人提出問(wèn)題和回答； ● 保證與會(huì)者充分了解已經(jīng)做出的決定。如果你主持會(huì)議，讓每個(gè)人有秩序地獲得發(fā)言機(jī)會(huì)。 小提示 20： 當(dāng)與會(huì)者偏離議程時(shí)提醒他們。確保會(huì)議在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間和地點(diǎn)舉行，由合適的人參加，快捷且戲院有做出正確的決定。每一個(gè)被邀請(qǐng)者都應(yīng)當(dāng)出席，因?yàn)樗麄兡芴岢龈髯蕴厥獾囊庖?jiàn)，否則會(huì)議就不能充分利用與會(huì)者們的時(shí)間。 小提示 22： 排定會(huì)議時(shí)間表之前要考慮旅行時(shí)間。例如，如果討論一個(gè)貸款項(xiàng)目，你應(yīng)當(dāng)邀請(qǐng)有權(quán)同意貸款數(shù)額的人參加。邀請(qǐng)那些有良好溝通技巧的人參加會(huì)議。并達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)。 當(dāng)你列出了與會(huì)者的初步名單時(shí)，依次確認(rèn)每個(gè)人可能做出的貢獻(xiàn)： ● 他們是否有可供分享的信息？例如，一位銷(xiāo)售經(jīng)理報(bào)告客戶(hù)的反應(yīng)。 ● 他們的專(zhuān)業(yè)身份是否有用？例如，處理合同爭(zhēng)議的律師。 提供信息：邀請(qǐng)公司某一部門(mén)成員，例如生產(chǎn)或銷(xiāo)售 部門(mén)成員，為公司其他人員提供有關(guān)他們部門(mén)的進(jìn)展情況。 提供特殊的專(zhuān)長(zhǎng)：具有特殊技能的專(zhuān)家，或是來(lái)自公司內(nèi)部，或者來(lái)自公司之處，他們的出席都可能促進(jìn)討論。 小提示 24： 議程的每個(gè)項(xiàng)目旁列出發(fā)言者的姓名 組織會(huì)議最困難的部分之一是確定一個(gè)時(shí)間，以適合你的全體與會(huì)者。把會(huì)議安排在由同一批與會(huì)者參加的另一個(gè)會(huì)議之后，否則電子郵件或電話(huà)要來(lái)來(lái)往往直到至確定會(huì)議日期。通常需要就會(huì)議的時(shí)間 16 和地點(diǎn)作書(shū)面的確認(rèn)。 ● 與會(huì)者應(yīng)當(dāng)明白他們將對(duì)會(huì)議做出哪些貢獻(xiàn)。 ● 會(huì)議場(chǎng)所必須有適當(dāng)?shù)脑O(shè)備，會(huì)場(chǎng)大小適宜。準(zhǔn)備議程有幾種方法，選用一個(gè)適合你目的的方法。 會(huì)議議程是需要提出度討論的問(wèn)題或項(xiàng)目的清單。首先匯集所有的有關(guān)信息，然后搜尋出哪些項(xiàng)目需要確定細(xì)致程度。若有許多的問(wèn)題要討論，就給每一項(xiàng)目分配一個(gè)時(shí)間限度，以保證你不會(huì)超過(guò)規(guī)定的時(shí)間。 小提示 26： 保證將議程的任何改變都通知會(huì)議主席。給每一項(xiàng)標(biāo)出號(hào)碼，并給每一項(xiàng)分配一個(gè)開(kāi)始時(shí)間，以有利于那些不需參加整個(gè)會(huì)議的與會(huì)者。 例如：委員會(huì)會(huì)議議程 7月 6日上午 11點(diǎn) 格林? 德雷 飯店 （議程開(kāi)頭為會(huì)議日期、時(shí)間與地點(diǎn)） ⒈（ 11： 00）任命一位會(huì)議主席 ⒉（ 11： 10）為缺席致 17 ⒊（ 11： 15）批準(zhǔn)上次會(huì)議備忘錄 ⒋（ 11： 30）上次會(huì)議提出的事項(xiàng) ⒌（ 11： 45）討論聯(lián)絡(luò)司宜 (每項(xiàng)編號(hào)、每項(xiàng)均有一個(gè)起紿時(shí)間 ) （ 12： 00）會(huì)間休息 ⒍（ 12： 15）財(cái)務(wù)事項(xiàng) ⒎（ 12： 45）特別事項(xiàng) ⒏（ 13： 00） 其他動(dòng)議 ⒐（ 13： 15）其他事宜 ⒑（ 13： 35）下次會(huì)議細(xì)節(jié) （下次會(huì)議細(xì)節(jié)寫(xiě)在議程的未尾） 小提示 28： 試將議程限于一頁(yè)紙 要點(diǎn) ● 議程包括會(huì)議日期、時(shí)間、地點(diǎn)和目的等細(xì)節(jié)。無(wú)人會(huì)介意提早結(jié)束會(huì)議，但是會(huì)議超過(guò)預(yù)定時(shí)間是令人不快的。你的議程可以從常規(guī)事情開(kāi)始，如指定一位會(huì)議主席，為缺席致 ，然后轉(zhuǎn)入批準(zhǔn)上次會(huì)議（若相關(guān)）備忘錄并聽(tīng)取前次會(huì)議上接受任務(wù)者的報(bào)告。最后是其他事宜，并計(jì)劃確定下次會(huì)議的日期、時(shí)間和地點(diǎn)。 一旦你草擬了一份議程，就將其發(fā)送給與會(huì)者，供評(píng)論、補(bǔ)充或征求同意。與增加 項(xiàng)目相比，他們可能會(huì)更喜歡減少一些項(xiàng)目，除非他們對(duì)你希望加上去的項(xiàng)目有特殊的趣。盡可能在會(huì)議之前預(yù)先分發(fā)最后決定的議程。 ⒉將議程初稿發(fā)給全體與會(huì)者，征求他們關(guān)于其他項(xiàng)目的建議。 ⒋重新在全體與會(huì)者中傳閱議程，征求他們的同意并定稿。對(duì)所有會(huì)議都這們，無(wú)論小會(huì)或大會(huì)，正式會(huì)議或非正式會(huì)議。 會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)與會(huì)議目的相適合。同樣的道理，不要在一個(gè)亂糟糟的開(kāi)放式辦公室如開(kāi)正式會(huì)議。 如果 你在安排一個(gè)會(huì)議，要租用會(huì)場(chǎng)及其他設(shè)備，你應(yīng)比較一下價(jià)格，尤其在預(yù)算緊張的情況下更應(yīng)該這種做。大城市中心地段可能適合于大多數(shù)與會(huì)者，并且公共交通服務(wù)良好，但是市中心地段肯定比稍不位于中心的地段要昂貴一些。另一方面，一個(gè) 19 城市的愉快舒適可能有助于吸引人來(lái)參加持續(xù)幾天的會(huì)議。 根據(jù)法律，必須邀請(qǐng)某些人參加某種會(huì)議，如公司的股東年會(huì) — 雖然有一些不道德的公司找一 個(gè)不合適地點(diǎn)或時(shí)間召開(kāi)會(huì)議以通過(guò)不得人心的提議。將公眾會(huì)議放在難于接近的地點(diǎn)也是不合法的。不論什么場(chǎng)合，注意使與會(huì)者足夠舒適以集中精力開(kāi)會(huì)，但不要讓他們舒服得想打瞌睡。大飯店里的房間常有很好的空調(diào)但缺少自然光，而自然光對(duì)于維持一種活躍的氣氛是重要的。 會(huì)議場(chǎng)所 考慮的因素 你的辦公室 你的工作位置或一張會(huì)議桌，外加幾把椅子。 ● 你的權(quán)威性可能得到加強(qiáng)。 下級(jí)的辦公室 一位下級(jí)的工作處。 ● 保證設(shè)有任何一方占地主優(yōu)勢(shì)。 20 ● 可能昂貴，并 且每人個(gè)人都不熟悉。 具有開(kāi)大會(huì)的設(shè)備。 可能缺少非正式的小規(guī)模聚會(huì)的機(jī)會(huì)。 如果與會(huì)者來(lái)自全世界，那是合適的。 旅途、時(shí)間和食宿花費(fèi)很多。當(dāng)你尋找和預(yù)訂會(huì)議場(chǎng)所時(shí)，應(yīng)預(yù)計(jì)避免下列常見(jiàn)的陷阱： ● 參加會(huì)議的人比預(yù)計(jì)的要多 —— 房間不夠大，人們感到不舒服。 ● 空調(diào)不合適，房間悶熱，或氣溫太高，難以調(diào)節(jié)。 ● 會(huì)議地點(diǎn)或附近缺少服務(wù)部門(mén)，如咖啡廳或銀行。 要點(diǎn) ● 會(huì)前對(duì)于不熟悉的會(huì)場(chǎng)至少訪問(wèn)一次。 ● 發(fā)言者需要知道空調(diào)器和燈光開(kāi)關(guān)的位置。 ● 椅子應(yīng)試坐十分鐘，檢查是否舒適。 隨著公司的發(fā)展，會(huì)計(jì)部門(mén)與銷(xiāo)售人員合作時(shí)產(chǎn)生了問(wèn)題，所以會(huì)計(jì)經(jīng)理在一個(gè)方便于銷(xiāo)售部門(mén)的房間里召開(kāi)一個(gè)會(huì)議，討論一起工作的方法。 正在翻動(dòng)的圖表。財(cái)務(wù)經(jīng)理被電話(huà)叫走，然后有幾個(gè)人生氣地走了。 選擇了錯(cuò)誤的會(huì)議場(chǎng)所：這個(gè)事例指出，盡管有完好的意圖，卻選擇了一個(gè)不好的會(huì)議場(chǎng)所 ，實(shí)際上是損害而不是改善了兩個(gè)部門(mén)之間的關(guān)系。 一個(gè)構(gòu)建良好的會(huì)議室并不保證能有一個(gè)好的會(huì)議，但是它可顯著增加這種機(jī)會(huì)。大多數(shù)會(huì)議的主要目的是與別的與會(huì)者口頭交談來(lái)分享信息，所以?xún)?yōu)良的音響效果是必需的。如果運(yùn)用視覺(jué)因素，例如使用視覺(jué)輔助裝置，視聽(tīng)效果都必須良好，所有椅子的安放 位置都不能有礙視線(xiàn)。 好的設(shè)備有助于氣氛，如良好的音響裝置、適宜的照明以及舒適的座位。發(fā)言者會(huì)由此受到鼓勵(lì)而講得更好。這個(gè)客戶(hù)的工作場(chǎng)所相當(dāng)遠(yuǎn)，是一個(gè)小型的開(kāi)放式辦公室，所以廣告公司建議利用一家鄰近客戶(hù)且有會(huì)議設(shè)備的飯店。他 要求把桌子搬走，并要求安置一套標(biāo)準(zhǔn)的視聽(tīng)設(shè)備，因?yàn)樗雷约汗镜恼故臼鞘褂眠@種設(shè)備來(lái)準(zhǔn)備的。會(huì)議進(jìn)行得很順利，廣告公司贏得了這個(gè)新的客戶(hù)。另外，這里廣告公司做了一個(gè)明智的決定，拒絕了現(xiàn)代化硬件，而使用較老式的但更恰當(dāng)?shù)脑O(shè)備。預(yù)先考慮座位安排，如果必要，設(shè)計(jì)一個(gè)座位安排方案，給會(huì)議創(chuàng)造一個(gè)良好機(jī)會(huì)來(lái)達(dá)到目的。 在一個(gè)一對(duì)一的會(huì)上，兩人的座位安排可決定會(huì)議的格調(diào)，并影響討論的進(jìn)程。一對(duì)一會(huì)議有三種座位安排：支持性的、合作性的和面對(duì)面的。 支持性的 ：如果你希望是支持性的 ，可與另一個(gè)人在桌角兩邊就座，這有助于消除障礙且可進(jìn)行目光接觸。 面對(duì)面的： 坐在桌子的對(duì)面，使自己與另一人保持距離，這個(gè)位置能使不一致的觀點(diǎn)表達(dá)得更自在一些。 大型會(huì)議的目的決定會(huì)議安排。如有談判或?qū)沟目赡苄?，選一張長(zhǎng)方形的桌子，“雙方”可相對(duì)而坐，在一邊的中心安排一位中立的主席。對(duì)于較非正式、不分等級(jí)的會(huì)議，選擇一張圓桌，每個(gè)人平等的圍桌而坐。 23 等級(jí)在某些文化中顯得特別重要。另一些文化中，重要性與職位相聯(lián)系，所以一個(gè)資力較低的副總裁決不會(huì)被安排在比總裁更重要的座位上。主席坐在團(tuán)隊(duì)成員之間。主席坐在長(zhǎng)桌的頂端，資力最淺者坐在離主席最遠(yuǎn)處。主席可坐在任何一個(gè)座位上 小提示 38： 確保任何與會(huì)者能互相看到。習(xí)慣上主席位置在長(zhǎng)桌的頂端，其右手座位