【正文】 編號： LZHJ/CX20xx03 評審客戶要求、標書和合同的程序 第 1 頁 共 3 頁 第 1 版 第 1 次 修訂 發(fā)布日期： 20xx0416 目的 為了使客戶的要求及時準確地得到滿足，特制定本程序。 職責 技術(shù)負責人 受權(quán)與客戶簽訂檢驗合同，組織對非常規(guī)檢測合同進行評審，起草和執(zhí)行與合同有關(guān)的程序文件、相關(guān)作業(yè)指導書，負責解決執(zhí)行合同所必要的人力、信息和物質(zhì)等資源。 技術(shù)負責人 應當維護本程序的有效性。簽訂后的合同或協(xié)議，按照檢驗工作程序向 監(jiān)測 室下達檢驗工作任務。 對于新的（第一次）、復雜重要的或需要采用先進技術(shù)的檢測任務，則需在充分理解客戶要求的基礎(chǔ)上進行正式細致的評審，且需保存較全面完整的合同簽訂、評審、執(zhí)行的記錄。 工作程序 當客戶向本實驗室提出非常規(guī)的、新的、復雜的、特殊要求的檢測請求時，實驗室的技術(shù)主管應及時向客戶了解要求，并記錄客戶有關(guān)檢測的依據(jù)、對象、目的、時間、數(shù)量、結(jié)果等細節(jié)要求，必要時應與客戶簽訂檢驗合同草案。 對于首次實施的檢測方法， 技術(shù)負責人 應再組織檢測人員實施檢測可靠性、有效性和準確性的驗證。 當客戶表示可以接受本實驗室合同評審的最終結(jié)果時，實驗室的 技術(shù)負責人 應接受董事長 的授權(quán)與客戶正式簽署一份檢測合同，合同中 載明與客戶要求相一致的雙方的責任、義務和權(quán)利以及與 本程序 條有關(guān)的內(nèi)容。 重慶市良智環(huán)境監(jiān)測咨詢有限公司程序文件 文件編號： LZHJ/CX20xx03 評審客戶要求、標書和合同的程序 第 2 頁 共 3 頁 第 1 版 第 1 次修訂 發(fā)布日期： 20xx0416 － 11－ 當合同執(zhí)行中涉及有分包項目時，應將分包的內(nèi)容寫入雙方簽署的檢測合同。 合同簽立后，在執(zhí)行合同中，如雙方中的任何一方提出需 要修改合同時， 技術(shù)負責人 應采取有效的措施，并及時與客戶進行溝通，防止偏離后給雙方的利益造成損失。 技術(shù)負責人 應將修改后的內(nèi)容通知有關(guān)檢測人員，防止出現(xiàn)工作差錯給雙方造成損失。 附表或相關(guān)程序文件： 1.《 開展新工作項目的管理程序 》 LZHJ/CX20xx13 2.《 記錄 管理程序 》 LZHJ/CX20xx07 3.《 樣品的采集和處置 管理程序 》 LZHJ/CX20xx19 4. 委托協(xié)議書 LZHJJL04監(jiān)測 01 重慶市良智環(huán)境監(jiān)測咨詢有限公司程序文件 文件編號： LZHJ/CX20xx03 評審客戶要求、標書和合同的程序 第 3 頁 共 3 頁 第 1 版 第 1 次修訂 發(fā)布日期： 20xx0416 － 12－ 重慶市良智環(huán)境監(jiān)測咨詢有限公司 程序文件 文件編號： LZHJ/CX20xx04 處理客戶申訴和投訴的程序 第 1 頁 共 2 頁 第 1 版 第 1 次 修訂 發(fā)布日期： 20xx0416 目的 為使實驗室的服務持續(xù)地滿足客戶的要求，防止由于實驗室的失誤造成客戶利益的損害，特制定本程序。 職責 ；按照規(guī)定的時間答復客戶調(diào)查和處理結(jié)果；必要時組織管理體系的審核。 內(nèi)審員應參與質(zhì)量主管組織的管理體系審核。 程序 受理與界定 實驗室接收到客戶申訴和投訴的信息后，接收人應用書面方式詳細記錄申訴和投訴的事由，記錄后的文件交由質(zhì)量主管實施處理。 質(zhì)量主管應對申訴和投訴的內(nèi)容進行界定和分析，確定處理申訴和投訴的方式及答復客戶的方式。核查應執(zhí)行《數(shù)據(jù)保護程序》。 當申訴和投訴涉及到人員職責或?qū)嶒炇业馁|(zhì)量方針和程序時，質(zhì)量主管應及時的制定內(nèi)審計劃，按照《內(nèi)部審核程序》開展對實驗室有關(guān)人員職責或質(zhì)量方針和程序的審核。管理評審應執(zhí)行《管理評審程序》。 遇重大申訴和投訴的處理時，起草后的復函應由首席執(zhí)行者審核或簽發(fā)。 附表或相關(guān)程序文件 1． 《 數(shù)據(jù)保護程序 》 LZHJ/CX20xx15 2． 《 內(nèi)部審核程序 》 LZHJ/CX20xx08 3． 《 管理評審 控制 程序 》 LZHJ/CX20xx09 4． 《 糾正與預防措施 控制 程序 》 LZHJ/CX20xx06 5． 申訴處理過程記錄表 LZHJJL04管理 32 6． 投訴處理過程記 錄表 LZHJJL04管理 34 重慶市良智環(huán)境監(jiān)測咨詢有限公司程序文件 文件編號： LZHJ/CX20xx04 處理客戶申訴和投訴的程序 第 2 頁 共 2 頁 第 1 版 第 1 次修訂 發(fā)布日期： 20xx0416 － 14－ 重慶市良智環(huán)境監(jiān)測咨詢有限公司 程序文件 文件編號： LZHJ/CX20xx05 不符合工作控制的程序 第 1 頁 共 4 頁 第 1 版 第 1 次 修訂 發(fā)布日期： 20xx0416 目的 為了及時發(fā)現(xiàn)和有效控制管理體系活動和檢測工作中不符合要求和規(guī)定的工作，提高管理體系的有效性，保證檢測結(jié)果的質(zhì)量，特制定本程序。 質(zhì)量主管負責控制管理體系活動中的不符合項；對偏離或違反方針、目標、政策、程序可能造成的責任和風險的嚴重性和可接受性作出評估，決定對相關(guān)部門和人員的職責開展專項內(nèi)審，確認糾正措施的有效性。 實驗室所有員工都有責任和權(quán)力向 技術(shù)負責人 或質(zhì)量主管直至實驗室的 技術(shù)主管報告任何偏離和差錯并提出糾正活動和糾正措施的建議。 當任何人發(fā)現(xiàn)或識別檢測活動偏離程序和不符合工作已經(jīng)形成或可能發(fā)生時，應當立即向 監(jiān)測 室負責人直接報告事實的 真相，由 監(jiān)測 室負責人采取以下措施： (1)提出并判斷偏離或差錯的嚴重性； (2)立即采取糾正活動（包括責令操作人員中止偏離活動、暫停工作、扣發(fā)檢測報告等）； 重慶市良智環(huán)境監(jiān)測咨詢有限公司程序文件 文件編號： LZHJ/CX20xx05 不符合工作控制的程序 第 2 頁 共 4 頁 第 1 版 第 1 次修訂 發(fā)布日期： 20xx0416 － 16－ (3)視偏離的程度和不符合工作可能造成后果的嚴重性以及是否可能還會繼續(xù)發(fā)生，及時向技術(shù)主管（必要時向質(zhì)量主管）直至 董事長 報告，同時填寫 《糾正措施報告》 ； (4)必 要時向技術(shù)主管報告，由技術(shù)主管通知客戶取消檢測工作； (5)對于一般性的偏離，只要判定程序文件沒有缺陷，則只需實施中止檢測或?qū)嵤┘m正措施，監(jiān)督員只需記錄偏離現(xiàn)象并監(jiān)督實施糾正活動并填寫《 糾正措施報告 》； (6) 技術(shù)主管判斷不符合工作可能再度發(fā)生時，應制定糾正措施實施計劃，責成有關(guān)人員立即實施糾正措施并規(guī)定執(zhí)行人和完成時間。 (9) 對一般不符合工作，糾正后即可恢復工作，對嚴 重不符合工作應由技術(shù)主管視所采取措施是否有效決定是否恢復檢測工作。 在日常工作中各級管理人員、驗證人員和執(zhí)行人員在管理體系活動和技術(shù)工作活動的各個場合和各個環(huán)節(jié)識別出的不符合項，應視不符合項的嚴重程度及時向發(fā)生不符合的部門負責人或技術(shù)主管或質(zhì)量主管報告，有關(guān)負責人員在控制此類報告后應按照 的要求及時采取行動，必要時應填寫《 糾 正措施報告 》。 對嚴重不符合工作責任者，由技術(shù)或質(zhì)量主管上報中心主任，視情節(jié)嚴重程度、本人工作能力、工作態(tài)度和造成的影響和后果，對責任者進行換崗直至辭退。 適用范圍 本程序適用于糾正措施、預防措施的制定、實施與驗證。 技術(shù)負責人 和質(zhì)量主管應負責通過觀察員 工的各種質(zhì)量活動和質(zhì)量記錄以及客戶反饋的意見，努力查找和識別本實驗室存在的不符合及潛在的不符合現(xiàn)象，并分析產(chǎn)生問題的原因，制訂出所需糾正或預防的措施，對實施的糾正措施和預防措施進行跟蹤驗證。 技術(shù)負責人 和質(zhì)量主管應負責督促、協(xié)調(diào)糾正措施和預防措施的實施。 執(zhí)行人員應按照制訂和批準的糾正措施、預防措施開展質(zhì)量活動。 工作程序 原因分析 技術(shù)負責人 、質(zhì)量主管和監(jiān)督員應在質(zhì)量活動中努力地從客戶反饋信息、工作評審、檢測質(zhì)量趨勢、能力驗證結(jié)果、不符合工作的控制、人員考核、監(jiān)督記錄、使用記 － 19－ 錄、糾正、預防、改進措施實施的有效性以及管理體系運行記錄、管理體系審核和評審等諸多方面開展調(diào)查研究，收集質(zhì) 量信息，從而發(fā)現(xiàn)管理和技術(shù)活動存在的已經(jīng)發(fā)生的，或潛在的不符合現(xiàn)象，并填寫《 糾正措施報告 》描述不符合工作事實。 對可能產(chǎn)生不良后果的偏離或不符合現(xiàn)象， 技術(shù)負責人 、質(zhì)量主管或 董事長 應當及時采取一切必要的措施，如：停止檢測，扣發(fā)檢測報告，立即通知已經(jīng)收到報告和正在 使用報告的所有客戶或人員，以防止不符合的進一步蔓延和擴散，詳見《不符合工作控制的程序》。 當不符合或潛在的不符合原因涉及到 董事長 、 技術(shù)負責人 或質(zhì)量主管分管的要素內(nèi)容時，應分別由 董事長 、 技術(shù)負責人 或質(zhì)量主管組織對責任人提出的糾正措施進行評價，制定糾正措施 實施方案并負責組織實施。所制定的糾正措施、預防措施一定要形成必要的文件，或?qū)芾眢w系文件進行補充、修訂或完善。 當糾正措施、預防措施實施中涉及對管理體系文件的任何修改、補充或變更，應按照《文件控制程序》執(zhí)行。 質(zhì)量主管或 技術(shù)負責人 應對糾正措施、預防措施的實施和實施結(jié)果加以監(jiān)控、跟蹤和驗證，以確保糾正措施、預防措施實施及時和有效。 技術(shù)負責人 或質(zhì)量主管應督促糾正措施、預防措施的實施，對實施中出現(xiàn)的資源要求、時間要求以及其他必要的條件支持請求給予積極的配合和協(xié)作，對糾正措施、預防措施實施的延遲給予有效的監(jiān)督。情節(jié)嚴重的應報告 董事長 。 糾正措施、預防措施實施之后，應由 技術(shù)負責人 或質(zhì)量主管組織部門負責人或直接責任人對措施實施的有效性給予驗證和評審，并在《 糾正措施報告 》簽署驗證和評審意見。 董事長 可以據(jù)此對實驗室的管理體系進行評價。 范圍 本程序適用于實驗室的各 種質(zhì)量活動和技術(shù)活動記錄的控制及管理。 全體員工應在質(zhì)量活動和技術(shù)活動中認真記錄活動的過程和數(shù)據(jù)。 技術(shù)記錄：是進行檢測活動的記錄，包括抽樣記錄、樣品制備、檢測原始記錄、比對驗證記錄、自校記錄、新項目開展、期間核查及使用維護保養(yǎng)記錄等。 記錄的編號由 辦公 室按《編號管理規(guī)定》統(tǒng)一編號管理。記錄上應有記錄人簽名，有審核批準要求的，相應的授權(quán)簽字人應按規(guī)定要求審核批準簽字。書寫時應使用藍 /黑色鋼筆或簽字筆，字跡要清晰，不得漏記、補記、追記。杠改后應能看清原有的內(nèi)容。 電子信息記錄和書面文本記錄均要按照程序文件的規(guī)定進行控制，電子信息記錄應設置密碼和權(quán)限范圍，并定期備份，防止丟失和隨意改動。儲存環(huán)境應安全、防潮，查閱方便。檢驗原始記錄和檢驗報告屬于保密文件，借閱檢驗報告和原始記錄需 執(zhí)行《保護客戶機密信息和所有權(quán)程序》。保管期限分為永久、長期（ 16 年 ~50 年），短期（ 15 年以下），密級有絕密、機密、秘密。 根據(jù)《環(huán)境保護檔案管理規(guī)定》（環(huán)境監(jiān)測 HJ/）的規(guī)定，結(jié)合 我公司 監(jiān)測工作的實際，規(guī)定各類檔案的保存期限為： （ 1）各類監(jiān)測報告，包括列行監(jiān)測報告、委托監(jiān)測報告、監(jiān)督監(jiān)測報告、排污申報監(jiān)測報告、環(huán)境質(zhì)量現(xiàn)狀監(jiān)測報告、驗收監(jiān)測報告、應急監(jiān)測報告等保管期限為 50年； （ 2）質(zhì)量保證的工作計劃、要求、檢查、評比、考核材料、質(zhì)控的各類報表等保管期限為 50 年； 重慶市良智環(huán)境監(jiān)測咨詢有限公司程序文件 文件編號： LZHJ/CX20xx07 記錄管理程序 第 3 頁 共 4 頁 第 1 版 第 1 次修訂 發(fā)布日期： 20xx0416 － 25－ （ 3）定期向各級地方政府報出的環(huán)境質(zhì)量狀況報告的編制任務書、審核（修改）材料及原稿等保管期限為 50 年； ( 4 )各級環(huán)境監(jiān)測網(wǎng)絡工作的計劃、規(guī)章、人員、儀器、網(wǎng)絡各項活動（會議、考核、培訓等）的文件材料保管期限為 30 年； （ 5）污染源的各種統(tǒng)計報表、報告監(jiān)督監(jiān)測等文件材料保管期限為 50 年； (6 )污染事故和糾紛的調(diào)查、仲裁過程及其結(jié)果材料為 50 年； 附表或相關(guān)程序文件 1． 《保證公正性和保護客戶機密信息及所有權(quán)的程序》 LZHJ/CX20xx25 2． 《 文件控制 和管理 程序 》 LZHJ/CX20xx01 3． 日常質(zhì)量監(jiān)督管理記錄表 LZHJJL04管理 30 重慶市良智環(huán)境監(jiān)測咨詢有限公司程序文件 文件編號： LZHJ/CX20xx07 記錄管理程序 第 4 頁 共 4 頁 第 1 版 第 1 次修訂 發(fā)布日期： 20xx0416 － 26－ 重慶市良智環(huán)境監(jiān)測咨詢有限公司 程序文件 文件編號： LZHJ/CX20xx08 內(nèi)部審核程序 第 1 頁 共 3 頁 第 1 版 第 1 次 修訂 發(fā)布 日期： 20xx0416 目的 為了驗證管理體系的符合性、有效性，不斷改進管理體系，為管理評審提供依據(jù)，特制定本程序。 職責 質(zhì)量主管應負責組織和實施內(nèi)部管理體系審核工作，編制內(nèi)審計