【正文】 錄的使用序列號表示形式為 “公司代碼 /部門代碼 /文件類型 /本文件本類文件中的序號” 如：公司人事行政部記錄： GLTJ/RS/JL/001 物業(yè)管理部記錄： GLTJ/WY/JL/001 注：各項目通用的記錄，由公司統(tǒng)一編號。 5) 文件、記錄編號時，由各部門（項目）文件管理人員（行政助理）統(tǒng)一編號。各部門（項目）在今后的工作中增加文件， 或需要發(fā)文和行文時，先到本部門文件管理 員處領取文檔編號，然后進行文件制作。 6) 版號及修改狀態(tài)表示形式為“英文字母（ A、 B、 C、??） /阿拉伯數(shù)字（ 0、 2??）”， 如“ A/2”表示第該文件為其第一版的第二次修改狀態(tài)；每份質量文件一般是在經(jīng)過 5 港聯(lián)物業(yè) （ 天津 ） 有限公司 Asia Asset Property Services (Tianjin) Ltd. 受控文件未經(jīng)批準不得復制 4 生效日期： 20xx 年 9 月 1 日 次修改后進行換版至下一版號，如由“ A/4至 B/0”，但當一份文件或一冊文件中的文件內(nèi)容或文件數(shù)修改達到了該文件內(nèi)容或文件數(shù)的 50%后，應進行全面換版； 7） 受控狀態(tài)是指該文件是否存在發(fā)放、修改或使用的控制，若存在受控則在文件的封面加蓋“受控章 ”，若屬“非受控文件”則加蓋“非受控文件章”，但該類文件必須是對公司提供的服務質量不會產(chǎn)生任何影響的文件，若屬已經(jīng)作廢的文件，但又擔心非預期使用時，則加蓋“作廢章”；質量記錄表格可不遵循上述要求操作，但應控制該質量記錄的非預期使用； 文件復制 1) 《質量手冊》、《程序文件》、由人事行政部統(tǒng)一復制發(fā)放； 2) 《部門工作手冊》、《質量記錄表格》的復制由部門文件管理員（兼）申請，部門負責人批準后方可復制。 2) 各部門應指定管理人員負責領取保管本部門的受控文件，同時應保證受控文件使用的有效性； 3) 文件領用人應在《文件發(fā)放登記表》領用人欄中簽名確認領取受控文件； 4) 需二級轉發(fā)的文件，二級轉發(fā)部門也應執(zhí)行上述規(guī)定； 5) 當需要使用文件的人員未領到文件時，不得隨意借用他人文件復印，應到文件發(fā)放部門辦理領用手續(xù)； 6) 當出現(xiàn)文件嚴重破損影響工作時，應按 5）條規(guī)定到 文件發(fā)放部門辦理更換手續(xù)，交 回破損文件，補發(fā)新文件；新文件的分發(fā)號沿用原文件分發(fā)號，文件發(fā)放部門應將破損文件銷毀并記錄； 7) 當使用文件出現(xiàn)缺頁影響工作時，應按 5）條規(guī)定到文件發(fā)放部門辦理補頁手續(xù)，補齊缺頁后的文件正常使用； 港聯(lián)物業(yè) （ 天津 ） 有限公司 Asia Asset Property Services (Tianjin) Ltd. 受控文件未經(jīng)批準不得復制 5 生效日期： 20xx 年 9 月 1 日 8) 當文件使用人將文件遺失時，應按 5）條規(guī)定到文件發(fā)放部門辦理領用手續(xù)，文件發(fā)放部門應更換新的分發(fā)號，并注明原分發(fā)號作廢；必要時將作廢文件的分發(fā)號通知各部門，防止誤用； 9) 質量記錄表格發(fā)放時勿須加蓋“受控文件”章，各部門保存質量記錄，記錄應按冊加蓋 “受控文件” 章。 文件的換版及作廢控制 1) 文件經(jīng)修改起過 5 次或修改內(nèi)容超過該文件的 50%時，舊版本文件作廢，換發(fā)新版本； （ 1） 換版時只需在《文件更改通知單》內(nèi)說明更改要點； （ 2） 更改文件需明確更改相應受控文件的版本號和生效日期； （ 3） 質量記錄表格修改的同時應給予換版。 質量記錄的控制 港聯(lián)物業(yè) （ 天津 ） 有限公司 Asia Asset Property Services (Tianjin) Ltd. 受控文件未經(jīng)批準不得復制 6 生效日期： 20xx 年 9 月 1 日 見程序文件《質量記錄控制程序》。 3) 總公司下達的紅頭文件由人事行政部負責發(fā)放登記、傳遞、歸檔。 發(fā)放與保管的控制 1) 總公司下達的文件由人事行政部根據(jù)其下發(fā)范圍填寫《文件發(fā)放登記表》并下發(fā)； 2) 以部門、公司名義下發(fā)的文件資料根據(jù)其下發(fā)范圍進行下發(fā)并抄送或告示相關職能部門； 3) 各部門應對本部門的各種文件資料進行發(fā)放登記、傳遞、歸檔。以公司名義 發(fā)布的文件如 《 住戶手冊 》 等，由經(jīng)理批準后發(fā)布； 2）每份張貼性的公開文件均應張貼于固定地點，并應有指定人員負責管理； 3）以上文件如有更改應執(zhí)行原文件的審批程序并重新張貼公布。 3） 建 筑與機電設備圖紙等永久性的資料，由項目設專人自行管理。 各類合同的管理控制 批準發(fā)布 合同的批準權限參見《印章管理制度》 發(fā)放與保管的控制 1) 公司重大業(yè)務合同類（合同期限超過 1 年或大型物品服務采購合同）的保管工作由人事行政部檔案室負責；與開發(fā)商簽訂的物業(yè)管理合同由 人事行政 部管理。 法律、法規(guī)及外來文件的控制 品質管理部負責物業(yè)管理行業(yè)標準、相關法律、法規(guī)及外來行政文件和其它文件的收集、整理工作； 1) 人事行政部對外來文件應填寫《外來文件清單》，由經(jīng)理審閱批準使用后對文件進行標 識； 2) 人事行政部根據(jù)文件內(nèi)容進行下發(fā)，并填寫《文件發(fā)放登記表》； 3) 人事行政部應對外來文件的保存工作負責。 受控文件的查閱 如因工作需要，需查閱存檔的文件記錄時，應先填寫《文件處理審批表》，經(jīng)主管領導批準后，進行查閱； 在合同規(guī)定或用戶要求情況下，經(jīng)主管領導批準后方可查閱； 港聯(lián)物業(yè) （ 天津 ） 有限公司 Asia Asset Property Services (Tianjin) Ltd. 受控文件未經(jīng)批準不得復制 8 生效日期： 20xx 年 9 月 1 日 文件管理人員負責辦理查閱手續(xù)。 適用范圍 適用于本 公司 與質量管理體系有關質量活動（含供方）的所有質量記錄的控制。 品質管理部 對各部門質量記錄表格的執(zhí) 行情況進行檢查、指導； 各部門負責人負責與本部門有關的質量記錄表格的編制、審批，并督促相關工作人員的執(zhí)行情況； 工作程序 質量記錄表格的編碼 方法 見《 文件控制程序 》。 質量記錄的處理 各部門質量記錄超過保存期限時，應向 行政人事 部提交《文件處理審批表》，由 行政人事 部保存； 行政人事 部保存的質量記錄超過保存期限時，應向管理者代表提交《文件處理審批表》，批準后進行處理； 質量記錄表格的變更或修改，按《文件控制程序》 條款執(zhí)行； 質量記錄的查詢按《文件控制程序》 條款執(zhí)行。 適用范圍 適用于 公司 的內(nèi)部質量管理體系審核。 工作程序 年度內(nèi)部質量審核計劃的制定 品質管理部于年初制定本年度的《年度內(nèi)部質量管理體系審核計劃》，主要內(nèi)容有：審核目的、審核范圍、審核的依據(jù)、各次內(nèi)審活動的時間。 審核的頻次 內(nèi)部質量審核每年至少進行 1 次、時間間隔不得超過 12 個月，審核的內(nèi)容應覆蓋ISO9001： 20xx 質量 標準要求及本 公司 質量管理體系所規(guī)定的各過程；需要時，可適時安排局部或全局的審核。 審核的準備 港聯(lián)物業(yè) （ 天津 ） 有限公司 Asia Asset Property Services (Tianjin) Ltd. 受控文件未經(jīng)批準不得復制 12 生效日期： 20xx 年 9 月 1 日 審核前，管理者代表負責任命內(nèi)審組長，確定審核組成員，審核員應具備內(nèi)部質量審核工作的能力，并與被審核的部門無直接的責任關系。 2) 管理者代表對《內(nèi)部質量審核計劃》進行審批。 發(fā)放內(nèi)審計劃 審核組應以書面的形式提前 1 周時間正式將內(nèi)審計劃發(fā)放到受審核部門相關人員，受審核部門如對審核計劃有異議，可在 3 天內(nèi)通知審核組，協(xié)商后可迅速調(diào)整審核安排。 編制《內(nèi)部質量審核檢查表》 審核員根據(jù)收集到的文件和資料編寫《內(nèi)部質量審核檢查表》。 港聯(lián)物業(yè) （ 天津 ） 有限公司 Asia Asset Property Services (Tianjin) Ltd. 受控文件未經(jīng)批準不得復制 13 生效日期： 20xx 年 9 月 1 日 現(xiàn)場審核 1) 內(nèi)審員按照既定標準和要求通過現(xiàn)場觀察、詢問、查閱文件和有關記錄等方式進行審核； 2) 對發(fā)現(xiàn)的不合格項，由受審核部門負責人或相關責任人確認； 3) 不合格項糾正意見由審核員簽署，受審部門負責簽名確認； 4) 內(nèi)審組長負責對審核的全過程進行控制。 編寫審核報告 1) 《內(nèi)部質量審核報告》由內(nèi)審組長編寫，其內(nèi)容應包括： （ 1） 審核目的、范圍和時間； （ 2） 審核所 依據(jù)的文件； （ 3） 審核組成員和受審部門及主要參與人員； （ 4） 審核中發(fā)現(xiàn)的不合格項目及觀察項目； （ 5） 審核綜述； （ 6） 不合格項的分布情況（以列表形式表述 ） 。 糾正 /預防措施的跟蹤驗證 審核過程發(fā)現(xiàn)的不合格由審核員填寫《不合格報告》，審核組長統(tǒng)一下發(fā)至各相關部門； 收到以上報告的各部門負責人應按要求制定限時糾正 /預防措施方案，經(jīng)批準后實施； 不合格項糾正 /預防措施由管理者代表審批； 審核員負責監(jiān)督開具各部門對合格的糾正 /預防措施的實施及效果，直到滿足規(guī)定的要求為止； 內(nèi)部質量審核工作中形成的記錄統(tǒng)一歸由品質管理部保存，保存期限為 3 年。 適用范圍 本程序 適用于 公