【正文】 效益分析”之后，你就可以決定取舍了。 對于管理者而言，他們經常容易犯下面的錯誤： 擔心部屬做錯事； 擔心下屬表現太好； 擔心喪失對下屬的控制； 不愿意放棄得心應手的工作； 找不到合適的下屬授權。 24 * 誤區(qū)三：時間控制不夠 1. 習慣拖延時間。 3. 不擅處理無端電話的打擾。不少中、上層管理者曾經指出，會議竟占去他們日常工作的時間的四分之一，甚至三分之一！然而更令他們感慨莫名的是，在這么多的會議時間之中，幾乎有一半是徒勞無功的浪費！ 在時間管理上最大的惡習就是拖延時間，以致到頭來一事無成。 “ 雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思 ” 是有道理的。 ? 當你的上司向你索取一份技術資料，你是否能在第一時間從容不迫地遞給他？當你需要一份信息時，是否滿文件夾地翻個底朝天？ 需要整理整頓 26 * 誤區(qū)五：進取意識不強 我們經常說到： “ 人最大的敵人就是自己 ” 。 27 * 時間管理 一、時間管理的概念 二、時間管理的誤區(qū) 三、時間管理的六項基本原則 四、分析自己使用時間的方式和狀況 五、如何制定計劃 六、不要讓別人浪費你的時間 七、省時之道 28 * 時間管理的六項基本原則： 明確目標 有計劃、有組織地進行實施 分清工作的輕重緩急 合理地分配時間 與別人的時間取得協(xié)作 制定規(guī)則、遵守紀律 三、時間管理的六項基本原則 原則之一：明確目標 ?目標刺激我們奮勇向上 ?如何制定目標 ——SMART原則 ? 具體的（ specific） ? 可衡量的（ measurable） ? 可達到的（ attainable） ? 相關的（ relevant） ? 有時限性的（ timebased） 30 * 原則之二： 有計劃、有組織地進行實施 ?把目標正確地分解成工作計劃，通過采取適當的步驟和方法，最終達成有效的結果 ? 將有聯系的工作進行分類整理 ? 將整理好有各類事務按流程或輕重緩急加以排列。行動是一件了不起的事，我們 請大家記住： 切實實行你的計劃和創(chuàng)意，以便發(fā)揮它的價值，不管主意有多好，除非真正身體力行，否則永遠沒有收獲。 31 * 我們認為： 處理事情優(yōu)先次序的判斷依據是事情的“重要程度” 。提請注意：雖然有以上的理由，我們也不應全面否定按事情“緩急程度”辦事的習慣，只是需要強調的是， 在考慮行事的先后順序時，應先考慮事情的“輕重”，再考慮事情的“緩急” ——也就是我們通常采用的“第二象限組織法”。準時完成工作、住院開刀等等。 但我們也不能忘記，很多重要的事都是因為一拖再拖或事前準備不足，而變成迫在眉睫。 主要是與生活品質有關，包括長期的規(guī)劃、問題的發(fā)掘與預防、參加培訓、向上級提出問題處理的建議等等。反之，多投入一些時間在這個領域有利于提高實踐能力，縮小第一象限的范圍。這個領域的事情不會對我們造成催促力量， 所以必須主動去做，這是發(fā)揮個人領導力的領域。 表面看似第一象限，因為迫切的呼聲會讓我們產生“這件事很重要”的錯覺 ——實際上就算重要也是對別人而言。我們花很多時間在這個里面打轉，自以為是在第一象限，其實不過是在滿足別人的期望與標準。 簡而言之就是浪費生命，所以根本不值得花半點時間在這個象限。這部分范圍倒不見得都是休閑活動，因為真正有創(chuàng)造意義的休閑活動是很有價值的。 這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而會使你身心疲憊，影響其他象限的時間。很多中層管理者工作的效率之所以上不去，往往是不良的工作習慣造成的，在很多事情重要但不緊急的時候，往往容易拖，拖到最后就變成了重要而緊急的工作，就去加班，結果漏洞百出。 ? 另一個最普遍的問題就是把大量緊急而不重要的工作都攬到自己身上。 （ 2） 先做或者將大部分時間和精力用于做屬于第二象限的工作。 （ 4）不要被第三象限中一些工作的假象迷惑，它沒有你想象的那么嚴重，要學會授權。 （ 6） 80％的時間做第二象限的工作， 20％的時間做其他象限的工作。其實二者的區(qū)別就在于這件事是否有助于完成某種重要的目標，如果答案是否定的，便應歸入第三象限。 提前準備工作。 善抓機會。 這些都屬于第二象限，因此也都是重要的事。 月薪是 160美元 月薪 1000美元的目標 80%的業(yè)績都來自于 20%的客戶中 不管客戶的購買量大小，他花在每個客戶身上的時間都相差不大。 43 * 第一年，他就實現了月薪 1000美元的目標 第二年便輕易地超越了這個目標。最后還當了凱利穆爾油漆公司 (KellyMoore Paint Company)的董事長。 （ 80%的結果由 20%的努力貢獻） 帕雷托定律 (也稱 80： 20法則 )： ? 80/20效率法則 （ the 80/20 principle），又稱為帕累托法則、帕累托定律、最省力法則或不平衡原則。80/20的法則認為：原因和結果、投入和產出、努力和報酬之間本來存在著無法解釋的不平衡。 45 * 按事情的“重要程度”編排行事優(yōu)先次序的準則是建立在“ 重要的少數與瑣碎的多數 ”的原理的基礎上。所以，你應該將時間花于重要的少數問題上，因為掌握了這些重要的少數問題，你只需花 20%的時間，即可取得 80%的成效。一旦一項工作計劃成為危機時，犯錯的幾率就會增加。 48 * 原則之五：與別人的時間取得協(xié)作 任何人類的組織，不論大小，都有其周而復始的節(jié)奏性、周期性；而我們作為社會或是團體組織中的一員，毫無疑問地要與周邊部門或人發(fā)生必然的聯系。 認清并適應組織的節(jié)奏性與周期性是成功的要素。在時間管理中，我們同樣強調紀律與規(guī)則。 即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立一個何時完成的目標。 在我們談具體的時間管理的方法與技巧之前，先要有必要分析一下自己使用時間的方式和狀況。 時間管理并沒有什么高超的技巧，關鍵就在于持之以恒。 53 * 一旦你完成了時間使用清單，下一步就是應用這份信息，幫助你在未來把時間使用得更好。 我如何浪費時間的？有何途徑可預防或減少這種浪費？ 我如何浪費別人的時間？我應如何預防不使其發(fā)生？ 哪些活動我現在可以減少、不予考慮或交給別人做？ 別人如何浪費我的時間？未來有沒有方法減少或排除其發(fā)生？ 我做的哪些事既重要又緊急？ 我做的哪些事對我的目標很重要？ 我是否花費時間追求那些對我很重要的事？如果沒有，原因何在？ 5