【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 三象限是緊急但不重要的事。 表面看似第一象限，因?yàn)槠惹械暮袈晻?huì)讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯(cuò)覺(jué) ——實(shí)際上就算重要也是對(duì)別人而言。電話、會(huì)議、突來(lái)訪客都屬于這一類(lèi)。我們花很多時(shí)間在這個(gè)里面打轉(zhuǎn)，自以為是在第一象限，其實(shí)不過(guò)是在滿足別人的期望與標(biāo)準(zhǔn)。 37 * 第四象限屬于不緊急也不重要的事。 簡(jiǎn)而言之就是浪費(fèi)生命，所以根本不值得花半點(diǎn)時(shí)間在這個(gè)象限。但我們往往在一、三象限來(lái)回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這部分范圍倒不見(jiàn)得都是休閑活動(dòng)，因?yàn)檎嬲袆?chuàng)造意義的休閑活動(dòng)是很有價(jià)值的。 然而向閱讀令人上癮的無(wú)聊小說(shuō)、電腦游戲、毫無(wú)內(nèi)容的電視節(jié)目、宿舍聊天等。 這樣的休息不但不是為了走更長(zhǎng)的路，反而會(huì)使你身心疲憊，影響其他象限的時(shí)間。 ? 作為 中層管理 者，要做的是 第二象限 的工作。很多中層管理者工作的效率之所以上不去，往往是不良的工作習(xí)慣造成的，在很多事情重要但不緊急的時(shí)候，往往容易拖，拖到最后就變成了重要而緊急的工作，就去加班，結(jié)果漏洞百出。這是最大的一種問(wèn)題。 ? 另一個(gè)最普遍的問(wèn)題就是把大量緊急而不重要的工作都攬到自己身上。 ? 具體工作法如下： （ 1）合理地將自己的工作按緊急和重要程度劃分到不同的象限中去。 （ 2） 先做或者將大部分時(shí)間和精力用于做屬于第二象限的工作。 （ 3）許多第一象限的工作，實(shí)際上也是由于沒(méi)有按照第二象限工作法去做而產(chǎn)生的。 （ 4）不要被第三象限中一些工作的假象迷惑，它沒(méi)有你想象的那么嚴(yán)重，要學(xué)會(huì)授權(quán)。 （ 5）根據(jù)第二象限的工作制定計(jì)劃。 （ 6） 80％的時(shí)間做第二象限的工作， 20％的時(shí)間做其他象限的工作。 40 * 現(xiàn)在你不妨回顧一下上周的時(shí)間安排，你在哪個(gè)象限花的時(shí)間最多？請(qǐng)注意，在劃分第一和第三象限時(shí)要特別小心，急迫的事很容易被誤認(rèn)為重要的事。其實(shí)二者的區(qū)別就在于這件事是否有助于完成某種重要的目標(biāo)，如果答案是否定的，便應(yīng)歸入第三象限。 41 * 請(qǐng)思考下面的問(wèn)題： 你認(rèn)為在哪方面有持續(xù)優(yōu)異的表現(xiàn)，將對(duì)個(gè)人學(xué)習(xí)或生活會(huì)有積極的意義 ？ 這個(gè)問(wèn)題問(wèn)過(guò)數(shù)千人，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)答案可歸類(lèi)如下： 改善人際關(guān)系。 提前準(zhǔn)備工作。 更周詳?shù)匾?guī)劃與組織。 善抓機(jī)會(huì)。 充實(shí)自我、增進(jìn)能力。 這些都屬于第二象限，因此也都是重要的事。如果你的答案也屬于這 5項(xiàng)，為什么不身體力行呢？ 42 * 原則之四：合理地安排時(shí)間 穆?tīng)柕墓适?： 1939年大學(xué)畢業(yè)，在哥利登油漆公司做業(yè)務(wù)員。 月薪是 160美元 月薪 1000美元的目標(biāo) 80%的業(yè)績(jī)都來(lái)自于 20%的客戶(hù)中 不管客戶(hù)的購(gòu)買(mǎi)量大小，他花在每個(gè)客戶(hù)身上的時(shí)間都相差不大。 將其中購(gòu)買(mǎi)量最小的 36個(gè)客戶(hù)退回公司，然后全力服務(wù)其余 20%的客戶(hù)。 43 * 第一年，他就實(shí)現(xiàn)了月薪 1000美元的目標(biāo) 第二年便輕易地超越了這個(gè)目標(biāo)。 而后成為了美國(guó)西海岸數(shù)一數(shù)二的油漆制造商。最后還當(dāng)了凱利穆?tīng)栍推峁?(KellyMoore Paint Company)的董事長(zhǎng)。 這個(gè)故事除了告訴我們樹(shù)立正確目標(biāo)的重要性，還體現(xiàn)了 帕雷托定律 (也稱(chēng) 80： 20法則 )： 總結(jié)果的 80%是由總消耗時(shí)間中的 20%所形成的。 （ 80%的結(jié)果由 20%的努力貢獻(xiàn)） 帕雷托定律 (也稱(chēng) 80： 20法則 )： ? 80/20效率法則 （ the 80/20 principle），又稱(chēng)為帕累托法則、帕累托定律、最省力法則或不平衡原則。 ? 此法則是由意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出的。80/20的法則認(rèn)為：原因和結(jié)果、投入和產(chǎn)出、努力和報(bào)酬之間本來(lái)存在著無(wú)法解釋的不平衡。一般來(lái)說(shuō)，投入和努力可以分為兩種不同的類(lèi)型：多數(shù)，它們只能造成少許的影響； 少數(shù)，它們?cè)斐芍饕?、重大的影響? 45 * 按事情的“重要程度”編排行事優(yōu)先次序的準(zhǔn)則是建立在“ 重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù) ”的原理的基礎(chǔ)上。舉例說(shuō)明： 80%的銷(xiāo)售額是源自 20%的顧客； 80%的電話是來(lái)自 20%的朋友； 80%的總產(chǎn)量來(lái)自 20%的產(chǎn)品； 80%的財(cái)富集中在 20%的人手中； ...... 46 * 帕雷多定律 對(duì)我們的一個(gè)重要啟示便是：避免將時(shí)間花在瑣碎的多數(shù)問(wèn)題上，因?yàn)榫退隳慊?80%的時(shí)間，你也只能取得 20%的成效。所以，你應(yīng)該將時(shí)間花于重要的少數(shù)問(wèn)題上，因?yàn)檎莆樟诉@些重要的少數(shù)問(wèn)題，你只需花 20%的時(shí)間，即可取得 80%的成效。 47 * 掌握重點(diǎn)可以讓你的工作計(jì)劃不致偏差。一旦一項(xiàng)工作計(jì)劃成為危機(jī)時(shí)，犯錯(cuò)的幾率就會(huì)增加。我們很容易陷在日?，嵥榈氖虑樘幚碇校坏怯行нM(jìn)行時(shí)間管理的人，總是確保最關(guān)鍵的 20%的活動(dòng)具有最高的優(yōu)先級(jí)。 48 * 原則之五：與別人的時(shí)間取得協(xié)作 任何人類(lèi)的組織，不論大小，都有其周而復(fù)始的節(jié)奏性、周期性；而我們作為社會(huì)或是團(tuán)體組織中的一員，毫無(wú)疑問(wèn)地要與周邊部門(mén)或人發(fā)生必然的聯(lián)系。在這種情況下，我們需要互相尊重對(duì)方的時(shí)間安排，也就是說(shuō)要與別人的時(shí)間取得協(xié)作。 認(rèn)清并適應(yīng)組織的節(jié)奏性與周期性是成功的要素。 49 * 原則之六：制定規(guī)則、遵守紀(jì)律 我們?cè)诔砷L(zhǎng)的過(guò)程中，常被各種紀(jì)律所束縛，“沒(méi)有規(guī)矩、不成方園”，因?yàn)橛屑o(jì)律，我們才有秩序。在時(shí)間管理中，我們同樣強(qiáng)調(diào)紀(jì)律與規(guī)則。 50 * 因此，我們說(shuō)，制定規(guī)則、遵守紀(jì)律的核心主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面： 在進(jìn)行工作的時(shí)候，一定要念念不忘這個(gè)工作應(yīng)于何時(shí)截止。 即使外部沒(méi)有規(guī)定截止的日期，自己也要樹(shù)立一個(gè)何時(shí)完成的目標(biāo)。 由于不得已原因而不能按期完成時(shí)，一定要提前和相關(guān)部門(mén)取得聯(lián)系，將影響縮小在最小范圍內(nèi)。 在我們談具體的時(shí)間管理的方法與技巧之前，先要有必要分析一下自己使用時(shí)間的方式和狀況。 51 * 時(shí)間管理 一、時(shí)間管理的概念 二、時(shí)間管理的誤區(qū) 三、時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則 四、分析自己使用時(shí)間的方式和狀況 五、如何制定計(jì)劃 六、不要讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間 七、省時(shí)之道 52 * ? 分析自己使用時(shí)間的方式和狀況 如果你堅(jiān)持客觀地制定對(duì)時(shí)間的使用，將毫無(wú)疑問(wèn)地發(fā)現(xiàn)它的益處。 時(shí)間管理并沒(méi)有什么高超的技巧，關(guān)鍵就在于持之以恒。 接下來(lái)就請(qǐng)按部就班地完成如何進(jìn)行時(shí)間使用清單的分析，之后，你會(huì)考慮到一些問(wèn)題，尋找指引你更適當(dāng)?shù)倪\(yùn)用你的時(shí)間。 53 * 一旦你完成了時(shí)間使用清單，下一步就是應(yīng)用這份信息，幫助你在未來(lái)把時(shí)間