【正文】 速度與頻率通過因特網(wǎng)發(fā)送和接收書面信息。在組織之內(nèi),電子郵件能使來(lái)自不同部門和不同地點(diǎn)的大量雇員代表參加討論，而不會(huì)遇到真實(shí)會(huì)議中的麻煩和花費(fèi)。盡量保持全部信息簡(jiǎn)短扼要_這將有助于限制“會(huì)議＂的議程。首先準(zhǔn)備好設(shè)備，包括書面材料和整套身體語(yǔ)言。小提示14：仔細(xì)地思考你需要舉行的會(huì)議的類型。一旦你已經(jīng)決定召開一次會(huì)議，下一步就需要考慮一系列的因素，例如會(huì)議的緊迫性，即是否必須立即召開？誰(shuí)參加？你想從會(huì)議中得到什么？牢記這些問題和你的主要目標(biāo)，然后選擇最合適的會(huì)議類型。會(huì)議的目的會(huì)影響其理想的規(guī)模。通常的會(huì)議有六至九人參加。這樣規(guī)模的會(huì)議能鼓勵(lì)人們出席會(huì)議，因?yàn)榕c會(huì)者知道他們的意見能引起他與會(huì)者的注意。目的需要考慮的事項(xiàng)會(huì)議類型處理信息例如聽取報(bào)告，發(fā)布指令，宣布或解釋程序上的變化最多涉及三個(gè)人非正式的小及四個(gè)人以上，或一個(gè)團(tuán)隊(duì)正式的要求反饋度討論非正式或正式的讓公司董事了解最新形勢(shì)正式的涉及股東年會(huì)或臨時(shí)股東大會(huì)要告知公司外盡可能多的人，包括媒體。僅涉及一人一對(duì)一需要幾個(gè)人或一個(gè)團(tuán)隊(duì)的投入專門委員會(huì)涉及緊急問題臨時(shí)的做出決定例如做出選擇，獲得授權(quán)，承諾采取行動(dòng)需要立即討論，或涉及非典型的商務(wù)問題監(jiān)時(shí)的涉及反復(fù)出現(xiàn)的商務(wù)問題正式的要求一個(gè)組織的最高層進(jìn)行討論或授權(quán)董事會(huì)要求公司的股東們授權(quán)年會(huì)或臨時(shí)股大會(huì)激發(fā)創(chuàng)意例如形成創(chuàng)造性的解決方法需要討論創(chuàng)新的想法非正式的需要迅速地產(chǎn)生全新思想頭腦風(fēng)暴需要對(duì)有關(guān)事宜的報(bào)告進(jìn)行考慮、討論或準(zhǔn)備正式的會(huì)議未能達(dá)到目的可能有各種原因：與會(huì)者可能帶有相互沖突的目的，會(huì)議可能迷失了方向，或者議題太多，時(shí)間不夠。小提示17：傳閱議程及所有的相關(guān)材料。會(huì)議之前，考慮周到并詳細(xì)計(jì)劃是非常重要的，這樣可以保證會(huì)議順利進(jìn)行。確保會(huì)議有充足的時(shí)間，避免匆匆掠過議程上的主要項(xiàng)目而結(jié)束會(huì)議。找出那些與你有同樣觀點(diǎn)的人，并鼓勵(lì)他們支持你的論點(diǎn)。必須確保：● 研究會(huì)前傳閱的全部會(huì)議材料；● 準(zhǔn)時(shí)開始會(huì)議，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議；● 嚴(yán)格并認(rèn)真地按照議程進(jìn)行會(huì)議；● 如果主持會(huì)議，盡可能讓更多的人提出問題和回答；● 保證與會(huì)者充分了解已經(jīng)做出的決定。如果你主持會(huì)議，讓每個(gè)人有秩序地獲得發(fā)言機(jī)會(huì)。小提示20：當(dāng)與會(huì)者偏離議程時(shí)提醒他們。確保會(huì)議在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間和地點(diǎn)舉行，由合適的人參加，快捷且戲院有做出正確的決定。每一個(gè)被邀請(qǐng)者都應(yīng)當(dāng)出席，因?yàn)樗麄兡芴岢龈髯蕴厥獾囊庖姡駝t會(huì)議就不能充分利用與會(huì)者們的時(shí)間。小提示22：排定會(huì)議時(shí)間表之前要考慮旅行時(shí)間。例如，如果討論一個(gè)貸款項(xiàng)目，你應(yīng)當(dāng)邀請(qǐng)有權(quán)同意貸款數(shù)額的人參加。邀請(qǐng)那些有良好溝通技巧的人參加會(huì)議。并達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)。 當(dāng)你列出了與會(huì)者的初步名單時(shí)，依次確認(rèn)每個(gè)人可能做出的貢獻(xiàn)：● 他們是否有可供分享的信息？例如，一位銷售經(jīng)理報(bào)告客戶的反應(yīng)?！?他們的專業(yè)身份是否有用？例如，處理合同爭(zhēng)議的律師。提供信息：邀請(qǐng)公司某一部門成員，例如生產(chǎn)或銷售部門成員，為公司其他人員提供有關(guān)他們部門的進(jìn)展情況。 提供特殊的專長(zhǎng)：具有特殊技能的專家，或是來(lái)自公司內(nèi)部，或者來(lái)自公司之處，他們的出席都可能促進(jìn)討論。小提示24：議程的每個(gè)項(xiàng)目旁列出發(fā)言者的姓名組織會(huì)議最困難的部分之一是確定一個(gè)時(shí)間，以適合你的全體與會(huì)者。把會(huì)議安排在由同一批與會(huì)者參加的另一個(gè)會(huì)議之后，否則電子郵件或電話要來(lái)來(lái)往往直到至確定會(huì)議日期。通常需要就會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)作書面的確認(rèn)?！?與會(huì)者應(yīng)當(dāng)明白他們將對(duì)會(huì)議做出哪些貢獻(xiàn)?！?會(huì)議場(chǎng)所必須有適當(dāng)?shù)脑O(shè)備，會(huì)場(chǎng)大小適宜。準(zhǔn)備議程有幾種方法，選用一個(gè)適合你目的的方法。會(huì)議議程是需要提出度討論的問題或項(xiàng)目的清單。首先匯集所有的有關(guān)信息，然后搜尋出哪些項(xiàng)目需要確定細(xì)致程度。若有許多的問題要討論，就給每一項(xiàng)目分配一個(gè)時(shí)間限度，以保證你不會(huì)超過規(guī)定的時(shí)間。小提示26：保證將議程的任何改變都通知會(huì)議主席。給每一項(xiàng)標(biāo)出號(hào)碼，并給每一項(xiàng)分配一個(gè)開始時(shí)間，以有利于那些不需參加整個(gè)會(huì)議的與會(huì)者。例如：委員會(huì)會(huì)議議程7月6日上午11點(diǎn)格林?德雷 飯店（議程開頭為會(huì)議日期、時(shí)間與地點(diǎn)）⒈（11：00）任命一位會(huì)議主席⒉（11：10）為缺席致 ⒊（11：15）批準(zhǔn)上次會(huì)議備忘錄⒋（11：30）上次會(huì)議提出的事項(xiàng)⒌（11：45）討論聯(lián)絡(luò)司宜(每項(xiàng)編號(hào)、每項(xiàng)均有一個(gè)起紿時(shí)間)（12：00）會(huì)間休息⒍（12：15）財(cái)務(wù)事項(xiàng)⒎（12：45）特別事項(xiàng)⒏（13：00）其他動(dòng)議⒐（13：15）其他事宜⒑（13：35）下次會(huì)議細(xì)節(jié)（下次會(huì)議細(xì)節(jié)寫在議程的未尾）小提示28：試將議程限于一頁(yè)紙要點(diǎn)● 議程包括會(huì)議日期、時(shí)間、地點(diǎn)和目的等細(xì)節(jié)。無(wú)人會(huì)介意提早結(jié)束會(huì)議，但是會(huì)議超過預(yù)定時(shí)間是令人不快的。你的議程可以從常規(guī)事情開始，如指定一位會(huì)議主席，為缺席致 ，然后轉(zhuǎn)入批準(zhǔn)上次會(huì)議（若相關(guān)）備忘錄并聽取前次會(huì)議上接受任務(wù)者的報(bào)告。最后是其他事宜，并計(jì)劃確定下次會(huì)議的日期、時(shí)間和地點(diǎn)。一旦你草擬了一份議程，就將其發(fā)送給與會(huì)者，供評(píng)論、補(bǔ)充或征求同意。與增加項(xiàng)目相比，他們可能會(huì)更喜歡減少一些項(xiàng)目，除非他們對(duì)你希望加上去的項(xiàng)目有特殊的趣。盡可能在會(huì)議之前預(yù)先分發(fā)最后決定的議程。⒉將議程初稿發(fā)給全體與會(huì)者，征求他們關(guān)于其他項(xiàng)目的建議。⒋重新在全體與會(huì)者中傳閱議程，征求他們的同意并定稿。對(duì)所有會(huì)議都這們，無(wú)論小會(huì)或大會(huì)，正式會(huì)議或非正式會(huì)議。會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)與會(huì)議目的相適合。同樣的道理，不要在一個(gè)亂糟糟的開放式辦公室如開正式會(huì)議。如果你在安排一個(gè)會(huì)議，要租用會(huì)場(chǎng)及其他設(shè)備，你應(yīng)比較一下價(jià)格，尤其在預(yù)算緊張的情況下更應(yīng)該這種做。大城市中心地段可能適合于大多數(shù)與會(huì)者，并且公共交通服務(wù)良好，但是市中心地段肯定比稍不位于中心的地段要昂貴一些。另一方面，一個(gè)城市的愉快舒適可能有助于吸引人來(lái)參加持續(xù)幾天的會(huì)議。根據(jù)法律，必須邀請(qǐng)某些人參加某種會(huì)議，如公司的股東年會(huì)—雖然有一些不道德的公司找一個(gè)不合適地點(diǎn)或時(shí)間召開會(huì)議以通過不得人心的提議。將公眾會(huì)議放在難于接近的地點(diǎn)也是不合法的。不論什么場(chǎng)合，注意使與會(huì)者足夠舒適以集中精力開會(huì)，但不要讓他們舒服得想打瞌睡。大飯店里的房間常有很好的空調(diào)但缺少自然光，而自然光對(duì)于維持一種活躍的氣氛是重要的。會(huì)議場(chǎng)所考慮的因素你的辦公室你的工作位置或一張會(huì)議桌，外加幾把椅子?！?你的權(quán)威性可能得到加強(qiáng)。下級(jí)的辦公室一位下級(jí)的工作處?！?保證設(shè)有任何一方占地主優(yōu)勢(shì)?！?可能昂貴，并且每人個(gè)人都不熟悉。具有開大會(huì)的設(shè)備?？赡苋鄙俜钦降男∫?guī)模聚會(huì)的機(jī)會(huì)。如果與會(huì)者來(lái)自全世界，那是合適的。旅途、時(shí)間和食宿花費(fèi)很多。當(dāng)你尋找和預(yù)訂會(huì)議場(chǎng)所時(shí)，應(yīng)預(yù)計(jì)避免下列常見的陷阱：● 參加會(huì)議的人比預(yù)計(jì)的要多——房間不夠大，人們感到不舒服。● 空調(diào)不合適，房間悶熱，或氣溫太高，難以調(diào)節(jié)?！?會(huì)議地點(diǎn)或附近缺少服務(wù)部門，如咖啡廳或銀行。要點(diǎn)● 會(huì)前對(duì)于不熟悉的會(huì)場(chǎng)至少訪問一次?！?發(fā)言者需要知道空調(diào)器和燈光開關(guān)的位置。● 椅子應(yīng)試坐十分鐘，檢查是否舒適。隨著公司的發(fā)展，會(huì)計(jì)部門與銷售人員合作時(shí)產(chǎn)生了問題，所以會(huì)計(jì)經(jīng)理在一個(gè)方便于銷售部門的房間里召開一個(gè)會(huì)議，討論一起工作的方法。正在翻動(dòng)的圖表。財(cái)務(wù)經(jīng)理被電話叫走，然后有幾個(gè)人生氣地走了。選擇了錯(cuò)誤的會(huì)議場(chǎng)所：這個(gè)事例指出，盡管有完好的意圖，卻選擇了一個(gè)不好的會(huì)議場(chǎng)所，實(shí)際上是損害而不是改善了兩個(gè)部門之間的關(guān)系。一個(gè)構(gòu)建良好的會(huì)議室并不保證能有一個(gè)好的會(huì)議，但是它可顯著增加這種機(jī)會(huì)。大多數(shù)會(huì)議的主要目的是與別的與會(huì)者口頭交談來(lái)分享信息，所以優(yōu)良的音響效果是必需的。如果運(yùn)用視覺因素，例如使用視覺輔助裝置，視聽效果都必須良好，所有椅子的安放位置都不能有礙視線。好的設(shè)備有助于氣氛，如良好的音響裝置、適宜的照明以及舒適的座位。發(fā)言者會(huì)由此受到鼓勵(lì)而講得更好。這個(gè)客戶的工作場(chǎng)所相當(dāng)遠(yuǎn)，是一個(gè)小型的開放式辦公室，所以廣告公司建議利用一家鄰近客戶且有會(huì)議設(shè)備的飯店。他要求把桌子搬走，并要求安置一套標(biāo)準(zhǔn)的視聽設(shè)備，因?yàn)樗雷约汗镜恼故臼鞘褂眠@種設(shè)備來(lái)準(zhǔn)備的。會(huì)議進(jìn)行得很順利，廣告公司贏得了這個(gè)新的客戶。另外，這里廣告公司做了一個(gè)明智的決定，拒絕了現(xiàn)代化硬件，而使用較老式的但更恰當(dāng)?shù)脑O(shè)備。預(yù)先考慮座位安排，如果必要，設(shè)計(jì)一個(gè)座位安排方案，給會(huì)議創(chuàng)造一個(gè)良好機(jī)會(huì)來(lái)達(dá)到目的。在一個(gè)一對(duì)一的會(huì)上，兩人的座位安排可決定會(huì)議的格調(diào)，并影響討論的進(jìn)程。一對(duì)一會(huì)議有三種座位安排：支持性的、合作性的和面對(duì)面的。支持性的：如果你希望是支持性的，可與另一個(gè)人在桌角兩邊就座，這有助于消除障礙且可進(jìn)行目光接觸。面對(duì)面的：坐在桌子的對(duì)面，使自己與另一人保持距離，這個(gè)位置能使不一致的觀點(diǎn)表達(dá)得更自在一些。大型會(huì)議的目的決定會(huì)議安排。如有談判或?qū)沟目赡苄?，選一張長(zhǎng)方形的桌子，“雙方”可相對(duì)而坐，在一邊的中心安排一位中立的主席。對(duì)于較非正式、不分等級(jí)的會(huì)議，選擇一張圓桌，每個(gè)人平等的圍桌而坐。等級(jí)在某些文化中顯得特別重要。另一些文化中，重要性與職位相聯(lián)系，所以一個(gè)資力較低的副總裁決不會(huì)被安排在比總裁更重要的座位上。主席坐在團(tuán)隊(duì)成員之間。主席坐在長(zhǎng)桌的頂端，資力最淺者坐在離主席最遠(yuǎn)處。主席可坐在任何一個(gè)座位上小提示38：確保任何與會(huì)者能互相看到。習(xí)慣上主席位置在長(zhǎng)桌的頂端，其右手座位是最優(yōu)先的位置。策略性排座是以與會(huì)者會(huì)受其鄰座的影響這個(gè)假設(shè)為基礎(chǔ)的。對(duì)于有爭(zhēng)議的問題，通過座位安排把派系分散開，避免讓觀點(diǎn)相反或觀點(diǎn)十分相似的人相鄰而坐，這樣做，使觀點(diǎn)涇渭分明，并防止討論離題。目光接觸對(duì)于向自己團(tuán)隊(duì)的成員表示下一步將做什么是很重要的。小提示39：安排座位時(shí)，使就座者相互間保持一臂間距。畫一張座位安排表，以與會(huì)者對(duì)即將討論的最有爭(zhēng)議的問題的觀點(diǎn)為依據(jù)，這會(huì)有助于分散與會(huì)者在這一事項(xiàng)上的對(duì)抗性。某人坐的位置可能顯示他對(duì)所討論的問題的感覺以及他想在會(huì)上起什么作用。坐在中間可能提示希望充分參與或?qū)?huì)議桌那邊的討論起支配作用。小提示41：要求與會(huì)者關(guān)閉移動(dòng)電話或傳呼機(jī)。試著從其他與會(huì)者坐的位置“讀”出他們的目的。你的情況介紹會(huì)受到你與聽眾之間座位安排的影響。讓聽眾坐在你的周圍，意味著合作性與非正式的討論，但它可能無(wú)助于你左右別人的觀點(diǎn)。大多數(shù)會(huì)議的成功在很大程度上依賴于事先的準(zhǔn)備和組織，包括為這些場(chǎng)合提供恰當(dāng)?shù)脑O(shè)備和材料——其中有會(huì)議地點(diǎn)，各種視聽設(shè)備，以及書寫材料。1． 檢查是否預(yù)定了點(diǎn)心。3． 保證有足夠的停車位置。5． 確定供電系統(tǒng)是否正常。如果真是這樣，考慮多找些人來(lái)幫忙，作會(huì)前準(zhǔn)備和會(huì)后的收拾整理。預(yù)定的時(shí)間應(yīng)比你所使用的時(shí)間更長(zhǎng)一些，以便準(zhǔn)備好開會(huì)所需的設(shè)備和會(huì)后撤走設(shè)備。在大型會(huì)議、演講和討論會(huì)中，為了突出所討論的要點(diǎn)，視聽（AV）設(shè)備用得越來(lái)越多。無(wú)論何時(shí)需要AV設(shè)備，要在會(huì)前預(yù)先試用并熟練掌握，確保這些設(shè)備是好的，以及從所有的位置上都能看到圖像。小提示44：謹(jǐn)防會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員為獲取額外利潤(rùn)而提供過多食品。對(duì)會(huì)議記錄速度和精確性的要求以及現(xiàn)場(chǎng)的格調(diào)——正式和非正式——會(huì)影響與會(huì)者對(duì)書寫工具的選擇。然而在大多數(shù)會(huì)議中，筆記仍記在紙上。利用分發(fā)印有你公司標(biāo)志、名稱、地址和電話號(hào)碼的拍紙簿和筆的機(jī)會(huì)進(jìn)行免費(fèi)宣傳。對(duì)于大型公開性會(huì)議或討論會(huì)，會(huì)議組織與內(nèi)容一樣重要。如果事情進(jìn)展順利，與會(huì)者也更會(huì)記住你的信息。提供一個(gè)擴(kuò)音（PA）系統(tǒng)或分立的話筒擴(kuò)音器和放大器。會(huì)議時(shí)間較長(zhǎng)時(shí)，雖然在會(huì)議期間提供水和熱飲，你仍可能要中間休息。避免在休息時(shí)提供大量食物，否則與會(huì)者會(huì)變得懶洋洋的。第3章 出席會(huì)議參加會(huì)議的每個(gè)與會(huì)者都有保證會(huì)議達(dá)到預(yù)定目的的責(zé)任。作為會(huì)議的與會(huì)者，認(rèn)真了解大致情況是很重要的?？紤]一下你在會(huì)議中將發(fā)揮的作用以及如何發(fā)揮作用，然后就可以作相應(yīng)的準(zhǔn)備。l 為了在會(huì)議中做出貢獻(xiàn)，背景調(diào)查是必要的。l 必須了解與會(huì)者個(gè)人之間的敵意。l 會(huì)前試探與會(huì)者的意見。通過收集新的數(shù)據(jù)（例如與同事或?qū)＜矣懻摶蜷喿x相關(guān)的出版物或研究材料），或查閱以前的數(shù)據(jù)（如過去的筆記、會(huì)議紀(jì)要和公司檔案），來(lái)匯總信息。在這個(gè)階段的細(xì)致的準(zhǔn)備，會(huì)使你很容易地找到一條通往目標(biāo)的合適途徑。倘若你的觀點(diǎn)可能會(huì)受到強(qiáng)大的抵制，盡力辨認(rèn)出你的反對(duì)者，并預(yù)先與其協(xié)商一個(gè)折中辦法，這樣在公眾面前雙方的威信都不會(huì)受到破壞。你可能未必會(huì)勝過對(duì)手，但應(yīng)避免出現(xiàn)僵局。會(huì)前與別人分享信息總是有益的，尤其是與那些持相反觀點(diǎn)者，因?yàn)樗麄兛赡芟Ｍ磉_(dá)不同的看法。（開放的身體語(yǔ)言表示愿意傾聽）談判是發(fā)生在兩個(gè)派別之間的討價(jià)還價(jià)，這兩個(gè)派別都擁有一些對(duì)方想要的東西。如果你即將去談判，帶上一個(gè)堅(jiān)定的目的或目標(biāo)坐到談判桌前，再加上一個(gè)為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而制定的策略。要成為一個(gè)成功的談判者，你必須對(duì)他人的需求和偏愛十分敏感。記住：一旦雙方都列出了他們的基本要求和考慮，這就說明雙方為了達(dá)成一個(gè)可以接受的解決方案都愿意作出讓步。每次會(huì)議要穿著得體，并確保演講清晰而又自信。小提示50：錄下你自己的演講排練，檢查你講得是否清晰。在正式會(huì)議上，尤其當(dāng)其他與會(huì)者都不認(rèn)識(shí)你的時(shí)候，穿一套正式的服裝。這位男士看上去很自信并控制著會(huì)議局面。他積極的身體語(yǔ)言將給人們留下一個(gè)好印象。如果你表現(xiàn)得十分自信，人們就會(huì)認(rèn)為你充滿信心，并且更容易信服你的論點(diǎn)。在任何用語(yǔ)言進(jìn)行溝通的場(chǎng)合，與你表達(dá)論點(diǎn)而實(shí)際使用的詞匯相比，你的聲調(diào)有五倍以上的影響力，你的身體語(yǔ)言有八倍以上的影響力。為這些演講質(zhì)量方面所花的時(shí)間應(yīng)至少相當(dāng)于為準(zhǔn)備發(fā)言內(nèi)容所花的時(shí)間。一個(gè)論辯的開場(chǎng)白應(yīng)當(dāng)反復(fù)練習(xí)。l 當(dāng)表達(dá)有誤時(shí)，應(yīng)立即糾正，這樣其他與會(huì)者就會(huì)察覺到你十分了解你正在討論的主題。l 會(huì)議結(jié)束時(shí)總結(jié)要