【正文】 ，需特別注意。◆會議結(jié)束23天后，所有與會者應(yīng)拿到會議記錄。◆必要時請第三方監(jiān)控，以保證會議質(zhì)量。3．固定的會議流程規(guī)范圖21 固定的會議規(guī)范流程固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點。一個中心包括：■ 會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會議記錄人。具體包括：分享話題和目標；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認行動；總結(jié)。（2）兩個基本點兩個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準備和會議結(jié)束后的跟蹤，這兩個基本點是最容易被忽視的。所以，一個規(guī)范的會議流程必須包含會前的準備工作與會后的跟蹤工作。因此，找出會議效率低下的原因就顯得格外重要。與此同時，清楚了解什么是高效會議、會議規(guī)范有哪些也至關(guān)重要，只有掌握了這些，才能從正面引導(dǎo)我們?nèi)绾翁岣邥h的效率。【心得體會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________【本講重點】是否要開會準備工作的作用1H 5W準備工作核對單主持人的準備工作“機遇只偏愛那些有準備的頭腦”。對一次會議而言，高效的會議其實在正式宣布開始之前就開始了！一次高效會議的第一步準備工作是確定是否真的有開會的必要性。這一步確定工作的作用相當于一個“篩選器”，它使那些根本不符合發(fā)生條件的“會議”提前落選，從而為高效會議的產(chǎn)生把好第一關(guān)。1．無需開會的“五個如果”圖31 不需開會的“五個如果”◆如果還有比開會更好的方法，即如果能夠通過一些看似原始的方法達到與開會同樣的目的，就無需舉行會議，例如寫紙條、打電話或發(fā)郵件等?！羧绻闶俏ㄒ豢梢宰鰶Q策的人，那么一定不要浪費自己和他人的時間，召開耗時長久的所謂會議。◆會議成本是一個絕對不容忽視的問題，一定要做好會議成本的預(yù)算，不能用高昂的會議成本來換取某些會議的發(fā)生，因為長此以往公司必然會不堪重負、得不償失。2．必須開會的“五個如果”圖32 必須開會的“五個如果”◆“聽取部門匯報工作”最好采用會議的形式，不能用每周或每月交一次書面報告的方式取代。因此，每月一定要召開正式的會議，聽取部門匯報工作，使各種信息在公司內(nèi)部高效流通。采用會議的形式表揚或批評，有利于充分發(fā)揮表揚或批評的作用?！舢斈憬o某一個項目小組，或者給你的部門分配任務(wù)時，一定要舉行會議，不能采用郵件或者其他書面形式。(1)如果你是這家合資企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)理，你要采取下列哪種方式處理此事：□ □ □(2)你為什么這么做？準備工作的作用當你確定有必要召開會議時，首先要了解準備工作究竟有什么作用。一般來說，會議的準備工作具有以上4種作用，它可以幫助你確定在會議中應(yīng)該采取哪種討論方式達到最好的會議效果；通過充分的會議準備、通過書面通知的形式告知參會者會議的目的、意圖以及會議對與會者發(fā)言的要求等情況。2．特殊提醒根據(jù)統(tǒng)計調(diào)查顯示，會議人數(shù)最多不應(yīng)超過9個，最為合適的人數(shù)是5至7人。當然，會議的合適人數(shù)應(yīng)該根據(jù)會議的議題、重要性具體決定。會議準備工作核對單將這些具體的工作一一列出就是一張會議準備工作核對單。會議準備工作核對單了解會議的目的確定會議的形式?jīng)Q定會議的時間決定會議的地點確定出席人數(shù)1是否準備會議名簽1是否安排與會者住宿1確定視聽教材1準備會場周邊位置圖1確定自己人的相關(guān)資料是否一定要開會安排會議的議程確定會議的主持人研究會場如何布置安排出席者座位1是否安排交通工具1是否發(fā)出了會議通知1確定輔助教材1是否要求與會者準備資料是否安排會后娛樂項目并做好事先通知以上20個條款是一般會議都應(yīng)該注意的一些硬性因素，還有一些因素很容易被忽視，一定要特別注意：會場的布置需要特別注意：◆如果與會人員超過10個，會場最好布置成“Ｕ”字型，主持人可以站在會場中央，這樣有利于協(xié)調(diào)討論。1．主持人的4個準備工作其中，“S”和“W”代表主持人自身具有的主持優(yōu)勢和劣勢；而“O”和“T”則是指你所進行的這次會議主持工作對你周圍的環(huán)境（也包括你自身）可能帶來的機會或是威脅?！颈局v總結(jié)】一次成功的會議背后一定是非常充分的準備工作。無論是簡潔明了的1H5W，還是項目分明的準備工作核對單，都需要我們對其有一個全面而細致的了解及深刻的理解。第4講 成功會議的五種策略如何做開場白如何分配發(fā)言時間如何掌握議事進度控場也就成為一個主持人最應(yīng)訓(xùn)練的技巧之一。例如，面對一些非常容易滔滔不絕的發(fā)言者，主持人可以憑借對其的了解，讓其先發(fā)言，使其盡量縮短發(fā)言的時間?！被蛘呖梢圆捎靡粠Ф^的方法，例如“你剛才說的內(nèi)容非常好，你對下一問題怎么看？”這樣就可以把他從一個問題帶到另一個問題，或是可以轉(zhuǎn)移說話對象，如“你說得很好，坐在您旁邊的這位怎么看呢？”通過以上這些話語，即語言方式，主持人可以有意識的、合理的控制議事進度。2．非語言方式更有效的掌控議事進度的方式是用非語言性的方式，即通過眼神、手勢等面部表情告訴發(fā)言人說多了或者別說了，或者是說得不夠接著說等。語言和非語言這2種形式的合理運用，可以做到有效的控場，使會議既不會太短，也不會太長，準時開始，準時結(jié)束。如何達成決議——決策方式彼德德魯克是世界著名的管理大師，他通過多年的學(xué)習(xí)研究，總結(jié)出了達成協(xié)議的如下步驟。1．權(quán)威決策權(quán)威決策出現(xiàn)于最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，單方面作出決定時。不宜使用：當團隊領(lǐng)導(dǎo)人希望團隊成員接納并支持某項決策時?！九e例】特別行動小組向部分領(lǐng)導(dǎo)提交報告并等待最后決策。優(yōu)點：決策迅速高效；在急需行動的情況下最實用；在權(quán)力界限明顯的地方最有效。適宜使用：當時間有限，而決策結(jié)果不會對反對者造成消極影響時。團隊成員投票選舉團隊領(lǐng)導(dǎo)。保證大多數(shù)人獲勝。缺點：在小集團內(nèi)，投票一向促成人們分派。共識決策提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，能夠提高成員實施決策的積極性，體現(xiàn)平等之風。優(yōu)點：保證所有問題和思想得到公開辯論，每個團隊成員有機會發(fā)表意見。缺點：達成一致需要相對長的時間，并具挑戰(zhàn)性。當提案非常重要，要求所有成員達成完全一致時，團隊應(yīng)作出無異議決策。只有當一項決策的結(jié)果對每個成員都至關(guān)重要時才有可能作出無異議決策?！九e例】一陪審團認真研究法庭案子后，呈遞一份無異議裁決書。缺點：因為沒有哪兩個人的思想完全合拍，達成無異議決策也許會花費很長的時間。【自檢】請你完成以下連線題： (1)無異議決策 A、確保團隊每個人都認為所達成的決議是最佳的，并公開支持它；意見不和及沖突最低。復(fù)雜的決議會經(jīng)過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議。保證大多數(shù)獲勝。(4)共識決策 D、決策迅速高效；在急需行動的情況下最實用；在權(quán)力界限明顯的地方最有效。如何圓滿結(jié)束會議從會議的開始直至?xí)h的結(jié)束，每一步都需要掌握得恰到好處，只有這樣才能讓會議的高效變得萬無一失。策略是決定會議成敗的關(guān)鍵因素之一，一定要深刻理解并靈活運用成功會議的5種策略。【心得體會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第5講 會議中的溝通與反饋技巧會議中的溝通3種溝通圖畫對溝通者來說，是指如果一個人心里想的是100%的東西，當你在眾人面前、在開會的場合用語言表達心里100%的東西時，這些東西已經(jīng)漏掉了20%，你說出來的只剩80%了。實際上，真正被別人理解了、消化了的東西大概只有40%。這就是所謂的溝通漏斗，它的吞并功能可謂強大。所以，一定要掌握一些溝通技巧，爭取讓這個漏斗漏得越來越少。2．溝通金三角圖52 溝通金三角溝通金三角反映的是一種換位思考的思維模式。冰山露出水面的部分只占整個冰山體積的5%～20%，隱含在水面以下的冰山體積，即對方真正想說卻沒說出的內(nèi)容則占到80%～95%。有效溝通原則溝通的成功得益于在溝通時，雙方都有明確的溝通目標，并且有明確的時間約束。只有掌握了這些溝通原則，才能促進溝通的順利進行。造成溝通困難的因素如何建立信任1．反饋的兩種方式2．反饋的兩種類型成功的正面指導(dǎo)反饋一定要具有以下特征：具有肯定行為價值、描述特定的行為、真心的、及時、經(jīng)常、逐漸減少。批評要非常注意方式，既要達到反饋的目的，又不能傷害別人的自尊。3．反饋時的特征4．如何接受反饋(1)你出生前我們就是這么做的!是□ 否□(4)為了按時完成任務(wù)，我要你這樣做。是□ 否□◆見參考答案51溝通與反饋的良性進行是極其重要又極其困難的。第6講 主持人的會議管理技巧1．傾聽的禮節(jié)傾聽的禮節(jié)包括3項內(nèi)容：首先建議你學(xué)會傾聽別人的故事，進而傾聽別人完整的故事，而且最好能在聽完別人完整的故事之后再發(fā)言。傾聽是有一定禮節(jié)的行為，一定要充分重視?！咀詸z】某公司員工甲因為個人的住房問題主動與其經(jīng)理乙進行溝通。經(jīng)理乙說：別太著急，大家可以幫你湊足首付，你還差多少錢？員工甲說：不好意思，我還差很多錢。員工甲說：差12000元。這次溝通以失敗告終?！魞A聽首先是一種管理技巧，這種技巧能夠通過學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。另外還要發(fā)出一些傾聽的聲音，例如“就是”、“好好”、“是這樣嗎？”“不錯”、“真的”這樣的話，這些語言會激勵對方越說越多，因為他會覺得自己是被傾聽的。傾聽的關(guān)鍵則是重復(fù)和總結(jié)，當然也要做好相關(guān)的記錄。3．傾聽的誤區(qū)傾聽容易陷入以下誤區(qū)，一定要格外注意：其實，這兩句話的作用在于它可以使你置身于一種既合適表達自己感受，又能與別人融洽溝通的情境中，如此一來，身為主持人的你，當然能夠在會議主持中游刃有余。會議中的說話技巧即主持人使用流利的話語把自己的想法展示給大家。與會者面對主持人的展示發(fā)言會持有許多不同意見，這時候主持人要用一些經(jīng)典的探詢式問話來了解與會者的意見，例如：“后來呢？”“那結(jié)果怎么樣呢？”“那你到底什么意思呢？”“你能再給我們講清楚一點嗎？”◆評論。◆建立。“建立”就像搭積木一樣，是指主持人將與會者表達的思想按照層次逐級歸納，從低級到高級，由初級協(xié)議至中級協(xié)議再到最終達成一致。在會議中總有一些人表示反對意見，對于這些反對意見作為主持人的你可能沒聽明白，或者你認為大家可能沒有聽明白，這時候就要采用“測試”的問話方式，來測試一下大家的理解情況?！艨偨Y(jié)?！襞懦c引進。具體是指當主持人碰到那些說話容易滔滔不絕，或是說話總是跑題的發(fā)言者時，要將其關(guān)在門外，即將其排除”。這其二“把別人帶進來”就是所謂的“引