【正文】 效會(huì)議的8大特征一一列出，并隨時(shí)檢驗(yàn)，充分做好預(yù)防性管理，使即將召開(kāi)的會(huì)議能夠成為真正意義上的高效會(huì)議。會(huì)議規(guī)范包含3個(gè)部分：會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范、固定的會(huì)議流程規(guī)范以及會(huì)議規(guī)范本身。1．會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范◆上午89點(diǎn)之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開(kāi)始一天工作的時(shí)候。因此，試圖在這一時(shí)間段舉行會(huì)議、試圖讓員工回應(yīng)會(huì)議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來(lái)看，是不現(xiàn)實(shí)的。在這個(gè)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī)。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。這個(gè)時(shí)段的員工開(kāi)始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個(gè)時(shí)段舉行會(huì)議往往會(huì)事倍功半。2．會(huì)議規(guī)范本身會(huì)議規(guī)范主要包括以下條款：◆所有與會(huì)者將每周工作安排時(shí)間表交給會(huì)議安排人，以找出最適宜所有參會(huì)人的開(kāi)會(huì)時(shí)間?！羲信c會(huì)者都要準(zhǔn)備在會(huì)上發(fā)言。◆各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。◆意見(jiàn)不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”?！羲信c會(huì)者應(yīng)承擔(dān)起對(duì)會(huì)議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)。（1）一個(gè)中心一個(gè)中心是指整個(gè)會(huì)議的議程?！?進(jìn)行會(huì)議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等?！?結(jié)束會(huì)議，具體包括：總結(jié)；安排下次會(huì)議。但是，它們卻是保證會(huì)議成敗的關(guān)鍵。會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作具體包括寫(xiě)、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計(jì)劃，以及安排下次做匯報(bào)的人選等?！颈局v總結(jié)】會(huì)議效率不高是當(dāng)前許多會(huì)議的現(xiàn)狀。通常有7大因素致使會(huì)議效率低下，針對(duì)這些因素，應(yīng)在會(huì)前充分做好預(yù)防性管理。第3講 開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作是否要開(kāi)會(huì)對(duì)一個(gè)人而言，無(wú)論做任何事，如果事前沒(méi)有做好充分的準(zhǔn)備，那么等待他的必然是一個(gè)注定的失敗。這個(gè)確定工作看似多余，實(shí)際上必不可少?！暨@些方式可能在感覺(jué)上不如開(kāi)會(huì)那么痛快淋漓，然而卻簡(jiǎn)潔有效，對(duì)于一些問(wèn)題的解決具有經(jīng)濟(jì)實(shí)用的優(yōu)勢(shì)。首先，因?yàn)樗说膮⑴c可能只能把問(wèn)題變得更糟；其次，決策既然只能由你做出，就無(wú)需聚集他人集體討論，結(jié)果又全盤(pán)推翻他人意見(jiàn)，這種做法只會(huì)既不利于解決問(wèn)題，又容易令自己陷入尷尬境地。定時(shí)交書(shū)面報(bào)告往往會(huì)流于形式，往往會(huì)使公司上下形成為了交報(bào)告而交報(bào)告的不良風(fēng)氣，使公司內(nèi)部缺乏溝通，使問(wèn)題和建議無(wú)法順暢流通，長(zhǎng)此以往，后果不堪設(shè)想?！舯?yè)P(yáng)和批評(píng)是兩種很好的激勵(lì)方式，而當(dāng)眾的表?yè)P(yáng)和批評(píng)具有更強(qiáng)的影響力。在大會(huì)上當(dāng)眾表?yè)P(yáng)“明星員工”可以樹(shù)立標(biāo)桿，充分發(fā)揮榜樣的好作用，有效推動(dòng)競(jìng)爭(zhēng)；當(dāng)眾批評(píng)某些情節(jié)嚴(yán)重的錯(cuò)誤行為，有利于警醒員工，避免同類(lèi)事情再度發(fā)生。因?yàn)榉峙扇蝿?wù)意味著要達(dá)到團(tuán)結(jié)上下、協(xié)作完成任務(wù)的目的，只有通過(guò)會(huì)議把任務(wù)公共化、明確化，才能促進(jìn)協(xié)作，從而保證任務(wù)的及時(shí)完成。【自檢】請(qǐng)你回答下列問(wèn)題：一家合資工廠著火了，經(jīng)過(guò)調(diào)查，原因在于一名員工違反了操作條例，在車(chē)間內(nèi)吸煙，所以導(dǎo)致火災(zāi)發(fā)生?！粢?jiàn)參考答案31只有認(rèn)識(shí)到準(zhǔn)備工作的作用，才能有更大的積極性、更有信心地做好準(zhǔn)備工作。良好的會(huì)議準(zhǔn)備工作能夠幫助你節(jié)省會(huì)議時(shí)間，同時(shí)減少會(huì)議中可能出現(xiàn)的各種沖突，使會(huì)議井然有序、卓有成效。1．1H 5W圖33 1H 5W1H 5W是指會(huì)議準(zhǔn)備工作需要特別注意的6個(gè)方面，用英文縮寫(xiě)表示為1H 5W。這個(gè)人數(shù)既能夠防止人數(shù)太少，不能集中反映群體思想，又能避免因?yàn)槿藬?shù)過(guò)多，從而造成一部分人的消極參與。會(huì)議的具體準(zhǔn)備工作相當(dāng)于會(huì)議的硬件，因此必須要面面俱到。這張核對(duì)單雖然數(shù)目繁多，然而卻是會(huì)議成功的有效保證。◆如果是全體會(huì)議，可以布置成階梯教室的形式；◆5到7人的會(huì)議，最好安排成圓桌型，也就是半島型。主持人的準(zhǔn)備工作2．SWOT分析圖34 SWOT分析SWOT是以上四個(gè)英文單詞的縮合形式。高效會(huì)議要求我們循序漸進(jìn)、按部就班的做好會(huì)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。好的準(zhǔn)備是成功的一半，一定要做好會(huì)議的準(zhǔn)備工作?！拘牡皿w會(huì)】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________【本講重點(diǎn)】如何做開(kāi)場(chǎng)白如何分配發(fā)言時(shí)間如何掌握議事進(jìn)度如何達(dá)成決議——決策方式如何圓滿(mǎn)結(jié)束會(huì)議如何做開(kāi)場(chǎng)白如何分配發(fā)言時(shí)間如何掌握議事進(jìn)度控場(chǎng)也就成為一個(gè)主持人最應(yīng)訓(xùn)練的技巧之一。例如，面對(duì)一些非常容易滔滔不絕的發(fā)言者，主持人可以憑借對(duì)其的了解，讓其先發(fā)言，使其盡量縮短發(fā)言的時(shí)間。”或者可以采用一帶而過(guò)的方法，例如“你剛才說(shuō)的內(nèi)容非常好，你對(duì)下一問(wèn)題怎么看？”這樣就可以把他從一個(gè)問(wèn)題帶到另一個(gè)問(wèn)題，或是可以轉(zhuǎn)移說(shuō)話(huà)對(duì)象，如“你說(shuō)得很好，坐在您旁邊的這位怎么看呢？”通過(guò)以上這些話(huà)語(yǔ)，即語(yǔ)言方式，主持人可以有意識(shí)的、合理的控制議事進(jìn)度。2．非語(yǔ)言方式更有效的掌控議事進(jìn)度的方式是用非語(yǔ)言性的方式，即通過(guò)眼神、手勢(shì)等面部表情告訴發(fā)言人說(shuō)多了或者別說(shuō)了，或者是說(shuō)得不夠接著說(shuō)等。語(yǔ)言和非語(yǔ)言這2種形式的合理運(yùn)用，可以做到有效的控場(chǎng)，使會(huì)議既不會(huì)太短，也不會(huì)太長(zhǎng)，準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。如何達(dá)成決議——決策方式彼德德魯克是世界著名的管理大師，他通過(guò)多年的學(xué)習(xí)研究，總結(jié)出了達(dá)成協(xié)議的如下步驟。1．權(quán)威決策權(quán)威決策出現(xiàn)于最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，單方面作出決定時(shí)。不宜使用：當(dāng)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人希望團(tuán)隊(duì)成員接納并支持某項(xiàng)決策時(shí)?！九e例】特別行動(dòng)小組向部分領(lǐng)導(dǎo)提交報(bào)告并等待最后決策。優(yōu)點(diǎn)：決策迅速高效；在急需行動(dòng)的情況下最實(shí)用；在權(quán)力界限明顯的地方最有效。適宜使用：當(dāng)時(shí)間有限，而決策結(jié)果不會(huì)對(duì)反對(duì)者造成消極影響時(shí)。團(tuán)隊(duì)成員投票選舉團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)。保證大多數(shù)人獲勝。缺點(diǎn)：在小集團(tuán)內(nèi)，投票一向促成人們分派。共識(shí)決策提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，能夠提高成員實(shí)施決策的積極性，體現(xiàn)平等之風(fēng)。優(yōu)點(diǎn)：保證所有問(wèn)題和思想得到公開(kāi)辯論，每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員有機(jī)會(huì)發(fā)表意見(jiàn)。缺點(diǎn)：達(dá)成一致需要相對(duì)長(zhǎng)的時(shí)間，并具挑戰(zhàn)性。當(dāng)提案非常重要，要求所有成員達(dá)成完全一致時(shí)，團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)作出無(wú)異議決策。只有當(dāng)一項(xiàng)決策的結(jié)果對(duì)每個(gè)成員都至關(guān)重要時(shí)才有可能作出無(wú)異議決策。【舉例】一陪審團(tuán)認(rèn)真研究法庭案子后，呈遞一份無(wú)異議裁決書(shū)。缺點(diǎn)：因?yàn)闆](méi)有哪兩個(gè)人的思想完全合拍，達(dá)成無(wú)異議決策也許會(huì)花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間。【自檢】請(qǐng)你完成以下連線題： (1)無(wú)異議決策 A、確保團(tuán)隊(duì)每個(gè)人都認(rèn)為所達(dá)成的決議是最佳的，并公開(kāi)支持它；意見(jiàn)不和及沖突最低。復(fù)雜的決議會(huì)經(jīng)過(guò)深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議。保證大多數(shù)獲勝。(4)共識(shí)決策 D、決策迅速高效；在急需行動(dòng)的情況下最實(shí)用；在權(quán)力界限明顯的地方最有效。如何圓滿(mǎn)結(jié)束會(huì)議從會(huì)議的開(kāi)始直至?xí)h的結(jié)束，每一步都需要掌握得恰到好處，只有這樣才能讓會(huì)議的高效變得萬(wàn)無(wú)一失。策略是決定會(huì)議成敗的關(guān)鍵因素之一，一定要深刻理解并靈活運(yùn)用成功會(huì)議的5種策略。【心得體會(huì)】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________【本講重點(diǎn)】會(huì)議中的溝通會(huì)議中的反饋技巧1．溝通漏斗圖51 溝通漏斗溝通漏斗呈現(xiàn)的是一種由上至下逐漸減少的趨勢(shì)，因?yàn)槁┒返奶匦跃驮谟凇奥?。而?dāng)這80%的東西進(jìn)入別人的耳朵時(shí)，由于文化水平、知識(shí)背景的關(guān)系，只存活了60%。等到這些人遵照領(lǐng)悟的40%具體行動(dòng)時(shí)，已經(jīng)變成20%了。然而，這樣的漏斗現(xiàn)象時(shí)時(shí)刻刻發(fā)生在我們周?chē)?，真的非?？膳隆Ｓ蓤D52所示，在三角形的底端， “自己”和“對(duì)方”在兩邊說(shuō)話(huà)，你談你的事兒，我談我的事兒，這種溝通只是在對(duì)話(huà)，是不會(huì)成功的；只有在金三角的頂端，只有開(kāi)會(huì)溝通的雙方采用換位思考的方式，使談話(huà)雙方都站在對(duì)方的角度上，設(shè)身處地的為對(duì)方考慮，才能真正體會(huì)彼此的意思，也才能實(shí)現(xiàn)成功的溝通，所以溝通的關(guān)鍵在于換位思考。3．溝通的冰山模式圖53 溝通的冰山模式溝通的冰山模式反映了兩個(gè)人或者兩組人在談話(huà)時(shí)，談的是同一個(gè)話(huà)題，但是大家說(shuō)出的內(nèi)容只是冰山露出水面的部分，而對(duì)方真正想表達(dá)的東西大部分隱藏在水面以下。在溝通過(guò)程中，彼此積極主動(dòng)，善于傾聽(tīng)對(duì)方，注重雙方的每一個(gè)細(xì)節(jié)，并且雙方為達(dá)成目標(biāo)而不斷努力。會(huì)議中的反饋技巧圖54 反饋的兩種類(lèi)型◆正面指導(dǎo)反饋——積極的反饋是一種正面的強(qiáng)化指導(dǎo)，即一般意義上的表?yè)P(yáng)?！艚ㄔO(shè)性反饋是一種勸告指導(dǎo)，即一般意義上的批評(píng)。下面介紹2種效果較好的建設(shè)性反饋：【自檢】請(qǐng)?jiān)谝韵旅枋鲂栽?huà)語(yǔ)中選出正確的反饋：描述性話(huà)語(yǔ)是否正確是□ 否□(2)這就是最佳解決方法。是□ 否□(3)這是目前為止我所知道的最好的解決方法，你還有什么更好的建議？【本講總結(jié)】高效的會(huì)議離不開(kāi)良好的溝通與反饋。所以，要深刻理解溝通的特征，溝通會(huì)遇到的障礙，也要學(xué)會(huì)如何進(jìn)行巧妙的表?yè)P(yáng)和批評(píng)，如何理性的接受反饋，這樣才能有效提高會(huì)議的效率。【心得體會(huì)】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________【本講重點(diǎn)】?jī)A聽(tīng)的技巧實(shí)際的說(shuō)話(huà)技巧傾聽(tīng)的技巧只有聽(tīng)完別人完整的故事之后，你才能換一個(gè)角度，站在他人的立場(chǎng)上，充分理解他人的處境、他人當(dāng)時(shí)的心情，也才能幫助你做出正確的判斷，以免犯下無(wú)法彌補(bǔ)的錯(cuò)誤。談話(huà)內(nèi)容如下：?jiǎn)T工甲說(shuō)：我想貸款買(mǎi)房，但是首付不夠，所以很煩惱。經(jīng)理乙說(shuō)：沒(méi)關(guān)系的，你說(shuō)吧。經(jīng)理乙說(shuō)：啊......員工甲聽(tīng)到經(jīng)理乙的“啊......”之后，就此閉嘴不語(yǔ)。請(qǐng)你談?wù)劷?jīng)理乙在這次溝通中犯了什么錯(cuò)誤？在傾聽(tīng)中經(jīng)理乙以后應(yīng)該注意什么問(wèn)題？__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________◆見(jiàn)參考答案61充分注意了傾聽(tīng)的禮節(jié)，就能夠很好的理解什么是傾聽(tīng)?！羝浯蝺A聽(tīng)是一種忘我的方式，讓自我與他人在同一種話(huà)語(yǔ)背景中融合。2．傾聽(tīng)的具體方法傾聽(tīng)時(shí)最好保持點(diǎn)頭且微笑的精神面貌，你的眼神要與交談?wù)呦嗷ソ佑|，要使交談?wù)哂幸环N被重視、在溝通的感覺(jué)。此外，身體前傾也是傾聽(tīng)的有效技巧，這種往前傾的姿勢(shì)是保證精力充沛的良好方式，同時(shí)還可以保證你不走神，你的身體前傾時(shí)，會(huì)給被傾聽(tīng)者其很受尊重的印象。4．“傾聽(tīng)”小總結(jié)如果用兩句日常用語(yǔ)來(lái)總結(jié)傾聽(tīng)的技巧，那你可以經(jīng)常使用“我也有相同的