【正文】 別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。◆會議結(jié)束23天后，所有與會者應(yīng)拿到會議記錄?！舯匾獣r請第三方監(jiān)控，以保證會議質(zhì)量。3．固定的會議流程規(guī)范圖21 固定的會議規(guī)范流程固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點。一個中心包括：■ 會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會議記錄人。具體包括：分享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動；總結(jié)。（2）兩個基本點兩個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準(zhǔn)備和會議結(jié)束后的跟蹤，這兩個基本點是最容易被忽視的。所以，一個規(guī)范的會議流程必須包含會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作。因此，找出會議效率低下的原因就顯得格外重要。與此同時，清楚了解什么是高效會議、會議規(guī)范有哪些也至關(guān)重要，只有掌握了這些，才能從正面引導(dǎo)我們?nèi)绾翁岣邥h的效率?！拘牡皿w會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________【本講重點】是否要開會準(zhǔn)備工作的作用1H 5W準(zhǔn)備工作核對單主持人的準(zhǔn)備工作“機遇只偏愛那些有準(zhǔn)備的頭腦”。對一次會議而言，高效的會議其實在正式宣布開始之前就開始了！一次高效會議的第一步準(zhǔn)備工作是確定是否真的有開會的必要性。這一步確定工作的作用相當(dāng)于一個“篩選器”，它使那些根本不符合發(fā)生條件的“會議”提前落選，從而為高效會議的產(chǎn)生把好第一關(guān)。1．無需開會的“五個如果”圖31 不需開會的“五個如果”◆如果還有比開會更好的方法，即如果能夠通過一些看似原始的方法達到與開會同樣的目的，就無需舉行會議，例如寫紙條、打電話或發(fā)郵件等。◆如果你是唯一可以做決策的人，那么一定不要浪費自己和他人的時間，召開耗時長久的所謂會議。◆會議成本是一個絕對不容忽視的問題，一定要做好會議成本的預(yù)算，不能用高昂的會議成本來換取某些會議的發(fā)生，因為長此以往公司必然會不堪重負(fù)、得不償失。2．必須開會的“五個如果”圖32 必須開會的“五個如果”◆“聽取部門匯報工作”最好采用會議的形式，不能用每周或每月交一次書面報告的方式取代。因此，每月一定要召開正式的會議，聽取部門匯報工作，使各種信息在公司內(nèi)部高效流通。采用會議的形式表揚或批評，有利于充分發(fā)揮表揚或批評的作用。◆當(dāng)你給某一個項目小組，或者給你的部門分配任務(wù)時，一定要舉行會議，不能采用郵件或者其他書面形式。(1)如果你是這家合資企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)理，你要采取下列哪種方式處理此事：□ □ □(2)你為什么這么做？準(zhǔn)備工作的作用當(dāng)你確定有必要召開會議時，首先要了解準(zhǔn)備工作究竟有什么作用。一般來說，會議的準(zhǔn)備工作具有以上4種作用，它可以幫助你確定在會議中應(yīng)該采取哪種討論方式達到最好的會議效果；通過充分的會議準(zhǔn)備、通過書面通知的形式告知參會者會議的目的、意圖以及會議對與會者發(fā)言的要求等情況。2．特殊提醒根據(jù)統(tǒng)計調(diào)查顯示，會議人數(shù)最多不應(yīng)超過9個，最為合適的人數(shù)是5至7人。當(dāng)然，會議的合適人數(shù)應(yīng)該根據(jù)會議的議題、重要性具體決定。會議準(zhǔn)備工作核對單將這些具體的工作一一列出就是一張會議準(zhǔn)備工作核對單。會議準(zhǔn)備工作核對單了解會議的目的確定會議的形式?jīng)Q定會議的時間決定會議的地點確定出席人數(shù)1是否準(zhǔn)備會議名簽1是否安排與會者住宿1確定視聽教材1準(zhǔn)備會場周邊位置圖1確定自己人的相關(guān)資料是否一定要開會安排會議的議程確定會議的主持人研究會場如何布置安排出席者座位1是否安排交通工具1是否發(fā)出了會議通知1確定輔助教材1是否要求與會者準(zhǔn)備資料是否安排會后娛樂項目并做好事先通知以上20個條款是一般會議都應(yīng)該注意的一些硬性因素，還有一些因素很容易被忽視，一定要特別注意：會場的布置需要特別注意：◆如果與會人員超過10個，會場最好布置成“Ｕ”字型，主持人可以站在會場中央，這樣有利于協(xié)調(diào)討論。1．主持人的4個準(zhǔn)備工作其中，“S”和“W”代表主持人自身具有的主持優(yōu)勢和劣勢；而“O”和“T”則是指你所進行的這次會議主持工作對你周圍的環(huán)境（也包括你自身）可能帶來的機會或是威脅。【本講總結(jié)】一次成功的會議背后一定是非常充分的準(zhǔn)備工作。無論是簡潔明了的1H5W，還是項目分明的準(zhǔn)備工作核對單，都需要我們對其有一個全面而細(xì)致的了解及深刻的理解。第4講 成功會議的五種策略如何做開場白如何分配發(fā)言時間如何掌握議事進度控場也就成為一個主持人最應(yīng)訓(xùn)練的技巧之一。例如，面對一些非常容易滔滔不絕的發(fā)言者，主持人可以憑借對其的了解，讓其先發(fā)言，使其盡量縮短發(fā)言的時間。”或者可以采用一帶而過的方法，例如“你剛才說的內(nèi)容非常好，你對下一問題怎么看？”這樣就可以把他從一個問題帶到另一個問題，或是可以轉(zhuǎn)移說話對象，如“你說得很好，坐在您旁邊的這位怎么看呢？”通過以上這些話語，即語言方式，主持人可以有意識的、合理的控制議事進度。2．非語言方式更有效的掌控議事進度的方式是用非語言性的方式，即通過眼神、手勢等面部表情告訴發(fā)言人說多了或者別說了，或者是說得不夠接著說等。語言和非語言這2種形式的合理運用，可以做到有效的控場，使會議既不會太短，也不會太長，準(zhǔn)時開始，準(zhǔn)時結(jié)束。如何達成決議——決策方式彼德德魯克是世界著名的管理大師，他通過多年的學(xué)習(xí)研究，總結(jié)出了達成協(xié)議的如下步驟。1．權(quán)威決策權(quán)威決策出現(xiàn)于最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，單方面作出決定時。不宜使用：當(dāng)團隊領(lǐng)導(dǎo)人希望團隊成員接納并支持某項決策時。【舉例】特別行動小組向部分領(lǐng)導(dǎo)提交報告并等待最后決策。優(yōu)點：決策迅速高效；在急需行動的情況下最實用；在權(quán)力界限明顯的地方最有效。適宜使用：當(dāng)時間有限，而決策結(jié)果不會對反對者造成消極影響時。團隊成員投票選舉團隊領(lǐng)導(dǎo)。保證大多數(shù)人獲勝。缺點：在小集團內(nèi)，投票一向促成人們分派。共識決策提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，能夠提高成員實施決策的積極性，體現(xiàn)平等之風(fēng)。優(yōu)點：保證所有問題和思想得到公開辯論，每個團隊成員有機會發(fā)表意見。缺點：達成一致需要相對長的時間，并具挑戰(zhàn)性。當(dāng)提案非常重要，要求所有成員達成完全一致時，團隊?wèi)?yīng)作出無異議決策。只有當(dāng)一項決策的結(jié)果對每個成員都至關(guān)重要時才有可能作出無異議決策。【舉例】一陪審團認(rèn)真研究法庭案子后，呈遞一份無異議裁決書。缺點：因為沒有哪兩個人的思想完全合拍，達成無異議決策也許會花費很長的時間?！咀詸z】請你完成以下連線題： (1)無異議決策 A、確保團隊每個人都認(rèn)為所達成的決議是最佳的，并公開支持它；意見不和及沖突最低。復(fù)雜的決議會經(jīng)過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議。保證大多數(shù)獲勝。(4)共識決策 D、決策迅速高效；在急需行動的情況下最實用；在權(quán)力界限明顯的地方最有效。如何圓滿結(jié)束會議從會議的開始直至?xí)h的結(jié)束，每一步都需要掌握得恰到好處，只有這樣才能讓會議的高效變得萬無一失。策略是決定會議成敗的關(guān)鍵因素之一，一定要深刻理解并靈活運用成功會議的5種策略?！拘牡皿w會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________【本講重點】會議中的溝通會議中的反饋技巧1．溝通漏斗圖51 溝通漏斗溝通漏斗呈現(xiàn)的是一種由上至下逐漸減少的趨勢，因為漏斗的特性就在于“漏”。而當(dāng)這80%的東西進入別人的耳朵時，由于文化水平、知識背景的關(guān)系，只存活了60%。等到這些人遵照領(lǐng)悟的40%具體行動時，已經(jīng)變成20%了。然而，這樣的漏斗現(xiàn)象時時刻刻發(fā)生在我們周圍，真的非?？膳?。由圖52所示，在三角形的底端， “自己”和“對方”在兩邊說話，你談你的事兒，我談我的事兒，這種溝通只是在對話，是不會成功的；只有在金三角的頂端，只有開會溝通的雙方采用換位思考的方式，使談話雙方都站在對方的角度上，設(shè)身處地的為對方考慮，才能真正體會彼此的意思，也才能實現(xiàn)成功的溝通，所以溝通的關(guān)鍵在于換位思考。3．溝通的冰山模式圖53 溝通的冰山模式溝通的冰山模式反映了兩個人或者兩組人在談話時，談的是同一個話題，但是大家說出的內(nèi)容只是冰山露出水面的部分，而對方真正想表達的東西大部分隱藏在水面以下。在溝通過程中，彼此積極主動，善于傾聽對方，注重雙方的每一個細(xì)節(jié)，并且雙方為達成目標(biāo)而不斷努力。會議中的反饋技巧圖54 反饋的兩種類型◆正面指導(dǎo)反饋——積極的反饋是一種正面的強化指導(dǎo)，即一般意義上的表揚?！艚ㄔO(shè)性反饋是一種勸告指導(dǎo)，即一般意義上的批評。下面介紹2種效果較好的建設(shè)性反饋：【自檢】請在以下描述性話語中選出正確的反饋：描述性話語是否正確是□ 否□(3)這是目前為止我所知道的最好的解決方法，你還有什么更好的建議？是□ 否□(4)為了按時完成任務(wù)，我要你這樣做?！颈局v總結(jié)】高效的會議離不開良好的溝通與反饋。所以，要深刻理解溝通的特征，溝通會遇到的障礙，也要學(xué)會如何進行巧妙的表揚和批評，如何理性的接受反饋，這樣才能有效提高會議的效率?！拘牡皿w會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第6講 主持人的會議管理技巧1．傾聽的禮節(jié)傾聽的禮節(jié)包括3項內(nèi)容：首先建議你學(xué)會傾聽別人的故事，進而傾聽別人完整的故事，而且最好能在聽完別人完整的故事之后再發(fā)言。傾聽是有一定禮節(jié)的行為，一定要充分重視。【自檢】某公司員工甲因為個人的住房問題主動與其經(jīng)理乙進行溝通。經(jīng)理乙說：別太著急，大家可以幫你湊足首付，你還差多少錢？員工甲說：不好意思，我還差很多錢。員工甲說：差12000元。這次溝通以失敗告終。◆傾聽首先是一種管理技巧，這種技巧能夠通過學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。另外還要發(fā)出一些傾聽的聲音，例如“就是”、“好好”、“是這樣嗎？”“不錯”、“真的”這樣的話，這些語言會激勵對方越說越多，因為他會覺得自己是被傾聽的。傾聽的關(guān)鍵則是重復(fù)和總結(jié)，當(dāng)然也要做好相關(guān)的記錄。3．傾聽的誤區(qū)傾聽容易陷入以下誤區(qū)，一定要格外注意：其實，這兩句話的作用在于它可以使你置身于一種既合適表達自己感受，又能與別人融洽溝通的情境中，如此一來，身為主持人的你，當(dāng)然能夠在會議主持中游刃有余。