【正文】 么一定不要浪費(fèi)自己和他人的時(shí)間，召開(kāi)耗時(shí)長(zhǎng)久的所謂會(huì)議?！魰?huì)議成本是一個(gè)絕對(duì)不容忽視的問(wèn)題，一定要做好會(huì)議成本的預(yù)算，不能用高昂的會(huì)議成本來(lái)?yè)Q取某些會(huì)議的發(fā)生，因?yàn)殚L(zhǎng)此以往公司必然會(huì)不堪重負(fù)、得不償失。2．必須開(kāi)會(huì)的“五個(gè)如果”圖32 必須開(kāi)會(huì)的“五個(gè)如果”◆“聽(tīng)取部門(mén)匯報(bào)工作”最好采用會(huì)議的形式，不能用每周或每月交一次書(shū)面報(bào)告的方式取代。因此，每月一定要召開(kāi)正式的會(huì)議，聽(tīng)取部門(mén)匯報(bào)工作，使各種信息在公司內(nèi)部高效流通。采用會(huì)議的形式表?yè)P(yáng)或批評(píng)，有利于充分發(fā)揮表?yè)P(yáng)或批評(píng)的作用?！舢?dāng)你給某一個(gè)項(xiàng)目小組，或者給你的部門(mén)分配任務(wù)時(shí)，一定要舉行會(huì)議，不能采用郵件或者其他書(shū)面形式。準(zhǔn)備工作的作用當(dāng)你確定有必要召開(kāi)會(huì)議時(shí)，首先要了解準(zhǔn)備工作究竟有什么作用。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議的準(zhǔn)備工作具有以上4種作用，它可以幫助你確定在會(huì)議中應(yīng)該采取哪種討論方式達(dá)到最好的會(huì)議效果；通過(guò)充分的會(huì)議準(zhǔn)備、通過(guò)書(shū)面通知的形式告知參會(huì)者會(huì)議的目的、意圖以及會(huì)議對(duì)與會(huì)者發(fā)言的要求等情況。2．特殊提醒根據(jù)統(tǒng)計(jì)調(diào)查顯示，會(huì)議人數(shù)最多不應(yīng)超過(guò)9個(gè)，最為合適的人數(shù)是5至7人。當(dāng)然，會(huì)議的合適人數(shù)應(yīng)該根據(jù)會(huì)議的議題、重要性具體決定。會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單將這些具體的工作一一列出就是一張會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單。會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單了解會(huì)議的目的確定會(huì)議的形式?jīng)Q定會(huì)議的時(shí)間決定會(huì)議的地點(diǎn)確定出席人數(shù)1是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽1是否安排與會(huì)者住宿1確定視聽(tīng)教材1準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖1確定自己人的相關(guān)資料是否一定要開(kāi)會(huì)安排會(huì)議的議程確定會(huì)議的主持人研究會(huì)場(chǎng)如何布置安排出席者座位1是否安排交通工具1是否發(fā)出了會(huì)議通知1確定輔助教材1是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料是否安排會(huì)后娛樂(lè)項(xiàng)目并做好事先通知以上20個(gè)條款是一般會(huì)議都應(yīng)該注意的一些硬性因素，還有一些因素很容易被忽視，一定要特別注意：會(huì)場(chǎng)的布置需要特別注意：◆如果與會(huì)人員超過(guò)10個(gè)，會(huì)場(chǎng)最好布置成“Ｕ”字型，主持人可以站在會(huì)場(chǎng)中央，這樣有利于協(xié)調(diào)討論。主持人的準(zhǔn)備工作 【本講總結(jié)】一次成功的會(huì)議背后一定是非常充分的準(zhǔn)備工作。無(wú)論是簡(jiǎn)潔明了的1H5W，還是項(xiàng)目分明的準(zhǔn)備工作核對(duì)單，都需要我們對(duì)其有一個(gè)全面而細(xì)致的了解及深刻的理解。【本講重點(diǎn)】如何做開(kāi)場(chǎng)白如何分配發(fā)言時(shí)間如何掌握議事進(jìn)度如何達(dá)成決議——決策方式如何圓滿(mǎn)結(jié)束會(huì)議如何分配發(fā)言時(shí)間如何掌握議事進(jìn)度控場(chǎng)也就成為一個(gè)主持人最應(yīng)訓(xùn)練的技巧之一。例如，面對(duì)一些非常容易滔滔不絕的發(fā)言者，主持人可以憑借對(duì)其的了解，讓其先發(fā)言，使其盡量縮短發(fā)言的時(shí)間?！被蛘呖梢圆捎靡粠Ф^(guò)的方法，例如“你剛才說(shuō)的內(nèi)容非常好，你對(duì)下一問(wèn)題怎么看？”這樣就可以把他從一個(gè)問(wèn)題帶到另一個(gè)問(wèn)題，或是可以轉(zhuǎn)移說(shuō)話(huà)對(duì)象，如“你說(shuō)得很好，坐在您旁邊的這位怎么看呢？”通過(guò)以上這些話(huà)語(yǔ)，即語(yǔ)言方式，主持人可以有意識(shí)的、合理的控制議事進(jìn)度。2．非語(yǔ)言方式更有效的掌控議事進(jìn)度的方式是用非語(yǔ)言性的方式，即通過(guò)眼神、手勢(shì)等面部表情告訴發(fā)言人說(shuō)多了或者別說(shuō)了，或者是說(shuō)得不夠接著說(shuō)等。語(yǔ)言和非語(yǔ)言這2種形式的合理運(yùn)用，可以做到有效的控場(chǎng)，使會(huì)議既不會(huì)太短，也不會(huì)太長(zhǎng)，準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。如何達(dá)成決議——決策方式彼德德魯克是世界著名的管理大師，他通過(guò)多年的學(xué)習(xí)研究，總結(jié)出了達(dá)成協(xié)議的如下步驟。1．權(quán)威決策權(quán)威決策出現(xiàn)于最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，單方面作出決定時(shí)。不宜使用：當(dāng)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人希望團(tuán)隊(duì)成員接納并支持某項(xiàng)決策時(shí)?！九e例】特別行動(dòng)小組向部分領(lǐng)導(dǎo)提交報(bào)告并等待最后決策。優(yōu)點(diǎn)：決策迅速高效；在急需行動(dòng)的情況下最實(shí)用；在權(quán)力界限明顯的地方最有效。適宜使用：當(dāng)時(shí)間有限，而決策結(jié)果不會(huì)對(duì)反對(duì)者造成消極影響時(shí)。團(tuán)隊(duì)成員投票選舉團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)。保證大多數(shù)人獲勝。缺點(diǎn)：在小集團(tuán)內(nèi)，投票一向促成人們分派。共識(shí)決策提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，能夠提高成員實(shí)施決策的積極性，體現(xiàn)平等之風(fēng)。優(yōu)點(diǎn)：保證所有問(wèn)題和思想得到公開(kāi)辯論，每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員有機(jī)會(huì)發(fā)表意見(jiàn)。缺點(diǎn)：達(dá)成一致需要相對(duì)長(zhǎng)的時(shí)間，并具挑戰(zhàn)性。當(dāng)提案非常重要，要求所有成員達(dá)成完全一致時(shí)，團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)作出無(wú)異議決策。只有當(dāng)一項(xiàng)決策的結(jié)果對(duì)每個(gè)成員都至關(guān)重要時(shí)才有可能作出無(wú)異議決策?！九e例】一陪審團(tuán)認(rèn)真研究法庭案子后，呈遞一份無(wú)異議裁決書(shū)。缺點(diǎn)：因?yàn)闆](méi)有哪兩個(gè)人的思想完全合拍，達(dá)成無(wú)異議決策也許會(huì)花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間。如何圓滿(mǎn)結(jié)束會(huì)議從會(huì)議的開(kāi)始直至?xí)h的結(jié)束，每一步都需要掌握得恰到好處，只有這樣才能讓會(huì)議的高效變得萬(wàn)無(wú)一失。策略是決定會(huì)議成敗的關(guān)鍵因素之一，一定要深刻理解并靈活運(yùn)用成功會(huì)議的5種策略。【心得體會(huì)】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________【本講重點(diǎn)】會(huì)議中的溝通會(huì)議中的反饋技巧1．溝通漏斗圖51 溝通漏斗溝通漏斗呈現(xiàn)的是一種由上至下逐漸減少的趨勢(shì)，因?yàn)槁┒返奶匦跃驮谟凇奥薄６?dāng)這80%的東西進(jìn)入別人的耳朵時(shí)，由于文化水平、知識(shí)背景的關(guān)系，只存活了60%。等到這些人遵照領(lǐng)悟的40%具體行動(dòng)時(shí)，已經(jīng)變成20%了。然而，這樣的漏斗現(xiàn)象時(shí)時(shí)刻刻發(fā)生在我們周?chē)娴姆浅？膳?。由圖52所示，在三角形的底端， “自己”和“對(duì)方”在兩邊說(shuō)話(huà)，你談你的事兒，我談我的事兒，這種溝通只是在對(duì)話(huà)，是不會(huì)成功的；只有在金三角的頂端，只有開(kāi)會(huì)溝通的雙方采用換位思考的方式，使談話(huà)雙方都站在對(duì)方的角度上，設(shè)身處地的為對(duì)方考慮，才能真正體會(huì)彼此的意思，也才能實(shí)現(xiàn)成功的溝通，所以溝通的關(guān)鍵在于換位思考。3．溝通的冰山模式圖53 溝通的冰山模式溝通的冰山模式反映了兩個(gè)人或者兩組人在談話(huà)時(shí)，談的是同一個(gè)話(huà)題，但是大家說(shuō)出的內(nèi)容只是冰山露出水面的部分，而對(duì)方真正想表達(dá)的東西大部分隱藏在水面以下。在溝通過(guò)程中，彼此積極主動(dòng)，善于傾聽(tīng)對(duì)方，注重雙方的每一個(gè)細(xì)節(jié)，并且雙方為達(dá)成目標(biāo)而不斷努力。1．反饋的兩種方式2．反饋的兩種類(lèi)型成功的正面指導(dǎo)反饋一定要具有以下特征：具有肯定行為價(jià)值、描述特定的行為、真心的、及時(shí)、經(jīng)常、逐漸減少。批評(píng)要非常注意方式，既要達(dá)到反饋的目的，又不能傷害別人的自尊。3．反饋時(shí)的特征4．如何接受反饋【本講總結(jié)】高效的會(huì)議離不開(kāi)良好的溝通與反饋。所以，要深刻理解溝通的特征，溝通會(huì)遇到的障礙，也要學(xué)會(huì)如何進(jìn)行巧妙的表?yè)P(yáng)和批評(píng)，如何理性的接受反饋，這樣才能有效提高會(huì)議的效率?！拘牡皿w會(huì)】____________________________________________________________第6講 主持人的會(huì)議管理技巧1．傾聽(tīng)的禮節(jié)傾聽(tīng)的禮節(jié)包括3項(xiàng)內(nèi)容：首先建議你學(xué)會(huì)傾聽(tīng)別人的故事，進(jìn)而傾聽(tīng)別人完整的故事，而且最好能在聽(tīng)完別人完整的故事之后再發(fā)言。傾聽(tīng)是有一定禮節(jié)的行為，一定要充分重視。充分注意了傾聽(tīng)的禮節(jié)，就能夠很好的理解什么是傾聽(tīng)?！羝浯蝺A聽(tīng)是一種忘我的方式，讓自我與他人在同一種話(huà)語(yǔ)背景中融合。2．傾聽(tīng)的具體方法傾聽(tīng)時(shí)最好保持點(diǎn)頭且微笑的精神面貌，你的眼神要與交談?wù)呦嗷ソ佑|，要使交談?wù)哂幸环N被重視、在溝通的感覺(jué)。此外，身體前傾也是傾聽(tīng)的有效技巧，這種往前傾的姿勢(shì)是保證精力充沛的良好方式，同時(shí)還可以保證你不走神，你的身體前傾時(shí)，會(huì)給被傾聽(tīng)者其很受尊重的印象。4．“傾聽(tīng)”小總結(jié)如果用兩句日常用語(yǔ)來(lái)總結(jié)傾聽(tīng)的技巧，那你可以經(jīng)常使用“我也有相同的經(jīng)歷”“如果是我的話(huà)”這兩句話(huà)進(jìn)入傾聽(tīng)狀態(tài)，同時(shí)也能使會(huì)談?wù)叱浞指惺艿侥阏趦A聽(tīng)。會(huì)議中主持人要學(xué)會(huì)使用以下幾種說(shuō)話(huà)技巧：◆展示?！籼皆?xún)。與會(huì)者回答完主持人的探詢(xún)問(wèn)話(huà)之后，主持人將對(duì)與會(huì)者的回答作出評(píng)論，如“我明白你的意思了”“我認(rèn)為問(wèn)題是.......”這樣兩者的溝通就可以順暢進(jìn)行了。評(píng)論之后需要采用“建立”的說(shuō)話(huà)技巧?！敖ⅰ苯?jīng)常使用的問(wèn)話(huà)是“我們討論完第一個(gè)問(wèn)題了，接著我們?cè)龠M(jìn)一步，第二個(gè)問(wèn)題您怎么看？”“那我們?cè)偕钜徊?，你如何看待這個(gè)問(wèn)題的成因呢？”“我們進(jìn)一步具體怎么解決這個(gè)方案呢？”◆測(cè)試?yán)斫馇闆r。例如“剛才這位先生的發(fā)言大家都清楚了嗎？”或者說(shuō) “您剛才是說(shuō)的這個(gè)意思，我理解對(duì)了嗎？”這就是測(cè)試的說(shuō)話(huà)方式，用其來(lái)保證大家真正弄懂一些意見(jiàn)的實(shí)際含義。在測(cè)試完理解情況之后，就需要總結(jié)，即把大家的意見(jiàn)集中，例如：“剛才大家討論非常好，我來(lái)總結(jié)一下你們說(shuō)的是一、二、三……”。排除是指拒絕某些與會(huì)者繼續(xù)發(fā)言，引進(jìn)指邀請(qǐng)某些與會(huì)者發(fā)言?！芭懦钡木唧w方法是：“您這個(gè)觀(guān)點(diǎn)太好了，那么您對(duì)下一個(gè)問(wèn)題怎么看？”或是“你這個(gè)問(wèn)題回答得非常好，您旁邊那位有什么見(jiàn)解呀？后邊那位有什么見(jiàn)解呀？”用這種問(wèn)話(huà)可以達(dá)到一舉兩得的效果，其一是可以把你想排除的人排除出去，其二則可以讓那些還沒(méi)發(fā)言的人得到發(fā)言的機(jī)會(huì)。簡(jiǎn)而言之，排除的是滔滔不絕的人，引進(jìn)的是沉默不語(yǔ)的人?！艟统绦蛱岢鼋ㄗh。一個(gè)會(huì)議進(jìn)行到一定時(shí)間時(shí)，主持人就要根據(jù)實(shí)際情況說(shuō)：“好，這個(gè)程序我們現(xiàn)在進(jìn)行到第二步了，那我建議我們馬上轉(zhuǎn)入第三步的程序”、“我們討論這幾個(gè)方案到底哪個(gè)適用？”。情景小案例人物——主持人；與會(huì)者1；與會(huì)者2；與會(huì)者3；與會(huì)者4會(huì)議主題——關(guān)于新年晚會(huì)地點(diǎn)、時(shí)間、節(jié)目和抽獎(jiǎng)禮品的討論會(huì)議特色——主持人開(kāi)場(chǎng)白可謂簡(jiǎn)潔明了，分別指明了會(huì)議的主題、時(shí)間。下面請(qǐng)大家各抒己見(jiàn)。與會(huì)者1：我先說(shuō)吧，我覺(jué)得像節(jié)目方面，還是由各小組自己報(bào)上來(lái)，然后由誰(shuí)負(fù)責(zé)匯總，再?gòu)闹刑粢恍┖玫?，最后把?jié)目確定下來(lái)。要達(dá)到這個(gè)效果，我覺(jué)得去年那個(gè)抽獎(jiǎng)就挺有意思，我抽中了一臺(tái)彩電，而張總只抽到一支鋼筆，把我們給樂(lè)壞了。我建議去一個(gè)比較遠(yuǎn)的，高雅一點(diǎn)的，我想比如說(shuō)什么中央電視臺(tái)梅地亞賓館，或者是去清華紫光國(guó)際會(huì)議中心，那個(gè)地方才與我們的身份相符嘛，是吧!評(píng)議：與會(huì)者1，說(shuō)話(huà)漫無(wú)邊際，滔滔不絕，符合蟬的本性。主持人：好好，我明白你的意思了，你講的其實(shí)非常好，你想總結(jié)的是地點(diǎn)和抽獎(jiǎng)是非常重要的，其他是不重要的。主持人說(shuō)：謝謝，那其他人有什么看法。所有的員工在一