【正文】 利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點子、新方法。這個時段的員工開始進入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。會議規(guī)范主要包括以下條款：◆所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時間?！羲信c會者都要準(zhǔn)備在會上發(fā)言?！舾鳂I(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對決議能否達成負(fù)直接責(zé)任?！粢庖姴煌呛檬?，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”。◆所有與會者應(yīng)承擔(dān)起對會議質(zhì)量進行反饋的職責(zé)。3．固定的會議流程規(guī)范圖21 固定的會議規(guī)范流程固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點。一個中心包括：■ 會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會議記錄人。具體包括：分享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動；總結(jié)。（2）兩個基本點兩個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準(zhǔn)備和會議結(jié)束后的跟蹤，這兩個基本點是最容易被忽視的。所以，一個規(guī)范的會議流程必須包含會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作。【本講總結(jié)】會議效率不高是當(dāng)前許多會議的現(xiàn)狀。通常有7大因素致使會議效率低下，針對這些因素，應(yīng)在會前充分做好預(yù)防性管理?！拘牡皿w會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第3講 開會前的準(zhǔn)備工作【本講重點】是否要開會準(zhǔn)備工作的作用1H 5W準(zhǔn)備工作核對單主持人的準(zhǔn)備工作是否要開會“機遇只偏愛那些有準(zhǔn)備的頭腦”。對一次會議而言，高效的會議其實在正式宣布開始之前就開始了！一次高效會議的第一步準(zhǔn)備工作是確定是否真的有開會的必要性。這一步確定工作的作用相當(dāng)于一個“篩選器”，它使那些根本不符合發(fā)生條件的“會議”提前落選，從而為高效會議的產(chǎn)生把好第一關(guān)?！暨@些方式可能在感覺上不如開會那么痛快淋漓，然而卻簡潔有效，對于一些問題的解決具有經(jīng)濟實用的優(yōu)勢。首先，因為他人的參與可能只能把問題變得更糟；其次，決策既然只能由你做出，就無需聚集他人集體討論，結(jié)果又全盤推翻他人意見，這種做法只會既不利于解決問題，又容易令自己陷入尷尬境地。2．必須開會的“五個如果”圖32 必須開會的“五個如果”◆“聽取部門匯報工作”最好采用會議的形式，不能用每周或每月交一次書面報告的方式取代。因此，每月一定要召開正式的會議，聽取部門匯報工作，使各種信息在公司內(nèi)部高效流通。采用會議的形式表揚或批評，有利于充分發(fā)揮表揚或批評的作用。◆當(dāng)你給某一個項目小組，或者給你的部門分配任務(wù)時，一定要舉行會議，不能采用郵件或者其他書面形式?！咀詸z】請你回答下列問題：一家合資工廠著火了，經(jīng)過調(diào)查，原因在于一名員工違反了操作條例，在車間內(nèi)吸煙，所以導(dǎo)致火災(zāi)發(fā)生。只有認(rèn)識到準(zhǔn)備工作的作用，才能有更大的積極性、更有信心地做好準(zhǔn)備工作。良好的會議準(zhǔn)備工作能夠幫助你節(jié)省會議時間，同時減少會議中可能出現(xiàn)的各種沖突，使會議井然有序、卓有成效。2．特殊提醒根據(jù)統(tǒng)計調(diào)查顯示，會議人數(shù)最多不應(yīng)超過9個，最為合適的人數(shù)是5至7人。當(dāng)然，會議的合適人數(shù)應(yīng)該根據(jù)會議的議題、重要性具體決定。將這些具體的工作一一列出就是一張會議準(zhǔn)備工作核對單。會議準(zhǔn)備工作核對單了解會議的目的確定會議的形式?jīng)Q定會議的時間決定會議的地點確定出席人數(shù)1是否準(zhǔn)備會議名簽1是否安排與會者住宿1確定視聽教材1準(zhǔn)備會場周邊位置圖1確定自己人的相關(guān)資料是否一定要開會安排會議的議程確定會議的主持人研究會場如何布置安排出席者座位1是否安排交通工具1是否發(fā)出了會議通知1確定輔助教材1是否要求與會者準(zhǔn)備資料是否安排會后娛樂項目并做好事先通知以上20個條款是一般會議都應(yīng)該注意的一些硬性因素，還有一些因素很容易被忽視，一定要特別注意：會場的布置需要特別注意：◆如果與會人員超過10個，會場最好布置成“Ｕ”字型，主持人可以站在會場中央，這樣有利于協(xié)調(diào)討論。主持人的準(zhǔn)備工作1．主持人的4個準(zhǔn)備工作2．SWOT分析圖34 SWOT分析SWOT是以上四個英文單詞的縮合形式?！颈局v總結(jié)】一次成功的會議背后一定是非常充分的準(zhǔn)備工作。無論是簡潔明了的1H5W，還是項目分明的準(zhǔn)備工作核對單，都需要我們對其有一個全面而細(xì)致的了解及深刻的理解?！拘牡皿w會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第4講 成功會議的五種策略【本講重點】如何做開場白如何分配發(fā)言時間如何掌握議事進度如何達成決議——決策方式如何圓滿結(jié)束會議如何做開場白如何分配發(fā)言時間如何掌握議事進度掌握議事進度對一次會議的成功可謂至關(guān)重要。掌握議事進度主要包括2種方式：語言方式與非語言方式。例如，面對一些非常容易滔滔不絕的發(fā)言者，主持人可以憑借對其的了解，讓其先發(fā)言，使其盡量縮短發(fā)言的時間。”或者可以采用一帶而過的方法，例如“你剛才說的內(nèi)容非常好，你對下一問題怎么看？”這樣就可以把他從一個問題帶到另一個問題，或是可以轉(zhuǎn)移說話對象，如“你說得很好，坐在您旁邊的這位怎么看呢？”通過以上這些話語，即語言方式，主持人可以有意識的、合理的控制議事進度。比如主持人把目光轉(zhuǎn)向別人，就可能是在提示正在說話的人可以停止說話了；不耐煩的敲桌子，也可以提示結(jié)束發(fā)言；用比較不禮貌的方式，如不停的看手表，也能達到同樣的效果。如何達成決議——決策方式彼德德魯克是世界著名的管理大師，他通過多年的學(xué)習(xí)研究，總結(jié)出了達成協(xié)議的如下步驟。4種群體決策圖41 4種群體決策1．權(quán)威決策權(quán)威決策出現(xiàn)于最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，單方面作出決定時。不宜使用：當(dāng)團隊領(lǐng)導(dǎo)人希望團隊成員接納并支持某項決策時。經(jīng)理決定工作日程表，然后通知該小組。缺點：雖然可迅速做出決策，但實際支持和執(zhí)行建議也不易；當(dāng)復(fù)雜性增高時，權(quán)威決策的質(zhì)量會由于考慮面不寬而受到影響。適宜使用：當(dāng)時間有限，而決策結(jié)果不會對反對者造成消極影響時?！九e例】團隊成員投票接受一項新的工作程序。優(yōu)點：允許多數(shù)人對問題發(fā)表自己的意見。決議可通過簡單唱票，相對迅速和高效做出。這種競爭會影響一項決議的質(zhì)量和執(zhí)行。共識決策提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，能夠提高成員實施決策的積極性，體現(xiàn)平等之風(fēng)?！九e例】全體工作人員同意支持新的程序變動，團隊制定了一套工作方針。復(fù)雜的決議會經(jīng)過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議。而且需要大量的溝通、耐心的聆聽并理解他人觀點；為確保所有團隊成員有機會發(fā)表意見和分享其見解，必須進行有效的推動。當(dāng)提案非常重要，要求所有成員達成完全一致時，團隊?wèi)?yīng)作出無異議決策。只有當(dāng)一項決策的結(jié)果對每個成員都至關(guān)重要時才有可能作出無異議決策。優(yōu)點：確保團隊每個人都認(rèn)為所達成的決議是最佳的，并公開支持它；意見不和和沖突最低。無異議決策常常難以做出。 (2)權(quán)威決策 B、保證所有問題和思想得到公開辯論，每個團隊成員均有機會發(fā)表意見。 (3)少數(shù)服從多數(shù)決策 C、允許多數(shù)人對問題發(fā)表自己的意見。決議可通過簡單唱票，相對迅速和高效做出?！粢妳⒖即鸢?1如何圓滿結(jié)束會議【本講總結(jié)】會議的成功需要高明的策略。需要特別引起注意的是達成協(xié)議的具體步驟和做好決策的一些科學(xué)方法。希望你的每一次會議都碩果累累!【心得體會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________引言【本講重點】會議中的溝通會議中的反饋技巧第5講 會議中的溝通與反饋技巧【本講重點】會議中的溝通會議中的反饋技巧會議中的溝通3種溝通圖畫1．溝通漏斗圖51 溝通漏斗溝通漏斗呈現(xiàn)的是一種由上至下逐漸減少的趨勢，因為漏斗的特性就在于“漏”。而當(dāng)這80%的東西進入別人的耳朵時，由于文化水平、知識背景的關(guān)系，只存活了60%。等到這些人遵照領(lǐng)悟的40%具體行動時，已經(jīng)變成20%了。然而，這樣的漏斗現(xiàn)象時時刻刻發(fā)生在我們周圍，真的非常可怕。2．溝通金三角圖52 溝通金三角溝通金三角反映的是一種換位思考的思維模式。3．溝通的冰山模式圖53 溝通的冰山模式溝通的冰山模式反映了兩個人或者兩組人在談話時，談的是同一個話題，但是大家說出的內(nèi)容只是冰山露出水面的部分，而對方真正想表達的東西大部分隱藏在水面以下。有效溝通原則溝通的成功得益于在溝通時，雙方都有明確的溝通目標(biāo)，并且有明確的時間約束。只有掌握了這些溝通原則，才能促進溝通的順利進行。成功的正面指導(dǎo)反饋一定要具有以下特征：具有肯定行為價值、描述特定的行為、真心的、及時、經(jīng)常、逐漸減少。批評要非常注意方式，既要達到反饋的目的，又不能傷害別人的自尊。是□ 否□(3)這是目前為止我所知道的最好的解決方法，你還有什么更好的建議？是□ 否□(4)為了按時完成任務(wù)，我要你這樣做。溝通與反饋的良性進行是極其重要又極其困難的。【心得體會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第6講 主持人的會議管理技巧【本講重點】傾聽的技巧實際的說話技巧傾聽的技巧1．傾聽的禮節(jié)傾聽的禮節(jié)包括3項內(nèi)容：首先建議你學(xué)會傾聽別人的故事，進而傾聽別人完整的故事，而且最好能在聽完別人完整的故事之后再發(fā)言。傾聽是有一定禮節(jié)的行為，一定要充分重視。談話內(nèi)容如下：員工甲說：我想貸款買房，但是首付不夠，所以很煩惱。經(jīng)理乙說：沒關(guān)系的，你說吧。經(jīng)理乙說：啊......員工甲聽到經(jīng)理乙的“啊......”之后，就此閉嘴不語。請你談?wù)劷?jīng)理乙在這次溝通中犯了什么錯誤？在傾聽中經(jīng)理乙以后應(yīng)該注意什么問題？__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________◆見參考答案61充分注意了傾聽的禮節(jié)，就能夠很好的理解什么是傾聽?！羝浯蝺A聽是一種忘我的方式，讓自我與他人在同一種話語背景中融合。另外還要發(fā)出一些傾聽的聲音，例如“就是”、“好好”、“是這樣嗎？”“不錯”、“真的”這樣的話，這些語言會激勵對方越說越多，因為他會覺得自己是被傾聽的。傾聽的關(guān)鍵則是重復(fù)和總結(jié)，當(dāng)然也要做好相關(guān)的記錄。其實，這兩句話的作用在于它可以使你置身于一種既合適表達自己感受，又能與別人融洽溝通的情境中，如此一來，身為主持人的你，當(dāng)然能夠在會議主持中游