【正文】 購部門。經(jīng)審批的請購單送交采購部門。對于臨時需要的物品，很難列入預算，通常由使用者根據(jù)實際需要直接提出，不經(jīng)倉儲部門簽批。對于緊急需求的特殊請購制定特殊審批程序。采購部門在收到經(jīng)過審批的請購單后都必須作出以下三方面的決定：應訂購多少向誰發(fā)出訂貨單；什么時候發(fā)出訂貨單。 　　(2)向哪一家發(fā)出訂貨單。 　　在上述三方面的決定做出之后。采購部門根據(jù)簽批后的請購單，應及時與確定的供應商簽訂符合國家法規(guī)的附有編號的購銷合同，在合同中要列出所購物品的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價、交貨日期、交貸方式、折扣條件、售后服務等內(nèi)容，作為供銷雙方共同遵守的契約，對采購合同必須按照采購權(quán)限規(guī)定，由各級授權(quán)人進行審核，審核同意后，才能加蓋合同專用章。還必須由專人核查，訂貨單是否授權(quán)審批，以及是否有經(jīng)批準的請購單作為支持憑證，確保訂貨單的有效性，采購合同一般一式四份，一份交供貨商請求發(fā)貨。一份交會計部門以監(jiān)督合同的執(zhí)行。 　　貨物抵達或接受勞務后。對收貨的控制是有雙重作用，既控制購買環(huán)節(jié)的經(jīng)營活動，也要控制存貨的管理工作。 　　(2)單位應當建立預付賬款和定金的授權(quán)批準制度，加強預付賬欺和定金的管理。由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應付款項。 　 (4)單位應當建立退貨管理制度。 　　(5)單位應當定期與供應商核對應付賬款、應付票據(jù)、預付賬款等往來款項。 　　以上每個環(huán)節(jié)，會計人員應作必要的記錄。　　請購與審批。詢價與確定供應商。采購合同的訂立與審計。采購與驗收。采購、驗收與相關(guān)會計記錄。付款的審批與付款執(zhí)行。　　企業(yè)應明確審批人對采購與付款業(yè)務的授權(quán)批準方式、權(quán)限、程序、責任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購與付款業(yè)務的職責范圍和工作要求。企業(yè)對資本支出和租賃合同通常會特別授權(quán)，只容許特定人員提出請購。采購合同的簽訂需經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批。　　為實現(xiàn)采購與付款業(yè)務內(nèi)部會計控制目標，企業(yè)應建立以請購單、合同、驗收單、入庫單等結(jié)算憑證為載體的業(yè)務記錄控制系統(tǒng)。 企業(yè)采購與付款中存在的問題隨著市場競爭的進一步發(fā)展, 企業(yè)雖開始注意到采購與付款的重要性, 但對其重視程度仍然不足,在具體的企業(yè)管理中, 采購與付款仍然作為生產(chǎn)的后勤輔助行為來管理, 片面強調(diào)采購與付款為生產(chǎn)服務的觀念，或是單純認為采購與付款只是節(jié)約成本的一種手段, 忽視采購與付款對企業(yè)整體戰(zhàn)略的影響。物資采購計劃是實施物資采購活動的主要依據(jù)，其影響涉及物資采購全過程，一經(jīng)確定便不能隨意變更，但在實際工作中無錫全祿信息科技有限公司的物資采購計劃的編制還存在隨意性，有些物資計劃人員，在原計劃體制物資短缺條件下，形成的手中有糧心中不慌、有備無患，過分追求儲備的品種全、從儲量足的保供觀念出發(fā)，不考慮目前市場經(jīng)濟買方市場、社會資源充足，交通便利的現(xiàn)狀，而編制采購計劃過大。尋找供應商在傳統(tǒng)的采購活動中是一個首要的任務。采購、供應雙方都盡量隱瞞自己的信息, 保持信息私有化, 不能有效進行信息共享與信息溝通, 必然導致信息阻塞。由于雙方不能及時了解對方的真正需求, 不得不通過大量增加庫存來避免由于信息阻塞所導致的不確定事件的發(fā)生, 從而造成采購、庫存成本大大增加。企業(yè)各個部門作為獨立的部門, 各自為政, 缺乏溝通, 常常只注重較好地完成本部門的目標, 而忽視了物流領(lǐng)域中存在的效益背反原理, 即物流的若干要素之間存在著損益的矛盾, 某一功能要素的優(yōu)化和利益發(fā)生的同時, 必然會存在另一個或幾個功能的利益損失, 反之如此。當無錫全祿信息科技有限公司各部門只注重本部門的效益, 和其他部門之間信息不共享, 這樣會使其他部門的效益受到損失, 從而整個物流系統(tǒng)就無法達到最優(yōu)。最初，通過招標和比價采購的確大幅度降低了采購成本，積累了豐富的供應商資源，但隨著企業(yè)自身的發(fā)展，僅僅依靠招標和比價兩種方式搞采購工作已經(jīng)不能滿足提升采購效率和效益的需要。其結(jié)果是雖然單筆采購價格看似較低，但采購物資后期的使用成本比較高，致使采購總成本提高。在設備的招標采購中，由于每次采購（尤其是對主機的采購）中標的廠家可能不同，造成主機的型號不同，而主機的型號不同，零配件往往不能通用，因此不得不為每個型號的主機或不同廠家的主機儲備相應的零配件，因此后期在零配件更、技術(shù)進步淘汰、工程遺留、清欠頂帳等種種原因形成的積壓呆滯物資，千方百計地改制代用，外調(diào)處理，盤活資金，讓死物變活物，在運動中增值而不在呆滯中貶值，從而優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，加速物資周轉(zhuǎn)，減少儲備資金占用，有效避免隱性資產(chǎn)流失。在供應商規(guī)模和技術(shù)水平一定的情況下, 要保證產(chǎn)品質(zhì)量,勢必會增加產(chǎn)品的成本, 供應商為了在采購招標中獲取優(yōu)勢, 總是通過各種手段, 簡化程序,降低成本, 結(jié)果使產(chǎn)品質(zhì)量大大降低, 使無錫全祿信息科技有限公司的利益遭受損失。因為雙方的工作是不透明的, 這種缺乏合作的質(zhì)量控制會導致采購部門對采購物品質(zhì)量控制的難度增加。采購和供應雙方在溝通方面缺乏及時的信息反饋, 在市場需求發(fā)生變化的情況下, 采購方不能有效根據(jù)生產(chǎn)需要組織采購, 實現(xiàn)物料的供應計劃與當前需求的平衡, 并與企業(yè)的庫存投資和策略相一致。由于在無錫全祿信息科技有限公司, 采購部門的采購事務的授權(quán)、簽發(fā)、批準、執(zhí)行和記錄沒有進行職務分類, 常常出現(xiàn)一個人獨攬許多采購事務的決定權(quán)。，完善物資采購供應信息化管理系統(tǒng)一是盡快實現(xiàn)無錫全祿信息科技有限公司物資供應計算機系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)運轉(zhuǎn)，實現(xiàn)資源共享，所有業(yè)務流程在網(wǎng)上完成。使大量手工條件下難以做到的對庫存、消耗、出入庫等各類數(shù)據(jù)的動態(tài)查詢、統(tǒng)計、分析成為現(xiàn)實，為合理調(diào)劑余缺，減少重復儲備提供方便快捷的條件，也增加對采購過程與結(jié)果的監(jiān)督手段。 采購供應人員應具備的素質(zhì)包括思想品德素質(zhì)、知識素質(zhì)、能力素質(zhì)。樹立良好的職業(yè)道德，把企業(yè)利益放在首位，嚴格把好進貨關(guān)。能力素質(zhì)要求采購人員具有成本分析和價值分析能力、協(xié)作能力、表達能力、預測能力。3提高企業(yè)采購與付款水平的對策設計采購與付款內(nèi)部控制制度最基本的原則是實事求是，“因企制宜”，靈活兼顧。完整的一次采購與付款，如果是經(jīng)過兩個以上的有相互制約環(huán)節(jié)對其進行監(jiān)督和核查，其發(fā)生錯弊現(xiàn)象的可能性就很小。從橫向關(guān)系來講，完成某個環(huán)節(jié)的工作需有來自彼此獨立的兩個部門或人員協(xié)調(diào)運作、相互監(jiān)督、相互制約、相互證明；從縱向關(guān)系來講，完成某個工作需經(jīng)過互不隸屬的兩個或兩個以上的崗位和環(huán)節(jié)，以使下級受上級監(jiān)督，上級受下級牽制。因而只有經(jīng)過橫向關(guān)系和縱向關(guān)系的核查和制約，才使發(fā)生的錯弊減少到最低程度，或者即使發(fā)生問題，也易盡早發(fā)現(xiàn)，及時糾正。企業(yè)最關(guān)心的是經(jīng)濟效益，如果單純從控制的角度來考慮，參與控制的人員和環(huán)節(jié)越多，控制措施越嚴密，控制的效果就越好，其發(fā)生的錯弊現(xiàn)象就越少，但因控制活動造成的控制成本就