【正文】 于會(huì)議召開(kāi)前日經(jīng)部門(mén)或分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報(bào)總裁辦匯總，并由公司總裁辦統(tǒng)一安排方可召開(kāi)。第5條 上級(jí)或外單位在公司召開(kāi)的會(huì)議(如現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、報(bào)告會(huì)、辦公會(huì)等)或公司之間的業(yè)務(wù)會(huì)(如聯(lián)營(yíng)洽談會(huì)、用戶(hù)座談會(huì)等)一律由公司組織安排，相關(guān)部門(mén)協(xié)助做好會(huì)務(wù)工作。第2章 會(huì)議組織第3條 公司級(jí)會(huì)議，是指公司員工大會(huì)、全公司技術(shù)人員大會(huì)及各種代表大會(huì)，應(yīng)由總經(jīng)理批準(zhǔn)，各相關(guān)部門(mén)組織召開(kāi)，公司領(lǐng)導(dǎo)參加。1．2 行政會(huì)議管理制度1．2．1 會(huì)議管理制度第1章 總則第1條 目的為規(guī)范公司會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)會(huì)議管理的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。請(qǐng)來(lái)訪(fǎng)人員留下電話(huà)、地址第14條 未進(jìn)行預(yù)約人員來(lái)訪(fǎng)時(shí)，應(yīng)首先明確對(duì)方姓名，婉轉(zhuǎn)詢(xún)問(wèn)對(duì)方來(lái)意。第12條 預(yù)約人員到達(dá)后，若公司已預(yù)約人員由于種種原因不能馬上接見(jiàn)時(shí)，一定要說(shuō)明理由與等待時(shí)間。，主動(dòng)指引要訪(fǎng)部門(mén)接待。第10條 客人到來(lái)進(jìn)行來(lái)訪(fǎng)登記后，要立即通知被訪(fǎng)者，如需前臺(tái)接待人員引導(dǎo)，則應(yīng)使用正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢(shì)。談話(huà)結(jié)束時(shí)，要表示感謝，并讓對(duì)方先掛斷電話(huà)。第7條 做好電話(huà)記錄前臺(tái)工作人員在接電話(huà)時(shí)，要隨時(shí)記錄電話(huà)內(nèi)容，這些記錄應(yīng)簡(jiǎn)潔完整，最好具備以下六點(diǎn)內(nèi)容：何時(shí)、何人、何地、何事、為什么、如何進(jìn)行。第6條 代接電話(huà)，對(duì)方如有留言，應(yīng)用紙筆記錄。接起電話(huà)首先要說(shuō)“您好，(公司名稱(chēng)，如果公司名稱(chēng)較長(zhǎng)，應(yīng)用簡(jiǎn)稱(chēng))”，如果因故遲接，要向來(lái)電者說(shuō)“對(duì)不起，讓您久等了”。第3章 電話(huà)接聽(tīng)禮儀規(guī)范第5條 電話(huà)接聽(tīng)，要勤說(shuō)“請(qǐng)問(wèn)”、“對(duì)不起”、“請(qǐng)稍等”之類(lèi)的謙詞。第2章 儀容規(guī)范第3條 要求員工頭發(fā)梳理整齊，面部保持清潔；男員工不留長(zhǎng)發(fā)，女員工不化濃妝；保持口氣清新，以適合近距離交談；手部干凈，指甲修剪整齊，男員工不留長(zhǎng)指甲，女員工不涂抹鮮艷的指甲油；宜使用清新、淡雅的香水。目 錄第一章 總裁辦規(guī)章制度 4 1．1 前臺(tái)禮儀規(guī)范 4 1．2 行政會(huì)議管理制度 6 1．2．1 會(huì)議管理制度 6 1．3 文件收發(fā)管理規(guī)范 8 1．3．1 收文管理規(guī)范 8 1．3．2 發(fā)文操作規(guī)范 9 1．4 員工出差管理規(guī)定 10 1．4．1 員工出差管理制度 10 1．4．2 出差報(bào)銷(xiāo)管理制度 11 1．5 印照使用與保管制度 13 1．5．1 印章保管使用制度 13 1．5．2 證照保管使用規(guī)定 16 1．6 車(chē)輛管理制度 17 1．6．1 車(chē)輛使用管理制度 17 1．7 檔案管理制度 26 1．7．1 公司檔案管理制度 26 1．7．2 檔案借閱管理制度 28 1．7．3 資料借閱管理規(guī)定 29 第2章 行政辦公管理圖表 31 2．1 日常接待管理圖表 31 2．1．1 日常接待事項(xiàng)圖 31 2．1．2 來(lái)訪(fǎng)客人登記表 32 2．2 文件管理圖表 32 2．2．1 文件管理事項(xiàng)圖 32 2．2．2 復(fù)印文件登記表 33 2．2．3 資料存放記錄簿 33 2．2．4 文件督辦通知單 33 2．3 差旅管理圖表 34 2．3．1 差旅事項(xiàng)管理圖 34 2．3．3 出差申請(qǐng)審批表 34 2．3．4 員工出差登記表 35 2．4 印照管理圖表 35 2．4．1 印照風(fēng)險(xiǎn)管理圖 35 2．4．2 印章使用登記表 36 2．4．3 印章使用申請(qǐng)表 36 2．4．4 印章使用審批單 36 2．5 車(chē)輛管理圖表 37 2．5．1 車(chē)輛管理事項(xiàng)圖 37 2．5．2 車(chē)輛使用申請(qǐng)表 38 2．5．3 車(chē)輛派出登記表 38 2．5．4 車(chē)輛行駛記錄表 39 2．5．5 車(chē)輛維修申請(qǐng)表 39 2．5．6 車(chē)輛加油記錄表 40 2．5．7 車(chē)輛使用月報(bào)表 40 2．5．8 車(chē)輛違章記錄表 41 2．6 檔案管理圖表 41 2．6．1 檔案管理事項(xiàng)圖 41 2．6．2 檔案存放備查表 41 2．6．3 檔案內(nèi)容登記簿 42 2．6．4 檔案存放明細(xì)表 42 2．6．5 檔案調(diào)閱申請(qǐng)單 42 2．6．6 檔案調(diào)閱記錄表 43 2．6．7 檔案調(diào)閱催還單 43 2．7 財(cái)產(chǎn)物資管理圖表 44 2．7．1 固定資產(chǎn)管理圖 44 2．7．2 固定資產(chǎn)臺(tái)賬 44 2．7．3 固定資產(chǎn)申購(gòu)表 45 2．7．4 固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)表 45 2．7．5 固定資產(chǎn)報(bào)修單 46 2．7．6 低值易耗品臺(tái)賬 47 2．7．7 低值易耗品需求表 48 2．7．7 低值易耗品申購(gòu)單 48 2．7．8 低值易耗品盤(pán)點(diǎn)表 48 2．7．9 低值易耗品損耗表 49 2．8 辦公用品管理圖表 49 2．8．1 辦公用品管理圖 49 2．8．2 辦公用品需求表 50 2．8．3 辦公用品申領(lǐng)單 50 2．8．4 辦公用品發(fā)放表 51 2．8．5 辦公用品盤(pán)點(diǎn)表 51 2．9 后勤管理圖表 52 2．9．1 后勤管理事項(xiàng)圖 52 2．9．2 員工住宿申請(qǐng)表 52 2．9．3 住宿員工登記表 53 2．9．4 餐廳衛(wèi)生檢查表 54 2．10 環(huán)境衛(wèi)生管理圖表 54 2．10．1 環(huán)境衛(wèi)生管理事項(xiàng)圖 54 2．10．2 衛(wèi)生檢查評(píng)分表 54 2．11 消防安全管理圖表 55 2．11．1 賠償調(diào)查報(bào)告表 55 2．12 行政人事管理圖表 55 2．12．1 行政人事管理事項(xiàng)圖 55 2．12．2 人員招聘申請(qǐng)表 57 2．12．3 應(yīng)聘人員登記表 58 2．12．4 招聘錄用通知書(shū) 59 2．12．5 員工培訓(xùn)申請(qǐng)表 60 2．12．6 員工考勤匯總表 60 2．12．7 違紀(jì)處分通知單 61 2．12．8 員工休假申請(qǐng)表 61 執(zhí)行部門(mén)檔案編號(hào)文件編號(hào)編制人審批人修改資料編制時(shí)間審批時(shí)間修改時(shí)間第一章 總裁辦規(guī)章制度1．1 前臺(tái)禮儀規(guī)范第1章 總則第1條 目的為規(guī)范前臺(tái)接待的職業(yè)形象，充分發(fā)揮前臺(tái)接待的窗口展示作用，維護(hù)良好的公司形象，特制定本規(guī)范。第2條 適用范圍本規(guī)范適用于前臺(tái)接待禮儀管理。第4條 員工服飾禮儀要求參照公司《員工著裝管理規(guī)定》。、第三聲的時(shí)候接起電話(huà)。對(duì)知道分機(jī)號(hào)碼或者轉(zhuǎn)至具體人員的電話(huà)，可以禮貌地說(shuō)“請(qǐng)稍等”，并馬上轉(zhuǎn)接過(guò)去。，不要忘記復(fù)誦一遍來(lái)電的要點(diǎn)，防止因記錄錯(cuò)誤或者偏差而帶來(lái)的誤會(huì)。第8條 禮貌掛斷電話(huà)通話(huà)完畢后，可以詢(xún)問(wèn)對(duì)方：“還有什么事嗎？”既表示尊重對(duì)方，也是提醒對(duì)方。第4章 來(lái)訪(fǎng)接待禮儀規(guī)范第9條 接待預(yù)約來(lái)訪(fǎng)人員時(shí)應(yīng)禮貌大方、熱情周到。第11條 為來(lái)訪(fǎng)人員安排接待地點(diǎn)時(shí)，應(yīng)遵循以下原則。，在會(huì)議室允許的條件下，盡量安排在會(huì)議室內(nèi)接待。第13條 如果預(yù)約來(lái)訪(fǎng)人員要找的負(fù)責(zé)人不在，要明確告知預(yù)約人員的去向及回公司的時(shí)間。前臺(tái)人員經(jīng)過(guò)初步判斷后，并不能直接回答“在”或“不在”，而應(yīng)使用“讓我看看他是否在”等言辭，及時(shí)與相關(guān)人員進(jìn)行溝通，最后決定是否安排被訪(fǎng)者進(jìn)行接待。第2條 適用范圍公司召開(kāi)的各種會(huì)議均應(yīng)參照本制度進(jìn)行管理。第4條 專(zhuān)業(yè)會(huì)議，是指公司的技術(shù)、業(yè)務(wù)綜合會(huì)議，由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，主管業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)組織召開(kāi)。第3章 會(huì)議安排第6條 為避免會(huì)議過(guò)多或重復(fù)，公司一律將正常性的會(huì)議納入例會(huì)制，原則上要按照例行規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)和內(nèi)容組織召開(kāi)。第8條 總裁辦每周六應(yīng)召開(kāi)全公司例會(huì)。第10條 對(duì)于參加人員相同、內(nèi)容接近、時(shí)間相適的幾個(gè)會(huì)議，公司有權(quán)安排合并召開(kāi)。第13條 各部門(mén)會(huì)期必須服從公司統(tǒng)一安排，各部門(mén)會(huì)議不應(yīng)安排在與公司例會(huì)同期召開(kāi)(與會(huì)人員不發(fā)生時(shí)間沖突的除外)，應(yīng)堅(jiān)持小會(huì)服從大會(huì)、局部服從整體的原則。第15條 會(huì)場(chǎng)內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得在會(huì)議期間進(jìn)行私自討論。第17條 會(huì)議中途與會(huì)人員如有急事需離開(kāi)，要向會(huì)議主持人提出申請(qǐng)，得到批準(zhǔn)后方可離開(kāi)。第20條 會(huì)議室的衛(wèi)生由總裁辦安排人員維護(hù)，在每次會(huì)議召開(kāi)前后均要進(jìn)行打掃，并做好日常保潔工作。1．3 文件收發(fā)管理規(guī)范1．3．1 收文管理規(guī)范第1條 為進(jìn)一步規(guī)范收文管理工作，提高公文處理的效率，特制定本規(guī)范。急件應(yīng)馬上處理，小時(shí)內(nèi)予以答復(fù)；一般要辦理的文件，天應(yīng)辦理完畢，最遲不能超過(guò)天；承辦人員在規(guī)定期限內(nèi)辦不完的，應(yīng)說(shuō)明理由，并告知行政部。，對(duì)送交有關(guān)職能部門(mén)辦理的重要文件、會(huì)議下達(dá)任務(wù)，要定期進(jìn)行跟蹤檢查。第4條收文整理歸檔檔案管理人員對(duì)來(lái)文每月進(jìn)行一次正常性清理，每季度進(jìn)行一次系統(tǒng)性清理，并按檔案管理的規(guī)范化要求保存、立卷、歸檔。、被盜、泄密、失密事件者，要嚴(yán)肅處理，并追究責(zé)任人的責(zé)任。第2條總裁辦統(tǒng)一負(fù)責(zé)公司文件的審核、發(fā)布工作。，需仔細(xì)審核，并打印，填寫(xiě)“發(fā)文簽批單”，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后送總裁辦審閱后發(fā)布。對(duì)于一般性業(yè)務(wù)文件，可由發(fā)文部門(mén)分管副總簽發(fā)；涉及公司重要事項(xiàng)的發(fā)文由董事長(zhǎng)/總經(jīng)理簽發(fā)。第2條 適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部因公出差的各級(jí)員工。如遇特殊情形事前無(wú)法及時(shí)辦理，亦應(yīng)在出差完畢后盡快補(bǔ)辦手續(xù)。3．?dāng)M出差人員憑核準(zhǔn)的“出差申請(qǐng)表”、“借款單”，可向財(cái)務(wù)部暫借相當(dāng)數(shù)額的差旅費(fèi)。第4條 出差的審核1．當(dāng)日出差：如果出差當(dāng)日可能往返，一般由部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)。第3章 出差費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)規(guī)定第5條 住宿費(fèi)、午餐費(fèi)按費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷(xiāo)，超標(biāo)自付，欠標(biāo)不補(bǔ)；由對(duì)方接待或公司安排的，午餐費(fèi)、交通費(fèi)、交際費(fèi)不得重復(fù)報(bào)銷(xiāo)。第7條 不同級(jí)別的員工共同出差，住宿、交通工具可按高級(jí)別員工的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，其他費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)不變。第9條 出差當(dāng)日返回的不報(bào)銷(xiāo)住宿費(fèi)1．4．2 出差報(bào)銷(xiāo)管理制度第1章 總則第1條 目的為規(guī)范員工出差報(bào)銷(xiāo)管理工作，合理控制差旅費(fèi)用開(kāi)支，參照公司相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。第2章 差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)管理第3條 交通費(fèi)報(bào)銷(xiāo)1．出差人員乘坐汽車(chē)、飛機(jī)、火車(chē)，原則上應(yīng)出具運(yùn)輸部門(mén)的車(chē)船發(fā)票。3．如出差人員隨車(chē)到目的地，未發(fā)生車(chē)船票，則不報(bào)銷(xiāo)交通費(fèi)。第4條 住宿費(fèi)報(bào)銷(xiāo)1．出差人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)依崗位級(jí)別確定，高層管理人員150 元/天，中層管理人員120元/天，基層人員100元/天；如有特殊情況經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，可提高住宿標(biāo)準(zhǔn)；身兼多職的，按職別最高的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。第5條 其他費(fèi)用1．出差人員的伙食補(bǔ)助費(fèi)補(bǔ)助20元/天?？砂l(fā)給午餐補(bǔ)助費(fèi)15元/天。第3章 差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)有關(guān)注意事項(xiàng)第7條 凡公司開(kāi)展業(yè)務(wù)需發(fā)生費(fèi)用時(shí)，均應(yīng)事先申請(qǐng)，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理同意，報(bào)公司分管副總批準(zhǔn)后方可辦理或執(zhí)行。第8條 車(chē)票遺失的須書(shū)面說(shuō)明情況（注明乘坐的交通工具、起迄地點(diǎn)、時(shí)間和票價(jià)等）并由其部門(mén)經(jīng)理簽字證實(shí)后予以報(bào)銷(xiāo)。第10條 出差人員必須認(rèn)真執(zhí)行任務(wù)，在指定出差地點(diǎn)、區(qū)域內(nèi)積極主動(dòng)地完成任務(wù)，凡乘出差之機(jī)因私事繞道或往返中增加停留地點(diǎn)所發(fā)生的車(chē)票、住宿費(fèi)一律不予報(bào)銷(xiāo)，同時(shí)，也不享受辦私事期間的伙食補(bǔ)助費(fèi)。第2條適用范圍公司內(nèi)部所有印章的刻制、使用和保管等均應(yīng)遵循本制度。，是指公司財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、人事專(zhuān)用章、各職能部門(mén)章、董事會(huì)辦公室章、總裁辦公室章、分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、分公司人事專(zhuān)用章等用于指定用途的印章。第2章印章的使用管理第4條印章使用范圍。(2)用于授權(quán)委托書(shū)、人事任免、勞動(dòng)合同和對(duì)外介紹等。(4)頒發(fā)上崗證、先進(jìn)集體和個(gè)人榮譽(yù)證書(shū)等。(2)用于對(duì)外開(kāi)展工作的介紹信和授權(quán)范圍內(nèi)的工作函件等。，需在“申請(qǐng)單”上填寫(xiě)用章理由，然后送交所屬部門(mén)經(jīng)理，獲認(rèn)可后，連同需要用印文件一并交給印章管理人。印章管理人必須嚴(yán)格控制用印范圍和仔細(xì)檢查“用印申請(qǐng)單”上是否有批準(zhǔn)人的印章。同時(shí)用印依據(jù)及“用印申請(qǐng)單”上應(yīng)有代理人印章。第9條常規(guī)用印或需要再次用印的文件，如事先與印章主管人取得聯(lián)系或有文字證明者，可省去填寫(xiě)“申請(qǐng)單”的手續(xù)。第3章印章的保管第10條公司印章的保管，應(yīng)實(shí)行印章專(zhuān)人保管、負(fù)責(zé)人印章與財(cái)務(wù)專(zhuān)用章分管的制度，并嚴(yán)格執(zhí)行保管人交接制度。在印章使用過(guò)程中，保管人員如有變動(dòng)，應(yīng)在變動(dòng)當(dāng)日內(nèi)通知公司主管部門(mén)。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)指定臨時(shí)保管人，并做好交接記錄。印章保管人員如果出現(xiàn)以下行為，將視情節(jié)嚴(yán)重程度給予處分，觸犯法律的將移交司法機(jī)關(guān)處理：；，用印后造成重大錯(cuò)誤和損失等不良后果的；、使用應(yīng)予銷(xiāo)毀或上交的印章的；。第2條 公司所有的證照管理工作均須參照本規(guī)定執(zhí)行。第4條 證照的使用1．使用證照的正、副本原件或復(fù)印件時(shí)，必須填寫(xiě)“用證、照審批單”，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后、交由行政部相關(guān)負(fù)責(zé)人、公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過(guò)后方可借用。3．使用、借用復(fù)印件時(shí)，無(wú)需留存的須將復(fù)印件歸還行政部。第5條 證照的保管1．證照保管人需提醒主管領(lǐng)導(dǎo)安排相關(guān)人員及時(shí)驗(yàn)證。2．證照保管人必須妥善保管各類(lèi)證照，如出現(xiàn)損壞或丟失，除應(yīng)立即向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告外，還應(yīng)與發(fā)證機(jī)關(guān)聯(lián)系，及時(shí)辦理證照的掛失和補(bǔ)辦手續(xù)。 1．6 車(chē)輛管理制度1．6．1 車(chē)輛使用管理制度第一章