【管理制度】淺議中外企業(yè)物資采購管理制度的差異-在線瀏覽
2025-06-01 13:23本頁面
【正文】 采購工作中遇到的自己無法解決或決定的問題, 大家通過相互協(xié)調(diào)相互理解, 在達成公司利益目標的軌道上研究出可行的解決方案. 會議上通過的事項或決定各部門必須切實執(zhí)行, 不得形式化和兩面化, 對不切實執(zhí)行的部門, 在責令改正的同時, 不排除以行政手段追究相應人員責任. 作為工作執(zhí)行和糾正措施的追溯依據(jù), 采購管理會議必須有會議記錄存檔并以文件形式下發(fā)各相關(guān)部門. 經(jīng)過兩個月的籌劃、研究、形成文件，財務(wù)部于同年8月正式下發(fā)[采購管理辦法], 作為公司采購管理工作的準繩和采購工作的執(zhí)行標準, 財務(wù)部同時作為公司所有采購活動的監(jiān)控部門正式進入采購管理角色. 經(jīng)過兩年多的運行, 公司的采購工作在公司制度的控制和引導下逐漸走入了規(guī)范化的正軌, 采購工作基本上按筆者的設(shè)想和思路進行, 且基本上解決了筆者剛上任時公司采購工作中存在的那些問題. 通過有關(guān)財務(wù)指標反應, 公司的成本水平比兩年前有了明顯的下降. 通過對采購管理工作的進一步思考和探索, 筆者認為, 采購管理是一項圍繞降低成本和風險而進行的管理工作, 是企業(yè)內(nèi)部控制的關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)之一, 具有長期性、持續(xù)性、系統(tǒng)性和過程性, 不可操之過急, 也不可能一步到位, 只有持之以恒毫不松懈地進行, 才能取得應有的績效. 在財務(wù)監(jiān)控的模式下, 一步步培養(yǎng)各采購部門自我約束和自我管理的工作意識和工作風格, 是達到公司管理最佳效果的目標之一, 也是財務(wù)管理希望達到的理想目標之一, 而要達到這個層面, 良好的公司文化、健全而嚴密的管理制度和高層管理的全力支持是不可或缺的保證。淺談中小企業(yè)采購管理 伍玉東 [本文背景] 某公司, 深圳注冊之外資企業(yè), 發(fā)展中中小規(guī)模, 通過了ISO9001認證, 財務(wù)部監(jiān)控公司全盤采購工作. [關(guān)鍵詞] 采購管理。綜上所述，筆者認為，我們企業(yè)物資采購管理制度與國外企業(yè)內(nèi)部控制相比，還有明顯差距，國外企業(yè)內(nèi)部控制更完善、更科學合理，其控制理念、控制方法、控制手段等先進做法，值得我們認真借鑒。 另外，國外企業(yè)與我們企業(yè)物資采購管理制度還存在其他方面的差別，如對業(yè)務(wù)記錄資料的要求，國外企業(yè)很嚴格很規(guī)范，要歸檔備查。 兩種制度體現(xiàn)了管理理念上的差別，反映出我們企業(yè)人治觀念重于法制觀念，而這種觀念更易產(chǎn)生個人行為。兩種制度相比，最大的不同之處就在于，國外企業(yè)強調(diào)集體決策，弱化了管理者的個人作用，也更易避免決策中的個人行為。 選定供應商和采購價格后，采購部門就可填制正式訂貨單或采購合同，但還須將定貨單副本交由請購部門(生產(chǎn)部門)，證實定單內(nèi)容符合他們的要求，同時還要將定貨單副本送收貨部門，以便驗收時使用。國外企業(yè)規(guī)定：采購部門應該根據(jù)市場情況和以往的業(yè)務(wù)往來，建立供應商資信情況信息庫，或通過中介機構(gòu)查詢有關(guān)供貨商的資信情況，然后向兩家以上供應商索取采購物資的價格和質(zhì)量指標，比較不同供應商所提供資料，選擇最有利于企業(yè)生產(chǎn)和價格最合理的供應商。 采購渠道和采購價格的確認，是物資采購控制的重中之重。二、選擇采購渠道，確定采購價格階段 如我們的企業(yè)庫存一般都存在令人頭痛積壓問題，對積壓物資的使用、處理，應是采購計劃中必須考慮的重要因素，但因物資積壓與保管人員關(guān)系不大，所以保管人員并不會積極主動地去清理，而國外企業(yè)要求倉儲部門保管人員參與采購計劃審核，對物資積壓就負有直接責任，因而會積極主動地去處理積壓物資。不同的是，國外企業(yè)是由倉儲部門保管人員來完成，而我們是由采購人員根據(jù)保管人員提供的庫存資料來完成。另外，參與部門不同，對控制效果產(chǎn)生的影響也不相同。 總之，由于機構(gòu)設(shè)置上的差異，國外企業(yè)的內(nèi)部控制效果明顯優(yōu)于我們企業(yè)的內(nèi)部控制。國外企業(yè)將請購單的審核分由倉儲部門、采購部門、資金預算部門負責，而我們企業(yè)對物資用料申情計劃僅由物資管理一個部門審核，其控制效果必然要弱。其主要原因是，從內(nèi)部控制理論分析，內(nèi)部控制實質(zhì)就是內(nèi)部牽制，即一項業(yè)務(wù)由二個或二個以上的人或部門經(jīng)手，其發(fā)生差錯和串謀舞弊的機率就會大大降低。對生產(chǎn)部門請購單或用料申請計劃的審核，國外企業(yè)增加了倉儲部門和資金預算管理部門的參與，而倉儲部門與采購部門是完全獨立的兩個部門；而我們企業(yè)的機構(gòu)設(shè)置中，倉儲部門和采購部門同屬物資管理部門，是一個部門內(nèi)的兩個相對獨立部門，倉儲部門一般不直接參與計劃的審核，明顯處于次要地位。國外企業(yè)的制度相對復雜，要經(jīng)過四個部門審核、批準，有四個控制點；而我們的企業(yè)只經(jīng)過兩個部門，加上主管領(lǐng)導把關(guān)，有三個控制點。 相對而言，我們企業(yè)這方面的制度比較簡單：首先，也是由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃編制用料申請表，報送采購部門；其次，采購部門審查是否有超范圍、超限額的品種和數(shù)量，并根據(jù)庫存情況審定采購數(shù)量；最后，編制正式采購計劃報主管領(lǐng)導審批。 物資采購計劃要從生產(chǎn)需求開始，這一點國內(nèi)外企業(yè)沒有什么不同，但其后的審核批準程序，二者卻存在很大差異，因此產(chǎn)生了不同的控制效果。 這里所要分析的物資采購管理制度，僅指物資采購管理工作的核心部分，即物資需求計劃的提出與確認，物資供貨渠道、采購價格的選擇與確認這兩點，其余如簽訂采購合同、驗收、付款等業(yè)
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