【管理制度】淺議中外企業(yè)物資采購(gòu)管理制度的差異(文件)
【正文】 和實(shí)施制度化的采購(gòu)管理程序, 這是采購(gòu)管理工作有效進(jìn)行的根本保證. 有法必依, 違法必究, , 才能在公司中用法治, 而不是人治. 采購(gòu)管理程序主要包括以下方面: ① 規(guī)定采購(gòu)條件. 明確采購(gòu)人員對(duì)供應(yīng)商的選擇、采購(gòu)物品的質(zhì)量、需求的滿足保證等負(fù)完全責(zé)任, 并明確采購(gòu)主管人對(duì)下屬的工作過(guò)程和結(jié)果的監(jiān)控負(fù)責(zé)、采購(gòu)物品必須是必需的不可或缺的, 而且經(jīng)查對(duì)無(wú)庫(kù)存或庫(kù)存不足以滿足需要者. 采購(gòu)物品必須適量, 不得超標(biāo)積壓或不可用或根本不需用、采購(gòu)物品的單價(jià)須為掌握內(nèi)的合適單價(jià), 而且力求是最低的單價(jià). , 并在采購(gòu)事項(xiàng)未確定前傳送財(cái)務(wù)部、采購(gòu)物品在條件相同的前提下應(yīng)在正在發(fā)生業(yè)務(wù)或已確認(rèn)之供應(yīng)商處購(gòu)買, 即不適宜隨意變更供應(yīng)商. 已有之供應(yīng)商處沒(méi)有所需采購(gòu)之物品, 或因單價(jià)及質(zhì)量或因其他原因等因素, 可變更或選擇新的供應(yīng)商, 但應(yīng)將變更理由及有關(guān)事項(xiàng)告知財(cái)務(wù)部并征得財(cái)務(wù)部認(rèn)可, 同時(shí)向財(cái)務(wù)部提供[新增供應(yīng)商資料卡片]、采購(gòu)物品必須保證物有所值且物有所用, 即相同質(zhì)量下的價(jià)格最優(yōu)化是采購(gòu)的前提. ② 明確分工. 公司下轄生產(chǎn)性原村料消耗的裝配部和塑膠部等生產(chǎn)部門、工模材料消耗的工模部、總務(wù)維修及工程材料消耗的總務(wù)部、機(jī)械設(shè)備維修材料消耗的設(shè)備維修部、辦公文具用品消耗的信息部、員工伙食消耗的人事部等諸多采購(gòu)部門，為明確采購(gòu)員的權(quán)利和責(zé)任, 使各采購(gòu)活動(dòng)有條不紊并將責(zé)任歸落到人, 必須對(duì)公司的所有采購(gòu)活動(dòng)按類別進(jìn)行明確分工并落實(shí)到相應(yīng)采購(gòu)人員. 采購(gòu)人員必須是該種采購(gòu)的內(nèi)行者, 如原材料及輔助材料由生產(chǎn)采購(gòu)部負(fù)責(zé), 工程物資由總務(wù)部負(fù)責(zé), 設(shè)備維修材料由設(shè)備維修部負(fù)責(zé), 工模材料由工模部負(fù)責(zé), 電腦、精密儀器、電子設(shè)備、機(jī)器設(shè)備等由使用部門或?qū)I(yè)人員負(fù)責(zé). ③ 、采購(gòu)合同、采購(gòu)辦理必須先批準(zhǔn)后實(shí)行, , 但突發(fā)性或臨時(shí)性急需物品(如工作中的機(jī)械突損部件、臨時(shí)特采等)可以由財(cái)務(wù)部確認(rèn)后即由采購(gòu)負(fù)責(zé)部門采購(gòu), 但請(qǐng)購(gòu)單上須注明急購(gòu)字樣并說(shuō)明理由, 請(qǐng)購(gòu)單由總經(jīng)理補(bǔ)批. ④ 、發(fā)票上簽名作實(shí). 驗(yàn)收人員由財(cái)務(wù)部指定或確認(rèn). 驗(yàn)收者必須核實(shí)進(jìn)貨的物品與訂貨單是否相符, 對(duì)經(jīng)手驗(yàn)收物品的品種、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量等與采購(gòu)發(fā)票或采購(gòu)約定所載之要求的相符性負(fù)責(zé). 只有完全合格或經(jīng)相關(guān)職能部門批準(zhǔn)特殊放行的物品才準(zhǔn)驗(yàn)收入庫(kù). 驗(yàn)收無(wú)誤后, 填制材料入庫(kù)單, , 結(jié)算憑據(jù)必須由采購(gòu)員簽名作實(shí). ⑤ 退貨與索賠. 為避免損失，采購(gòu)回廠的物品由于質(zhì)量、規(guī)格不符, 采購(gòu)部門須立即辦理退貨, 無(wú)論貨品是否退還給了供應(yīng)商, 均須立即書面通知財(cái)務(wù)部及時(shí)扣回相應(yīng)款項(xiàng). 凡檢驗(yàn)結(jié)果為不良品的來(lái)料檢驗(yàn)報(bào)告, 品管部應(yīng)分發(fā)至采購(gòu)部門和財(cái)務(wù)部, 以有效追蹤, 不致有遺漏退貨扣款事項(xiàng)的發(fā)生. 采購(gòu)約定中必須明確索賠條款, 對(duì)因供應(yīng)商供貨期間、數(shù)量、質(zhì)量或相關(guān)原因未達(dá)到約定條件而產(chǎn)生的直接損失和因此面導(dǎo)致產(chǎn)生的其他損失, 應(yīng)由采購(gòu)部門根據(jù)實(shí)際應(yīng)由供應(yīng)商負(fù)責(zé)的損失以正式公函向供應(yīng)商索賠，并由財(cái)務(wù)部在貨款中扣回相應(yīng)款項(xiàng)或收取現(xiàn)款. 采購(gòu)部門不能解決的, 公司可以采用不排除以法律形式解決的措施, 以及時(shí)保護(hù)公司的利益. ⑥ 貨款結(jié)付政策. 所有采購(gòu)除零散性或不常用無(wú)法采用月結(jié)付款和特別情況需用現(xiàn)金支付的外, 均為月結(jié)付款方式. 不能使用月結(jié)的, 除小金額或零散性的因供應(yīng)商不能來(lái)公司收款而由采購(gòu)人員購(gòu)買時(shí)直接付款外, 均由供應(yīng)商直接到公司財(cái)務(wù)部收款. 禁止采購(gòu)人員直接辦理現(xiàn)金支付事宜. 月結(jié)供應(yīng)商必須在規(guī)定期間內(nèi)(每月5日前)提供對(duì)帳單至財(cái)務(wù)部對(duì)帳, 此政策采購(gòu)部門須明確知會(huì)供應(yīng)商. 貨款由財(cái)務(wù)部根據(jù)采購(gòu)結(jié)算條件和資金流轉(zhuǎn)情況安排結(jié)付. 為防止貨款已結(jié)付但事后出現(xiàn)質(zhì)量或數(shù)量等原因而給公司造成經(jīng)濟(jì)損失, 采購(gòu)部門應(yīng)盡量避免即時(shí)結(jié)付現(xiàn)金, 即對(duì)非月結(jié)的大金額的采購(gòu)保留一周或半月等一定的付款期間. 在不影響公司商譽(yù)的前提下, 適度延長(zhǎng)付款時(shí)間是公司進(jìn)行信用融資的財(cái)務(wù)政策. . , 建立完善的材料價(jià)格信息檔案. 為了有效地控制和降低采購(gòu)成本, 并保證采購(gòu)材料的質(zhì)量, 公司采購(gòu)員應(yīng)作好材料采購(gòu)市場(chǎng)的有關(guān)價(jià)格信息的收集和整理, 及時(shí)地了解市場(chǎng)行情和動(dòng)態(tài), 并與已在采用的采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行比較和分析, 同時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和更新. 調(diào)整和更新后的價(jià)格檔案應(yīng)同時(shí)分發(fā)采購(gòu)管理會(huì)計(jì)確認(rèn)并留存. 如有必要, 采購(gòu)管理會(huì)計(jì)可直接通過(guò)各種渠道收集采購(gòu)價(jià)格信息, 同時(shí)知會(huì)采購(gòu)員, 由采購(gòu)員進(jìn)一步確認(rèn)后進(jìn)行歸檔并執(zhí)行. . 為全面掌握公司所有供應(yīng)商的情況, 并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的資質(zhì)考評(píng), 應(yīng)對(duì)所有供應(yīng)商按重要性和一般性分別建立供應(yīng)商檔案. 所謂重要性供應(yīng)商, 即在貨品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、配合能力、結(jié)算條件等方面均能達(dá)到公司接受標(biāo)準(zhǔn)，并與公司有持常性業(yè)務(wù)往來(lái)的供應(yīng)商，而一般性供應(yīng)商是指只有偶發(fā)性或臨時(shí)性業(yè)務(wù)發(fā)生的供應(yīng)商. 當(dāng)一般性的供應(yīng)商因業(yè)務(wù)需要而進(jìn)行持常性往來(lái), 且經(jīng)考核符合公司重要性供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)后, 應(yīng)轉(zhuǎn)為重要供應(yīng)商進(jìn)行檔案管理. 供應(yīng)商的考核須由品質(zhì)部、物控部、采購(gòu)部及財(cái)務(wù)部聯(lián)合進(jìn)行. 供應(yīng)商檔案應(yīng)有編號(hào)、詳細(xì)地址和聯(lián)系方式、結(jié)算條件、交貨條款、品質(zhì)評(píng)級(jí)、銀行帳號(hào)等， 并定期或不定期更新， 由專人負(fù)責(zé)管理, 同時(shí)由財(cái)務(wù)部留存副本. 原則上公司采購(gòu)只選擇重要供應(yīng)商進(jìn)行. 如果供應(yīng)商在供應(yīng)材料過(guò)程中存在質(zhì)量、交貨
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