【管理制度】淺議中外企業(yè)物資采購管理制度的差異-全文預(yù)覽
【正文】 能力、人為欺詐等問題， 公司可考慮對其酌情處理， 嚴(yán)重者終止其業(yè)務(wù)往來，并保留追究法律責(zé)任的權(quán)利. 、激勵和約束, 這是防范采購中人為欺詐的有效方法. 采購員是采購的實際實施者, 在采購過程中起著至為重要的作用, 經(jīng)歷表明, 采購員以與供應(yīng)商串通抬價、采購的實物與約定不符、采購?fù)任锪峡梢缘蛢r但不選擇低價采購等方式向供應(yīng)商收受或索取回扣, 這是采購中最普遍最易發(fā)生也是最難防范的人為欺詐, 而這則在很大程度上取決于采購人員的職業(yè)道德、誠信敬業(yè)和行為操守，因此, 一要注重考核采購員的職業(yè)素養(yǎng), 以公司制度約束其行為操守, , 一個合格的采購員既要熟悉公司的生產(chǎn)運作和物料存儲, 又要了解物料的本身屬性、市場行情等, 這樣才能防止上當(dāng)受騙或避免采購回不適用或根本不可用的材料, 使公司不會蒙受不必要的損失. 公司對采購員的考核應(yīng)定期舉行, 一般可采用半年考核制，考核由人事部及采購部聯(lián)合進(jìn)行，財務(wù)部同時參予. 對考核結(jié)果優(yōu)良, 完成或降低公司采購成本任務(wù)的采購員按公司規(guī)定或適度的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行精神和物質(zhì)獎勵, 以提高采購員的積極性, 事實表明，只有合適的利益得取才是良好貢獻(xiàn)和抑制貪污的主因. 而對于考核結(jié)果不合格, 不能完成規(guī)定任務(wù), 或經(jīng)查證確有違規(guī)行為的采購員, 應(yīng)按公司規(guī)定或適度的標(biāo)準(zhǔn)視不同情節(jié)懲罰, 如有必要, 應(yīng)毫不猶豫地辭退, 并保留追究法律責(zé)任的權(quán)利. 考核和獎懲結(jié)果歸入個人檔案. 在對采購人員進(jìn)行考核和激勵的同時，應(yīng)對采購員進(jìn)行操守約束. 沒有約束的權(quán)力最易產(chǎn)生貪污和腐敗, 這是屢已驗證的經(jīng)驗教訓(xùn). 為保證公司的合法利益不受侵害, 也保護(hù)供應(yīng)商的合法利益不受侵害, 在對采購員進(jìn)行制度約束的同時, 應(yīng)對其進(jìn)行道德約束, 以降低人為欺詐動機. 公司可建立員工操守守則使員工按守則條款進(jìn)行操守承諾, 總經(jīng)理應(yīng)向供應(yīng)商頒發(fā)《操守承諾書》, 以公司制度和法律責(zé)任明確禁止采購人員向供應(yīng)商收受和索取任何形式的不正當(dāng)利益, 同時禁止供應(yīng)商向采購員以任何形式送贈有損公司利益的不正當(dāng)利益. . 根據(jù)不同資質(zhì)不同類型的材料,選擇合適的采購方式, 這是降低采購價格的良好途徑. ① 公開競爭招標(biāo). 對于大宗材料采購, 實行公開競爭招標(biāo)的方式, 往往能通過供應(yīng)商的相互比價, 達(dá)到采購成本最低質(zhì)量最好的目的. 采購員應(yīng)聯(lián)系三家或三家以上的供應(yīng)商, 并遞交供應(yīng)商報價、樣品、產(chǎn)品質(zhì)量及規(guī)格品種等資料，采購定價由市場供求關(guān)系確定，采用優(yōu)質(zhì)優(yōu)價與批量折扣相結(jié)合的價格政策. ② 合同采購. 對于持常性的材料采購, 可選擇信譽佳配合能力好的供應(yīng)商, 與之訂立長期合同. 與誠實、信譽佳的供應(yīng)商合作不僅能保證供貨質(zhì)量、預(yù)定交貨期，而且能得到付款及價格等方面的關(guān)照. 供應(yīng)商為了維護(hù)自己的商業(yè)信譽和利益, 建立穩(wěn)定的銷售渠道而不會摻假, 并能保持良好的合作關(guān)系和商業(yè)妥協(xié). ③ , 在價格確定前, 采購員必須先調(diào)查市場行情. 所有采購, 應(yīng)有三家或三家以上供應(yīng)商報價, 并與供應(yīng)商價格檔案進(jìn)行比較核實, 而且經(jīng)財務(wù)部認(rèn)可. 公司得到各供應(yīng)商對各種材料的報價后, 不一定完全選擇最低價格, 因為并不是最低的價格就是最可取的, 應(yīng)考慮價格對應(yīng)的質(zhì)量, 并同時考慮與供應(yīng)商的長遠(yuǎn)合作關(guān)系和其他材料的總體價格等因素, 選擇多數(shù)材料價格最低的供應(yīng)商, 并與之協(xié)商, 使總體材料的采購價格達(dá)到最低最優(yōu)水平. . , 并嚴(yán)格按采購審批權(quán)限執(zhí)行. 所有采購, 必須事前獲得批準(zhǔn). 未經(jīng)計劃并報審核和批準(zhǔn), 不得采購. 采購員應(yīng)根據(jù)需求計劃選擇供應(yīng)商和報價. 報價單必須經(jīng)采購管理會計審核簽名并經(jīng)財務(wù)經(jīng)理認(rèn)可后送總經(jīng)理審批, 審批后的報價單作為依據(jù)由采購員填制正式采購訂單, 同時分發(fā)采購管理會計留存?zhèn)洳? 采購訂單經(jīng)采購管理會計審核無誤并簽字后由財務(wù)經(jīng)理簽字認(rèn)可, 然后送總經(jīng)理批準(zhǔn). 總經(jīng)理批準(zhǔn)后的采購訂單才為執(zhí)行采購的有效憑據(jù), 由財務(wù)部分發(fā)至采購部門及需求部門和倉存部門. 所有采購的審批, 必須按權(quán)限和明確分工進(jìn)行. . ① 釷對采購員持有大筆公司現(xiàn)金流轉(zhuǎn)且未進(jìn)行清結(jié)的情況, 規(guī)定所有采購員經(jīng)手的現(xiàn)金采購, 必須于采購發(fā)票日起5日內(nèi)到財務(wù)部報帳結(jié)算并進(jìn)行款項清結(jié), 報帳程序按財務(wù)部[報帳規(guī)定]辦理. 禁止采購員自行墊支和預(yù)付訂金, 用款時可憑已獲批準(zhǔn)的采購訂單向財務(wù)部辦理借支, 借支經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審核后送總經(jīng)理批準(zhǔn). ② 釷對月結(jié)供應(yīng)商貨款有跨月或遺漏入帳情況, 規(guī)定月結(jié)供應(yīng)商的送貨單經(jīng)驗收入庫后, 由采購員分類整理并于翌日10時前送采購管理會計. 月結(jié)供應(yīng)商帳單由采購管理會計整理并進(jìn)行會計處理, 月末統(tǒng)一編制[應(yīng)付帳款明細(xì)表], 并送財務(wù)經(jīng)理審核認(rèn)可. 為清晰債權(quán)債務(wù), 不使支付貨款時雙方有異議, 每月中旬和下旬, 采購管理會計對每個供應(yīng)商上個月貨款分別編制[供應(yīng)商貨款確認(rèn)表], 經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審核后, 作為結(jié)付貨款的憑據(jù)傳達(dá)至供應(yīng)商, 如有不符及時解決, 避免日后糾紛. . 針對采購工作中存在的問題、有關(guān)采購管理的政策修改或更新、重大的采購事項等，財務(wù)部定期或不定期主持召開采購管理會議, 采購管理會議可以固定在每個月月末舉行, 也可以根據(jù)需要臨時性地召開, 一般由財務(wù)經(jīng)理主持, 各采購部門參加, 有必要時請總經(jīng)理及相關(guān)主管人員參加. 各部門可以在會議上提出在采購工作中遇到
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