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正文內(nèi)容

后勤采購(gòu)管理辦法-在線瀏覽

2025-05-30 12:24本頁(yè)面
  

【正文】 訂后,由采購(gòu)員負(fù)責(zé)跟蹤供應(yīng)過(guò)程。 定點(diǎn)或詢比價(jià)方式采購(gòu)物資的,由后勤采購(gòu)工作小組安排人員陪同采購(gòu)。 不論采取哪種采購(gòu)方式,采購(gòu)員都必須向供應(yīng)商索要發(fā)票及購(gòu)物清單,零星現(xiàn)金支付的需索要收款憑證,相關(guān)單據(jù)上采購(gòu)員及陪同采購(gòu)人員需簽字確認(rèn)。倉(cāng)庫(kù)保管員當(dāng)面清點(diǎn)物資,對(duì)照采購(gòu)計(jì)劃表、供應(yīng)商的銷售清單與物資一一核對(duì),檢查物資品種、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格是否無(wú)誤,質(zhì)量是否符合要求,檢查包裝是否完好,如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞,應(yīng)立即拆包檢查。驗(yàn)收過(guò)程中,如發(fā)現(xiàn)異常,應(yīng)向采購(gòu)員提出質(zhì)疑或向上級(jí)主管匯報(bào)。驗(yàn)收不合格的,由采購(gòu)員聯(lián)系退換貨或返工。 報(bào)賬付款 采購(gòu)業(yè)務(wù)結(jié)束后,采購(gòu)員將票據(jù)交給行政內(nèi)勤報(bào)賬。5 / 19 財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)報(bào)賬事項(xiàng)進(jìn)行審核,重點(diǎn)審核附件及相關(guān)審批程序的是否完整、報(bào)賬事項(xiàng)與附件是否匹配、各部門(mén)的物資耗費(fèi)是否在預(yù)算額度內(nèi)、超預(yù)算的是否履行超預(yù)算報(bào)批程序,審核無(wú)誤后審核人在費(fèi)用報(bào)銷審批單上簽字。 報(bào)賬的票據(jù)必須包括:費(fèi)用報(bào)銷審批單、供應(yīng)商的銷售清單、入庫(kù)單(財(cái)務(wù)聯(lián)) 、有效發(fā)票、物資采購(gòu)計(jì)劃表、供應(yīng)商詢價(jià)表、費(fèi)用分?jǐn)偙恚熏F(xiàn)金支付的應(yīng)提供收據(jù),簽訂了合同的應(yīng)提供合同。 合同約定了結(jié)算付款方式的,按合同約定辦理。 不在現(xiàn)金交易范圍內(nèi)的采購(gòu)業(yè)務(wù)均需通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬支付給供應(yīng)商。 簽訂了采購(gòu)合同或協(xié)議的,采購(gòu)員報(bào)賬時(shí)需提供收款方名稱、開(kāi)戶銀行及賬號(hào),且收款方、開(kāi)票方和合同簽訂方三方必須一致,以確保無(wú)資金支付糾紛。 物資管理 所有辦公類、宣傳印制類、勞保清潔及宿舍用品、公共設(shè)施類物資都必須履行先入庫(kù)后領(lǐng)用的程序,由行政部門(mén)統(tǒng)一管理。行政部門(mén)應(yīng)分部門(mén)建立并實(shí)時(shí)更新各部門(mén)固定資產(chǎn)和低值易耗品(不屬于固定資產(chǎn),而又價(jià)值較高或使用時(shí)間較長(zhǎng)的物品)保管清單,落實(shí)保管責(zé)任。 行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn),至少每季度盤(pán)點(diǎn)一次,并將盤(pán)點(diǎn)結(jié)果報(bào)送財(cái)務(wù)部門(mén)。因個(gè)人保管不善導(dǎo)致盤(pán)虧的,由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償。領(lǐng)用固定資產(chǎn)和低值易耗品的,行政部門(mén)和使用部門(mén)要及時(shí)更新保管清單。私人活動(dòng)及招待不得申請(qǐng)采購(gòu)招待類物資。采購(gòu)申請(qǐng)需詳細(xì)注明物資品名、數(shù)量、招待對(duì)象及費(fèi)用預(yù)算,經(jīng)請(qǐng)購(gòu)部門(mén)主管批準(zhǔn)后報(bào)行政部門(mén)審批。 行政部門(mén)對(duì)請(qǐng)購(gòu)部門(mén)提交的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核,審核內(nèi)容包括采購(gòu)申請(qǐng)的各欄填寫(xiě)是否清楚、招待事項(xiàng)是否屬實(shí)、請(qǐng)購(gòu)數(shù)量是否適度、是否在預(yù)算范圍內(nèi)、是否有相關(guān)負(fù)責(zé)人的審批簽字、是否在審批范圍內(nèi)等。水果、零食不得節(jié)余,煙、酒、茶、礦泉水等保質(zhì)期稍長(zhǎng)的物資如有剩余,由行政部門(mén)負(fù)責(zé)登記并保管,在保質(zhì)期前耗用完畢。 行政部門(mén)采購(gòu)員根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)實(shí)施采購(gòu),可視全年使用量采取定點(diǎn)或詢比價(jià)方式進(jìn)行采購(gòu)。 采購(gòu)時(shí),由后勤采購(gòu)工作小組安排人員陪同采購(gòu)員采購(gòu)。 采購(gòu)員應(yīng)向供應(yīng)商索要發(fā)票、售貨清單及收款憑證。 采購(gòu)?fù)瓿珊螅少?gòu)員將物資交給請(qǐng)購(gòu)部門(mén),請(qǐng)購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)驗(yàn)收,驗(yàn)收無(wú)誤后在單據(jù)上簽字。行政部門(mén)內(nèi)勤應(yīng)在一周之內(nèi)報(bào)賬,按各部門(mén)的物資申購(gòu)情況制作費(fèi)用分?jǐn)偙恚瑢⒃计弊C粘貼整齊,填好費(fèi)用報(bào)銷審批單,經(jīng)部門(mén)主管審批后交財(cái)務(wù)部門(mén)審核。 財(cái)務(wù)審核通過(guò)后,行政內(nèi)勤提請(qǐng)總經(jīng)理審批,審批完成即可交財(cái)務(wù)部門(mén)制證付款。各類單據(jù)要齊全且相互吻合,并有符合程序的審批記錄。采購(gòu)金額在 500 元以上要經(jīng)總經(jīng)理審批。 行政部門(mén)對(duì)需求部門(mén)提交的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核,審核內(nèi)容包括采購(gòu)申請(qǐng)的各欄填寫(xiě)是否清楚、是否在預(yù)算范圍內(nèi)、是否有相關(guān)負(fù)責(zé)人的審批簽字、是否在審批范圍內(nèi)等。 需求部門(mén)未申請(qǐng)的物資不得采購(gòu)。 供應(yīng)商及采購(gòu)方式選擇 公司一次性采購(gòu)量或金額大的物資實(shí)行招標(biāo)的方式確定供應(yīng)商及價(jià)格,由行政部門(mén)負(fù)責(zé)安排招標(biāo)事宜,財(cái)務(wù)部門(mén)、需求部門(mén)參與招標(biāo)過(guò)程。 用量小、價(jià)值低的物資由行政部門(mén)、需求部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)共同確定定點(diǎn)供應(yīng)商,簽訂長(zhǎng)期議價(jià)采購(gòu)協(xié)議,實(shí)行定點(diǎn)采購(gòu),如常用零配件、試劑、藥品、容器等。 合同的簽訂與撤銷 參見(jiàn) 購(gòu)買(mǎi) 招標(biāo)方式采購(gòu)物資的,合同簽訂后,由采購(gòu)員負(fù)責(zé)跟蹤供應(yīng)過(guò)程。 定點(diǎn)或詢比價(jià)方式采購(gòu)物資的,由后勤采購(gòu)工作小組安排人員陪同采購(gòu)。8 / 19 不論采取哪種采購(gòu)方式,采購(gòu)員都必須向供應(yīng)商索要發(fā)票及購(gòu)物清單,零星現(xiàn)金支付的需索要收款憑證,相關(guān)單據(jù)上采購(gòu)員及陪同采購(gòu)人員需簽字確認(rèn)。倉(cāng)庫(kù)保管員當(dāng)面清點(diǎn)物資,對(duì)照采購(gòu)申請(qǐng)、供應(yīng)商的銷售清單與物資一一核對(duì),檢查物資品種、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、價(jià)格是否無(wú)誤,質(zhì)量是否符合要求,檢查包裝是否完好,如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞,應(yīng)立即拆包檢查。 物資驗(yàn)收無(wú)誤后,保管員開(kāi)具入庫(kù)單,并將采購(gòu)付款聯(lián)交給采購(gòu)員,采購(gòu)員及保管員簽字確認(rèn)。 保管員分類別登記物資入庫(kù)臺(tái)賬,將實(shí)物存入倉(cāng)庫(kù)。行政內(nèi)勤應(yīng)在一周之內(nèi)填好費(fèi)用報(bào)銷審批單,將原始票證粘貼整齊,經(jīng)部門(mén)主管審批后交財(cái)務(wù)部門(mén)審核。 財(cái)務(wù)審核通過(guò)后,行政內(nèi)勤提請(qǐng)總經(jīng)理審批,審批完成即可交財(cái)務(wù)部門(mén)制證付款。各類單據(jù)要齊全且相互吻合,并有符合程序的審批記錄。 所有生產(chǎn)維護(hù)類及技術(shù)檢測(cè)類物資均應(yīng)履行先入庫(kù)后領(lǐng)用的程序。物資領(lǐng)用要有領(lǐng)用記錄,領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。如因使用或保管不當(dāng)導(dǎo)致物資丟失、損壞或失效,由保管責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償。盤(pán)點(diǎn)中如發(fā)現(xiàn)有盤(pán)盈、盤(pán)虧等情況應(yīng)查明原因,并及時(shí)報(bào)告上級(jí)主管。廚師按食譜制定每天采購(gòu)計(jì)劃,經(jīng)食堂組長(zhǎng)審核及行政主管審批后交食堂采購(gòu)員采購(gòu)。 購(gòu)買(mǎi) 食堂采購(gòu)可確定相對(duì)固定供應(yīng)商,通過(guò)定點(diǎn)獲得長(zhǎng)期供應(yīng)低價(jià)優(yōu)惠和免費(fèi)配送待遇,同時(shí)也要勤跑、勤問(wèn)以了解市場(chǎng)行情,精打細(xì)算,及時(shí)購(gòu)進(jìn)質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的新鮮疏菜和肉類食品。 采購(gòu)的食品必須新鮮、衛(wèi)生、清潔,符合國(guó)家有關(guān)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定。肉類食品采購(gòu)必須具有檢驗(yàn)合格證明。 食堂采購(gòu)員按采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu),聯(lián)系定點(diǎn)供應(yīng)商送貨或到市場(chǎng)選購(gòu),并向供方索要銷售清單、發(fā)票、收據(jù)等憑證。財(cái)務(wù)可采取派人陪同采購(gòu)或不定期到市場(chǎng)詢價(jià)等形式進(jìn)行監(jiān)督。 驗(yàn)收無(wú)誤后,保管員在相關(guān)單據(jù)上簽收,將物資存入廚房,并登記采購(gòu)臺(tái)賬。 食堂物資要注意存儲(chǔ),避免霉變、生蟲(chóng)、鼠咬,生熟食品要隔開(kāi)存放,隔夜食物應(yīng)冷藏。 保管員將每旬的單據(jù)收齊后交行政內(nèi)勤報(bào)賬,行政內(nèi)勤對(duì)單據(jù)進(jìn)行審核,檢查票據(jù)是否齊全(采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)清單、發(fā)票) 、是否履行相關(guān)審批手續(xù)、各環(huán)節(jié)經(jīng)辦人10 / 19是否簽字,審核無(wú)誤后進(jìn)行匯總,填制費(fèi)用報(bào)銷審批單,經(jīng)部門(mén)主管審批后交財(cái)務(wù)部門(mén)審核。 財(cái)務(wù)審核通過(guò)后,行政內(nèi)勤提請(qǐng)總經(jīng)理審批,審批完成即可交財(cái)務(wù)部門(mén)制證付款。各類單據(jù)要齊全且相互吻合,并有符合程序的審批記錄。 已簽訂托收協(xié)議的,由出納每月初到銀行取回用水用電清單及發(fā)票,交行政部門(mén)物業(yè)組核對(duì)。物業(yè)組應(yīng)在每月底抄水表、電表,計(jì)算水電耗用量,并與供方提供的清單核對(duì),允許存在合理差異,如差異較大,由物業(yè)組負(fù)責(zé)與供方核對(duì)。 行政內(nèi)勤將發(fā)票、清單收
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