【正文】 后勤采購(gòu)工作小組機(jī)構(gòu)公司設(shè)立后勤采購(gòu)工作小組，由各部門各派一人組成，組長(zhǎng)由總經(jīng)理任命。 公司總部總裁辦下設(shè)行政部，設(shè)置行政內(nèi)勤及采購(gòu)員崗位，負(fù)責(zé)母公司范圍內(nèi)的采購(gòu)業(yè)務(wù)，八字門行政部安排保管員負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)物資保管及發(fā)放。 各部門各司其職，相互銜接的同時(shí)形成相互制衡機(jī)制。第 4 章 采購(gòu)實(shí)施 辦公、宣傳印制、勞保清潔及宿舍用品、公共設(shè)施類物資的采購(gòu) 采購(gòu)申請(qǐng) 需求部門在每月 25 日前提出下月物資采購(gòu)申請(qǐng)，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后交行政部門。只有現(xiàn)有庫(kù)存不能滿足的請(qǐng)購(gòu)物資才能列入采購(gòu)計(jì)劃中。辦公設(shè)備、辦公家具、宣傳印刷品、營(yíng)銷促銷品、勞保用品、照明燈等物資均可采用定點(diǎn)采購(gòu)方式； 無(wú)法招標(biāo)或定點(diǎn)采購(gòu)的物資，可采用詢比價(jià)方式采購(gòu)，向三個(gè)以上的供應(yīng)商詢價(jià)后填制供應(yīng)商詢價(jià)表，經(jīng)行政主管及總經(jīng)理審批后擇優(yōu)選購(gòu)，如公共設(shè)施維護(hù)等物資。 我方如遇特殊情況需要變更或撤銷合同的，由行政部門與供方溝通協(xié)商后，提交合同變更或撤銷申請(qǐng)，經(jīng)行政主管及公司總經(jīng)理審批后方可變更或撤銷。倉(cāng)庫(kù)保管員當(dāng)面清點(diǎn)物資，對(duì)照采購(gòu)計(jì)劃表、供應(yīng)商的銷售清單與物資一一核對(duì)，檢查物資品種、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格是否無(wú)誤，質(zhì)量是否符合要求，檢查包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應(yīng)立即拆包檢查。5 / 19 財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)賬事項(xiàng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核附件及相關(guān)審批程序的是否完整、報(bào)賬事項(xiàng)與附件是否匹配、各部門的物資耗費(fèi)是否在預(yù)算額度內(nèi)、超預(yù)算的是否履行超預(yù)算報(bào)批程序，審核無(wú)誤后審核人在費(fèi)用報(bào)銷審批單上簽字。 簽訂了采購(gòu)合同或協(xié)議的，采購(gòu)員報(bào)賬時(shí)需提供收款方名稱、開(kāi)戶銀行及賬號(hào)，且收款方、開(kāi)票方和合同簽訂方三方必須一致，以確保無(wú)資金支付糾紛。因個(gè)人保管不善導(dǎo)致盤虧的，由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償。 行政部門對(duì)請(qǐng)購(gòu)部門提交的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購(gòu)申請(qǐng)的各欄填寫(xiě)是否清楚、招待事項(xiàng)是否屬實(shí)、請(qǐng)購(gòu)數(shù)量是否適度、是否在預(yù)算范圍內(nèi)、是否有相關(guān)負(fù)責(zé)人的審批簽字、是否在審批范圍內(nèi)等。 采購(gòu)員應(yīng)向供應(yīng)商索要發(fā)票、售貨清單及收款憑證。各類單據(jù)要齊全且相互吻合，并有符合程序的審批記錄。 供應(yīng)商及采購(gòu)方式選擇 公司一次性采購(gòu)量或金額大的物資實(shí)行招標(biāo)的方式確定供應(yīng)商及價(jià)格，由行政部門負(fù)責(zé)安排招標(biāo)事宜，財(cái)務(wù)部門、需求部門參與招標(biāo)過(guò)程。8 / 19 不論采取哪種采購(gòu)方式，采購(gòu)員都必須向供應(yīng)商索要發(fā)票及購(gòu)物清單，零星現(xiàn)金支付的需索要收款憑證，相關(guān)單據(jù)上采購(gòu)員及陪同采購(gòu)人員需簽字確認(rèn)。行政內(nèi)勤應(yīng)在一周之內(nèi)填好費(fèi)用報(bào)銷審批單，將原始票證粘貼整齊，經(jīng)部門主管審批后交財(cái)務(wù)部門審核。物資領(lǐng)用要有領(lǐng)用記錄，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。 購(gòu)買 食堂采購(gòu)可確定相對(duì)固定供應(yīng)商，通過(guò)定點(diǎn)獲得長(zhǎng)期供應(yīng)低價(jià)優(yōu)惠和免費(fèi)配送待遇，同時(shí)也要勤跑、勤問(wèn)以了解市場(chǎng)行情，精打細(xì)算，及時(shí)購(gòu)進(jìn)質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的新鮮疏菜和肉類食品。財(cái)務(wù)可采取派人陪同采購(gòu)或不定期到市場(chǎng)詢價(jià)等形式進(jìn)行監(jiān)督。 財(cái)務(wù)審核通過(guò)后，行政內(nèi)勤提請(qǐng)總經(jīng)理審批，審批完成即可交財(cái)務(wù)部門制證付款。 行政內(nèi)勤將發(fā)票、清單收齊后，填制費(fèi)用報(bào)銷審批單，經(jīng)行政主管審批后報(bào)財(cái)務(wù)部門審核，審核無(wú)誤后在費(fèi)用報(bào)銷審批單上簽字。充卡后將銀行付款憑據(jù)交給財(cái)務(wù)部門。招標(biāo)事宜由行政部門負(fù)責(zé)安排，財(cái)務(wù)部門和生產(chǎn)部門參與招標(biāo)過(guò)程。 驗(yàn)收入庫(kù)(1)磅房收到信息通知單，對(duì)燃煤毛重（含車皮和燃煤）進(jìn)行稱量，登記稱重記錄臺(tái)賬。財(cái)務(wù)記賬組單據(jù)包括：供方供貨清單、信息通知單、汽車衡稱重記錄單12 / 19（財(cái)務(wù)聯(lián)） 、入庫(kù)單（財(cái)務(wù)聯(lián)） 。 物資管理(1)生產(chǎn)機(jī)器零配件倉(cāng)庫(kù)保管員負(fù)責(zé)燃煤的保管，建立燃煤入庫(kù)、出庫(kù)及庫(kù)存臺(tái)賬。采購(gòu)申請(qǐng)需注明油的品種、規(guī)格、數(shù)量等數(shù)據(jù)。 報(bào)賬付款(1)采購(gòu)員將發(fā)票、采購(gòu)申請(qǐng)單、入庫(kù)單交至行政內(nèi)勤，行政內(nèi)勤在一周內(nèi)填好費(fèi)用報(bào)銷審批單，經(jīng)行政主管審批后交財(cái)務(wù)部門。(4)每月底，保管員統(tǒng)計(jì)每月實(shí)際消耗量，與月定額消耗量對(duì)比，如兩者差異較大，應(yīng)查明原因，落實(shí)責(zé)任。 合同簽訂完成，行政部門憑招標(biāo)相關(guān)資料及和合同申請(qǐng)付款，行政內(nèi)勤填寫(xiě)付款申請(qǐng)單，經(jīng)行政主管、財(cái)務(wù)主管及總經(jīng)理審批后交財(cái)務(wù)付款。 實(shí)物盤點(diǎn) 實(shí)物盤點(diǎn)分為全面盤點(diǎn)和抽樣盤點(diǎn)。 財(cái)務(wù)部門通過(guò)預(yù)算對(duì)各部門物資耗用進(jìn)行費(fèi)用額度控制，各部門在預(yù)算額度內(nèi)申購(gòu)和領(lǐng)用物資，超預(yù)算的報(bào)賬需履行相應(yīng)審批程序。財(cái)務(wù)部門根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果相應(yīng)調(diào)整會(huì)計(jì)賬目記錄。 保險(xiǎn)辦妥后，由行政內(nèi)勤填制費(fèi)用報(bào)銷審批單，附上發(fā)票、申請(qǐng)單及相關(guān)投保資料，履行報(bào)賬審批程序后交財(cái)務(wù)部門制證付款。母公司車險(xiǎn)及企業(yè)綜合險(xiǎn)由八字門行政部統(tǒng)一辦理。油存儲(chǔ)時(shí)應(yīng)注意防火，保證安全。13 / 19 購(gòu)買(1)采購(gòu)員到中石油或中石化供應(yīng)點(diǎn)按時(shí)價(jià)采購(gòu)，后勤物資采購(gòu)工作小組安排人陪同采購(gòu)。經(jīng)保管員及領(lǐng)用人簽字，部門主管審批后交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行出庫(kù)賬務(wù)處理。(3)行政部門按照合同約定的時(shí)間及方式申請(qǐng)付款，填寫(xiě)付款申請(qǐng)單，注明合同號(hào)、收款單位、開(kāi)戶銀行、賬號(hào)、申付金額、申付事項(xiàng)等要素，并附上信息通知單、汽車衡稱重記錄單（采購(gòu)付款聯(lián)） 、入庫(kù)單（采購(gòu)付款聯(lián)） 、發(fā)票等票據(jù)。稱量完畢，司磅員將汽車衡稱重記錄單交給倉(cāng)庫(kù)保管員。詢價(jià)應(yīng)由后勤物資采購(gòu)小組安排人員與采購(gòu)員共同參與。采購(gòu)申請(qǐng)量應(yīng)根據(jù)月定額耗用量、上月庫(kù)存、安全庫(kù)存量等數(shù)據(jù)來(lái)確定，采購(gòu)數(shù)量能保證正常耗用即可。 需求部門根據(jù)需求填制采購(gòu)申請(qǐng)，經(jīng)部門主管及總經(jīng)理審批后交行政部門采購(gòu)員采購(gòu)。 已簽訂托收協(xié)議的，由出納每月初到銀行取回用水用電清單及發(fā)票，交行政部門物業(yè)組核對(duì)。 食堂物資要注意存儲(chǔ)，避免霉變、生蟲(chóng)、鼠咬，生熟食品要隔開(kāi)存放，隔夜食物應(yīng)冷藏。肉類食品采購(gòu)必須具有檢驗(yàn)合格證明。盤點(diǎn)中如發(fā)現(xiàn)有盤盈、盤虧等情況應(yīng)查明原因，并及時(shí)報(bào)告上級(jí)主管。各類單據(jù)要齊全且相互吻合，并有符合程序的審批記錄。 物資驗(yàn)收無(wú)誤后，保管員開(kāi)具入庫(kù)單，并將采購(gòu)付款聯(lián)交給采購(gòu)員，采購(gòu)員及保管員簽字確認(rèn)。 合同的簽訂與撤銷 參見(jiàn) 購(gòu)買 招標(biāo)方式采購(gòu)物資的，合同簽訂后，由采購(gòu)員負(fù)責(zé)跟蹤供應(yīng)過(guò)程。 行政部門對(duì)需求部門提交的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購(gòu)申請(qǐng)的各欄填寫(xiě)是否清楚、是否在預(yù)算范圍內(nèi)、是否有相關(guān)負(fù)責(zé)人的審批簽字、是否在審批范圍內(nèi)等。行政部門內(nèi)勤應(yīng)在一周之內(nèi)報(bào)賬，按各部門的物資申購(gòu)情況制作費(fèi)用分?jǐn)偙?，將原始票證粘貼整齊，填好費(fèi)用報(bào)銷審批單，經(jīng)部門主管審批后交財(cái)務(wù)部門審核。 行政部門采購(gòu)員根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)實(shí)施采購(gòu)，可視全年使用量采取定點(diǎn)或詢比價(jià)方式進(jìn)行采購(gòu)。私人活動(dòng)及招待不得申請(qǐng)采購(gòu)招待類物資。行政部門應(yīng)分部門建立并實(shí)時(shí)更新各部門固定資產(chǎn)和低值易耗品（不屬于固定資產(chǎn)，而又價(jià)值較高或使用時(shí)間較長(zhǎng)的物品）保管清單，落實(shí)保管責(zé)任。 合同約定了結(jié)算付款方式的，