【正文】 后勤采購工作小組機構公司設立后勤采購工作小組，由各部門各派一人組成，組長由總經(jīng)理任命。 公司總部總裁辦下設行政部，設置行政內(nèi)勤及采購員崗位，負責母公司范圍內(nèi)的采購業(yè)務，八字門行政部安排保管員負責倉庫物資保管及發(fā)放。 各部門各司其職，相互銜接的同時形成相互制衡機制。第 4 章 采購實施 辦公、宣傳印制、勞保清潔及宿舍用品、公共設施類物資的采購 采購申請 需求部門在每月 25 日前提出下月物資采購申請，經(jīng)部門主管批準后交行政部門。只有現(xiàn)有庫存不能滿足的請購物資才能列入采購計劃中。辦公設備、辦公家具、宣傳印刷品、營銷促銷品、勞保用品、照明燈等物資均可采用定點采購方式； 無法招標或定點采購的物資，可采用詢比價方式采購，向三個以上的供應商詢價后填制供應商詢價表，經(jīng)行政主管及總經(jīng)理審批后擇優(yōu)選購，如公共設施維護等物資。 我方如遇特殊情況需要變更或撤銷合同的，由行政部門與供方溝通協(xié)商后，提交合同變更或撤銷申請，經(jīng)行政主管及公司總經(jīng)理審批后方可變更或撤銷。倉庫保管員當面清點物資，對照采購計劃表、供應商的銷售清單與物資一一核對，檢查物資品種、規(guī)格、數(shù)量、價格是否無誤，質(zhì)量是否符合要求，檢查包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應立即拆包檢查。5 / 19 財務部門對報賬事項進行審核，重點審核附件及相關審批程序的是否完整、報賬事項與附件是否匹配、各部門的物資耗費是否在預算額度內(nèi)、超預算的是否履行超預算報批程序，審核無誤后審核人在費用報銷審批單上簽字。 簽訂了采購合同或協(xié)議的，采購員報賬時需提供收款方名稱、開戶銀行及賬號，且收款方、開票方和合同簽訂方三方必須一致，以確保無資金支付糾紛。因個人保管不善導致盤虧的，由責任人負責賠償。 行政部門對請購部門提交的采購申請進行審核，審核內(nèi)容包括采購申請的各欄填寫是否清楚、招待事項是否屬實、請購數(shù)量是否適度、是否在預算范圍內(nèi)、是否有相關負責人的審批簽字、是否在審批范圍內(nèi)等。 采購員應向供應商索要發(fā)票、售貨清單及收款憑證。各類單據(jù)要齊全且相互吻合，并有符合程序的審批記錄。 供應商及采購方式選擇 公司一次性采購量或金額大的物資實行招標的方式確定供應商及價格，由行政部門負責安排招標事宜，財務部門、需求部門參與招標過程。8 / 19 不論采取哪種采購方式，采購員都必須向供應商索要發(fā)票及購物清單，零星現(xiàn)金支付的需索要收款憑證，相關單據(jù)上采購員及陪同采購人員需簽字確認。行政內(nèi)勤應在一周之內(nèi)填好費用報銷審批單，將原始票證粘貼整齊，經(jīng)部門主管審批后交財務部門審核。物資領用要有領用記錄，領用人簽字確認。 購買 食堂采購可確定相對固定供應商，通過定點獲得長期供應低價優(yōu)惠和免費配送待遇，同時也要勤跑、勤問以了解市場行情，精打細算，及時購進質(zhì)優(yōu)價廉的新鮮疏菜和肉類食品。財務可采取派人陪同采購或不定期到市場詢價等形式進行監(jiān)督。 財務審核通過后，行政內(nèi)勤提請總經(jīng)理審批，審批完成即可交財務部門制證付款。 行政內(nèi)勤將發(fā)票、清單收齊后，填制費用報銷審批單，經(jīng)行政主管審批后報財務部門審核，審核無誤后在費用報銷審批單上簽字。充卡后將銀行付款憑據(jù)交給財務部門。招標事宜由行政部門負責安排，財務部門和生產(chǎn)部門參與招標過程。 驗收入庫(1)磅房收到信息通知單，對燃煤毛重（含車皮和燃煤）進行稱量，登記稱重記錄臺賬。財務記賬組單據(jù)包括：供方供貨清單、信息通知單、汽車衡稱重記錄單12 / 19（財務聯(lián)） 、入庫單（財務聯(lián)） 。 物資管理(1)生產(chǎn)機器零配件倉庫保管員負責燃煤的保管，建立燃煤入庫、出庫及庫存臺賬。采購申請需注明油的品種、規(guī)格、數(shù)量等數(shù)據(jù)。 報賬付款(1)采購員將發(fā)票、采購申請單、入庫單交至行政內(nèi)勤，行政內(nèi)勤在一周內(nèi)填好費用報銷審批單，經(jīng)行政主管審批后交財務部門。(4)每月底，保管員統(tǒng)計每月實際消耗量，與月定額消耗量對比，如兩者差異較大，應查明原因，落實責任。 合同簽訂完成，行政部門憑招標相關資料及和合同申請付款，行政內(nèi)勤填寫付款申請單，經(jīng)行政主管、財務主管及總經(jīng)理審批后交財務付款。 實物盤點 實物盤點分為全面盤點和抽樣盤點。 財務部門通過預算對各部門物資耗用進行費用額度控制，各部門在預算額度內(nèi)申購和領用物資，超預算的報賬需履行相應審批程序。財務部門根據(jù)盤點結果相應調(diào)整會計賬目記錄。 保險辦妥后，由行政內(nèi)勤填制費用報銷審批單，附上發(fā)票、申請單及相關投保資料，履行報賬審批程序后交財務部門制證付款。母公司車險及企業(yè)綜合險由八字門行政部統(tǒng)一辦理。油存儲時應注意防火，保證安全。13 / 19 購買(1)采購員到中石油或中石化供應點按時價采購，后勤物資采購工作小組安排人陪同采購。經(jīng)保管員及領用人簽字，部門主管審批后交財務部門進行出庫賬務處理。(3)行政部門按照合同約定的時間及方式申請付款，填寫付款申請單，注明合同號、收款單位、開戶銀行、賬號、申付金額、申付事項等要素，并附上信息通知單、汽車衡稱重記錄單（采購付款聯(lián)） 、入庫單（采購付款聯(lián)） 、發(fā)票等票據(jù)。稱量完畢，司磅員將汽車衡稱重記錄單交給倉庫保管員。詢價應由后勤物資采購小組安排人員與采購員共同參與。采購申請量應根據(jù)月定額耗用量、上月庫存、安全庫存量等數(shù)據(jù)來確定，采購數(shù)量能保證正常耗用即可。 需求部門根據(jù)需求填制采購申請，經(jīng)部門主管及總經(jīng)理審批后交行政部門采購員采購。 已簽訂托收協(xié)議的，由出納每月初到銀行取回用水用電清單及發(fā)票，交行政部門物業(yè)組核對。 食堂物資要注意存儲，避免霉變、生蟲、鼠咬，生熟食品要隔開存放，隔夜食物應冷藏。肉類食品采購必須具有檢驗合格證明。盤點中如發(fā)現(xiàn)有盤盈、盤虧等情況應查明原因，并及時報告上級主管。各類單據(jù)要齊全且相互吻合，并有符合程序的審批記錄。 物資驗收無誤后，保管員開具入庫單，并將采購付款聯(lián)交給采購員，采購員及保管員簽字確認。 合同的簽訂與撤銷 參見 購買 招標方式采購物資的，合同簽訂后，由采購員負責跟蹤供應過程。 行政部門對需求部門提交的采購申請進行審核，審核內(nèi)容包括采購申請的各欄填寫是否清楚、是否在預算范圍內(nèi)、是否有相關負責人的審批簽字、是否在審批范圍內(nèi)等。行政部門內(nèi)勤應在一周之內(nèi)報賬，按各部門的物資申購情況制作費用分攤表，將原始票證粘貼整齊，填好費用報銷審批單，經(jīng)部門主管審批后交財務部門審核。 行政部門采購員根據(jù)采購申請實施采購，可視全年使用量采取定點或詢比價方式進行采購。私人活動及招待不得申請采購招待類物資。行政部門應分部門建立并實時更新各部門固定資產(chǎn)和低值易耗品（不屬于固定資產(chǎn)，而又價值較高或使用時間較長的物品）保管清單，落實保管責任。 合同約定了結算付款方式的，