【正文】 9采購申請單、費用分?jǐn)偙恚熏F(xiàn)金支付的應(yīng)提供收據(jù)，簽訂了合同的應(yīng)提供合同。水果、零食、煙、酒、礦泉水、茶等飲食品，要特別注意是否在保質(zhì)期內(nèi)、包裝是否完好無損，保證飲食品的安全衛(wèi)生。采購金額在 500 元以上要經(jīng)總經(jīng)理審批。盤點中如發(fā)現(xiàn)有盤盈、盤虧等情況應(yīng)查明原因，并及時報告上級主管。供應(yīng)商為單位的，采用公對公轉(zhuǎn)賬支付；供應(yīng)商為個人的，采用公對個人銀行卡轉(zhuǎn)賬支付。行政內(nèi)勤應(yīng)在一周之內(nèi)報賬，按各部門的物資申購情況制作費用分?jǐn)偙?，將原始票證粘貼整齊，填好費用報銷審批單，經(jīng)部門主管審批后交財務(wù)部門審核。 驗收入庫 物資采購后，采購員將物資交到倉庫。合同變更或撤銷給公司造成損失的，應(yīng)追究供方責(zé)任。如全年耗用量大的辦公文具、公司定制品、勞保用品；一次性訂購量大的工作服、掛歷、宿舍用品；全年耗費金額大的寬帶、手機(jī)、固話等通訊網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等均可采用招標(biāo)方式采購； 日常采購量或金額較大的物資，由行政部和財務(wù)部共同確定定點供應(yīng)商，簽訂長期議價采購合同，實行定點采購。 行政內(nèi)勤應(yīng)審查各部門申請采購的物資是否能由現(xiàn)有庫存滿足。 現(xiàn)金交易范圍 一千元以下的零星采購； 供應(yīng)商要求現(xiàn)金交易； 緊急采購且不能及時辦理銀行支付手續(xù)； 除以上情況外，一律不得進(jìn)行現(xiàn)金交易，均通過財務(wù)轉(zhuǎn)賬付款。食堂物資放廚房存儲，不單獨設(shè)立倉庫，由食堂組長兼任保管員，負(fù)責(zé)食堂物資管理。行政部門應(yīng)分別設(shè)置行政內(nèi)勤（兼任計劃管理員)、采購員及倉庫保管員等崗位。付款的申請人、審批人與執(zhí)行人職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離，避免因付款方式不恰當(dāng)、執(zhí)行有偏差，導(dǎo)致企業(yè)資金損失或信用受損。請購人員不能同時負(fù)責(zé)審批。 適用范圍本辦法適用于集團(tuán)所屬分子公司及工廠的后勤物資及服務(wù)的采購。 采購合同的擬訂、審核與審批。 后勤采購工作小組職責(zé) 負(fù)責(zé)與各部門的溝通協(xié)調(diào)。 各公司行政部下設(shè)食堂組，食堂采購員實施物資采購，食堂組長負(fù)責(zé)食堂物資的驗收和管理。 備用金采取借款方式，由采購員填寫借款單，經(jīng)部門主管、財務(wù)主管及總經(jīng)理審批后，交會計開具現(xiàn)金付款憑證，由出納支付現(xiàn)金，賬面掛采購員個人往來。 行政內(nèi)勤在倉庫保管員的配合下提出常備用料的采購申請。 采購計劃應(yīng)同時報送財務(wù)部門，以便于公司資金的安排。零星采購可不簽訂采購合同。 購買 招標(biāo)方式采購物資的，合同簽訂后，由采購員負(fù)責(zé)跟蹤供應(yīng)過程。驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)異常，應(yīng)向采購員提出質(zhì)疑或向上級主管匯報。 報賬的票據(jù)必須包括：費用報銷審批單、供應(yīng)商的銷售清單、入庫單（財務(wù)聯(lián)） 、有效發(fā)票、物資采購計劃表、供應(yīng)商詢價表、費用分?jǐn)偙?，已現(xiàn)金支付的應(yīng)提供收據(jù)，簽訂了合同的應(yīng)提供合同。 物資管理 所有辦公類、宣傳印制類、勞保清潔及宿舍用品、公共設(shè)施類物資都必須履行先入庫后領(lǐng)用的程序，由行政部門統(tǒng)一管理。領(lǐng)用固定資產(chǎn)和低值易耗品的，行政部門和使用部門要及時更新保管清單。水果、零食不得節(jié)余，煙、酒、茶、礦泉水等保質(zhì)期稍長的物資如有剩余，由行政部門負(fù)責(zé)登記并保管，在保質(zhì)期前耗用完畢。 采購?fù)瓿珊螅少弳T將物資交給請購部門，請購部門負(fù)責(zé)驗收，驗收無誤后在單據(jù)上簽字。采購金額在 500 元以上要經(jīng)總經(jīng)理審批。 用量小、價值低的物資由行政部門、需求部門和財務(wù)部門共同確定定點供應(yīng)商，簽訂長期議價采購協(xié)議，實行定點采購，如常用零配件、試劑、藥品、容器等。倉庫保管員當(dāng)面清點物資，對照采購申請、供應(yīng)商的銷售清單與物資一一核對，檢查物資品種、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、價格是否無誤，質(zhì)量是否符合要求，檢查包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應(yīng)立即拆包檢查。 財務(wù)審核通過后，行政內(nèi)勤提請總經(jīng)理審批，審批完成即可交財務(wù)部門制證付款。如因使用或保管不當(dāng)導(dǎo)致物資丟失、損壞或失效，由保管責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償。 采購的食品必須新鮮、衛(wèi)生、清潔，符合國家有關(guān)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定。 驗收無誤后，保管員在相關(guān)單據(jù)上簽收，將物資存入廚房，并登記采購臺賬。各類單據(jù)要齊全且相互吻合，并有符合程序的審批記錄。審批完成，已托收的直接交財務(wù)部門進(jìn)行會計處理，未托收的則交出納進(jìn)行銀行轉(zhuǎn)賬付款。 需求部門應(yīng)根據(jù)天然氣耗用情況確定每月定額耗用量，并交財務(wù)部門備案，財務(wù)部門以定額耗用量按月分?jǐn)偺烊粴夂挠贸杀举M用。合同應(yīng)詳細(xì)注明對燃煤質(zhì)量要求（燃煤卡值等） ，合同簽訂事項參見 。凈重如與運貨司機(jī)提供的數(shù)據(jù)有較大差異，應(yīng)及時通知采購員與供應(yīng)商溝通。 結(jié)算付款(1)行政部門按合同約定的結(jié)算方式確定價格、數(shù)量及結(jié)算金額，在入庫單上注明并簽字確認(rèn)，然后將采購申請單、財務(wù)記賬組單據(jù)與合同復(fù)印件交至財務(wù)部門。(2)生產(chǎn)領(lǐng)用燃煤需登記領(lǐng)用記錄，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)，保管員每月進(jìn)行匯總。遇油供應(yīng)緊張時，可適當(dāng)形成較高庫存。(3)財務(wù)審核通過后，行政內(nèi)勤提請總經(jīng)理審批，審批完成即可交財務(wù)部門制證付款。保險辦理由行政部門負(fù)責(zé)，采取招標(biāo)方式，要落實到具體標(biāo)的物，財務(wù)部門應(yīng)參與招標(biāo)過程。行政內(nèi)勤在保險辦妥后將付款憑證交還財務(wù)部門，并在一周內(nèi)填寫費用報銷審批單，附上合同、發(fā)票、投保相關(guān)資料，經(jīng)行政主管、財務(wù)主管及總經(jīng)理審批后交財務(wù)進(jìn)行會計處理。固定資產(chǎn)及低值易耗品盤點以會計賬面記錄為準(zhǔn)，其他物資盤點以倉庫庫存臺賬為準(zhǔn)，必要時通過物資入庫及領(lǐng)用記錄進(jìn)行核對。附件：后勤采購業(yè)務(wù)審批權(quán)限列表后勤采購業(yè)務(wù)審批權(quán)限列表會簽/參與部門序號 類別 單據(jù)/文件需求部門 倉庫 行政 財務(wù) 總經(jīng)理 存檔部門1 基礎(chǔ)資料 采購付款管理辦法 　 　 √ √ 行政、財務(wù)2 臺賬 采購臺賬 　 　 √ 　 　 行政3 臺賬 入庫臺賬 　 √ √ √ 　 行政、財務(wù)4 臺賬 領(lǐng)用臺賬 　 √ √ √ 　 行政、財務(wù)5 臺賬 庫存臺賬 　 √ √ √ 　 行政、財務(wù)6 臺賬 固定資產(chǎn)/低值易耗品臺賬 √ √ √ 　 行政、財務(wù)7 計劃環(huán)節(jié) 采購申請 √ 　 √ 　 √ 需求、行政、財務(wù)8 計劃環(huán)節(jié) 采購計劃 　 　 √ 　 √ 行政、財務(wù)9 購買環(huán)節(jié) 供應(yīng)商詢價表 　 　 √ 　 √ 行政、財務(wù)10 購買環(huán)節(jié) 采購合同 　 　 √ √ √ 行政、財務(wù)11 購買環(huán)節(jié) 合同變更或撤銷申請表 　 　 √ √ √ 行政、財務(wù)12 購買環(huán)節(jié) 供應(yīng)商銷售清單 　 　 √ 　 　 財務(wù)13 購買環(huán)節(jié) 發(fā)票 　 　 √ √ 　 財務(wù)14 驗收入庫環(huán)節(jié) 入庫單 　 √ √ 　 　 倉庫、財務(wù)15 報賬付款環(huán)節(jié) 費用報銷審批單 　 　 √ √ √ 財務(wù)16 報賬付款環(huán)節(jié) 付款申請單 　 　 √ √ √ 財務(wù)17 報賬付款環(huán)節(jié) 費用分?jǐn)偙?　 　 √ √ 　 行政、財務(wù)18 物資管理環(huán)節(jié) 出庫單 √ √ 　 　 　 倉庫、財務(wù)19 財務(wù)控制環(huán)節(jié) 盤點表 　 √ √ √ √ 行政、財務(wù)