【正文】 調不當而導致的時間浪費二. 工作計劃1. 計劃的意義:思考未來如何行動就是計劃,良好的計劃可使管理者避免成為無頭蒼蠅.2. 計劃的步驟(1).確定目標(2).探尋完成目標的各種途徑(3).選定最佳的途徑(4).將最佳的途徑轉化為每周每日的工作事項(5).編排每周每日的工作次序并加以執(zhí)行(6).定期檢查目標的現(xiàn)實性以及途徑的可行性 上述的6個步驟其實就是:你要往哪里去以及你要怎么走的問題,這是實際采取行動之前的一種思考模式,倘若不作此番思考與盤算,則作為管理者必將淪為一位隨波逐流,迷失自我的人.3. 不做計劃的借口與剖析借口剖析(1)沒必要,船到橋頭自然直做計劃,人支配工作不做計劃,工作支配人(2)不做計劃,也能獨得實效該種實效的獨得并非來自良好的管理,完全是靠運氣(3)計劃與事實極難超于一致計劃中的定期檢查使此條不能成為借口(4)不知如何做計劃非不能也,實不願耳,因為工作計劃乃是主管上任的必修課4. 目標的確立(1) 自己的目標:唯有自己的目標或自己參與成分較高的目標,實現(xiàn)目標的原動力才會大(2) 切合實際的目標:應在目標的”挑戰(zhàn)性”與”可行性”間取得平衡,太低的目標與太高的目標均不利于執(zhí)行(3) 書面化的目標___有助于內容的清晰___書面化表示出個人的”決心投資”___不易遺忘___目標間的潛在予盾的協(xié)調(4) 具體,可衡量的目標:含糊籠統(tǒng)的目標難作為行動的指南(5) 有期限的目標 ___避免拖延 ___選擇行動方案的考量因素 在確立某一目標時,管理者必須衡量實現(xiàn)該目標所需的總時間,然后將其區(qū)分為若干細小的單位,以便令管理者在每一單位時間內且須照顧目標的一小部分,如一個為期5年的目標可分為5個”年度目標”,而每一個”年度目標”又可分為季,月,周,短程結合的”金字塔”. 在上述”目標金字塔”中,最易把握的是”周目標”與”日目標”,故管理者必須依據周/日目標分別擬訂”周工作計劃”與”日工作計劃”.日計劃原則上應在前一工作日接近終了時擬好,理由是:第一. 此時可順便簡要地檢查一下當天的工作情況,如仿天哪此事做對了,哪些事做錯了,事情是否是在自己掌握下進行,如何使明天的工作做得更好第二. 事先擬好計劃,可使自己在心理上處于安穩(wěn)的狀態(tài),使自己一走進辦公室能胸有成竹地著手工作.第三. 事先擬好的計劃,可以作為權衡偶發(fā)事件的依據,如工作中某一事件突然發(fā)生,此時管理者應先考慮突發(fā)事件是否比自己預先擬定的工作更重要,倘若是肯定的,那管理者應毫不猶豫地去處理這一宗突發(fā)事件,反之,則可設法拒絕或延遲處理.5. 次序的決定假如管理者仔細地自我反省,就不難發(fā)現(xiàn),管理者大概是依據下列各種準則決定事情的優(yōu)先次序:(1) 先做喜歡做的事,然后再做不喜歡做的事(2) 先做熟悉的事,然后再做不熟悉的事(3) 先做容易做的事,然后再做難做的事(4) 先做只需花費少量時間即可做好的事,然后再做需要花費大量時間才能做好的事(5) 先處理資料齊全的事,然后再處理資料不齊全的事(6) 先做已排定時間的事,然后再做未經排定時間的事(7) 先做經過籌劃的事,然后再做未經籌劃的事(8) 先做別人的事,然后再做自己的事(9) 先做緊迫的事,然后再做不緊要的事`(10) 先做有趣的事,然后再做枯燥的事(11) 先做易于完成的事件事或易于告一段落,然后再做難以完成的整件事或維以告一段落的事.(12) 先做自己所尊敬的人或與自己有密切的利害關系的人所拜托的事,然后再做自己所不尊敬的人或沒有密切的利害關系的人所拜托的事.(13) 先做已發(fā)生的事,后做未發(fā)生的事.以上各種準則,那么試問在一系列以實現(xiàn)目標為依據的待辦事項之中,到底哪些事項應先著手處理?哪些事項拖延處理,甚至不予處理?應按事情的”重要程度””重要程度”,即指對實現(xiàn)目標的貢獻大小,對實現(xiàn)目標越有貢獻的事越是重要,它們越應獨得優(yōu)先。(2) 重要但不緊迫的事。(4) 不是緊迫也不重要的事。(2) 80%的生產量是源自20%的生產量。(4) 80%的檔案使用量集中于20%的檔案。(6) 80%的垃圾是源自20%的地方。(8) 80%的看電視時間都花在20%的節(jié)目。(10) 80%的看報時間都花在20%的版面。(12) 80%的外出吃鈑都前往20%的餐館。(14) 80%的教師輔導時間都被20%的學生所占用。,你只花20%的時間,即可取得80%的成效.三. 時間管理技巧:學會拒絕 當一個人能夠克服”不好意思拒絕”的心理,并具備”拒絕他人”的技巧,則他由免于履行自己所不情願履行承諾而節(jié)省的時間將極為可觀. 就一般管理者來說,他們所面臨的請托可能來自部屬,上司,其他同級的管理者,有一類是職務所系而責無旁貸的。.下列九項有關拒絕受請托的要領,供管理者參考:(1) ,為的是確切地了解請托的內涵,以及表示對請托者的尊重.(2) 如你無法當場決定接受或拒絕請托,則要明白地告訴請托者你仍要考慮,并確切地指出你所需要的考慮時間,以消除對方誤以為你是在以考慮作箭牌.(3) 拒絕接受請托的時候,應顯示你對請托者的請托已給莊重的考慮,并顯示你已充分了解到這種請托對請托者的重要性(4) 拒絕接受請托時,你在表情上應和顏悅色,最好多謝請托者能想到,并哈表歉意,切忌過份地表達歉意,以免令對方以為你不夠誠摯(5) 拒絕接受請托時,不要被請托者說服而打消或修正拒絕的初衷(6) 拒絕按受請托者, :”真抱歉,這一次我將無法效力,希望你不介意!”,則只須重復拒絕,而不應與之爭辯(7) 要令請托者廠解,你所拒絕的是他的請托,你的拒絕是對事而不對人的(8) 拒絕接受請托之后,如有可能你應為請托者提供處理其請托事項的其它可行途徑(9) 切忌通過第三者拒絕某一個人的請托,因為一旦這樣做,不僅足以顯示你的懦弱,而且在請托者心目中會認為你不夠誠摯四、時間管理技巧:杜絕拖延習慣1. 各個擊破這種方法有時被比喻為“香腸切片法”(“Salami technique”).Salami是原是意大利香腸,在切片之前因它巨大無比且其貌不揚,若能照樣地細分為許多件小事,且每次只處理其中的一件,則這種事情的處理本身將不致于令人反胃2. 平衡表法 ,在紙的右邊則列出辦妥拖延的事情的潛在好處,其中的一項可能是”將討厭的事做好,邊松了許我”.平衡表法足以令有拖延惡習的人在冷漠與逃避的心態(tài)中覺醒,并面對現(xiàn)實3. 思維方式改變法 :”這種任務必須履行,但是它令人感到不愉快,因此管理者將盡量予以拖延.”倘若管理者能將以上的思維方式改為:”這種任務是令人感到不愉快的,但是它必須完成,因此管理者將立即做完它,以便盡早忘掉它.”則拖延之惡習將可望穫得矯正.4. 避免過分追求盡善盡美法 由于”真,善,美”在管理者的價值尺度中向來被視為一種標準,因此在制定決策時管理者往往超過于過分理想化,.五 時間管理技巧:消除不速之客干擾 不速之客一泛指未經預約的訪客,主要來源為屬下員工,其次是同一階層的同事,再其次是組織以外的人士.對付不速之客的若干可行途徑如下:1. 不要采取無條件的”門戶開放政策”2. 由秘書全權安排約會事宜,或至少授權秘書對約會事宜作初步安排3. 授權秘書送別并攔截來客4. 規(guī)定接見部屬的時間5. 移樽就教6. 站立會客7. 讓秘書控制會談時間8. 寧可提早上班,也不要延遲下班六 時間管理技巧:消除無端電話干擾1. 外來電話秘書接聽2. 事后回復電話 這種辦法具有三種好處:第一,外來電話可以累積下來一起回,要令對方長話短說,速戰(zhàn)速決.3. 打出去的電話應由秘書代撥 除非為了表示特別尊重受話者(如長輩或上司),否則先讓秘書代撥電話.4. 盡量將需要打出去的電話集中在一起 ,則應事先記下,以免通話后突然想起漏了某些項目而須重撥電話5. 避免以題外話作開場白七 消除會議病困擾(參見會議篇)八 做好辦公室5S 只要對各級管理者的辦公桌稍加留意,管理者大概者能獲得這樣的一個共同印:多數(shù)的辦公桌都堆滿文件,其中有一些辦公桌甚至雜亂得不堪入目. 辦公桌的雜亂程度與辦公桌的大小無關,因為雜亂是人為的.”雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思”. ,導致情緒緊張,文件滿桌也一種病. 下列十二種經驗性的”處方”很值得管理者借鑒:(1) 充分發(fā)押廢紙簍的功能,亦即非確實有用的資料或文件盡量放掉(2) 不要為了使辦公桌看來干凈而將桌上的東西全部擠進抽屜中,或是堆積于另一處(3) 建立一套便于排斥,儲存,與調閱文件的處置系統(tǒng)(4) 要可能的話,在每天同一時間處理文件,這樣將可避免文件被拖延處理(5) 辦公桌上或辦公桌周圍的物件的擺置,必須遵守這樣的準則:每一件物品必須被擺置于固定的地方(此即”各就各位”)(6) 只容許最優(yōu)先辦理的文件擺在辦公桌的中央,優(yōu)先次序較低的文件則應擺在其它地方,因是每一次只能集中精力做一件事(7) 零星的裝飾物____照片,紀念品等,而且了容易令注意力分散(8) 每天下班之前應將辦公桌整理就緒(9) 除了資料不足,不要只將它擺在”待辦”的卷宗之中,應答復的即當場答復,(10) 訓練助手處理例行性文件,不要令助手一收到文件立即交給你,(如宣傳品之類).授權助手棄去,需要保留的但不必你過目的文件,讓他們即刻直接歸檔,例行性的信函則由他們代為答復(11) 交代部屬閱讀外來文件,則由文件上批示答復要點,盡量以電話答復(12) 規(guī)定較冗長的書面報告應附以封面,封面上寫明題目,編造日期,編造者,及內容摘要.第四篇 部屬的培育與啟發(fā)一 培育部屬乃主管應有之觀念不願或不舍得培育部屬將使您:1. 無法有效借力完成組織或部門之工作目標2. 無法挖掘并善用潛在人才3. 無法成長與晉升二 培育什么1. 工作態(tài)度2. 工作知識3. 工作技能三 新進人員的培育方法 對于新進人員必須完成兩件事情: 首先要使新人感到他們加盟公司是受歡迎的,幫助他們熟悉工作環(huán)境,讓他們愉快地成為團隊中的一員. 其次要使新人了解必要的知識與技能,了解公司的運作程序,使他們熟悉公司的設施和他們的崗位職責.以下程序可供參考:1. 瞭解與準備(1) 性格興趣背景(2) 作業(yè)標準程序與職務說明(3) 組內應注意事項2. 寒暄歡迎使其放松心情3. 說明與引導(1) 班的工作狀況(2) 受何人指揮應向何人報告(3) 其他一般規(guī)定4. 介紹與鼓勵(最先一周共同用餐)5. 訓練與教導6. 追蹤與糾正(驗收CMM記住姓名)四 管理能力的培育方法1. 經常性地就一些問題詢問部屬:你認為怎樣? 給予鼓勵 讓他們深入思考并學習發(fā)掘問題的能力 給他們將創(chuàng)意具體實現(xiàn)的良好機會要點:可養(yǎng)成正確判斷事物與決策的習慣2. 讓部屬掌握事實 提高他們的分析能力,學到對問題的預測及歸納的能力 使他們養(yǎng)成慎重從事的良好習慣 使之了解處理事情前須先掌握事實 使他們養(yǎng)成行動之前能先行深入思考的習慣要點:訓練部屬處理及解決麻煩問題的能力3. 把部屬派到上級那里去 讓上級了解部屬的存在,且也讓部屬了解上級 讓上級了解你信任部屬 提示授權的證據要點:提供獨立行事與自我判斷的機會,以培養(yǎng)部屬的自信4. 讓部屬去監(jiān)督別人 使之了解監(jiān)督的實務 使之領悟人性的特質 鍛練在緊急及復雜的情況下如何有效運用人的潛能 讓他們學至對別人工作效果所應負的責任 能對組織內部糾紛的自理有實際體驗要點:培養(yǎng)部屬的指導才能5. 讓部屬負起責任 使之了解組織體系內的一切工作 使之了解任何事務均須自行判斷無法依靠他人 多給予機會培養(yǎng)責任心及使命感五 如何啟發(fā)部屬1. 沿用前例或典故來闡述相關的管理觀念2. 與部屬共同分析高階的決定,體驗上司的立場與思維方法3. 以一種敞開的胸襟采納部屬的意見,即使采納部分亦可,這是以身示範的最佳機會.4. 發(fā)揮部屬的創(chuàng)造性意見5. 鼓勵自動自發(fā)的精神6. 隨時記錄好的意見六 管理者本身是否就是障礙1. 你認為工作太忙而無法片刻離開工作崗位,對管理者來說是件光榮的事嗎