公司檔案室管理制度-在線瀏覽
2025-03-04 21:34本頁(yè)面
【正文】 門(mén)牌號(hào)文件后 3 日內(nèi)移交人事行政專員。 (3)施工圖紙由工程部資料員按組團(tuán)保存完整，并相應(yīng)在 二次深化圖及其他工程部相關(guān)圖紙上加蓋 “ 圖紙確認(rèn)”章、在技術(shù)洽談單、變更備忘錄后附圖（變更圖紙）上加蓋“變更確認(rèn)”章。 、會(huì)計(jì) 檔案 、歸檔范圍 a、會(huì)計(jì)憑證類 :原始憑證、記賬憑證、匯總憑證； b、會(huì)計(jì)賬簿類： （ 1）總賬； （ 2）現(xiàn)金日記賬， （ 3）銀行存款賬、銀行明細(xì)賬； （ 4）輔助賬簿； c 財(cái)務(wù)報(bào)告類： （ 1）年度決算報(bào)表（經(jīng)會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)后）； （ 2）月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)表； （ 3）不定期重要一次性報(bào)表； （ 4）審計(jì)報(bào)告； （ 5）驗(yàn)資報(bào)告； （ 6）資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告。 ； (2)財(cái)務(wù)報(bào)告類、其他類會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定人員于資料產(chǎn)生后 3 日內(nèi)移交檔案室。 （ 2）黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人及著名人物參加與集團(tuán)公司有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)。 （ 4）記錄公司重大事件。 （ 6）其他具有保存價(jià)值。 （五） 檔案 編號(hào) 檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制《 檔案登記目錄 表》，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編 號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。 公司 檔案員 負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén) 文件材料 的 收集、整理，按照 《檔案登記目錄表》 條款“對(duì)號(hào)入座” ，各部門(mén)要積極配合公司檔案管理工作。 （二） 歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限 分別裝訂，保存期限分為定期和永久。 永久保存： （ 1）公司章程 、合同 （ 2）股東名冊(cè) （ 3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則 （ 4）董事會(huì)及股東會(huì)記錄 （ 5）財(cái)務(wù)報(bào)表 （ 6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件 （ 7）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證 （ 8）工程設(shè)計(jì)圖 （ 9）公司規(guī)章制度 （ 10）其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū) 10 年保存： （ 1）預(yù)算、決算書(shū)類 （ 2）會(huì)計(jì)憑證 （ 3）事業(yè)計(jì)劃資料 （ 4）其他經(jīng)核定須保存 10 年的文書(shū) 1 年至 5 年保存： （ 1）期滿或解除之合約 （ 2）其他經(jīng)核定保存 5 年的文書(shū) 1 年以下暫時(shí)保存： （ 1）結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。 （四） 歸檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請(qǐng)示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開(kāi)。全部 檔案 組成后，要對(duì) 檔案 做統(tǒng)一排列并編寫(xiě)檔號(hào)。 （ 2）部 門(mén)經(jīng)理有權(quán)查閱本部門(mén)產(chǎn)生的所有檔案。 （ 4）跨部門(mén)檔案查閱需由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 檔案查閱程序要求 （ 1）權(quán)限內(nèi)的檔案查閱，由查閱人直接在檔案室進(jìn)行紙質(zhì)查閱。 （二）、借閱 借閱程序要求 （ 1）員工憑經(jīng)審批的《檔案借閱審批表》外借檔案原件 資料； （ 2）檔案人員收到借閱者完成審批的“檔案借閱審批”流程后，找出檔案原件資料，要求借閱者在《 檔案借閱登記表 》上簽字，備查。 （ 2）檔案使用人歸還檔案時(shí)要保證檔案的完整性和本來(lái)面目且不應(yīng)無(wú)故扣押檔案。 （三）、檔案復(fù)制 申請(qǐng)復(fù)制檔案者完成審批流程后，由檔案專員調(diào)取檔案原件 進(jìn)行
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