【正文】 3．公布員工考評情況。 第五條 附 則 1．各項會議開會時間、參加人員、 內(nèi)容均由行政人事部提前通知。 3．工作例會、公司員工大會由行政人事部主管記錄，其它會議可視具體內(nèi)容指定有關(guān)人員記錄。 二、請示報告制度 為規(guī)范公司請示、報告制度，保證公司的正常運作，特制定如下規(guī)定。 報告是指向上級領(lǐng)導(dǎo)或上級單位匯報工作、反映情況、說明問題。參加學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)及辦理有關(guān)事務(wù)的； 5．凡購買大件物品，經(jīng)費開支超過 500元。 第五條 請示、報告可用口頭或書面方式（附上《公司呈批單》報公司領(lǐng)導(dǎo)審批），越級請示、報告的必須用書面形式。 上級領(lǐng)導(dǎo)對下級的請示或轉(zhuǎn)呈的請示答復(fù)有困難的，應(yīng)及時請示其上一級領(lǐng)導(dǎo)作出處理意見。如有困難的 ,應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)再請示，以保證工作的順利完成。 附：《公司呈批單》 《公司文件承辦單》 《總經(jīng)理批文承辦結(jié)果反饋單》 三、公文管理規(guī)定 為規(guī)范文件分類、編號、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作，特制定本規(guī)定。 行政人事部經(jīng)理負(fù)責(zé)公司文件格式及內(nèi)容的審核，用印管理。 行政人事部助理負(fù)責(zé)公司文件收發(fā)及歸檔。 管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)管理處文件復(fù)核。 第二條 程序要點 公文格式 公文種類： A) 按《國家行政公文處理辦法》有關(guān)規(guī)定要求，常用行政文書包括：命令、令，決定，公告、通告，通知，通報，議案，請示，批復(fù)，意見，函，會議紀(jì)要； B) 根據(jù)物業(yè)管理特點，可引入以下文件類別： —— 上行文：請示，報告，總結(jié)； —— 下行文：批復(fù)，決定，通知，通告，通報； —— 平行文：函，會議紀(jì)要。 C) 標(biāo)題統(tǒng)一使用二號黑體字，放在公司名稱橫線以下，文號上方居中位置。簡稱文號，包括機關(guān)代字、年號和順序號三項內(nèi)容： A) 根據(jù)發(fā)文順序及發(fā)文時間對文件編號； B) 物業(yè)管理公司文號作為以下統(tǒng)一規(guī)定： —— 發(fā)文文號： XX（字） XX發(fā) [XXXXXXXX] XXX號 文件序號（每年由 001開始編號） 發(fā)文日期，前四位為年份 公司代號 公司及管理處簡稱 如：仁和（字）物發(fā) [20202030]016 號，是指仁和物業(yè)管理有限公司 2020年 9月 30 日所發(fā)的公司第 16 個文件；國土（字）物管發(fā) [20200506]026 號，是指國土家園物業(yè)管理處 2020年 5月 6日所發(fā)的管理處第 26 號文件。 秘密等級和緊急程度，用來確定公文發(fā)送方式及辦理速度： A) 普通文件不加注明； B) 秘密文件必須在文件的左上角位置注明“秘密”字樣； C) 急件必須在文件的左上角位置注明“急件”字樣； D) 為示區(qū)別，一般用紅色字體進(jìn)行標(biāo)注，統(tǒng)一使用 2號宋體字。是指用來處理或答復(fù)文件中有關(guān)問題和有關(guān)事項的機關(guān)： A) 應(yīng)放在文號下方，正文之上，專行頂格，結(jié)尾用“冒號”； B) 主送機關(guān)不止一個時，要按其機關(guān)級別的高低、職權(quán)范圍大小依次排列 ，中間用“頓號”隔開； C) 根據(jù)文件內(nèi)容量，一般選擇使用 4號或小 4號楷體字。文件制發(fā)的目的和根據(jù)，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚： A) 正文文字一律至左而右橫排； B) 要合理的劃分段落、正確使用標(biāo)點符號，每段開頭空兩個字； C) 正文字體與主送機關(guān)保持一致； D）頁面設(shè)置采取統(tǒng)一格式：頁面距一般統(tǒng)一控制為 2厘米，頁眉頁腳控制為 1厘米。 落款指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。 日期： A) 一般應(yīng)寫發(fā)文日期； B) 會議通過的文件應(yīng)寫會議通過的日期； C) 重要的文件應(yīng)寫簽發(fā)的日期； D) 日期的字體與正文相同，放在落款下面正下方位置。 。對上級機關(guān)的抄送叫抄報。 發(fā)文辦理。 撰寫和審核（正規(guī)文件須打印，一般情況下，有管理部或服務(wù)助理負(fù)責(zé)打印，擬稿人進(jìn)行校對）： A) 擬稿人在擬議得基礎(chǔ)上，按照擬議得設(shè)計撰寫文稿，撰寫時應(yīng)注意： —— 不與國家法律、法規(guī)相違背； —— 把握各種文書的特點、規(guī)律和寫作方法； —— 堅持觀點與材料相統(tǒng)一。 C) 行政人事部主管和管理處經(jīng)理審核文件以下內(nèi)容： —— 文稿體式和格式是否完備、規(guī)范； —— 所用文種和名義是否恰當(dāng)； —— 文 件的密級和緊急程度是否恰當(dāng)； —— 文件表達(dá)是否通順、清晰、嚴(yán)密，符合標(biāo)準(zhǔn)的，附上《發(fā)文審批表》交擬稿部門簽署后報總經(jīng)理審批；不符合的退回擬稿部門。同意簽發(fā)的，注明“同意發(fā)文”字樣后按正常手續(xù)辦理；不同意的寫出具體意見返還行政人事部或管理處重新撰寫。 B) 發(fā)放。 收文辦理。 收拆指文書的收進(jìn)和拆封： A) 公司行政人事部或管理處客戶服務(wù)部為收拆工作的主要部門； B) 凡封套上寫明給本機關(guān)或管理部收訖的文件由管理部拆封；寫明由管理處或客戶服務(wù)部收訖的由客戶服務(wù)部拆封；寫明為具體部門或具體人收訖的信，由收信部門 /人拆封，拆封時應(yīng)注意： —— 檢查信封內(nèi)文件是否齊全，發(fā)現(xiàn)問題，要做出必要的記載和及時處理； —— 取凈封內(nèi)文件及附件，注意保持信封和文件的完好； —— 急件拆封后要立即登記分送，密件一般交由部門主管拆信。 C) 文書管理人員將文件登記在《收文記錄》內(nèi)。 （一 ）印章管理范圍 第一條 本文所指印章包括公司的公章、合同專用章、管理處專用章、財務(wù)專用章、銀行留用負(fù)責(zé)人印鑒等。 第三條 各種公章印鑒由保管人員簽收，保管人必須妥善保管，如有遺失，應(yīng)立即報告有關(guān)部門，并登報聲明作廢。 （三）印章的使用 第 四條 印章使用應(yīng)實行登記制度，以便查存，防止出錯。 第六條 涉及經(jīng)濟事務(wù)及法律責(zé)任的有關(guān)公文及證明材料，須由公司法人代表簽名才能蓋章。 第八條 各部門印章的使用，由各部門負(fù)責(zé)。 第九條 財務(wù)專用章只作本公司 辦理銀行結(jié)算業(yè)務(wù)、收取外單位或個人款項時使用，不作他用。 第十條 任何人不準(zhǔn)私自動用公章，不準(zhǔn)用公章開空白條、空白證明和空白介紹信。 第十二條 各種印章印鑒，必須嚴(yán)格按照使用范圍及各級分管權(quán)限正確使用，如有違反規(guī)定而造成法律糾紛或經(jīng)濟損失者，將根據(jù)情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任。 （一）使用管理 1．電腦設(shè)備、復(fù)印機由公司指定的行政助理專人使用、保養(yǎng)，使用人應(yīng)合理操作。 2．凡已上網(wǎng)的電腦，由公司指定專人使用，上網(wǎng)密碼亦只由經(jīng)理指定之人員知道，任何人不得向外泄露密碼。 3．行政助理工作期間，無關(guān)人員不得到場干擾，不得隨意打聽或強行閱視有關(guān)保密材料。復(fù)印機每復(fù)印 50張，停機休息 5 分鐘。 6．文印單的填寫與審批 文印單由需文印人員如實填寫，部門負(fù)責(zé)人審核。打字 20頁以下的由行政人事部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)， 20 頁以上的由總經(jīng)理批準(zhǔn)。 7．凡送打印的資料須字跡清晰，原則上按材料到文印室的先后順序打印，特殊情況須行政人事部負(fù)責(zé)人簽字同意后方可作相應(yīng)調(diào)整。 8．凡與工作無關(guān)的私人材料，原則上不能在公司文印室打印、復(fù)印，特殊情況須經(jīng)行政人事部負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可進(jìn)行。 2．文印用紙實行包干，復(fù)印用紙允許損耗 3%。 3．按誰使用誰負(fù)責(zé)的原則，獨 立核算單位應(yīng)按打印、復(fù)印等實際發(fā)生費用向公司支付款項，價格由行政人事部負(fù)責(zé)核定，按月從其賬戶中扣除。請、休假一般不得超過 6天。 請假期滿，要及時向所在部門主管辦理銷假，如特殊情況需延長假期，必須先向所在部門經(jīng)理申請，并知會行政人事部，按事假處理；否則按曠工處理。 病假必須有市級醫(yī)院證明，病假 3天或以下的，工資全額發(fā)放，超過 3天的，發(fā)放 50%的基本工資；事假不發(fā)放工資；特殊情況經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，按其批準(zhǔn)的工資額發(fā)放。 部門主管請假必須由部門經(jīng)理、行政人事部經(jīng)理審批。 探親假、婚假、喪 假、產(chǎn)假、 計劃生育等假：請假者須將《請假申請單》送本部門領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后報行政人事部備案。 第二條 正常班員工必須按總公司規(guī)定的作息時間提前十五分鐘到達(dá)工作崗位，不得遲到、早退。中班、夜班及清潔工種均須按規(guī)定時間提前十五分鐘到達(dá)工作崗位。 無指紋打卡單位，嚴(yán)禁代人打卡簽到。 第五條 敬業(yè)愛崗，恪盡職守。如因擅離崗位或玩忽職守造成后果者，視其情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟處罰、行政處分、辭退甚至移送司法機關(guān)處理。 第二條 員工上班時必須佩帶工作牌號或工作證，自覺接受監(jiān)督。 第四條 工作時間不準(zhǔn)擅離職守，嚴(yán)禁外出辦私事。一切為業(yè)主（用戶）著想，無論份內(nèi)份外事，都需做到服務(wù)熱情、周到、主動、高效。 第七條 所有來電，務(wù)必在三響之內(nèi)接答；嚴(yán)禁用辦公電話撥打信息臺。為業(yè)主（用戶）服務(wù)完畢后，應(yīng)迅速撤離公共場所，不準(zhǔn)在公共場所休息、閑談。 第二條 辦公用品的采購應(yīng)本著“物美價廉”、“堅固耐用”的原則，節(jié)約辦公經(jīng)費，提高 工作效率。 第四條 貴重或金額較大的辦公用品用具，各部門必須指派專人負(fù)責(zé)領(lǐng)用、保管。 第五條 辦公用品的發(fā)放應(yīng)遵循節(jié)約、高效的原則，杜絕浪費，個人領(lǐng)用辦公用品必須簽名，方可領(lǐng)用。 第七條 行政助理應(yīng)妥善保管辦公用品，不得出現(xiàn)損壞、失效等現(xiàn)象。 十、低質(zhì)易耗品管理規(guī)定 第一條 低值易耗品標(biāo)準(zhǔn)及范圍 1．低值易耗品標(biāo)準(zhǔn)：凡具備以下條件之一的物品均為低值易耗品。 第二條 低值易耗品的管理分工 1．各部門添置低值易耗品，須由部門負(fù)責(zé)人簽字添置，價值 100 元以上又多次使用的物品須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。 3．低值易耗品的驗收由行政人事部管理人員負(fù)責(zé)，統(tǒng)一制訂收發(fā)料單及有關(guān)表冊，進(jìn)行數(shù)量核算及入庫和發(fā)放。 第三條 低值易耗品的添置 1．一次性消耗的低值易耗品的添置，由行政人事部管理人員按月編制計劃，行政人事部負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行。 第四條 低值易耗品的管理 1．領(lǐng)用低值易耗品須填寫“低值易耗品領(lǐng)用卡”，并注明姓名、部門、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、日期及統(tǒng)一編號。 第五條 低值易耗品的清查與盤點 1．行政人事部管理人員每季盤點一次庫存物品，做到賬物相符。 2．對在用物品每 二年清查一次，發(fā)現(xiàn)短缺、損壞應(yīng)及時處理，做到賬、卡、物“三符合”。 遵守社會公德，講究環(huán)境衛(wèi)生，維護宿舍、衛(wèi)生間及周圍環(huán)境衛(wèi)生，禁止隨地吐痰、亂丟紙屑、果皮、煙頭、亂倒飯菜殘渣和臟水。 嚴(yán)格遵守公司的各項規(guī)章制度，積極配合公司管理處做好安全文明工作。未經(jīng)許可不準(zhǔn)將配發(fā)的家俬等物外借或搬出室外。 增強安全防范意識，妥善保管好自己的物品，外出時關(guān)好門窗，嚴(yán)防盜竊案件的發(fā)生。 安全用電，節(jié)約用電，嚴(yán)禁使用電爐，嚴(yán)禁將易燃易爆有毒物品帶入宿舍，消除火災(zāi)隱患，嚴(yán)防火災(zāi)發(fā)生。 宿舍走道嚴(yán)禁停放單車和摩托車，不準(zhǔn)堆放雜物阻礙通道。不高聲喧嘩，保持安靜的生活環(huán)境。 嚴(yán)禁在室內(nèi)和走道上做飯做菜。 互相監(jiān)督，共同遵守，行政部定期或不定期檢查，對違反上述各條者，輕者批評教育，責(zé)令改正，重者罰款 50— 500元。 如調(diào)換宿舍或離退時，需行政人事部驗收簽字后方可調(diào)換或離開。 第二條：各部門辦公電話，一律禁止撥打信息臺和長時間占用電話，如有電話信息費由該電話所在辦公室人員自費分?jǐn)?，財?wù)部將在其工資中予以扣除。 第三條：本規(guī)定從二〇一〇年九月二十九日起執(zhí)行，如總公司有新的規(guī)定，另行修改。 本單位所有工作人員都有保護檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。 在借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點： 按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還 。 所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁對檔案隨意更改、涂寫。 檔案如有丟失，損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。 調(diào)離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。 十四、檔案保管制度 檔案是社會的寶貴財富，為了保護好本單位的檔案材料，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為本單 位的各項工作服務(wù)，特制定本制度。 存放檔案必須有專用柜架。 底圖除修改、送曬外，不得外借。（沒有底圖的單位可不設(shè)此項） 存放膠片、照片、錄像帶、磁帶、光碟要用特制的密封盒和專門的卷盒，按編號順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。 檔案庫房是集中保管檔案的基地，須有鐵門、鐵窗、鐵柜等防盜設(shè)施。 檔案庫房不應(yīng)靠近易燃和散發(fā)有污染腐蝕氣體的場所。 庫房內(nèi)要配備消防滅火器材，嚴(yán)禁吸煙和使用明火。 檔 案的接收、移出、外借必須履行登記手續(xù)；借出檔案須在規(guī)定時間內(nèi)歸還。 檔案