【正文】 充分占有信息是作出科學(xué)決策的前提。 其次，擴(kuò)大了學(xué)校影響力。湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)作為農(nóng)業(yè)高等院校， IT人才、技術(shù)和自主開發(fā)能力相對(duì)來說比較薄弱，建設(shè)之初克服了許多困難。在促使全校各級(jí)管理人員轉(zhuǎn)變思想觀念，激發(fā)師生學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)的熱情，掌握和運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)處理業(yè)務(wù)和事務(wù)，增強(qiáng)學(xué)生愛校敬業(yè)，提升學(xué)生自信心和自豪感，擴(kuò)大學(xué)校影響力等方面產(chǎn)生了極大的效應(yīng)。它必將廣泛進(jìn)入高校師生的視野，成為廣大師生學(xué)習(xí)、辦公的好幫手。辦公自動(dòng)化簡(jiǎn)稱 OA，主要指利用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備、計(jì)算機(jī) 技術(shù)、通信技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來代替辦公人員的手工作業(yè)，從而大幅度提高辦公效率和辦公質(zhì)量。 現(xiàn)階段，我國(guó)高校網(wǎng)絡(luò)建設(shè)步伐不斷加快，大部分高校內(nèi)部已建成校園網(wǎng)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展使得現(xiàn)代化辦公的內(nèi)涵不斷延伸，傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、速印機(jī)、電話的全面普及， Office、 WPS等軟件成為辦公中不可或缺的工具，利用互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)收發(fā)文件也日益頻繁，已經(jīng)具備了實(shí)施辦公自動(dòng)化的現(xiàn)實(shí)條件。 2020年被批準(zhǔn)為教育部電子政務(wù)試點(diǎn)單位。 實(shí)施辦公自動(dòng)化，首先要選擇一個(gè)適合本單位實(shí)際情況的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，我們正在使用的“教育行政辦公系統(tǒng)”是一套基于 Lotus Domino/Notes 平臺(tái)開發(fā)的辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)，它充分利用了 Lotus Domino/Notes 強(qiáng)大的信息管理和 共享機(jī)制、工作流的軟件開發(fā)環(huán)境和電子郵件的通訊手段等功能，具有高效率、快節(jié)奏的協(xié)同工作特點(diǎn)，且比較適合高校的實(shí)際情況。辦公自動(dòng)化是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要領(lǐng)導(dǎo)的重視，需要在機(jī)構(gòu)、人員上有所保證，需要落實(shí)必要的經(jīng)費(fèi)，需要進(jìn)行相關(guān)管理制度的制訂和執(zhí)行。如果辦公自動(dòng)化沒有真正全面實(shí)施的話，就很難見到下一步的工作實(shí)效，這時(shí)候，辦公自動(dòng)化能否 成功地實(shí)施，就與領(lǐng)導(dǎo)的決心、重視程度有著極大的關(guān)系。我們實(shí)施辦公自動(dòng)化能夠取得較好的成效，首先就得益于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)十分重視辦公自動(dòng)化建設(shè)，給予了切實(shí)的支持，敢于解放思想，突破陳規(guī)，帶頭學(xué)習(xí)、使用辦公軟件；主管領(lǐng)導(dǎo)親自抓，重點(diǎn)抓，使各項(xiàng)具體工作都得到了很好的落實(shí)。學(xué)校在 2020年年初制定的工作計(jì)劃中就明確提出，切實(shí)加快教育信息化建設(shè)步伐，抓緊進(jìn)行學(xué)校行政辦公系統(tǒng)建設(shè)，提高教育信息化水平。 （三 )完善組織與制度建設(shè) 學(xué)校成立了信息安全保護(hù)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，下設(shè)辦公室，配備了專門工作人員，在各部門配備了辦公自動(dòng)化信息員；為配合辦公自動(dòng)化的實(shí)施，規(guī)范日常管理，學(xué)校還印發(fā)了《辦公自動(dòng)化工作實(shí)施辦法（試行 )》（簡(jiǎn)稱《辦法》 )等一系列文件，《辦法》對(duì)“教育行政辦公系統(tǒng)”的每一個(gè)功能模塊的權(quán)限劃分及工作流程進(jìn)行了嚴(yán)格的界定，并明確了系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)用戶的責(zé)任和義 務(wù)，使系統(tǒng)的正常運(yùn)行得到了保障。因此要求所有工作人員，上至單位領(lǐng)導(dǎo)，下至各級(jí)辦事人員，都能使用電腦，否則，辦公自動(dòng)化就無法實(shí)現(xiàn)。但是，為了保障辦公自動(dòng)化的成功實(shí)施，我們對(duì)全體教職員工進(jìn)行了比較系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，制定科學(xué)的培訓(xùn)、應(yīng)用計(jì)劃，印發(fā) 了使用手冊(cè)，便于有側(cè)重地講解，全面覆蓋，重點(diǎn)突破。 （五 )堅(jiān)持跟蹤反饋 系統(tǒng)管理員應(yīng)定期到各部門檢查辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行情況，做好系統(tǒng)維護(hù)記錄，發(fā)現(xiàn)問題，盡快解決，遇到無法解決的問題及時(shí)向有關(guān)技術(shù)服務(wù)部門反饋，請(qǐng)其派專人解決。 （六 )加強(qiáng)交流協(xié)作 實(shí)施辦公自動(dòng)化，還要注意加強(qiáng)與上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門和兄弟單位的交流和協(xié)作。在實(shí)施辦公自動(dòng)化之前，應(yīng)走訪一些辦公自動(dòng)化建設(shè)做得較好的高校，確定幾個(gè)觀摩學(xué)習(xí)點(diǎn)，了解他們實(shí)施辦公自動(dòng)化的情況，借鑒經(jīng)驗(yàn)，汲取教訓(xùn)，盡量少走彎路。此外，還開展管理人員之間的相互交流活動(dòng)，互相學(xué)習(xí)，共同促進(jìn)，不斷推進(jìn)辦公自動(dòng)化建設(shè)進(jìn)程。首先，規(guī)范了工作流程，進(jìn)一步明確了校內(nèi)各部門、各科室的工作分工與管理職責(zé)，最大限度地減少了部門之間相互扯皮和推諉，在提高效率和質(zhì)量的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)了協(xié)同辦事能力。系統(tǒng)中的催辦模塊在開機(jī)時(shí)或工作過程中不定時(shí)提醒管理者未辦事宜，從而保證了辦文、收文的工作效率。 （二 )降低了管理成本 教育行政辦公系統(tǒng)實(shí)施后，全校逐步取消了紙質(zhì)文件的印發(fā)，除涉密文件和有特殊需要的情況外，所有文件從起草、審訂、簽發(fā)、分發(fā)全部在網(wǎng)上進(jìn)行，大大減少了紙 、墨等物質(zhì)的消耗，提高了辦文速度，簡(jiǎn)化了工作流程，改變了過去紙質(zhì)文件“滿天飛”、下發(fā)文件“跑斷腿”的局面，節(jié)省了人力物力，全校辦公經(jīng)費(fèi)開支大大縮減。 （三 )增強(qiáng)了管理的科學(xué)性和民主性 首先，增強(qiáng)了管理的科學(xué)性。對(duì)于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)來說，教育行政辦公系統(tǒng)作為信息處理與管理的集合，是決策的支持系統(tǒng)和信息工具，全面實(shí)施辦公自動(dòng)化，信息渠道的暢通，使領(lǐng)導(dǎo)決策變得迅速科學(xué)；對(duì)于中層管理者來說，教育行政辦公系統(tǒng)是信息管理和信息中轉(zhuǎn)系統(tǒng)，既可查詢、分 析、提供信息，又能接收上級(jí)的指令和對(duì)下級(jí)部署工作任務(wù)，使上下溝通暢通無阻，非常方便；對(duì)于普通管理者來說，教育行政辦公系統(tǒng)又是事務(wù) /業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，為管理人員提供良好的辦公手段和環(huán)境；對(duì)于普通的教職員工而言，教育行政辦公系統(tǒng)是信息查詢和信息來源系統(tǒng)，學(xué)校發(fā)布的公告、通知、統(tǒng)計(jì)信息等都可以很方便地隨時(shí)上網(wǎng)查詢。辦公自動(dòng)化環(huán)境下，教職員工可以通過辦公網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)了解和關(guān)注每一項(xiàng)決策制定、制度出臺(tái)的基本過程，以及學(xué)校各項(xiàng)工作的進(jìn)展情況，并可向有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)提出合理的意見、建議，使學(xué)校管理工作更 能反映教職員工的意愿，充分體現(xiàn)民意。 （四 )更新了思想觀念?，F(xiàn)在學(xué)校很多管理人員在自己家中安裝了辦公軟件，休息時(shí)間也可以進(jìn)行公文處理和辦理各 種辦公業(yè)務(wù)，辦公場(chǎng)所不再局限于辦公室，體現(xiàn)了“辦公隨時(shí)隨地”的理念。 （五 )擴(kuò)大了學(xué)校影響力。作為省內(nèi)老牌的大專院校，我校辦學(xué)歷史較長(zhǎng)，具有鮮明的辦學(xué)特色，辦學(xué)條件也日趨完備。辦公自動(dòng)化的運(yùn)行，促使教職員工學(xué)習(xí)和使用 現(xiàn)代化辦公技術(shù)，在工作水平和思想觀念上有了較大進(jìn)步，促進(jìn)了學(xué)校管理工作；使學(xué)生增強(qiáng)愛校敬業(yè)意識(shí)，自信心和自豪感得到提升，師生精神風(fēng)貌煥然一新，對(duì)擴(kuò)大學(xué)校影響力產(chǎn)生了積極作用。辦公軟件應(yīng)用以來對(duì)傳統(tǒng)的辦公方式產(chǎn)生了急劇的沖突，辦公流程和方式已經(jīng)是大不一樣，針對(duì)這一情況，我們制定了新的辦公流程，采用了全新的辦公模式，所有的文件、通知、告示、公布及表格等都使用了電子文檔，極大地減少和節(jié)約了紙張的使用，使用辦 11 公軟件以前我校 1個(gè)文件最少需要印制 50份，如今除必要存檔的 1份紙質(zhì)文件外再不需要印制，平均每份文件至少節(jié)約 32張紙， 2020年一年我校共發(fā)文件 120份 ,其中黨發(fā)文件 146頁，校發(fā)文件 282頁，共 428頁，全年預(yù)計(jì)節(jié)約紙張最少21400張，極大地節(jié)約了辦公經(jīng)費(fèi)、節(jié)省了辦公時(shí)間、提高了辦公效率。 （二 )文檔一體化 辦公自動(dòng)化為文書處理與檔案管理融為一體提供技術(shù)上的保證，使文檔一體化具備了現(xiàn)實(shí)可能。因此，加強(qiáng)電子公文的網(wǎng)絡(luò)化歸檔和管理工作，實(shí)現(xiàn)文檔一體化將成為OA系統(tǒng)完善和發(fā)展的重要課題。從管理體制和工作習(xí)慣的角度 來看，全面的數(shù)字化辦公還有一定距離，但從技術(shù)發(fā)展角度來看，特別是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、安全技術(shù)和軟件理論的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公是完全可能的。盡管如此，全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公仍是辦公自動(dòng)化未來發(fā)展的方向。 辦公自動(dòng)化，作為高校信息化建設(shè)的基本單元，在高校管理體系中占有相當(dāng)重要的地位。這種轉(zhuǎn)變是深層次的、全面性的、革命性的。 13 重視和加強(qiáng)行政辦公自動(dòng)化工作 提高學(xué)院管理水 平 湖南工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院 湖南工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院是經(jīng)湖南省政府批準(zhǔn)、國(guó)家教育部備案、隸屬于國(guó)土資源部門，獨(dú)立設(shè)置的一所公辦全日制普通高等院校。到目前為止，行政辦公自動(dòng)化在我院運(yùn)行了一段時(shí)間，總體來說運(yùn)行情況良好，既提高了我們的工作效率和管理水平，也節(jié)約了管理成本，得到了學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職工的 認(rèn)可。二是請(qǐng)專家來學(xué)院講課。三是在實(shí)際操作過程中，各行政工作人員互相學(xué)習(xí)，積極使用辦公軟件，院領(lǐng)導(dǎo)也主動(dòng)學(xué)習(xí)和使用辦公軟件。 （二 )積極宣傳，是順利實(shí)施行政辦公自動(dòng)化的前提 14