【導(dǎo)讀】當(dāng)前，我國高等教育正處于快速發(fā)展的黃金時期，高校辦學(xué)規(guī)模不。公，實現(xiàn)辦公業(yè)務(wù)的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。我校辦公自動化建設(shè)始于2020年底，2020. 投入運行，在校園內(nèi)初步形成一個以人、計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和信息為一體的辦公體系。我?！敖逃姓k公系統(tǒng)”的開通，在提高工作效率、管理水平，降低管理成本，現(xiàn)出較大的優(yōu)越性。辦公自動化建設(shè)時，應(yīng)把握好以下五個主要因素。理部門、業(yè)務(wù)部門和學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)的密切配合和參與。們，某一級管理機(jī)構(gòu)和管理者所能履行的功能應(yīng)與其所處的能級相匹配?；ㄔO(shè)順利進(jìn)行。我校在建設(shè)之初就成立了以校紀(jì)委書記吳立新掛帥的湖南農(nóng)業(yè)大。要充分認(rèn)識建設(shè)是手段，是達(dá)到目標(biāo)的過程，而應(yīng)用是建設(shè)的原動力和目的，是檢驗建設(shè)成效的唯一標(biāo)準(zhǔn)。權(quán)限分配任務(wù)繁重，至少需要一名精通系統(tǒng)的人員進(jìn)行維護(hù)和管理。達(dá)到共同促進(jìn)的目的。延誤的要給予一定的處罰等等?！掇k法》對“教育行政辦

　　

【正文】 縣市區(qū)教育局和城區(qū)所有中小學(xué)及省市示范性中學(xué)也逐步實現(xiàn)與衡陽市教育信息中心的互聯(lián)互通，衡陽教育內(nèi)部信息高速公路基本搭建完成。 2020年３月，成立衡陽市教育信息中心，召開全市教育政務(wù)信息化工作會議，出臺了《關(guān)于加快推進(jìn)教育系統(tǒng)政務(wù)信息化建設(shè)的指導(dǎo)意見》文件，確定以信息中心建設(shè)為龍頭，加快電子政務(wù)建設(shè)的思路。 二、加強(qiáng) 管理、強(qiáng)化培訓(xùn)，建立一支高素質(zhì)的電子政務(wù)隊伍 我市教育行政辦公系統(tǒng)建設(shè)使用的一個最大特點就是切實加強(qiáng)了電子政務(wù)隊伍建設(shè)，組建了一支由全市各單位的分管領(lǐng)導(dǎo)、公文管理員和系統(tǒng)管理員組成的管理員隊伍，明確了各單位的分管負(fù)責(zé)人，確定一名公文管理員負(fù)責(zé)組織管理電子文檔的收發(fā)等有關(guān)工作，指定一名系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)教育行政辦公系統(tǒng)的搭建及維護(hù)管理等技術(shù)工作。同時，我們還制作了全市教育行政辦公系統(tǒng)分管領(lǐng)導(dǎo)、公文管理員和系統(tǒng)管理員通訊錄，在教育行政辦公系統(tǒng)中公布，建立了各單位公文管理員的網(wǎng)絡(luò) ，各單位在正常使用教育行政辦公系 統(tǒng)的同時，也能加強(qiáng)彼此的溝通與交流，從而保障了教育行政辦公系統(tǒng)及時、高效的收發(fā)文工作。在建立穩(wěn)定的電子政務(wù)管理員隊伍同時，衡陽市教育局還建立了完善的管理制度，落實電子政務(wù)工作責(zé)任制和責(zé)任追究制，下發(fā)了《衡陽市教育行政辦公系統(tǒng)管理辦法（試行 )》文件 , 確保電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)順利推進(jìn)，規(guī)范了教育行政辦公系統(tǒng)的使用和管理。通過相關(guān)措施，我們擁有了一個職權(quán)明確、分工合理、溝通及時、管理有效的教育行政辦公系統(tǒng)管理隊伍，從而使我市的教育行政辦公系統(tǒng)運用工作走上了快速發(fā)展的道路。 在這個過程中，教育局機(jī)關(guān)率先垂范，在推進(jìn)教 育政務(wù)信息化方面積極主動，起到模范帶頭作用。早在 2020年，衡陽市教育局為機(jī)關(guān)各科室都重新裝備了全新高檔聯(lián)想品牌電腦， 2020年，衡陽市教育信息中心成立后 ,開始以機(jī)關(guān)辦公網(wǎng)絡(luò)為中心，抓緊建設(shè)聯(lián)接各縣市區(qū)教育局和局直學(xué)校的教育系統(tǒng)辦公自動化網(wǎng)絡(luò)，首先在機(jī)關(guān)內(nèi)部調(diào)試安裝教育行政辦公系統(tǒng)客戶端程序，為正式啟動教育行 19 政辦公系統(tǒng)建設(shè)做好了前期準(zhǔn)備工作。 2020年 9月，經(jīng)過第一輪培訓(xùn)后，教育行政辦公系統(tǒng)正式啟動，局領(lǐng)導(dǎo)、科室負(fù)責(zé)人堅持使用ＯＡ系統(tǒng)簽發(fā)文件，各科室還指定了專門的信息管理員，負(fù)責(zé)本科室電子公文信息的收集、收 發(fā)文及電子會議通知下發(fā)等工作，為教育行政辦公系統(tǒng)的推廣使用開好了頭。為確保機(jī)關(guān)人人都會使用ＯＡ系統(tǒng)，人人都來使用ＯＡ系統(tǒng)，教育局機(jī)關(guān)在全體干部中灌輸一個思想：“ 如果不掌握信息技術(shù)手段，將來就有可能喪失領(lǐng)導(dǎo)能力 ”。機(jī)關(guān)內(nèi)部規(guī)定了公文流轉(zhuǎn)必須通過教育行政辦公系統(tǒng)實現(xiàn)，并把機(jī)關(guān)所有電腦設(shè)置為啟動時自動打開教育行政辦公系統(tǒng)軟件，確保教育行政辦公系統(tǒng)率先在局機(jī)關(guān)內(nèi)部正常使用。 為加快教育行政辦公系統(tǒng)的使用，市教育信息中心多次舉辦培訓(xùn)班，先后四次組織局機(jī)關(guān)全體干部、縣（市 )區(qū)教育局和學(xué)校的公文管理員進(jìn)行教育行政辦公系統(tǒng) 專項培訓(xùn)，教育機(jī)關(guān)干部帶頭學(xué)習(xí)信息技術(shù)技能。每次培訓(xùn)都事先公布培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)內(nèi)容，通過集中培訓(xùn)和點對點培訓(xùn)方法，實行分層次教學(xué)，特別是對機(jī)關(guān)老領(lǐng)導(dǎo)、老干部，信息中心同志則是手把手地教，逐個抓落實，保證了每位領(lǐng)導(dǎo)都能使用 OA系統(tǒng)進(jìn)行辦公管理。同時，我們將教育行政辦公系統(tǒng)的基本操作編制成冊，發(fā)放到每位參加培訓(xùn)的學(xué)員手中，使他們在培訓(xùn)后仍能主動參照教育行政辦公系統(tǒng)操作手冊進(jìn)行鞏固學(xué)習(xí)，在市教育局門戶網(wǎng)站衡陽教育信息網(wǎng) ()上也詳細(xì)發(fā)布了教育行政辦公軟件的安裝及操作說明，如《教育行政 辦公系統(tǒng)客戶端軟件安裝演示》、《教育行政辦公系統(tǒng)客戶端安裝說明下載》、《教育行政辦公系統(tǒng)使用手冊下載》、《 pdf文本閱讀器下載》、《如何使用 尋求技術(shù)支持》等，確保了每位參加培訓(xùn)的管理員都能通過教育信息網(wǎng)絡(luò)獲取各種技術(shù)幫助，避免了教育行政辦公系統(tǒng)“裝而不用”的現(xiàn)象發(fā)生。 三、規(guī)范收發(fā)文，初步實現(xiàn)電子公文傳輸及辦公自動化應(yīng)用 在教育行政辦公系統(tǒng)客戶端安裝過程中，考慮到我市已經(jīng)建成了教育城域網(wǎng)，因此，我們推出了兩套客戶端安裝程序，一套是內(nèi)網(wǎng)接入，即接入教育城域網(wǎng)單位的教育行政辦公系統(tǒng)客戶端軟件，另一套是外網(wǎng) Inter接入，即未接入衡陽教育城域網(wǎng)的教育行政辦公系統(tǒng)客戶端軟件，兩套客戶端安裝程序都公布在衡陽教育信息網(wǎng)上提供下載。 2020年 10月，縣市區(qū)教育局、市直單位及相關(guān) 20 學(xué)校共 50個單位完成了客戶端程序的安裝任務(wù) , 11月 1日，教育行政辦公系統(tǒng)正式全面試用 ,所有非涉密文件都通過網(wǎng)絡(luò)與紙介質(zhì)并行方式傳送。從 2020年 1月１日起，市教育局所有文件基本實現(xiàn)了電子網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)， 2020年 9月，全市所有中職學(xué)校、民辦學(xué)校及縣市區(qū)的省市示范性高中學(xué)校也逐步通過 Inter外網(wǎng)安裝好教育行政辦公系統(tǒng)，開始試用ＯＡ辦公，電 子公文流轉(zhuǎn)。 在開展電子公文傳輸過程中，市教育局機(jī)關(guān)各科室、縣市區(qū)教育局及各學(xué)校都制定電子信息報送管理制度，由公文管理員或有關(guān)部門起草的擬報送電子信息，必須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)人審核，負(fù)責(zé)人簽發(fā)，才可以正式報送。公文管理員還負(fù)責(zé)日常電子信息收發(fā)工作，定時查看辦公系統(tǒng)新信息，及時處理各種電子文件，在發(fā)文時我局創(chuàng)造性地使用 PDF文本生成器，把所有下發(fā)文件都轉(zhuǎn)化為不可修改的PDF格式文件，接收單位必須使用統(tǒng)一的 AdbeRead軟件查收，接收的電子文件也只能閱讀、打印存檔，無法修改，確保電子公文流轉(zhuǎn)后的安全性、真實性。從正式 使用教育行政辦公系統(tǒng)以來，我局己經(jīng)通過教育行政辦公系統(tǒng)及時發(fā)送電子公文 500余件，并切實做好了公文信息的使用存檔等工作。在規(guī)范發(fā)文方面，建立和完善了相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)文件信息流程，做好電子信息的保密與安全管理，出臺了詳細(xì)的、操作性強(qiáng)的發(fā)文和收文管理流程，在試運行初期，起草、審批、簽發(fā)及領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)階段實行紙質(zhì)與電子同步流轉(zhuǎn)，電子流程未完全通過，紙質(zhì)文件一律不予簽發(fā)，局機(jī)關(guān)下發(fā)的所有電子文件，各單位都配備專人定期查收，及時回復(fù)。 在推廣使用教育行政辦公系統(tǒng)初期，我們發(fā)現(xiàn)軟件存在著使用不方便、功能不夠完善、系統(tǒng)操作較復(fù)雜、 界面不夠友好等問題 ,特別是發(fā)文的審批程序與我局常規(guī)的紙質(zhì)下文流程有所區(qū)別的時候，我們積極與長沙中育信息技術(shù)服務(wù)有限公司取得聯(lián)系，及時向他們反饋ＯＡ系統(tǒng)軟件使用過程中遇到的問題，要求其給予技術(shù)上的支持，并提出完善軟件功能的建議，中育公司也多次派專家到我局了解ＯＡ系統(tǒng)在實際使用過程中存在的問題，并商討行之有效的解決方案，及時解決問題，為教育行政辦公系統(tǒng)提供系統(tǒng)升級服務(wù)，完善軟件功能，確保了教育行政辦公系統(tǒng)在我市的正常推廣使用。如今，全市各縣市區(qū)教育局、市直單位及相關(guān)學(xué)校的教育行政辦公系統(tǒng)都正常流轉(zhuǎn)，初步實現(xiàn)了批 文、發(fā)文、會議通知等政務(wù)信息向無紙化方向全面過渡，基本取消紙質(zhì)下文。 21 一年來，我們通過教育行政辦公系統(tǒng)輕松地實現(xiàn)了公文起草、審核、簽發(fā)、傳遞到公文簽收、批辦、承辦、催辦、傳閱等工作環(huán)節(jié)的無紙化流轉(zhuǎn)過程，規(guī)范和優(yōu)化了公文處理流程，在使用過程中，我們自制好了與傳統(tǒng)紙質(zhì)完全一樣的文件函頭，靈活變通地運用 pdf文本生成器，把傳統(tǒng)意義上的紅頭文件以無法修改的電子文件形式發(fā)送每個單位，取消了辦公室打印、分發(fā)資料等繁瑣工作 ,實現(xiàn)了真正意義上的無紙化辦公 ,降低了辦公費用 ,大大地提高了工作效率，與此同時，ＯＡ系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用， 還成為了我市教育系統(tǒng)內(nèi)部員工之間各種辦公事務(wù)的交流窗口，極大地提高了我市教育系統(tǒng)信息化服務(wù)水平。 由于我市使用教育系統(tǒng)行政辦公系的時間不長，在ＯＡ系統(tǒng)的運用過程中還存在著這樣或那樣的困難，離省教育廳的要求還有差距，希望今后能與省教育廳和兄弟城市的同仁們多些交流，相互學(xué)習(xí)，以便我市更好地開展教育行政辦公系統(tǒng)的使用推廣工作。展望未來，任重而道遠(yuǎn)，我們將進(jìn)一步提高電子政務(wù)管理水平和技術(shù)服務(wù)能力，抓住機(jī)遇，扎實工作，繼續(xù)加強(qiáng)電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，積極主動地推進(jìn)教育行政辦公系統(tǒng)的應(yīng)用工作，確保教育系統(tǒng)內(nèi)部完全實現(xiàn)真正意義 上的電子公文流轉(zhuǎn)和無紙化辦公，為辦好人民滿意的教育，推進(jìn)全省電子政務(wù)建設(shè)跨越式發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。