【文章內容簡介】 息處理的數量和質量。系統中的催辦模塊在開機時或工作過程中不定時提醒管理者未辦事宜，從而保證了辦文、收文的工作效率。第三，辦公自動化使文書處理與檔案管理融為一體具備了可行性，檔案材料的電子文本歸檔更為便利，同時為檔案利用提供了一條簡便快捷的檢索途徑。 （二 )降低了管理成本 教育行政辦公系統實施后，全校逐步取消了紙質文件的印發(fā)，除涉密文件和有特殊需要的情況外，所有文件從起草、審訂、簽發(fā)、分發(fā)全部在網上進行，大大減少了紙 、墨等物質的消耗，提高了辦文速度，簡化了工作流程，改變了過去紙質文件“滿天飛”、下發(fā)文件“跑斷腿”的局面，節(jié)省了人力物力，全校辦公經費開支大大縮減。一個節(jié)約、清潔的校園正逐步呈現在學校師生面前。 （三 )增強了管理的科學性和民主性 首先，增強了管理的科學性。充分占有信息是進行科學管理的前提。對于學校領導來說，教育行政辦公系統作為信息處理與管理的集合，是決策的支持系統和信息工具，全面實施辦公自動化，信息渠道的暢通，使領導決策變得迅速科學；對于中層管理者來說，教育行政辦公系統是信息管理和信息中轉系統，既可查詢、分 析、提供信息，又能接收上級的指令和對下級部署工作任務，使上下溝通暢通無阻，非常方便；對于普通管理者來說，教育行政辦公系統又是事務 /業(yè)務處理系統，為管理人員提供良好的辦公手段和環(huán)境；對于普通的教職員工而言，教育行政辦公系統是信息查詢和信息來源系統，學校發(fā)布的公告、通知、統計信息等都可以很方便地隨時上網查詢。 10 其次，增強了管理的民主性。辦公自動化環(huán)境下，教職員工可以通過辦公網絡隨時了解和關注每一項決策制定、制度出臺的基本過程，以及學校各項工作的進展情況，并可向有關部門和領導提出合理的意見、建議，使學校管理工作更 能反映教職員工的意愿，充分體現民意。由于系統能夠詳細記錄文檔的流轉蹤跡，各級管理人員和普通教職員工都可以及時了解文檔流動蹤跡，做出流動定位，有效地提高了對文件傳遞過程的民主監(jiān)督。 （四 )更新了思想觀念。 辦公自動化的實施，促使管理人員改變原有的工作模式和思維方式，逐漸拋棄繁瑣的手工操作和落后的通訊手段，不僅僅在辦公方式、技術手段上進行革新，同時必須解放思想，與時俱進，使思想觀念跟上時代的進步，以適應現代化辦公、網絡化辦公的需要?，F在學校很多管理人員在自己家中安裝了辦公軟件，休息時間也可以進行公文處理和辦理各 種辦公業(yè)務，辦公場所不再局限于辦公室，體現了“辦公隨時隨地”的理念。筆者以為，辦公自動化環(huán)境下的“辦公室”概念有進行重新界定的必要。 （五 )擴大了學校影響力。 辦公自動化的成功實施擴大了學校影響力。作為省內老牌的大專院校，我校辦學歷史較長，具有鮮明的辦學特色，辦學條件也日趨完備。為了完善學校的基礎設施建設，提升綜合實力，學?？朔刂乩щy，于 2020年底完成了校園網建設，并在省內較早地開通了“教育行政辦公系統”，基本實現了“無紙化辦公”，被批準為教育部電子政務試點單位。辦公自動化的運行，促使教職員工學習和使用 現代化辦公技術，在工作水平和思想觀念上有了較大進步，促進了學校管理工作；使學生增強愛校敬業(yè)意識，自信心和自豪感得到提升，師生精神風貌煥然一新，對擴大學校影響力產生了積極作用。 至今，我校已經基本實現每人都有一次以上的培訓。辦公軟件應用以來對傳統的辦公方式產生了急劇的沖突，辦公流程和方式已經是大不一樣，針對這一情況，我們制定了新的辦公流程，采用了全新的辦公模式，所有的文件、通知、告示、公布及表格等都使用了電子文檔，極大地減少和節(jié)約了紙張的使用，使用辦 11 公軟件以前我校 1個文件最少需要印制 50份，如今除必要存檔的 1份紙質文件外再不需要印制，平均每份文件至少節(jié)約 32張紙， 2020年一年我校共發(fā)文件 120份 ,其中黨發(fā)文件 146頁，校發(fā)文件 282頁，共 428頁，全年預計節(jié)約紙張最少21400張，極大地節(jié)約了辦公經費、節(jié)省了辦公時間、提高了辦公效率。 三、前景展望 （一 )集成化、多媒體化與智能化 為了有效地進行決策、合作和及時實現信息共享，提高辦公效率和效能，在最大程度上發(fā)揮 OA的作用，使資源共享更便利，利用方式更自由，民主決策更科學，辦公自動化勢必向集成化、多媒體化和智能化方向發(fā)展，這是 OA發(fā)展的必然趨勢。 （二 )文檔一體化 辦公自動化為文書處理與檔案管理融為一體提供技術上的保證，使文檔一體化具備了現實可能。但很多已實現網上辦公的高校，在實施辦公自動化的初期未充分考慮電子公文歸檔的問題，所以無法在網絡環(huán)境下通過系統程序將電子公文向檔案館歸檔，隨著系統的運轉，校園辦公自動化系統中的電子公文日積月累負擔沉重。因此，加強電子公文的網絡化歸檔和管理工作，實現文檔一體化將成為OA系統完善和發(fā)展的重要課題。 （三 )數字化辦公 在不遠的將來，所有的辦公業(yè)務都應該可以在網絡環(huán)境下完成，實現數字化辦公。從管理體制和工作習慣的角度 來看，全面的數字化辦公還有一定距離，但從技術發(fā)展角度來看，特別是互聯網技術、安全技術和軟件理論的發(fā)展，實現數字化辦公是完全可能的。數字化辦公必然沖擊現有的管理體制，促使其發(fā)生變革，同時也意味著權利和利益的重新分配；另外管理人員對原有的工作習慣、工作方式和法律體系有很強的慣性，短時間內改變還比較困難。盡管如此，全面實現數字化辦公仍是辦公自動化未來發(fā)展的方向。 12 截止 2020年 9月底，我校實施教育信息化、辦公自動化已有兩個多年頭了，現在我校各職能部門已全部實現了辦公自動化，辦公軟件的安裝也由最初的“送上門安裝”變 成了今天的“請上門安裝”，甚至有部分家住校外的教職工申請將辦公軟件安裝到家里；如今，我校已基本實現了教育信息化和辦公自動化。 辦公自動化，作為高校信息化建設的基本單元，在高校管理體系中占有相當重要的地位。信息化建設進程中，人們需要在思維方式、心理素質、思想意識、行為準則、社會觀念、生活態(tài)度、管理決策等方面都經歷一個向現代化的轉變。這種轉變是深層次的、全面性的、革命性的。通過不斷改進管理手法，更新管理理念，與時俱進，將 OA系統廣泛應用到高校管理實際當中，有效整合學校資源，從而為全面建設數字化、信息化校園打下堅 實的基礎。 13 重視和加強行政辦公自動化工作 提高學院管理水 平 湖南工程職業(yè)技術學院 湖南工程職業(yè)技術學院是經湖南省政府批準、國家教育部備案、隸屬于國土資源部門，獨立設置的一所公辦全日制普通高等院校。為適應信息化發(fā)展形勢，構建高效的行政辦公自動化工作平臺，根據省教育廳的統一安排和部署，我院于今年元月和７月，分別在南、北兩個校區(qū)開始使用行政辦公自動化系統。到目前為止，行政辦公自動化在我院運行了一段時間，總體來說運行情況良好，既提高了我們的工作效率和管理水平，也節(jié)約了管理成本，得到了學院領導和廣大教職工的 認可。下面就我院行政辦公自動化工作，談幾點做法和體會： 一、實施行政辦公自動化系統的做法 （一 )領導重視，是順利實施行政辦公自動化的有力保障 我院領導對這項工作十分重視：一是在年初的工作計劃中列入預算，投入專項資金約 3０萬元用于購買防火墻、辦公軟件和專用服務器等設備，并配置多臺計算機來滿足各個處室工作的需要，為實施行政辦公自動化奠定了物質基礎。二是請專家來學院講課。今年是學院迎接人才培養(yǎng)工作水平評估之年，時間緊，任務重，但學院的領導對行政辦公自動化工作非常重視，在年初和七月份舉辦了兩期培訓班，特聘請省教育廳 信息中心專家授課，全體行政工作人員脫產學習２天，系統學習行政辦公自動化相關知識，尤其是全體院領導也在百忙之中抽出時間，親自參加培訓。三是在實際操作過程中，各行政工作人員互相學習，積極使用辦公軟件，院領導也主動學習和使用辦公軟件。確保了行政辦公自動系統在我院順利實施。 （二 )積極宣傳，是順利實施行政辦公自動化的前提 14 新鮮事物層出不窮，對一個新的事物，必須靠宣傳的力量來了解、熟悉、使用、甚至喜歡它。在