【正文】 。 由于我市使用教育系統(tǒng)行政辦公系的時(shí)間不長，在ＯＡ系統(tǒng)的運(yùn)用過程中還存在著這樣或那樣的困難，離省教育廳的要求還有差距，希望今后能與省教育廳和兄弟城市的同仁們多些交流，相互學(xué)習(xí)，以便我市更好地開展教育行政辦公系統(tǒng)的使用推廣工作。如今，全市各縣市區(qū)教育局、市直單位及相關(guān)學(xué)校的教育行政辦公系統(tǒng)都正常流轉(zhuǎn)，初步實(shí)現(xiàn)了批 文、發(fā)文、會(huì)議通知等政務(wù)信息向無紙化方向全面過渡，基本取消紙質(zhì)下文。在規(guī)范發(fā)文方面，建立和完善了相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)文件信息流程，做好電子信息的保密與安全管理，出臺(tái)了詳細(xì)的、操作性強(qiáng)的發(fā)文和收文管理流程，在試運(yùn)行初期，起草、審批、簽發(fā)及領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)階段實(shí)行紙質(zhì)與電子同步流轉(zhuǎn)，電子流程未完全通過，紙質(zhì)文件一律不予簽發(fā)，局機(jī)關(guān)下發(fā)的所有電子文件，各單位都配備專人定期查收，及時(shí)回復(fù)。公文管理員還負(fù)責(zé)日常電子信息收發(fā)工作，定時(shí)查看辦公系統(tǒng)新信息，及時(shí)處理各種電子文件，在發(fā)文時(shí)我局創(chuàng)造性地使用 PDF文本生成器，把所有下發(fā)文件都轉(zhuǎn)化為不可修改的PDF格式文件，接收單位必須使用統(tǒng)一的 AdbeRead軟件查收，接收的電子文件也只能閱讀、打印存檔，無法修改，確保電子公文流轉(zhuǎn)后的安全性、真實(shí)性。從 2020年 1月１日起，市教育局所有文件基本實(shí)現(xiàn)了電子網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)， 2020年 9月，全市所有中職學(xué)校、民辦學(xué)校及縣市區(qū)的省市示范性高中學(xué)校也逐步通過 Inter外網(wǎng)安裝好教育行政辦公系統(tǒng)，開始試用ＯＡ辦公，電 子公文流轉(zhuǎn)。 三、規(guī)范收發(fā)文，初步實(shí)現(xiàn)電子公文傳輸及辦公自動(dòng)化應(yīng)用 在教育行政辦公系統(tǒng)客戶端安裝過程中，考慮到我市已經(jīng)建成了教育城域網(wǎng)，因此，我們推出了兩套客戶端安裝程序，一套是內(nèi)網(wǎng)接入，即接入教育城域網(wǎng)單位的教育行政辦公系統(tǒng)客戶端軟件，另一套是外網(wǎng) Inter接入，即未接入衡陽教育城域網(wǎng)的教育行政辦公系統(tǒng)客戶端軟件，兩套客戶端安裝程序都公布在衡陽教育信息網(wǎng)上提供下載。每次培訓(xùn)都事先公布培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)內(nèi)容，通過集中培訓(xùn)和點(diǎn)對點(diǎn)培訓(xùn)方法，實(shí)行分層次教學(xué)，特別是對機(jī)關(guān)老領(lǐng)導(dǎo)、老干部，信息中心同志則是手把手地教，逐個(gè)抓落實(shí)，保證了每位領(lǐng)導(dǎo)都能使用 OA系統(tǒng)進(jìn)行辦公管理。機(jī)關(guān)內(nèi)部規(guī)定了公文流轉(zhuǎn)必須通過教育行政辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，并把機(jī)關(guān)所有電腦設(shè)置為啟動(dòng)時(shí)自動(dòng)打開教育行政辦公系統(tǒng)軟件，確保教育行政辦公系統(tǒng)率先在局機(jī)關(guān)內(nèi)部正常使用。 2020年 9月，經(jīng)過第一輪培訓(xùn)后，教育行政辦公系統(tǒng)正式啟動(dòng)，局領(lǐng)導(dǎo)、科室負(fù)責(zé)人堅(jiān)持使用ＯＡ系統(tǒng)簽發(fā)文件，各科室還指定了專門的信息管理員，負(fù)責(zé)本科室電子公文信息的收集、收 發(fā)文及電子會(huì)議通知下發(fā)等工作，為教育行政辦公系統(tǒng)的推廣使用開好了頭。 在這個(gè)過程中，教育局機(jī)關(guān)率先垂范，在推進(jìn)教 育政務(wù)信息化方面積極主動(dòng)，起到模范帶頭作用。在建立穩(wěn)定的電子政務(wù)管理員隊(duì)伍同時(shí)，衡陽市教育局還建立了完善的管理制度，落實(shí)電子政務(wù)工作責(zé)任制和責(zé)任追究制，下發(fā)了《衡陽市教育行政辦公系統(tǒng)管理辦法（試行 )》文件 , 確保電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)順利推進(jìn)，規(guī)范了教育行政辦公系統(tǒng)的使用和管理。 二、加強(qiáng) 管理、強(qiáng)化培訓(xùn)，建立一支高素質(zhì)的電子政務(wù)隊(duì)伍 我市教育行政辦公系統(tǒng)建設(shè)使用的一個(gè)最大特點(diǎn)就是切實(shí)加強(qiáng)了電子政務(wù)隊(duì)伍建設(shè)，組建了一支由全市各單位的分管領(lǐng)導(dǎo)、公文管理員和系統(tǒng)管理員組成的管理員隊(duì)伍，明確了各單位的分管負(fù)責(zé)人，確定一名公文管理員負(fù)責(zé)組織管理電子文檔的收發(fā)等有關(guān)工作，指定一名系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)教育行政辦公系統(tǒng)的搭建及維護(hù)管理等技術(shù)工作。 2020年，市教育局又通過多方考察，選 定與衡陽移動(dòng)公司作為線路租賃合作伙伴，投資 200余萬元，共同構(gòu)建衡陽教育城域網(wǎng)，全力打造衡陽教育信息網(wǎng)絡(luò)的硬件平臺(tái)，到目前為止，城域網(wǎng)建設(shè)己初具規(guī)模，局直各學(xué)?；窘ê眯@網(wǎng)，接入衡陽教育城域網(wǎng)，縣市區(qū)教育局和城區(qū)所有中小學(xué)及省市示范性中學(xué)也逐步實(shí)現(xiàn)與衡陽市教育信息中心的互聯(lián)互通，衡陽教育內(nèi)部信息高速公路基本搭建完成。我市教育政務(wù)信息化建設(shè)從一開始就受到了局領(lǐng)導(dǎo)的高度重 視，專門成立了教育政務(wù)信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，局長奉祥明為組，把政務(wù)信息工作定為“一把手”工程，在政策上、資金上給予高度重視和大力支持，加快了基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，確定“以教育政務(wù)信息化帶動(dòng)教育信息化”的戰(zhàn)略方針?，F(xiàn)將我局推廣使用教育行政辦公系統(tǒng)工作的開展情況和工作總結(jié)匯報(bào)如下。一年來，在省教育管理信息中心領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持下，我局采用了教育部統(tǒng)一的 Lotus Domino平臺(tái)的教育行政辦公系統(tǒng)，以衡陽教育城域網(wǎng)專網(wǎng)為主載體、 Inter外網(wǎng)為輔載體開展綜合行政辦公業(yè)務(wù)，縱向上連省教育廳，下連縣（市 )區(qū)教育局和局直單位、各中小學(xué)校，橫向?qū)?shí)現(xiàn)與市委、政府的辦公業(yè)務(wù)網(wǎng)對 接互聯(lián)。我們將進(jìn)一步探索行政辦公自動(dòng)化工作中還未涉及的領(lǐng)域，在省 教育廳的直接指導(dǎo)下努力做好新形勢下的行政辦公自動(dòng)化工作。快捷、方便的工作方式，給學(xué)院的管理工作注入了生機(jī)與活力，工作效率不斷提升。如一般信息發(fā)布、通知之類的不需要編寫文號(hào)或者簽批的公文都 可在行政辦公系統(tǒng)“今日工作”模塊中進(jìn)行，公文發(fā)給對方后，辦公系統(tǒng)都會(huì)及時(shí)彈出一個(gè)對話框，告訴對方有待處理文件，使用起來快捷、方便。通過健全行政辦公自動(dòng)化管理制度，使大家養(yǎng)成了及時(shí)查閱文件和辦理文件的良好習(xí)慣，對改進(jìn)機(jī)關(guān)工作作風(fēng)起到了極大的促進(jìn)作用。 （三 )轉(zhuǎn)變工作作風(fēng) ，提高了工作效率 使用行政辦公自動(dòng)化系統(tǒng)軟件，不僅轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，而且提高了工作效率。比如我們的學(xué)院發(fā)文，就必須經(jīng)過從處室擬稿 —— 處室領(lǐng)導(dǎo)審批 —— 部門會(huì)簽 —— 辦公室核稿 —— 院長簽批的程序 ,避免了我們過去可能存在一些文件程序不夠完善、審核不夠嚴(yán)格的問題。以前文件要復(fù)印、裝訂、蓋章，現(xiàn)在這些程序都減掉了，節(jié)約了大量的紙張和耗材，使我院的行政辦公成本大大降低，而且大大地提高了辦事效 率。各個(gè)流程走完后，只需要管檔案的同志點(diǎn)分發(fā)，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和全體行政工作人員都能看到。以前辦理文件從登記、分類、承辦、分辦、簽批到轉(zhuǎn)發(fā)各部門，都是靠文秘人員手工操作和雙腳跑腿：把文件送到領(lǐng)導(dǎo)辦公 室，領(lǐng)導(dǎo)簽批后打電話給文秘人員再去取，文秘人員經(jīng)常是一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)、一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)辦公室地跑；學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)批示后再由工作人員把文件打印、復(fù)印、裝訂，然后再到每個(gè)辦公室去分發(fā)，既辛苦又耗人，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)事。如學(xué)院（北院 )下發(fā)的文件要送到南院，南院起草的文件要送到北院給領(lǐng)導(dǎo)簽批等，在時(shí)間上、精力上消耗都很大，不便工作開展。 二、實(shí)施 行政辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的體會(huì) （一 )節(jié)約管理成本，提高了辦事效率 我們學(xué)院是跨校區(qū)的，北院位于長沙水渡河，毗鄰世界之窗和湖南廣播電視中心；南院位于大托鋪，緊挨省政府新址。如遇緊急文件，也可打電話告之文件接收之人，特事特辦，一份文件不要幾分鐘就可結(jié)束發(fā)文。如果一份文件發(fā)到某單位或部門沒有及時(shí)處理，行政辦公系統(tǒng)文件流程上就體現(xiàn)出來了，是誰的責(zé)任一清二楚，不存在責(zé)任不清的問題。行政辦公自動(dòng)化實(shí)施數(shù)月來，至今為止，沒有發(fā)現(xiàn)因個(gè)人原因延誤造成學(xué)院工作被動(dòng)情況。 7月在南院逐步推行。 三是逐步推行。首先元月份在本部 (北院 )實(shí)施，剛實(shí)施階段，學(xué)院內(nèi)辦公業(yè)務(wù)實(shí)行紙質(zhì)文件和網(wǎng)上文件并行，各部門需要下發(fā)文件、通知及 公布其它信息，在上交紙質(zhì)公文原稿的同時(shí)，必須同步使用網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，按程序上傳待發(fā)的公文、信息等，否則，學(xué)院黨政辦公室將不予接收辦理。 二是分步實(shí)施。 （三 )分步實(shí)施，是順利實(shí)施行政辦公自動(dòng)化的有力保證 為了順利實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)辦公向無紙化辦公的過渡，必須堅(jiān)持“總體規(guī)劃、統(tǒng)籌安排、分步實(shí)施、先易后難”的工作原則，有計(jì)劃、分步驟地推進(jìn)行政辦公自動(dòng)化工作的開展。但通過對行政辦公軟件的宣傳、系統(tǒng)學(xué)習(xí)，這些同志不僅轉(zhuǎn)變了觀念，還學(xué)會(huì)了操作行政辦公系統(tǒng)軟件。最初，我們也遇到了一些難題，有的老同志平時(shí)手寫文章習(xí)慣了，幾十年的老習(xí)慣要他一下轉(zhuǎn)變過來，在思想上確有一些想法，加之以前很少接觸計(jì)算機(jī)，所以有畏難情緒。在使用行政辦公軟件前，學(xué)院就將此工作納入到了目標(biāo)管理之中，院長在年初中層干部會(huì)議上宣傳學(xué)習(xí)行政辦公自動(dòng)化的意義、用 途，黨委書記明確指出 :