【正文】 “中層以上干部要帶頭學習和使用計算機 ,充分發(fā)揮計算機在現(xiàn)代化辦公中的作用”。確保了行政辦公自動系統(tǒng)在我院順利實施。今年是學院迎接人才培養(yǎng)工作水平評估之年，時間緊，任務重，但學院的領導對行政辦公自動化工作非常重視，在年初和七月份舉辦了兩期培訓班，特聘請省教育廳 信息中心專家授課，全體行政工作人員脫產學習２天，系統(tǒng)學習行政辦公自動化相關知識，尤其是全體院領導也在百忙之中抽出時間，親自參加培訓。下面就我院行政辦公自動化工作，談幾點做法和體會： 一、實施行政辦公自動化系統(tǒng)的做法 （一 )領導重視，是順利實施行政辦公自動化的有力保障 我院領導對這項工作十分重視：一是在年初的工作計劃中列入預算，投入專項資金約 3０萬元用于購買防火墻、辦公軟件和專用服務器等設備，并配置多臺計算機來滿足各個處室工作的需要，為實施行政辦公自動化奠定了物質基礎。為適應信息化發(fā)展形勢，構建高效的行政辦公自動化工作平臺，根據省教育廳的統(tǒng)一安排和部署，我院于今年元月和７月，分別在南、北兩個校區(qū)開始使用行政辦公自動化系統(tǒng)。通過不斷改進管理手法，更新管理理念，與時俱進，將 OA系統(tǒng)廣泛應用到高校管理實際當中，有效整合學校資源，從而為全面建設數(shù)字化、信息化校園打下堅 實的基礎。信息化建設進程中，人們需要在思維方式、心理素質、思想意識、行為準則、社會觀念、生活態(tài)度、管理決策等方面都經歷一個向現(xiàn)代化的轉變。 12 截止 2020年 9月底，我校實施教育信息化、辦公自動化已有兩個多年頭了，現(xiàn)在我校各職能部門已全部實現(xiàn)了辦公自動化，辦公軟件的安裝也由最初的“送上門安裝”變 成了今天的“請上門安裝”，甚至有部分家住校外的教職工申請將辦公軟件安裝到家里；如今，我校已基本實現(xiàn)了教育信息化和辦公自動化。數(shù)字化辦公必然沖擊現(xiàn)有的管理體制，促使其發(fā)生變革，同時也意味著權利和利益的重新分配；另外管理人員對原有的工作習慣、工作方式和法律體系有很強的慣性，短時間內改變還比較困難。 （三 )數(shù)字化辦公 在不遠的將來，所有的辦公業(yè)務都應該可以在網絡環(huán)境下完成，實現(xiàn)數(shù)字化辦公。但很多已實現(xiàn)網上辦公的高校，在實施辦公自動化的初期未充分考慮電子公文歸檔的問題，所以無法在網絡環(huán)境下通過系統(tǒng)程序將電子公文向檔案館歸檔，隨著系統(tǒng)的運轉，校園辦公自動化系統(tǒng)中的電子公文日積月累負擔沉重。 三、前景展望 （一 )集成化、多媒體化與智能化 為了有效地進行決策、合作和及時實現(xiàn)信息共享，提高辦公效率和效能，在最大程度上發(fā)揮 OA的作用，使資源共享更便利，利用方式更自由，民主決策更科學，辦公自動化勢必向集成化、多媒體化和智能化方向發(fā)展，這是 OA發(fā)展的必然趨勢。 至今，我校已經基本實現(xiàn)每人都有一次以上的培訓。為了完善學校的基礎設施建設，提升綜合實力，學?？朔刂乩щy，于 2020年底完成了校園網建設，并在省內較早地開通了“教育行政辦公系統(tǒng)”，基本實現(xiàn)了“無紙化辦公”，被批準為教育部電子政務試點單位。 辦公自動化的成功實施擴大了學校影響力。筆者以為，辦公自動化環(huán)境下的“辦公室”概念有進行重新界定的必要。 辦公自動化的實施，促使管理人員改變原有的工作模式和思維方式，逐漸拋棄繁瑣的手工操作和落后的通訊手段，不僅僅在辦公方式、技術手段上進行革新，同時必須解放思想，與時俱進，使思想觀念跟上時代的進步，以適應現(xiàn)代化辦公、網絡化辦公的需要。由于系統(tǒng)能夠詳細記錄文檔的流轉蹤跡，各級管理人員和普通教職員工都可以及時了解文檔流動蹤跡，做出流動定位，有效地提高了對文件傳遞過程的民主監(jiān)督。 10 其次，增強了管理的民主性。充分占有信息是進行科學管理的前提。一個節(jié)約、清潔的校園正逐步呈現(xiàn)在學校師生面前。第三，辦公自動化使文書處理與檔案管理融為一體具備了可行性，檔案材料的電子文本歸檔更為便利，同時為檔案利用提供了一條簡便快捷的檢索途徑。其次，管理部 門的絕大部分日常事務，如公文辦理、會議管理、日程安排、信息發(fā)布等都可通過系統(tǒng)完成，大大提高了信息處理的數(shù)量和質量。 二、辦公自動化的實施成效 9 （一 )提高了工作效率 我校教育行政辦公系統(tǒng)開通后，優(yōu)化了現(xiàn)有的管理組織結構，調整了管理體制和管理模式，大大提高了工作效率。實施過程中，也要與他們保持 密切聯(lián)系，互通信息，時刻留意工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，必要時可與兄弟單位的同行們共同研究解決的方案。虛心向上級業(yè)務主管部門請教，掌握辦公自動化的最新技術和發(fā)展動態(tài)；虛心向兄弟院校學習，學習他們先進的管理經驗和方法，取長補短。認真聽取各部門信息員的意見和建設，并根據實際情況向軟件設 計部門提出合理的更新升級建議，使辦公系統(tǒng)模塊設計更加優(yōu)化，更趨合理，更貼近學校的實際情況，在最大程度上發(fā)揮其強大的辦公功能。針對學校教職工年齡差距大，計算機水平參差不齊的情況，我們采用了計算機基本操作培訓和辦公自動化系統(tǒng)培訓相結合的方式，合理安排時間，照顧到每個人，分期分批進行培訓，并多次邀請省教育廳信息化辦的領導和軟件公司的技術人員來校為教職員工講課。目前的教育行政辦公系統(tǒng)，辦公人員只要能掌握基本的 Windows 和 Web操作，就能進行工作，同時可借助快速的筆式、掃描錄入設備來替代漢字輸入。 （四 )抓好教育培訓 8 現(xiàn)代的辦公自動化系統(tǒng)通過計算機網絡將所有員工聯(lián)系起來，大部分的工作通過網絡完成，是全員的辦公自動化。在實施辦公自動化之前，廣泛深 入地開展了宣傳發(fā)動工作，召開全校動員大會，舉辦信息化教育講座，使教育信息化、辦公自動化觀念深入人心，為學校辦公自動化的順利實施打下了堅實的思想基礎。 （二 )重視宣傳發(fā)動 辦公自動化建設必須早部署，早動員。沒有領導的重視，辦公自動化的實施就無從談起。辦公自動化的層次越高，工作模式的改變越大，涉及的面越廣，越不容易實施，越需要領導在制度、人員、經費等各方面給予切實的支持。 7 （一 )學校領導高度重視 實施辦公自動化建設，領導重視是關鍵。根據我校的實踐來看 ,實施辦公自動化須具備一定的條件。 一、高校辦公自動化的實施條件 湖南財經高等?？茖W校 2020年 7月開始實施辦公自動化建設，經過大量的前期準備工作，順利完成了試運行， 2020年 11月 1日步入正軌，基本實現(xiàn)“無紙化辦公”，近兩年來以來，系統(tǒng)運行正常，工作狀況良好。辦公自動化自 70年代末 80年代初在我國的提出，至今已有了 20多年的發(fā)展歷史。 6 淺談高校辦公自動化建 設 湖南財經高等專科學校 隨著計算機網絡技術、通信技術和多媒體技術的迅速發(fā)展和廣泛應用，辦公方式逐步向網絡化、無紙化方向發(fā)展，辦公自動化（ Office Automation)也應運而生。 總之，辦公自動化是國內外正在蓬勃發(fā)展的一門多學科的綜合性應用技術，辦公 自動化建設是基礎性、長期性和經常性的工作，其建設和應用不僅是提高高校管理效率的重要途徑，而且是高校辦學水平和管理水平的標志之一，是實現(xiàn)校園信息化的必然結果和時代發(fā)展不可逆轉的潮流?！敖逃姓k公系統(tǒng)”的開通，實現(xiàn)了一個以人、計算機、網絡和信息為一體的辦公體系。隨著教育改革的深入，高校辦學自主權正在逐步擴大 ，學校作為獨立法人要參與市場競爭，就必須加大市場宣傳力度，提高學校聲譽。對于學校領導來說，“教育行政辦公系統(tǒng)”作為信息處理與管理的集合 ，是決策支持系統(tǒng)，信息反饋暢通，使決策變得迅速科學，同時可根據系統(tǒng)反饋數(shù)據與信息對已作決策及時給予修訂；對于中層管理者來說，“教育行政辦公系統(tǒng)”是信息管理系統(tǒng)，與上下級溝通非常方便；而對于普通管理者來說，“教育行政辦公系統(tǒng)”又是事務 /業(yè)務處理系統(tǒng)，為管理人員提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準確、高效、愉快地工作；對于普通的教師和學生“教育行政辦公系統(tǒng)”是信息查詢和信息來源系統(tǒng)，學校發(fā)布的公告、通知、簡況、統(tǒng)計信息等可很方便的隨時上網查詢。 5 （三 )增強了決策的科學性，擴大了學校影響力 首先，增強了決策的科學性。 2020年與 2020年相比較，