【正文】 (即文件貯存在錄音錄像帶或膠卷上的聲音或圖像信息文件 )。 (3)簽署 ①一般應(yīng)復(fù)制成紙張性文件后，進(jìn)行手簽； ②對(duì)不能制成紙張性文件的，在文件審簽完成后，由審簽人員在紙張性的審批結(jié)論上簽署； ③在軟盤(pán)上簽署。其中 A 盤(pán) (原盤(pán) )存于綜合辦公室， B 盤(pán)提供使用； ②非紙張性文件應(yīng)貯存在適宜的環(huán)境條件下，如防潮、防塵、防陽(yáng)光直射、防壓、 防消磁等； ③膠片文件可復(fù)制成紙張性文件進(jìn)行控制，并妥善保存原件。 ●《記錄控制程序》 ● GB417《汽車(chē)型號(hào)編制規(guī)則》 ● ZB/TO40051989《汽車(chē)零部件編號(hào)規(guī)則》 ● QC/T31992《汽 車(chē)圖樣及設(shè)計(jì)文件完整性》 ●《文件發(fā)放清單》 ●《文件發(fā)放回收記錄表》 ●《文件反饋單》 ●《文件更改單》 ●《文件最新?tīng)顩r一覽表》 文 件 名 必需的六個(gè)程序文件 電子文件編碼 ZLAL001 頁(yè) 碼 298 記錄控制程序 對(duì)記錄的標(biāo)識(shí)、貯存、檢索、保護(hù)、保存期限和處置進(jìn)行控制，以提供產(chǎn)品、過(guò)程符合要求及質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)，同時(shí)也為產(chǎn)品的可追溯性及制訂糾正、預(yù)防措施以及保持和改進(jìn)質(zhì)量管理體系提供信息。 ●質(zhì)量部負(fù)責(zé)記錄的歸口管理，并負(fù)責(zé)產(chǎn)品實(shí)現(xiàn) 100％過(guò)程、 監(jiān)視和測(cè)量、計(jì)量、審核和評(píng)審以及糾正和預(yù)防措施等記錄的管理。 ●記錄的填寫(xiě)人員對(duì)記錄的真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰和完整性負(fù)責(zé)。包括： (1)與質(zhì)量管理體系有關(guān)的記錄：管理評(píng)審記錄、內(nèi)部審核記錄、文件控制 記錄、糾正和預(yù)防措施記錄、人力資源培訓(xùn)記錄、基礎(chǔ)設(shè)施和工作環(huán)境管理記錄、產(chǎn)品和過(guò)程監(jiān)視 和測(cè)量記錄等。 ●記錄的編號(hào)和標(biāo)識(shí) (1)記錄的編號(hào)。 ●記錄的填寫(xiě)要求 (1)記錄內(nèi)容必須及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確、全面，字跡工整、清晰，重要記錄需經(jīng)校對(duì)、審 核和批準(zhǔn)。 (3)記錄以書(shū)面和表格形式為主，也可采用電子媒體作為載體。 文 件 名 必需的六個(gè)程序文件 電子文件編碼 ZLAL001 頁(yè) 碼 2910 (2)各部門(mén)負(fù)責(zé)制定本部門(mén)的 “記錄清單 ”，內(nèi)容包括：記錄名稱(chēng)、表碼 (包括 版本 )、編制部門(mén)、編制日期、保存期限等。 ●記錄的保管和貯存要求 (1)各部門(mén)應(yīng)設(shè)專(zhuān)職或兼職人員負(fù)責(zé)本部門(mén)記錄的匯總、編目，應(yīng)保持記錄的順序號(hào) 或日期便于查詢(xún)。 (2)記錄的儲(chǔ)存環(huán)境要通風(fēng)、防潮、防火、防蟲(chóng)蛀、防鼠害等。 ●記錄的保存期限 按產(chǎn)品實(shí)際使用的有效期確定保存期限，并記于 “記錄清單 ”中。 ●記錄的借閱 (1)借閱記錄時(shí)，應(yīng)登記并規(guī)定歸還日期。 (2)借閱的記錄不得更改、遺失、損壞和拆頁(yè)。 ●記錄的處理 (1)過(guò)期的或沒(méi)有必要保存的記錄，由資料員填寫(xiě)《記錄處理審批單》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé) 人審查、主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，兩人共同銷(xiāo)毀，并做好記錄。 (3)需做永久保 存的記錄，由部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并在記錄上加蓋 “永久保存 ”印章。 本程序適用于質(zhì)量管理體系審核。 ●質(zhì)量部負(fù)責(zé)制訂《年度質(zhì)量管理體系審核工作計(jì)劃》，并經(jīng)總經(jīng)理 (或管理者代表 )批準(zhǔn)。 ●各相關(guān)部門(mén)配合完成審核，并對(duì)不合格項(xiàng)及時(shí)采取措施。審核員 的選擇和審核的實(shí)施，應(yīng)確保審核過(guò)程的客觀(guān)性和公正性（審核員不應(yīng)審核自己的工作）。一般情況下，每年對(duì)質(zhì)量管理體系及其所涉及的部門(mén)審核 1～ 2 次，對(duì)重要部門(mén)根據(jù)總經(jīng)理的指令可臨時(shí)增加審核次數(shù)。 ①公司機(jī)構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化時(shí)； ②法律法規(guī)及其他外部要求變更時(shí)； ③第二、三方審核之 前； ④在質(zhì)量認(rèn)證證書(shū)到期換證之前； ⑤出現(xiàn)重大質(zhì)量事故，或發(fā)生顧客連續(xù)投訴時(shí)。 ●審核準(zhǔn)備 (1)在管理者代表主持下，成立審核組 (一般由 3～ 4 人組成 )，指定組長(zhǎng)，成員適當(dāng)分工。 文 件 名 必需的六個(gè)程序文件 電子文件編碼 ZLAL001 頁(yè) 碼 2914 (2)準(zhǔn)備審核專(zhuān)用文件：《質(zhì)量審核通知單》、《質(zhì)量審核計(jì)劃 (即日程安 排 )》、《 質(zhì)量審核檢查表》、《質(zhì)量審核現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄表》、《不符合報(bào)告》。 (4)審核組長(zhǎng)提前一周向受審核部門(mén)發(fā)出《質(zhì)量審核通知》及本次《質(zhì)量審核計(jì)劃》 。若對(duì)審核日期和審核的主要項(xiàng)目有異議，應(yīng)提前兩天通知質(zhì)量部，經(jīng)協(xié)商后可以另行安排。做好記錄，到會(huì)人員簽到。 (3)審核員通過(guò)交談、閱讀文件、檢查現(xiàn)場(chǎng)、收集證據(jù)，核實(shí)被審核部門(mén)的質(zhì)量管 理體系的實(shí)施效果是否達(dá)到規(guī)定的要求，按規(guī)定做好記錄。 (5)審核結(jié)束后，由審核組長(zhǎng)召集審核組成員會(huì)議，討論審核結(jié)果，確認(rèn)不合格項(xiàng) ，并填寫(xiě)《不合格項(xiàng)報(bào)告》。提出制訂糾正措施的建議。 ●審核報(bào)告 (1)審核報(bào)告由審核組長(zhǎng) (或授權(quán)的審核員 )編寫(xiě)，經(jīng)審核組長(zhǎng)簽署后，報(bào)管理者代表批準(zhǔn)。 (3)審核報(bào)告發(fā)放范圍：總經(jīng)理、管理者代表、有關(guān)副總經(jīng)理、質(zhì)量部、受審核部門(mén)、不合格項(xiàng)涉及的有關(guān)部門(mén)。 (2)審核員跟蹤實(shí)施結(jié)果 (包括對(duì)所采取措施的驗(yàn)證和驗(yàn)證結(jié)果的報(bào)告 )，并填寫(xiě)《糾 正措施報(bào)告表》中的相應(yīng)欄目。 (3)對(duì)短期內(nèi)不能糾正的不合格項(xiàng)， 責(zé)任部門(mén)應(yīng)制訂糾正措施計(jì)劃，交質(zhì)量部確認(rèn)后，按《糾正措施控制程序》實(shí)施糾正。 文 件 名 必需的六個(gè)程序文件 電子文件編碼 ZLAL001 頁(yè) 碼 2916 (4)糾正措施計(jì)劃的發(fā)放范圍：總經(jīng)理、管理者代表、有關(guān)副總經(jīng)理、質(zhì)量部、不合格項(xiàng)涉及的有關(guān)部門(mén)。 ●質(zhì)量審核結(jié)果是管理評(píng)審和質(zhì)量改進(jìn)的輸入。 本程序適用于不合格的采購(gòu)品、中間產(chǎn)品和最終產(chǎn)品以及交付使用后發(fā)現(xiàn)的不合格品 的控制。 ●質(zhì)量部負(fù)責(zé)不合格品標(biāo)識(shí)、隔離、記錄以及不合格品審理的管理工作。 ●各車(chē)間和庫(kù)房分別負(fù)責(zé)對(duì)不合格品采取措施和處置工作。 ●不合格品的記錄 經(jīng)識(shí)別為不合格品時(shí)，應(yīng)詳細(xì)記錄在《不合格品審理單》 (第一欄 )中，并經(jīng)責(zé)任者和責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)人簽署，將此單提交質(zhì)量