【正文】 (即文件貯存在錄音錄像帶或膠卷上的聲音或圖像信息文件 )。 (3)簽署 ①一般應復制成紙張性文件后，進行手簽； ②對不能制成紙張性文件的，在文件審簽完成后，由審簽人員在紙張性的審批結論上簽署； ③在軟盤上簽署。其中 A 盤 (原盤 )存于綜合辦公室， B 盤提供使用； ②非紙張性文件應貯存在適宜的環(huán)境條件下，如防潮、防塵、防陽光直射、防壓、 防消磁等； ③膠片文件可復制成紙張性文件進行控制，并妥善保存原件。 ●《記錄控制程序》 ● GB417《汽車型號編制規(guī)則》 ● ZB/TO40051989《汽車零部件編號規(guī)則》 ● QC/T31992《汽 車圖樣及設計文件完整性》 ●《文件發(fā)放清單》 ●《文件發(fā)放回收記錄表》 ●《文件反饋單》 ●《文件更改單》 ●《文件最新狀況一覽表》 文 件 名 必需的六個程序文件 電子文件編碼 ZLAL001 頁 碼 298 記錄控制程序 對記錄的標識、貯存、檢索、保護、保存期限和處置進行控制，以提供產(chǎn)品、過程符合要求及質(zhì)量管理體系有效運行的證據(jù)，同時也為產(chǎn)品的可追溯性及制訂糾正、預防措施以及保持和改進質(zhì)量管理體系提供信息。 ●質(zhì)量部負責記錄的歸口管理，并負責產(chǎn)品實現(xiàn) 100％過程、 監(jiān)視和測量、計量、審核和評審以及糾正和預防措施等記錄的管理。 ●記錄的填寫人員對記錄的真實、準確、清晰和完整性負責。包括： (1)與質(zhì)量管理體系有關的記錄：管理評審記錄、內(nèi)部審核記錄、文件控制 記錄、糾正和預防措施記錄、人力資源培訓記錄、基礎設施和工作環(huán)境管理記錄、產(chǎn)品和過程監(jiān)視 和測量記錄等。 ●記錄的編號和標識 (1)記錄的編號。 ●記錄的填寫要求 (1)記錄內(nèi)容必須及時、真實、準確、全面，字跡工整、清晰，重要記錄需經(jīng)校對、審 核和批準。 (3)記錄以書面和表格形式為主，也可采用電子媒體作為載體。 文 件 名 必需的六個程序文件 電子文件編碼 ZLAL001 頁 碼 2910 (2)各部門負責制定本部門的 “記錄清單 ”，內(nèi)容包括：記錄名稱、表碼 (包括 版本 )、編制部門、編制日期、保存期限等。 ●記錄的保管和貯存要求 (1)各部門應設專職或兼職人員負責本部門記錄的匯總、編目，應保持記錄的順序號 或日期便于查詢。 (2)記錄的儲存環(huán)境要通風、防潮、防火、防蟲蛀、防鼠害等。 ●記錄的保存期限 按產(chǎn)品實際使用的有效期確定保存期限，并記于 “記錄清單 ”中。 ●記錄的借閱 (1)借閱記錄時，應登記并規(guī)定歸還日期。 (2)借閱的記錄不得更改、遺失、損壞和拆頁。 ●記錄的處理 (1)過期的或沒有必要保存的記錄，由資料員填寫《記錄處理審批單》，經(jīng)部門負責 人審查、主管領導批準后，兩人共同銷毀，并做好記錄。 (3)需做永久保 存的記錄，由部門負責人批準并在記錄上加蓋 “永久保存 ”印章。 本程序適用于質(zhì)量管理體系審核。 ●質(zhì)量部負責制訂《年度質(zhì)量管理體系審核工作計劃》，并經(jīng)總經(jīng)理 (或管理者代表 )批準。 ●各相關部門配合完成審核，并對不合格項及時采取措施。審核員 的選擇和審核的實施，應確保審核過程的客觀性和公正性（審核員不應審核自己的工作）。一般情況下，每年對質(zhì)量管理體系及其所涉及的部門審核 1～ 2 次，對重要部門根據(jù)總經(jīng)理的指令可臨時增加審核次數(shù)。 ①公司機構、管理體系發(fā)生重大變化時； ②法律法規(guī)及其他外部要求變更時； ③第二、三方審核之 前； ④在質(zhì)量認證證書到期換證之前； ⑤出現(xiàn)重大質(zhì)量事故，或發(fā)生顧客連續(xù)投訴時。 ●審核準備 (1)在管理者代表主持下，成立審核組 (一般由 3～ 4 人組成 )，指定組長，成員適當分工。 文 件 名 必需的六個程序文件 電子文件編碼 ZLAL001 頁 碼 2914 (2)準備審核專用文件：《質(zhì)量審核通知單》、《質(zhì)量審核計劃 (即日程安 排 )》、《 質(zhì)量審核檢查表》、《質(zhì)量審核現(xiàn)場檢查記錄表》、《不符合報告》。 (4)審核組長提前一周向受審核部門發(fā)出《質(zhì)量審核通知》及本次《質(zhì)量審核計劃》 。若對審核日期和審核的主要項目有異議，應提前兩天通知質(zhì)量部，經(jīng)協(xié)商后可以另行安排。做好記錄，到會人員簽到。 (3)審核員通過交談、閱讀文件、檢查現(xiàn)場、收集證據(jù)，核實被審核部門的質(zhì)量管 理體系的實施效果是否達到規(guī)定的要求，按規(guī)定做好記錄。 (5)審核結束后，由審核組長召集審核組成員會議，討論審核結果，確認不合格項 ，并填寫《不合格項報告》。提出制訂糾正措施的建議。 ●審核報告 (1)審核報告由審核組長 (或授權的審核員 )編寫，經(jīng)審核組長簽署后，報管理者代表批準。 (3)審核報告發(fā)放范圍：總經(jīng)理、管理者代表、有關副總經(jīng)理、質(zhì)量部、受審核部門、不合格項涉及的有關部門。 (2)審核員跟蹤實施結果 (包括對所采取措施的驗證和驗證結果的報告 )，并填寫《糾 正措施報告表》中的相應欄目。 (3)對短期內(nèi)不能糾正的不合格項， 責任部門應制訂糾正措施計劃，交質(zhì)量部確認后，按《糾正措施控制程序》實施糾正。 文 件 名 必需的六個程序文件 電子文件編碼 ZLAL001 頁 碼 2916 (4)糾正措施計劃的發(fā)放范圍：總經(jīng)理、管理者代表、有關副總經(jīng)理、質(zhì)量部、不合格項涉及的有關部門。 ●質(zhì)量審核結果是管理評審和質(zhì)量改進的輸入。 本程序適用于不合格的采購品、中間產(chǎn)品和最終產(chǎn)品以及交付使用后發(fā)現(xiàn)的不合格品 的控制。 ●質(zhì)量部負責不合格品標識、隔離、記錄以及不合格品審理的管理工作。 ●各車間和庫房分別負責對不合格品采取措施和處置工作。 ●不合格品的記錄 經(jīng)識別為不合格品時，應詳細記錄在《不合格品審理單》 (第一欄 )中，并經(jīng)責任者和責任部門負責人簽署，將此單提交質(zhì)量