【正文】 。 4. 班組（小組）會由各班組長決定并主持召開。 2. 專業(yè)會議，指公司性的技術、業(yè)務綜合會，由分管公司領導批準，主管業(yè)務部門負責組織。 年度辦公費用預算表 單位：元 費用名稱 部門 日常辦 公 維 修 費 用 印刷 費 微機網 絡 咨詢 費 圖書資 料 其他 費 合計 費 用 用 費 用 用 費 用 用 辦公室 人力資源部 專 業(yè)公司 銷售部 財務部 總裁辦 其他各職能部門 會 議管理制度 (一 ) 目的 為了使公司的會議管理規(guī)范化、有序化，減少不必要的會議，縮短會議時間，提高公司會議效率，特制度本制度。 (一 ) 歸口管理部門 歸口管理部門為行政部，負責預算控制、訂閱及報銷等日常工作。 外聘專家、顧問、評估機構由有關部室提出后報人力資源部匯總，經公司領導班子集體決定，費用支付標準按國家規(guī)定標準執(zhí)行或經領導班子研究決定 (二 ) 報銷審批權限 經辦人 —— 部門負責人 —— 總裁 (三 ) 全年咨詢費應控制在年度預算之內。 五、咨詢費用控制 咨詢費是指因工作需要而就特定事項長期或臨時 外聘專家、顧問而發(fā)生的費用，包括訴訟費、聘請常年法律顧問的費用和就特定技術問題需要了解而外請專家的費用。 (一 ) 歸口管理部門 歸口管理部門為信息部，負責網絡的使用、維護、簽訂服務合同、備案、付款手續(xù)等日常工作。 (二 ) 報銷審批權限 經辦人 —— 部門負責人 —— 總裁 (三 ) 印刷費年度控制總金額不應超過年度預算。 三、印刷費用控制 印刷費是指因公印制文件、會議材料、資料、期刊、書籍、年鑒、宣傳品、講義、培訓材料、報表、票據(jù)、證書、公文用紙、信封等印刷品所發(fā)生的費用。 (一 ) 歸口管理部門 歸口管理部門為辦公室，負責維修費用的日常管理。 (二 ) 報銷審批權限 所有辦公用品購買：經辦人 —— 辦公室負責人 —— 總裁 （三） 辦公費用 年度控制總金額不應超過年度預算 . 二、 維修費用控制 各部門設備出現(xiàn)質 量問題需報辦公室，對于保修期內的設備，由辦公室直接聯(lián)系廠家維修。 2. 辦公用品由公司員工按辦公室核定標準自行領用。 辦公費用控制方案 一、日常辦公費用控制 日常 辦公費用指為滿足日常辦公需要所發(fā)生的費用，包括購買辦公用品（文具、復印紙、辦公飲用水等）、郵遞、名片制作、刻章、配鑰匙等雜費。 （二） 辦公室采購人員持發(fā)票辦理報銷手續(xù)，采購結束。 (三 ) 辦公室組織相關部門對合同文本進行評審，評審 通過后辦理相關 手續(xù)。 五、采購實施 (一 ) 辦公室采購人員按照審批后的詢價報告對供應商進行篩選，確定候選供應商。 四、采購審批 (一 ) 辦公室采購人員通過技術質量、價格、售后服務、付款方式、送貨方式等方面進行綜合比較，編寫辦公設備詢價方案。 （四）辦公室對各部門的計劃進行綜合，按照辦公設備購買審批流程進行審批。 (二 ) 申購計劃單包括的主要內容 1. 儀器名稱（包括附件、備件）； 2. 型號、規(guī)格、數(shù)量、預計單位； 3. 生產廠商及其地址、郵政編碼、傳真電話； 4. 申請購置理由； 5. 技術質量標準程度； 6. 本公司有否此儀器設備。 二、申購程序 (一 ) 制定計劃 設備器材采購應有計劃，避免盲目性和零敲碎打。 (二 ) 適用范圍 本方案所指辦公設備包括計算機、投影儀、復印機等。 辦公設備采購方案 一、總則 （一） 目的。 六、 注意事項 (一 ) 辦公室采購人員如在自己 親友處購買辦公用品必須向主管申明。 五、 采購終結 (一 ) 辦公室 向供應商索要發(fā)票、保修卡等資料。 (三 ) 辦公室確定最終供應商， 辦公室審核 報批 。 四、 采購實施 (一 ) 辦公室 按照審批后的詢價報告對供應商進行篩選，確定候選供應商。 (二 ) 辦公室采購 根據(jù)對市場信息的分析，編制辦公用品的詢價報告。 (三 ) 按照辦公用品的采購制度的要求進行審批后進行采購。 二、 采購審核 (一 ) 公司內部各部門以季度為單位向辦公室提交本部門的辦公用品需求計劃表，由辦公室對其進行審核匯總。 (二 ) 辦公用品范圍 本方案所指辦公用品 是用于日常辦公使用，購買價值達不到固定資產標準的文具、工具及各種耗材。 第八條、 電話內容談畢，應該讓對方先結束電話，并以“再見”作為結束語，待對方放下電話之后，在輕輕地放下電話，以示對對方的尊重。如果需要與同事講話，應有禮貌的說“請您稍等”，然后捂住送話筒，小聲交談。 第五條、 若對方說話聲小，聽不清楚，前臺接待人員不能大聲叫嚷，而要有禮貌的告訴對方“對不起，聲音有點小”。 第四條、 接聽電話時要認真，前臺接待人員應備電話記錄本，重要的電話應做記錄。若其要找的人是各部門領導，要盡量將電話轉給其秘書或助理。 第二條、 電話用語簡潔、通順、禮貌、熱情，使對方感到心情舒暢，給對方留下較好的印象。 第四章 公司電話接待服務規(guī)定 第一條、 電話鈴聲響起之后，應盡快拿起話筒并告訴對方“您好，這里是 **公司”。 第十六條 、 前臺接待專員平時要提 高警惕，發(fā)現(xiàn)情況及時報告。 第十四條、 前臺接待專員不得隨意離開座位，有事請讓其他人員幫助接聽電話。 第十二條、 前臺接待專員應在上班前做好前臺衛(wèi)生，迎候員工上班。 第十一條、 嚴格會客、特快專遞、掛號信件的登記制度，經手人要嚴格履行收、發(fā)、登記、簽字手續(xù)，及時處理特快專遞，分發(fā)信件、報刊等服務 和管理工作。 第九條、 對于普通來賓，一般安排在公司會議室內接待；對于貴賓來訪，根據(jù)接見對象，由接見對象安排接待地點，前臺協(xié)助指路；對于面試人員，在會議室允許的條件下，盡量安排在會議室接待。 第七條、 前臺接待專員接到門衛(wèi)通知有客人來訪時，應立即聯(lián)絡被訪者，明確被 訪 者 是否與客人有約或是否接受來訪， 再通知門衛(wèi)放行。 第五條、 前臺接待專員在 接轉電話時要做到迅速、準確；推銷類電話不隨便轉接，如有轉接必要 征求當事人意見；上班不接、打私人電話，不隨意喧鬧和閑談，不做與工作無關的其他事情。 第四條、 前臺接待專員要按職能分工做好本職工 作，對工作要認真負責，任勞任怨，不斷增強服務意識，為領導和員工服好務。 第二章 適用范圍 第二條、 公司前臺接待人員均應嚴格遵守本制度的相關規(guī)定。前臺接待管理制度 第一章 目的 第一條、 前臺是公司對外的重要窗口，是外單位人員對公司的第一印象，直接反映公司員工的素質。為了充分發(fā)揮前臺的窗口作用，切實維護好公司的良好形象，特制定本制度。 第三章 前臺接待管理 第三條、 前臺接待專員要求具備大專以上學歷，具有一定的學識和知識面，有一定英語會話能力，熟悉和掌握公司的基本情況，能較好處理與前臺接待業(yè)務相關的事宜。自覺遵守考勤、作息制度，堅守崗位，提前上班 、延后下班，有事及時請銷假。 第六條、 前臺接待專員在工作中要注意禮節(jié)、禮貌、著裝和儀表，做好來賓接待、詢問、引導、解答等工作。 第八條、 所有來訪客人，必須登記，由相關人員帶領才準許進入工作區(qū)域。 第十條、 未經核準的來賓及公司員工擅自帶人來公司參觀，前臺有權制止并通知上級拒絕參觀。為避免丟失信函和報刊，不 要讓別人隨意翻閱領導和各部門的信函和訂閱的報刊，應將公司領導信函和訂閱的報刊及時送到領導的辦公室。 第十三條、 前臺接待專員負責前臺辦公環(huán)境的整潔、美觀，負責檢查督促辦公樓大廳的環(huán)境衛(wèi)生等，發(fā)現(xiàn)環(huán)境衛(wèi)生有問題，應請保潔員及時打掃、清理，始終保持辦公樓大廳有一個良好的衛(wèi)生環(huán)境。 第十五條、 前臺接待專員對一時不好處理的問題，應及時向有關部門請示報告。遇火險、治安等突發(fā)事件時，應積極配合保安在第一時間報警（火警11匪警 110）把損失降低到最低限度。在電話鈴聲響起 3 聲之內，必須接聽電話，以免引起來電者的失望或不快。 第三條、 若來電指名找人，前臺接待人員應迅速把電話轉給要找的人。如果 要找的人不在，應明確告訴對方；如果需要留言，必須做好記錄。對于經常往來的電話，前臺接待人員應備有他們的姓名和電話號碼，以便于查找。 第六條、 通話時若有客人來訪或快遞員等進入辦公場所，不得置之不理，應該點頭致意。 第七條、 若通話突然中斷，不要立即掛斷電話，應該 等對方掛斷之后再輕輕放下。 第九條、 在電話中接到對方邀請和各種會議的通知時，應該熱情致謝 第五章客人來訪登記表 公司前臺來訪客人登記表 __年 _月 _日 序號 姓名 所在單位 來訪人數(shù) 是否預約 被訪人 事由 時間 備注 姓名 部門 到達 離開 1 2 3 4 5 6 7 編制： 審核： 前臺接待來訪記錄表 來訪人姓名 來訪人單位 來訪時間 接待人 接待內容簡況 處理意見 處理結果 編制： 審核： 來電備忘錄 序號 來電單位（人） 聯(lián)系方式 來電事由 被訪人 處理結果 備注 1 2 3 4 5 6 7 信函與快件簽收登記表 日期 來件單位 編號 數(shù)量 密（速）級 接收部門 簽收人（簽字） 編制： 填表人： 信函與快件寄送登記表 日期 送寄部門 編號 數(shù)量 密（速）級 送達單位 接收人 送寄人（簽字） 編制： 填表人： 辦公用品采購方案 一、 總體規(guī)劃 (一 ) 目的 為加強制度建設，規(guī)范采購行為，控制成本，加強支出的準確性和可控性，制定本方案 。 (三 ) 采購實施 辦公用品由辦公室統(tǒng)一進行采購（凡屬于生產上所用到的工具由本部門采購）。 (二 ) 辦公室根據(jù)各部門的辦公用品匯總及庫存辦公用品的實際存量，制定公司季度辦公用品 采購計劃。 三、 采購調查 (一 ) 辦公 室采購 根據(jù)確定的采購計劃收集辦公用品的質量、價格信息，并 對其進行比較。 (三 ) 辦公室采購 按照辦公用品采購制度的要求進行詢價報告的審批。 (二 ) 辦公室 分別與候選供應商進行洽談，比較其辦公用品的價格、質量。 (四 ) 辦公室通知供應商按照要求配送 辦公用品。 (二 ) 采購回來的辦公用品經檢驗合 格可以辦理入庫手續(xù)，采購 員持發(fā)票辦理報銷手續(xù)，采購結束。 (二 ) 公司各部門因臨時工作需要購買辦公用品的，需經辦公室許可，事后補辦入庫手續(xù)。為加強本公司辦公設備采購管理工作，提高設備采購管理的計劃性和透明度，特制定本方案。 （三） 采購實施 辦公設 備 由辦公室統(tǒng)一進行采購。每年年底，各有關部門應將第二年采購的 設備器材的計劃報辦公室；年中需添置 的設備器材，有關部門也應預先 定計劃報辦公室。 （三） 設備費用預算測算 辦