【正文】 前臺(tái)接待管理制度 第一章 目的 第一條、 前臺(tái)是公司對(duì)外的重要窗口，是外單位人員對(duì)公司的第一印象，直接反映公司員工的素質(zhì)。為了充分發(fā)揮前臺(tái)的窗口作用，切實(shí)維護(hù)好公司的良好形象，特制定本制度。 第二章 適用范圍 第二條、 公司前臺(tái)接待人員均應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度的相關(guān)規(guī)定。 第三章 前臺(tái)接待管理 第三條、 前臺(tái)接待專員要求具備大專以上學(xué)歷，具有一定的學(xué)識(shí)和知識(shí)面，有一定英語會(huì)話能力，熟悉和掌握公司的基本情況，能較好處理與前臺(tái)接待業(yè)務(wù)相關(guān)的事宜。 第四條、 前臺(tái)接待專員要按職能分工做好本職工 作，對(duì)工作要認(rèn)真負(fù)責(zé)，任勞任怨，不斷增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，為領(lǐng)導(dǎo)和員工服好務(wù)。自覺遵守考勤、作息制度，堅(jiān)守崗位，提前上班 、延后下班，有事及時(shí)請(qǐng)銷假。 第五條、 前臺(tái)接待專員在 接轉(zhuǎn)電話時(shí)要做到迅速、準(zhǔn)確；推銷類電話不隨便轉(zhuǎn)接，如有轉(zhuǎn)接必要 征求當(dāng)事人意見；上班不接、打私人電話，不隨意喧鬧和閑談，不做與工作無關(guān)的其他事情。 第六條、 前臺(tái)接待專員在工作中要注意禮節(jié)、禮貌、著裝和儀表，做好來賓接待、詢問、引導(dǎo)、解答等工作。 第七條、 前臺(tái)接待專員接到門衛(wèi)通知有客人來訪時(shí)，應(yīng)立即聯(lián)絡(luò)被訪者，明確被 訪 者 是否與客人有約或是否接受來訪， 再通知門衛(wèi)放行。 第八條、 所有來訪客人，必須登記，由相關(guān)人員帶領(lǐng)才準(zhǔn)許進(jìn)入工作區(qū)域。 第九條、 對(duì)于普通來賓，一般安排在公司會(huì)議室內(nèi)接待；對(duì)于貴賓來訪，根據(jù)接見對(duì)象，由接見對(duì)象安排接待地點(diǎn)，前臺(tái)協(xié)助指路；對(duì)于面試人員，在會(huì)議室允許的條件下，盡量安排在會(huì)議室接待。 第十條、 未經(jīng)核準(zhǔn)的來賓及公司員工擅自帶人來公司參觀，前臺(tái)有權(quán)制止并通知上級(jí)拒絕參觀。 第十一條、 嚴(yán)格會(huì)客、特快專遞、掛號(hào)信件的登記制度，經(jīng)手人要嚴(yán)格履行收、發(fā)、登記、簽字手續(xù)，及時(shí)處理特快專遞，分發(fā)信件、報(bào)刊等服務(wù) 和管理工作。為避免丟失信函和報(bào)刊，不 要讓別人隨意翻閱領(lǐng)導(dǎo)和各部門的信函和訂閱的報(bào)刊，應(yīng)將公司領(lǐng)導(dǎo)信函和訂閱的報(bào)刊及時(shí)送到領(lǐng)導(dǎo)的辦公室。 第十二條、 前臺(tái)接待專員應(yīng)在上班前做好前臺(tái)衛(wèi)生，迎候員工上班。 第十三條、 前臺(tái)接待專員負(fù)責(zé)前臺(tái)辦公環(huán)境的整潔、美觀，負(fù)責(zé)檢查督促辦公樓大廳的環(huán)境衛(wèi)生等，發(fā)現(xiàn)環(huán)境衛(wèi)生有問題，應(yīng)請(qǐng)保潔員及時(shí)打掃、清理，始終保持辦公樓大廳有一個(gè)良好的衛(wèi)生環(huán)境。 第十四條、 前臺(tái)接待專員不得隨意離開座位，有事請(qǐng)讓其他人員幫助接聽電話。 第十五條、 前臺(tái)接待專員對(duì)一時(shí)不好處理的問題，應(yīng)及時(shí)向有關(guān)部門請(qǐng)示報(bào)告。 第十六條 、 前臺(tái)接待專員平時(shí)要提 高警惕，發(fā)現(xiàn)情況及時(shí)報(bào)告。遇火險(xiǎn)、治安等突發(fā)事件時(shí)，應(yīng)積極配合保安在第一時(shí)間報(bào)警（火警11匪警 110）把損失降低到最低限度。 第四章 公司電話接待服務(wù)規(guī)定 第一條、 電話鈴聲響起之后，應(yīng)盡快拿起話筒并告訴對(duì)方“您好，這里是 **公司”。在電話鈴聲響起 3 聲之內(nèi)，必須接聽電話，以免引起來電者的失望或不快。 第二條、 電話用語簡(jiǎn)潔、通順、禮貌、熱情，使對(duì)方感到心情舒暢，給對(duì)方留下較好的印象。 第三條、 若來電指名找人，前臺(tái)接待人員應(yīng)迅速把電話轉(zhuǎn)給要找的人。若其要找的人是各部門領(lǐng)導(dǎo)，要盡量將電話轉(zhuǎn)給其秘書或助理。如果 要找的人不在，應(yīng)明確告訴對(duì)方；如果需要留言，必須做好記錄。 第四條、 接聽電話時(shí)要認(rèn)真，前臺(tái)接待人員應(yīng)備電話記錄本，重要的電話應(yīng)做記錄。對(duì)于經(jīng)常往來的電話，前臺(tái)接待人員應(yīng)備有他們的姓名和電話號(hào)碼，以便于查找。 第五條、 若對(duì)方說話聲小，聽不清楚，前臺(tái)接待人員不能大聲叫嚷，而要有禮貌的告訴對(duì)方“對(duì)不起，聲音有點(diǎn)小”。 第六條、 通話時(shí)若有客人來訪或快遞員等進(jìn)入辦公場(chǎng)所，不得置之不理，應(yīng)該點(diǎn)頭致意。如果需要與同事講話，應(yīng)有禮貌的說“請(qǐng)您稍等”，然后捂住送話筒，小聲交談。 第七條、 若通話突然中斷，不要立即掛斷電話，應(yīng)該 等對(duì)方掛斷之后再輕輕放下。 第八條、 電話內(nèi)容談畢，應(yīng)該讓對(duì)方先結(jié)束電話，并以“再見”作為結(jié)束語，待對(duì)方放下電話之后，在輕輕地放下電話，以示對(duì)對(duì)方的尊重。 第九條、 在電話中接到對(duì)方邀請(qǐng)和各種會(huì)議的通知時(shí)，應(yīng)該熱情致謝 第五章客人來訪登記表 公司前臺(tái)來訪客人登記表 __年 _月 _日 序號(hào) 姓名 所在單位 來訪人數(shù) 是否預(yù)約 被訪人 事由 時(shí)間 備注 姓名 部門 到達(dá) 離開 1 2 3 4 5 6 7 編制： 審核： 前臺(tái)接待來訪記錄表 來訪人姓名 來訪人單位 來訪時(shí)間 接待人 接待內(nèi)容簡(jiǎn)況 處理意見 處理結(jié)果 編制： 審核： 來電備忘錄 序號(hào) 來電單位（人） 聯(lián)系方式 來電事由 被訪人 處理結(jié)果 備注 1 2 3 4 5 6 7 信函與快件簽收登記表 日期 來件單位 編號(hào) 數(shù)量 密（速）級(jí) 接收部門 簽收人（簽字） 編制： 填表人： 信函與快件寄送登記表 日期 送寄部門 編號(hào) 數(shù)量 密（速）級(jí) 送達(dá)單位 接收人 送寄人（簽字） 編制： 填表人： 辦公用品采購方案 一、 總體規(guī)劃 (一 ) 目的 為加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范采購行為，控制成本，加強(qiáng)支出的準(zhǔn)確性和可控性，制定本方案 。 (二 ) 辦公用品范圍 本方案所指辦公用品 是用于日常辦公使用，購買價(jià)值達(dá)不到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的文具、工具及各種耗材。 (三 ) 采購實(shí)施 辦公用品由辦公室統(tǒng)一進(jìn)行采購（凡屬于生產(chǎn)上所用到的工具由本部門采購）。 二、 采購審核 (一 ) 公司內(nèi)部各部門以季度為單位向辦公室提交本部門的辦公用品需求計(jì)劃表，由辦公室對(duì)其進(jìn)行審核匯總。 (二 ) 辦公室根據(jù)各部門的辦公用品匯總及庫存辦公用品的實(shí)際存量，制定公司季度辦公用品 采購計(jì)劃。 (三 ) 按照辦公用品的采購制度的要求進(jìn)行審批后進(jìn)行采購。 三、 采購調(diào)查 (一 ) 辦公 室采購 根據(jù)確定的采購計(jì)劃收集辦公用品的質(zhì)量、價(jià)格信息，并 對(duì)其進(jìn)行比較。 (二 ) 辦公室采購 根據(jù)對(duì)市場(chǎng)信息的分析，編制辦公用品的詢價(jià)報(bào)告。 (三 ) 辦公室采購 按照辦公用品采購制度的要求進(jìn)行詢價(jià)報(bào)告的審批。 四、 采購實(shí)施 (一 ) 辦公室 按照審批后的詢價(jià)報(bào)告對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行篩選，確定候選供應(yīng)商。 (二 ) 辦公室 分別與候選供應(yīng)商進(jìn)行洽談，比較其辦公用品的價(jià)格、質(zhì)量。 (三 ) 辦公室確定最終供應(yīng)商， 辦公室審核 報(bào)批 。 (四 ) 辦公室通知供應(yīng)商按照要求配送 辦公用品。 五、 采購終結(jié) (一 ) 辦公室 向供應(yīng)商索要發(fā)票、保修卡等資料。 (二 ) 采購回來的辦公用品經(jīng)檢驗(yàn)合 格可以辦理入庫手續(xù)，采購 員持發(fā)票辦理報(bào)銷手續(xù)，采購結(jié)束。 六、 注意事項(xiàng) (一 ) 辦公室采購人員如在自己 親友處購買辦公用品必須向主管申明。 (二 ) 公司各部門因臨時(shí)工作需要購買辦公用品的，需經(jīng)辦公室許可，事后補(bǔ)辦入庫手續(xù)。 辦公設(shè)備采購方案 一、總則 （一） 目的。為加強(qiáng)本公司辦公設(shè)備采購管理工作，提高設(shè)備采購管理的計(jì)劃性和透明度，特制定本方案。 (二 ) 適用范圍 本方案所指辦公設(shè)備包括計(jì)算機(jī)、投影儀、復(fù)印機(jī)等。 （三） 采購實(shí)施 辦公設(shè) 備 由辦公室統(tǒng)一進(jìn)行采購。 二、申購程序 (一 ) 制定計(jì)劃 設(shè)備器材采購應(yīng)有計(jì)劃，避免盲目性和零敲碎打。每年年底，各有關(guān)部門應(yīng)將第二年采購的 設(shè)備器材的計(jì)劃報(bào)辦公室；年中需添置 的設(shè)備器材，有關(guān)部門也應(yīng)預(yù)先 定計(jì)劃報(bào)辦公室。 (二 ) 申購計(jì)劃單包括的主要內(nèi)容 1. 儀器名稱（包括附件、備件）； 2. 型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)單位； 3. 生產(chǎn)廠商及其地址、郵政編碼、傳真電話； 4. 申請(qǐng)購置理由； 5. 技術(shù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)程度； 6. 本公司有否此儀器設(shè)備。 （三） 設(shè)備費(fèi)用預(yù)算測(cè)算 辦公室對(duì)各部門報(bào)上來的辦公設(shè)備計(jì)劃進(jìn)行預(yù)算測(cè)算，看是否超出部門預(yù)算。 （四）辦公室對(duì)各部門的計(jì)劃進(jìn)行綜合，按照辦公設(shè)備購買審批流程進(jìn)行審批。 三、市場(chǎng)調(diào)查 (一 ) 辦公室指定專人收集辦公設(shè)備供應(yīng)商資料，具體方式包括： 1． 電話咨詢； 2． 電子郵件索要設(shè)備技術(shù)參數(shù)資料與宣 傳資料； 3． 通過到專賣店調(diào)查樣品； 4． 要求供應(yīng)商 提供成功案例。 四、采購審批 (一 ) 辦公室采購人員通過技術(shù)質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)、付款方式、送貨方式等方面進(jìn)行綜合比較，編寫辦公設(shè)備詢價(jià)方案。 (二 ) 按照辦公設(shè)備審批流程對(duì)詢價(jià)方案進(jìn)行審批。 五、采購實(shí)施 (一 ) 辦公室采購人員按照審批后的詢價(jià)報(bào)告對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行篩選，確定候選供應(yīng)商。 (二 ) 辦公室采購人員與供應(yīng)商進(jìn)行關(guān)于價(jià)格、售后服務(wù)的協(xié)商，擬定辦公設(shè)備購買合同文本。 (三 ) 辦公室組織相關(guān)部門對(duì)合同文本進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審 通過后辦理相關(guān) 手續(xù)。 六、完成采購 (一 ) 設(shè)備到達(dá)后，由辦公室組織相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)貨，驗(yàn)收 內(nèi)容包括： 1. 包裝有效性； 2. 整機(jī)完整性； 3. 配套材料； 4. 零配件數(shù)量； 5. 使用說明書、圖紙、有關(guān)資料及產(chǎn)品合格證書，并詳細(xì)填寫驗(yàn)收單，根據(jù)發(fā)票辦理財(cái)務(wù)報(bào)銷、入庫手續(xù)和財(cái)產(chǎn)登記入冊(cè)。 （二） 辦公室采購人員持發(fā)票辦理報(bào)銷手續(xù)，采購結(jié)束。 （三） 退貨 設(shè)備器材在驗(yàn)收和安裝調(diào)試中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題、殘缺零件及資料不全等，由辦公室負(fù)責(zé)與生產(chǎn)廠家、外商、商檢等有關(guān)部門辦理退貨、索賠或追補(bǔ)等事宜。 辦公費(fèi)用控制方案 一、日常辦公費(fèi)用控制 日常 辦公費(fèi)用指為滿足日常辦公需要所發(fā)生的費(fèi)用，包括購買辦公用品（文具、復(fù)印紙、辦公飲用水等）、郵遞、名片制作、刻章、配鑰匙等雜費(fèi)。 (一 ) 歸口管理部門 1. 歸口管理部門為辦公室，負(fù)責(zé)辦公用品的日常實(shí)物管理。 2. 辦公用品由公司員工按辦公室核定標(biāo)準(zhǔn)自行領(lǐng)用。 辦公室每月對(duì)員工辦公用品領(lǐng)用情況進(jìn)行匯總， 各 辦公室主任審核，對(duì)費(fèi)用超支人員及時(shí)提示，并視情況對(duì)下月辦公用品領(lǐng)用額度進(jìn)行核減。 (二 ) 報(bào)銷審批權(quán)限 所有辦公用品購買：經(jīng)辦人 —— 辦公室負(fù)責(zé)人 —— 總裁 （三） 辦公費(fèi)用 年度控制總金額不應(yīng)超過年度預(yù)算 . 二、 維修費(fèi)用控制 各部門設(shè)備出現(xiàn)質(zhì) 量問題需報(bào)辦公室，對(duì)于保修期內(nèi)的設(shè)備，由辦公室直接聯(lián)系廠家維修。對(duì)于保修期以外的設(shè)備，辦公室接到保修后，先于維修站聯(lián)系，確定修理費(fèi)用，然后報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行維修。 (一 ) 歸口管理部門 歸口管理部門為辦公室，負(fù)責(zé)維修費(fèi)用的日常管理。 (二 ) 報(bào)銷審批權(quán)限 維修經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷：經(jīng)辦人 —— 部門負(fù)責(zé)人 —— 總裁 （三）修 理費(fèi)年度控制總金額不應(yīng)超過年度預(yù)算。 三、印刷費(fèi)用控制 印刷費(fèi)是指因公印制文件、會(huì)議材料、資料、期刊、書籍、年鑒、宣傳品、講義、培訓(xùn)材料、報(bào)表、票據(jù)、證書、公文用紙、信封等印刷品所發(fā)生的費(fèi)用。 (一 ) 歸口管 理部門 歸口管理部門：以上期刊、書籍、年鑒、宣傳品由企業(yè)文化中心負(fù)責(zé)，其余由辦公室負(fù)責(zé)。 (二 ) 報(bào)銷審批權(quán)限 經(jīng)辦人 —— 部門負(fù)責(zé)人 —— 總裁 (三 ) 印刷費(fèi)年度控制總金額不應(yīng)超過年度預(yù)算。 四、微機(jī)網(wǎng)絡(luò)費(fèi)用控制 微機(jī)網(wǎng)絡(luò)費(fèi)用是指公司各部門使用的網(wǎng)絡(luò)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的維護(hù)、服務(wù)費(fèi)用。 (一 ) 歸口管理部門 歸口管理部門為信息部，負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)的使用