【正文】 待和客人事先約定，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的接待。5 會(huì)議管理制度為規(guī)范會(huì)議管理，特制定本制度對(duì)準(zhǔn)備存檔的文件應(yīng)仔細(xì)檢查，其紙質(zhì)、字跡、折疊方式等是否規(guī)范，對(duì)本部門(mén)所轄范圍內(nèi)的文件進(jìn)行歸卷整理，負(fù)責(zé)本部門(mén)文件目錄，定期向本公司檔案人員移交，保留移交記錄。 崗位設(shè)置 公司設(shè)兼職檔案管理人員一名，負(fù)責(zé)本公司檔案文件資料的收集工作，根據(jù)歸檔范圍負(fù)責(zé)區(qū)分鑒別本公司應(yīng)向集團(tuán)公司歸檔的文件資料并整理立卷，負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門(mén)的文件資料收集整理工作進(jìn)行指導(dǎo)。各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)按規(guī)定完整、準(zhǔn)確地向行政部移交歸檔案卷。大致可分為：行政檔案、人事檔案、項(xiàng)目工程檔案、財(cái)務(wù)檔案和營(yíng)銷客戶檔案等。 本制度職能部門(mén)：公司行政人力資源管理部。對(duì)檔案的保存必須完整、有序、便于查找、安全。 文書(shū)傳閱時(shí)，須保持文書(shū)的整潔，不得在文書(shū)上批劃、不得損毀文書(shū)，傳閱必須及時(shí)、保證文書(shū)的安全、完整。 公司必須配備傳閱薄，已閱過(guò)的文書(shū)，傳閱人員必須在傳閱薄上簽字，以示閱知文書(shū)有關(guān)事項(xiàng)。 分發(fā) 由文書(shū)管理部門(mén)的文秘人員對(duì)加蓋公章的文書(shū)進(jìn)行分發(fā)并登記。 用印 文書(shū)管理人員和印章管理人員對(duì)打印的文書(shū)進(jìn)行最后校對(duì)，準(zhǔn)確無(wú)誤后，加蓋公章。 簽發(fā) 經(jīng)審核后的公文由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，簽發(fā)人對(duì)其所簽發(fā)的文書(shū)負(fù)全權(quán)責(zé)任。 (4)、涉及法律事宜的文書(shū)還須由法律顧問(wèn)審核。 (2)、分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字。 (5)、公文內(nèi)不得使用簡(jiǎn)稱，如要簡(jiǎn)稱，必須先用全稱，然后在括號(hào)內(nèi)注明簡(jiǎn)稱。 (3)、公文中所涉及的日期一般用漢字表示。3．3 發(fā)文管理 公司對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文必須按以下程序辦理： 擬稿要求： (1)、觀點(diǎn)須明確、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)練、書(shū)寫(xiě)工整、標(biāo)點(diǎn)正確、篇幅簡(jiǎn)短。 承辦 承辦部門(mén)或承辦人員須按批辦事宜予以辦理。 分送 由行政人力資源管理部的文秘人員對(duì)外來(lái)文書(shū)按性質(zhì)、內(nèi)容和要求分類，并及時(shí)將之送達(dá)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)。 其它公文，包括： 信函、對(duì)外承諾、委托書(shū)、經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議等。 函：不相隸屬公司或部門(mén)之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題的文書(shū)。 通報(bào)：公司表彰先進(jìn)、批評(píng)落后、傳達(dá)公司重要精神等的文書(shū)。 請(qǐng)示：下級(jí)向上級(jí)請(qǐng)求指示，批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)使用的呈請(qǐng)性文書(shū)。 決定：公司對(duì)重要事項(xiàng)或重大活動(dòng)作出的安排、決策。3 公文管理制度為加強(qiáng)公司公文管理，使之規(guī)范化、制度化、特制定本制度。 打印、復(fù)印設(shè)備由行政文員負(fù)責(zé)使用、保管和日常維護(hù)，如因工作需要，各部門(mén)人員應(yīng)在行政文員授權(quán)、指導(dǎo)下操作打印、復(fù)印設(shè)備。 不能在公司電腦室打印、復(fù)印私人資料。 各部門(mén)因特殊情況須在外打印或復(fù)印文件，應(yīng)向行政人力資源管理部說(shuō)明打印、復(fù)印的文件內(nèi)容、份數(shù)等。 各部門(mén)因工作需要復(fù)印文件或其它資料須登記。 公司對(duì)內(nèi)外公文采用B5和A4兩種類型的紙張，有特殊格式要求的文件隨其要求(如紅頭文件、合同等)。 2 文印管理制度為加強(qiáng)公司文件的打印、復(fù)印管理、節(jié)約辦公成本，特制定本制度。 上班時(shí)間坐姿端正，不準(zhǔn)歪斜倒正、斜靠桌椅。 不準(zhǔn)損壞辦公設(shè)施、設(shè)備及辦公用品、報(bào)刊、圖書(shū)、浪費(fèi)辦公物資及將辦公家具借出或搬出辦公場(chǎng)所。 不準(zhǔn)與外來(lái)客人大聲爭(zhēng)吵，影響工作秩序。 不準(zhǔn)在工作時(shí)間做與工作無(wú)關(guān)的事或看與業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的雜志、書(shū)籍。上班時(shí)間不準(zhǔn)穿休閑裝。 復(fù)印紙雙面復(fù)印。 在處理對(duì)外事務(wù)中必須使用“您好、請(qǐng)、謝謝、對(duì)不起、再見(jiàn)”等禮貌語(yǔ)言。對(duì)不熟悉的業(yè)務(wù)事項(xiàng)應(yīng)盡快找熟悉的人接聽(tīng)，要找的人不在時(shí)，應(yīng)做好記錄及時(shí)轉(zhuǎn)告，接聽(tīng)電話讓對(duì)方等待超過(guò)一分鐘要主動(dòng)致歉。第二章 行政管理（僅供參考）1 員工基本行為規(guī)范 為規(guī)范公司員工基本行為，保持良好的工作秩序，樹(shù)立公司良好的對(duì)外形象，加強(qiáng)公司辦公場(chǎng)所管理，特制定本制度。第二篇 管理制度第一章 人力資源管理第二章 行政管理第三章 項(xiàng)目管理第四章 設(shè)計(jì)管理第五章 營(yíng)銷節(jié)點(diǎn)管理第六章 財(cái)務(wù)管理第一章 人力資源管理 （4） 項(xiàng)目管理人力資源保證。（2） 項(xiàng)目管理咨詢支援，項(xiàng)目管理辦公室成員通過(guò)其豐富的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)和項(xiàng)目管理資料為項(xiàng)目管理提供問(wèn)題解決方案、問(wèn)題預(yù)防方法以及各種項(xiàng)目管理技術(shù)。重慶保利小泉實(shí)業(yè)有限公司管理制度二00六年五月目 錄第一篇 組織管理組織管理模式項(xiàng)目管理責(zé)任矩陣第二篇 管理制度第一章 人力資源管理第二章 行政管理員工基本行為規(guī)范印鑒管理制度文印管理制度公文管理制度檔案管理制度會(huì)議管理制度保密制度接待工作管理制度工作銜接制度第三章 工程管理項(xiàng)目管理過(guò)程及過(guò)程組項(xiàng)目管理計(jì)劃編制項(xiàng)目進(jìn)度管理項(xiàng)目質(zhì)量管理項(xiàng)目費(fèi)用管理工程招標(biāo)及采購(gòu)管理合同管理工程會(huì)議管理設(shè)計(jì)施工圖管理通知、函件管理1項(xiàng)目?jī)?nèi)業(yè)資料管理第四章 設(shè)計(jì)管理 設(shè)計(jì)管理目的2 、編制設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū) 規(guī)劃設(shè)計(jì)招標(biāo)工作4 、組織規(guī)劃設(shè)計(jì)方案評(píng)審會(huì)5 、確定設(shè)計(jì)單位及合同談判，起草設(shè)計(jì)合同初稿6 、編制設(shè)計(jì)工作計(jì)劃7 、監(jiān)督并跟蹤設(shè)計(jì)8 、解決設(shè)計(jì)過(guò)程中技術(shù)性問(wèn)題 施工圖審查(算) 設(shè)計(jì)變更辦理第五章 營(yíng)銷節(jié)點(diǎn)管理第六章 財(cái)務(wù)管理第一篇 組織管理組織管理模式公司組織模式為職能式，共設(shè)置行政人力資源部、財(cái)務(wù)管理部、營(yíng)銷策劃部、設(shè)計(jì)研發(fā)部、工程管理部、合同預(yù)算部等6個(gè)職能部門(mén)，其組織結(jié)構(gòu)見(jiàn)圖，各職能部門(mén)的職責(zé)見(jiàn)附件一。項(xiàng)目管理責(zé)任矩陣 針對(duì)具體項(xiàng)目，各職能部門(mén)的責(zé)任見(jiàn)下表，此外將由公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、項(xiàng)目管理責(zé)任矩陣表活 動(dòng)行政人力資源部財(cái)務(wù)管理部營(yíng)銷策劃部設(shè)計(jì)研發(fā)部工程管理部合同預(yù)算部項(xiàng)目管理辦公室項(xiàng)目策劃1225可行性研究4222125規(guī)劃設(shè)計(jì)4421225前期工作4442124項(xiàng)目報(bào)建4442143項(xiàng)目融資4144445項(xiàng)目整體管理2222221質(zhì)量管理4442123進(jìn)度管理4442123費(fèi)用管理4342213人力資源管理1244445采購(gòu)管理2222131 負(fù)責(zé)2 支持3 咨詢4 告知5 批準(zhǔn)總經(jīng)理助理及各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人組成項(xiàng)目管理辦公室（PMO），是項(xiàng)目管理的智囊和決策機(jī)構(gòu)，其主要職責(zé)如下：（1） 項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)合，主要包括項(xiàng)目流程、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目質(zhì)量、項(xiàng)目成本、項(xiàng)目效率等事項(xiàng)的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。（3） 項(xiàng)目管理控制支援，主要包括：項(xiàng)目管理協(xié)調(diào)，進(jìn)行項(xiàng)目資源的合理分配；作為項(xiàng)目管理的監(jiān)督者，預(yù)測(cè)并監(jiān)控項(xiàng)目存在的各種風(fēng)險(xiǎn)并加以解決。50 / 50總 經(jīng) 理副總經(jīng)理營(yíng)銷策劃部（總 監(jiān)）設(shè)計(jì)研發(fā)部 （總 監(jiān)）工 程 管 理 部 （經(jīng)理）合同預(yù)算部 （經(jīng) 理）土建工程師給排水工程師強(qiáng)弱電工程師溫泉系統(tǒng)工程師前期報(bào)建員2名銷售主管策劃專員2人建筑工程師景觀工程師采購(gòu)工程師財(cái)務(wù)管理部（總監(jiān)）會(huì)計(jì)出納行政人力資源部（經(jīng)理）行政文秘后勤人員人力資源主管總經(jīng)理助理土建造價(jià)工程師安裝造價(jià)工程師結(jié)構(gòu)工程師客服主管內(nèi)業(yè)工程師組織結(jié)構(gòu)圖說(shuō)明：圖中“單向?qū)嵕€箭頭”，所指關(guān)系為垂直組織關(guān)系； 圖中“單向虛線箭頭”，所指關(guān)系為組織協(xié)調(diào)關(guān)系； 圖中“雙向虛線箭頭”，所指關(guān)系為協(xié)調(diào)及信息傳輸關(guān)系； 圖中“結(jié)構(gòu)工程師、景觀工程師”為設(shè)計(jì)部和工程部雙重領(lǐng)導(dǎo)； 圖中崗位人員編制均為壹人（除注明編制人數(shù)外），共計(jì)31人。1．1 五個(gè)“必須” 接聽(tīng)外部電話，必須主動(dòng)應(yīng)答“您好，……公司，請(qǐng)問(wèn)……”。 接待來(lái)訪必須主動(dòng)、熱情、使用文明禮貌語(yǔ)言，并做好應(yīng)答或解釋工作，如自己不清楚，應(yīng)主動(dòng)將其引導(dǎo)給其他了解情況的人員。 下班必須關(guān)閉電燈、空調(diào)、門(mén)窗及其它儀器設(shè)備電源。1．2 十個(gè)“不準(zhǔn)” 工作時(shí)間衣著合休，不準(zhǔn)穿破、臟衣服、拖鞋及赤腳；男士頭發(fā)長(zhǎng)不準(zhǔn)蓋耳，胡須保持干凈，女士不準(zhǔn)穿短于膝蓋上三寸的裙子，不準(zhǔn)濃妝艷抹。 工作時(shí)間不準(zhǔn)撤離職守、妨礙他人工作，不準(zhǔn)聚集聊天、辦私事、長(zhǎng)時(shí)間接打私人電話或吃零食、大聲喧嘩。 下班時(shí)間辦公桌內(nèi)不準(zhǔn)存放大量現(xiàn)金及貴重物品。 不準(zhǔn)在電話中或辦公場(chǎng)所高聲喧嘩、爭(zhēng)吵、打鬧、嬉戲、吵架、打架，影響工作秩序。 不準(zhǔn)隨地吐痰，亂丟煙頭、雜物。 不準(zhǔn)在辦公桌上堆放雜物(除電話、臺(tái)歷、筆筒外)。2．1 管理規(guī)定 公司內(nèi)外公文打/復(fù)印工作由行政人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)一安排處理。打印正式公文，標(biāo)題須為小號(hào)黑體加粗字，正文用號(hào)宋體字。各部門(mén)文稿由各部門(mén)錄入。 大宗打印、復(fù)印專業(yè)性要求高的文件資料(如《竣工報(bào)告》等)由部門(mén)派人整理、復(fù)印、行政人力資源管理部派人協(xié)助。外來(lái)人員需復(fù)印的應(yīng)實(shí)行有償服務(wù)收取復(fù)印費(fèi)，并登記管理。 凡對(duì)內(nèi)文件資料或?qū)ν馕募Y料初審稿，必須雙面復(fù)印或打印(可將報(bào)廢的文件資料另面使用或新紙雙面復(fù)印)；對(duì)外文件資料原則上雙面復(fù)印或打印，特殊情況可單面使用，需重新復(fù)印或打印的，必須將原文件資料交回，以利再次利用。3．1 主要公文種類通知：批轉(zhuǎn)有關(guān)單位公文、發(fā)布規(guī)定、傳達(dá)公司要求員工辦理或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)：召開(kāi)會(huì)議、人事任免等事宜所使用的文書(shū)。 報(bào)告：下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)詢問(wèn)等事宜時(shí)所使用的一種文書(shū)。請(qǐng)示只能一文一事。 會(huì)議紀(jì)要：記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的文書(shū)。 批復(fù)：上級(jí)單位答復(fù)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)的答復(fù)性公文。3．2 收文管理 公司或部門(mén)對(duì)所收到的外來(lái)文書(shū)，須按以下程序進(jìn)行辦理： 簽收登記 各公司行政人力資源管理部的文秘人員對(duì)所收到的外來(lái)文書(shū)進(jìn)行登記，內(nèi)容包括：來(lái)文編號(hào)、來(lái)文單位、標(biāo)題、份數(shù)、簽收人、歸檔卷號(hào)等。 批辦收到文書(shū)的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)，須在文書(shū)處理意見(jiàn)單上批示處理意見(jiàn)，并指明承辦人員和辦理時(shí)限。 督辦：行政人力資源管理部的文秘人員或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)承辦部門(mén)或承辦人員所承辦的公文事宜予以督辦，直至辦妥。 (2)、公文所涉及的人名、地名、數(shù)字、名稱、引文須準(zhǔn)確無(wú)誤。 (4)、公文的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)要規(guī)范化：第一層為一，第二層為(一)，第三層為1，第四層為(1)、依此類推。 審核 擬定的稿件必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核并簽字后才能印發(fā)，簽字程序如下： (1)、部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、簽字。 (3)、總經(jīng)理審核、簽字。 注：以上簽字程序根據(jù)公文簽發(fā)權(quán)限增減。 編號(hào)并打印 發(fā)文單位的公文管理部門(mén)對(duì)已簽發(fā)的文書(shū)進(jìn)行編號(hào)登記并打印，原稿存檔。 登記 文書(shū)管理部門(mén)的文秘人員對(duì)所發(fā)文書(shū)進(jìn)行登記，內(nèi)容包括：順序號(hào)、發(fā)文日期、發(fā)文字號(hào)、文書(shū)標(biāo)題、附件、密級(jí)、份數(shù)、發(fā)送單位，歸卷日期、歸入卷號(hào)等。3．4 公文傳閱 對(duì)所需傳閱的文書(shū)，公司須根據(jù)傳閱范圍組織傳閱。 同一文書(shū)的傳閱，涉及多個(gè)部門(mén)的，其文書(shū)不得橫向傳閱，一個(gè)部門(mén)的員工閱畢，須交回文書(shū)管理部門(mén)，再進(jìn)行下一個(gè)部門(mén)傳閱。3．5 文書(shū)的歸檔 各單位文書(shū)處理完畢后，必須歸檔保存。4 檔案管理制度 為進(jìn)一步加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案資料，維護(hù)、保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。4．1 管理規(guī)