【正文】 第十一章 采購部門之職責(zé)一． 供應(yīng)部工作職責(zé)1．審查請購單之內(nèi)容，包括是否有采購之必要及請購單之規(guī)格與數(shù)量等是否恰當(dāng)。（檔案都有一定保管期限之規(guī)定）。9．結(jié)案即凡驗收合格付款，或驗收不合格退貨，均須辦理結(jié)案手續(xù)，清查各項書面資料有無缺失，績效好壞等，簽報高階層管理或權(quán)責(zé)部門核閱批示。8．不符與退貨處理即凡廠商所交貨品與合約規(guī)定不符而驗收不合格者，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定退貨。6．訂單追蹤與稽核即簽約訂貨之后，為求銷售廠商之如期、如質(zhì)、如量交貨，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定，督促廠商按規(guī)定交運，并予嚴(yán)格驗收入庫。 5．訂單安排即于價格談妥后，應(yīng)辦理訂貨簽約手續(xù)。3．選擇可能的供應(yīng)來源即就需求說明，從原有供應(yīng)廠商中，選擇實績良好廠商，通知其報價。由上述采購作業(yè)流程設(shè)計應(yīng)注意的各項要點，可以了解采購流程對采購作業(yè)的影響及重要性。6．程序應(yīng)合時宜即應(yīng)注意程序的及時改進。5．繁簡或被重視的程度，應(yīng)與所處理業(yè)務(wù)或采購各項的重要性或價值的大小相適應(yīng)即凡涉及數(shù)量較大，價值較高，或易發(fā)生舞弊之作業(yè)，應(yīng)有較嚴(yán)密之處理監(jiān)督。譬如，請購、采購、驗收、付款等權(quán)責(zé)均予區(qū)分。2．關(guān)鍵點之設(shè)置即為便于控制，使各項在處理中的采購作業(yè)，在各階段均能追蹤管制。茲將一般采購作業(yè)的流程設(shè)計應(yīng)注意的要點，列述如下：1．先后順序及時效控制即應(yīng)注意其流暢性與一致性，并考慮作業(yè)流程所需要時限。金額較大之外部授權(quán)，采購部門應(yīng)保留查核之權(quán)，以免發(fā)生流弊。超過此一權(quán)限，仍需呈請上級主管核定。4． 與潛在供應(yīng)商之接觸聯(lián)系。2． 交易價格及條件之決定。凡屬共同性物料，采購金額較大者，或進口品等，均集中由總公司采購部辦理；小額、因地制宜、臨時性的采購，則授權(quán)分公司或各廠執(zhí)行。除了前述地理因素造成采用分散制的理由外，若散布各地的工廠，在生產(chǎn)設(shè)備、貯藏設(shè)備、社區(qū)的經(jīng)濟責(zé)任等，具有獨特的差異性時，亦以采用分散制較為適宜。此一種制度通常使用于企業(yè)規(guī)模較大，工廠分散與較廣區(qū)域的企業(yè)。3．企業(yè)雖有數(shù)個生產(chǎn)機構(gòu)，但是產(chǎn)品種類大同小異，集中采購可以達到“以量制價”的效果。2．企業(yè)各部門及工廠集中一處，采購工作并無因地制宜之必要。例如規(guī)格確認(rèn)，物品轉(zhuǎn)運等費事耗時。2．非共同性物料集中采購，并無數(shù)量折扣利益。5．可以統(tǒng)籌規(guī)劃供需數(shù)量，避免各自為政，產(chǎn)生過多存貨，各部門過剩物資，亦可相互轉(zhuǎn)用。3．采購功能集中，減少人力浪費；便利人才培養(yǎng)與訓(xùn)練；推行分工專業(yè)性，使采購作業(yè)成本降低，效率提升。（一）優(yōu)點1．集中采購可使數(shù)量增加，提高對賣方的談判力量，較易獲得價格折讓與良好服務(wù)。依據(jù)企業(yè)的規(guī)模、地理條件、產(chǎn)品種類等采取中央集權(quán)方式的“集中制”，或是地方分權(quán)方式的“分散制”，或是兼分權(quán)與集權(quán)的混合方式的“混合制”。在檢討修正采購政策時，同時應(yīng)以業(yè)種別、廠商別及零件別為基準(zhǔn)，進行檢討其影響購入成本的變動因素，例如：目前及日后的經(jīng)濟動向市場變化等因素，加以思考分析，才決定是獨家采購，還是多家分散采購或一般性訂購方式，以使購買政策具有高度彈性。11．本公司對物料采購過程應(yīng)保持完整之記錄，以供充分參考運用。9．本公司對物料采購應(yīng)實施市場調(diào)查工作，建立有關(guān)資料，作為選擇供應(yīng)商之依據(jù)。是否以訂約為宜，及訂約有效期限之長短，應(yīng)以與本公司最有利之因素考慮。6．每一購案之供應(yīng)商或制造商，除因采購金額微小或因事實上不可能外，應(yīng)以指定兩家或兩家以上詢價為原則。4．本公司采購人員應(yīng)采取客觀公正之態(tài)度并保持價值觀念從事業(yè)務(wù)。2．本公司物料采購計劃系根據(jù)物料需求計劃而擬訂。（1）（2）、（3）（4）2．輔料：在產(chǎn)品的制造過程中，除了原材料之外所耗用的材料均屬之。第三章 適用范圍適用范圍1．原料：是指直接使用于生產(chǎn)之原材料，是構(gòu)成產(chǎn)品最主要的成分。```````````第一章 采購手冊的編訂目的采購手冊的編訂目的為了使公司有關(guān)采購事務(wù)均能遵循制度辦理，便于最適當(dāng)時間、在可能范圍內(nèi)以最低價格，向最適當(dāng)?shù)墓?yīng)商，購買品質(zhì)最佳、數(shù)量最恰當(dāng)?shù)脑?、輔料、商品或服務(wù)，特制訂本手冊。第二章 采購的定義采購的定義企業(yè)根據(jù)需求提出采購計劃、審核計劃、選好供應(yīng)商、經(jīng)過商務(wù)談判確定價格、交貨及相關(guān)條件，最終簽訂合同并按要求收貨付款的過程。通常，原料是在產(chǎn)品的制造成本中，所占比例最高的項目。（1）油漆： （2）膠粘劑（3）包裝：紙箱、熱收縮膜、PE纏繞膜、PE珍珠棉、防潮膜、機用打包帶、透明膠帶、鋼卷帶、打包扣、托盤 3．燃料：煤4．其它：（1）砂帶（2）刀具第四章 采購政策一．采購政策1．本公司物料供應(yīng)采用集中采購制度。3．本公司對儲備物料采用預(yù)購備用方式采購，對非儲備物料采用現(xiàn)用現(xiàn)購方式采購。5．本公司采購得經(jīng)由供應(yīng)商或制造商以詢價、比價、議價方式辦理。7．本公司采購在必要時以訂立長期合約或短期采購合約方式辦理。8．本公司對物料采購應(yīng)加強計劃與預(yù)算之功能，以增進效率，降低成本。10．本公司對物料采購工作之進行，應(yīng)實施獨立之追蹤制度，以增進工作效能。二．采購政策之評估與修訂采購政策之評估作業(yè)，應(yīng)先依據(jù)公司現(xiàn)行的采購政策，對各采購項目的供應(yīng)來源展開研究，并列出其優(yōu)、缺點；其次再以“采購項目”為主，針對每一個項目的采購政策，予以檢討修正，進而消除現(xiàn)有政策對采購項目所既存的缺點。在評估采購政策時，可使用下列檢核項目，進行檢討：1．采購政策是否具有可配合市場、經(jīng)濟動向或其交易內(nèi)容變異之彈性？2．中、長期或年度的采購執(zhí)行方式是否明確？3．在執(zhí)行訂貨前，是否已檢討集中及分散采購等方法的優(yōu)缺點？4．交易形態(tài)能否適切的運用，以降低采購成本？5．改變訂貨量對于采購成本會有影響嗎？6．是否對供應(yīng)商進行評鑒？7．是否依供應(yīng)商評鑒結(jié)果進行訂貨？8．是否積極的輔導(dǎo)或培育協(xié)力廠？9．對協(xié)力廠的輔導(dǎo)成果是否反映在采購成本上？第五章 采購制度采購制度 采購制度系指企業(yè)對采購工作之管理。一．集中制 將采購工作集中一個部門辦理，做到極點時，總公司各部門、分公司及各工廠均無采購權(quán)責(zé)。2．只有一個采購部門，因此采購方針與作業(yè)規(guī)則，比較容易統(tǒng)一實施。4．建立各部門共同物料的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，可以簡化種類，互通有無，亦可節(jié)省檢驗工作時間。（二）缺點1．采購流程過長，延誤時效；零星、地域性及緊急采購狀況難以適應(yīng)。3．采購與使用單位分離，采購績效較差。（三）使用狀況1．企業(yè)產(chǎn)銷規(guī)模不大，采購量值小，全公司只要一個采購單位來辦理，即可充分滿足各部門對物品或勞務(wù)的需求?；虿块T與需用部門雖非同處一地，但因距離亦非遙遠，通信工具相當(dāng)便捷，采購工作集中由一單位辦理，尚不至于影響需求時效。二．分散制將采購工作分散給各需用部門分別辦理。此類企業(yè)，若采用集中制，則容易產(chǎn)生采購上的遲延，且不易應(yīng)付緊急需要，而購用部門的聯(lián)系相當(dāng)困難，采購作業(yè)與單據(jù)流程顯得漫長復(fù)雜。三．混合制兼取集中、分散制優(yōu)點而成。公司組織架構(gòu)圖參見后附圖第六章 采購授權(quán)采購授權(quán)為了圓滿執(zhí)行工作并達到目標(biāo)，采購部門應(yīng)有下列四種決策權(quán)：1． 供應(yīng)商之選擇。3． 采購規(guī)范之確認(rèn)。再就采購部門而言，為實施分層負責(zé)，提高工作效率，通常會實施下列兩種授權(quán)措施：內(nèi)部授權(quán)采購主管秉承上級主管或公司制度，在一定金額內(nèi)有決定采購之權(quán)。外部授權(quán)除了采用混合式采購制度之外部授權(quán)狀況外，尚有對于執(zhí)行專案計劃人員之授權(quán)（不受公司原有采購制度之約束），或采購部門認(rèn)定由使用部門自行辦理更為妥當(dāng)之授權(quán)。公司采購核決表 負 責(zé) 人權(quán)項 目 限供應(yīng)部負責(zé)人技術(shù)部負責(zé)人質(zhì)量部負責(zé)人財務(wù)部負責(zé)人公司副總經(jīng)理公司總經(jīng)理原輔材料采購合同復(fù)審復(fù)審復(fù)審復(fù)審復(fù)審核決原輔材料采購訂單復(fù)審核決零星材料采購復(fù)審復(fù)審復(fù)審核決采購計劃及預(yù)算復(fù)審核決入庫單核決檢驗單核決退貨單核決結(jié)算單復(fù)審核決稅票復(fù)審核決第七章 作業(yè)流程作業(yè)流程凡企業(yè)規(guī)模愈大，采購金額偏高者，對程序的設(shè)計愈為重視。譬如，避免同一主管對同一采購案件，做數(shù)次的簽核；避免同一采購案件，在不同部門有不同的作業(yè)方式；避免一個采購案件會簽部門太多，影響作業(yè)時效。3．劃分權(quán)責(zé)或任務(wù)即各項作業(yè)手續(xù)及查核責(zé)任，應(yīng)有明確權(quán)責(zé)規(guī)定及查核辦法。4．作業(yè)過程中發(fā)生摩擦、重復(fù)與混亂即注意變化性或彈性范圍以及偶發(fā)時間之因應(yīng)法則。反之，則可略予放寬，以求提高工作效率。早期設(shè)計的處理程序或流程，經(jīng)過若干時日后，應(yīng)加以檢討，不斷改進，以因應(yīng)組織的變更，或作業(yè)上的實際需要。采購作業(yè)基本步驟如下：1．需求即在采購之前，應(yīng)先確定買哪些物料？買多少？何時買？由誰決定等？2．需求說明即確認(rèn)需求之后，對需求的細節(jié)如品質(zhì)、包裝、售后服務(wù)、運輸及檢驗方式等，均須加以明確說明，以便來源選擇及價格談判等作業(yè)，能順利進行。 4．合宜價格的決定即決定可能的供應(yīng)商后，進行價格的談判。合約或訂單，均屬具有法律效力的書面文件，對買賣雙方的要求、權(quán)利及義務(wù)，須予列明。7．核對發(fā)票廠商交貨驗收合格后，隨即開具發(fā)票，要求付清貨款時，對于發(fā)票的內(nèi)容是否正確，應(yīng)先經(jīng)采購部門核對，財務(wù)部門才能辦理付款。并立即辦理重購，予以結(jié)案。10．紀(jì)錄與檔案維護即凡經(jīng)結(jié)案批示后之采購，應(yīng)列入檔案登記編號分類，予以保管，以備參閱或事后發(fā)生問題之查考。第八章 采購表單 XXXXX有限公司供應(yīng)商送貨單 NO 000084 送貨單位： 鉤稽單號:年 月 日 編 碼品 名規(guī) 格單 位數(shù) 量單 價金 額備 注　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　合 計　　　送貨人：制表人：三聯(lián)①存根聯(lián)②送貨聯(lián)③升達聯(lián) XXXXX有限公司入庫單 NO 000084 送貨單位： 鉤稽單號:年 月 日 編 碼品 名規(guī) 格單 位數(shù) 量單 價金 額備 注　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　合 計　　　記帳人：經(jīng)辦人：庫管：四聯(lián)①存根聯(lián)②倉庫聯(lián)③記帳聯(lián)④供應(yīng)聯(lián) XXXXX有限公司退貨單 NO 000084 退貨單位： 鉤稽單號:年 月 日 編 碼品 名規(guī) 格單 位數(shù) 量單 價金 額備 注　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　合 計　　　記帳人：經(jīng)辦人：庫管：四聯(lián)①存根聯(lián)②倉庫聯(lián)③記帳聯(lián)④供應(yīng)聯(lián)61 / 61請 款 單請款金額請款部門請款人請款日期合同編號合 同經(jīng) 辦 人簽 訂付款額已付款額欠付款入庫驗收人入庫時間財 務(wù) 部審核意見付款時間收款單位開 戶 行帳 號請款理由：供 應(yīng) 部審核意見審批意見：編號 請 購 單 年 月 日 編 號品 名規(guī) 格單位數(shù)量需用日期請購原因 及 用 途備 注核準(zhǔn)： 供應(yīng)部負責(zé)人： 請購部門負責(zé)人： 請購人： XXXXX有限公司貨款結(jié)算單 NO：供應(yīng)商： 合同號： 時間： 收貨單號：