【正文】 1 組織 行政人 員的績效考核過程，協(xié)助行政總監(jiān)處理績效考核的申訴。 協(xié)助制定辦公、行政、總務(wù)、公關(guān)等功能的年度計劃。 負責酒店經(jīng)理值班、節(jié)假日值班安排。 負責組織副總辦公會議、部門內(nèi)部會議的召開及會議決 議 的跟蹤落實。 負責酒店各類證照、批復的申辦、保管、變更、年審及注銷工作。 負責組織開展政府舉辦的酒店各項創(chuàng)優(yōu)、評優(yōu)工作。 1 協(xié)助重要對外接待和公關(guān)事務(wù)的組織、安排和實施。 1 負責組織酒店信息收集和信息調(diào)研工作的開展。 四、 行政秘書崗位職責 （編號： DTEXE004） [直屬上級 ] 行政部經(jīng)理 [崗位職責范圍 ] 標準運作程序 Standard Operating Procedure 天然溫泉度假村 —— 行政 部管理手冊 第 6 頁 共 58 頁 文書檔案管理 會務(wù)組 織管理 事務(wù)協(xié)調(diào)處理 領(lǐng)導秘書服務(wù) [工作內(nèi)容 ] 負責 起草以總經(jīng)理或總經(jīng)辦名義發(fā)出的各類公文 。 負責撰寫酒店總經(jīng)理、副總經(jīng)理參加各類活動的發(fā)言稿。 負責酒店外部來文、內(nèi)部呈文、發(fā)文等各 種 行文處理工作。 負責酒店文件的打印、復印和裝訂工作。 負責總經(jīng)理召開的各種會議的組織工作及會議決議的跟蹤落實工作。 1 負責酒店用印工作。 1 負責 收集和處理同行和市場 信息，為總經(jīng)理決策提供參謀建議。 1 完成上級安排的其他工作任務(wù)。 負責員工食宿安排及員工 宿舍、食堂的環(huán)境、衛(wèi)生、紀律等相關(guān)管理工作。 負責酒店車輛的調(diào)配安排。 負責酒店車輛年檢、保險、稅費等相關(guān)手續(xù)的組織辦理。 負責車輛事故的處理，開展事故原因的調(diào)查工作。 負責 酒店辦公設(shè)施設(shè)備的申購、配置及維護保養(yǎng)工作。 1 負責酒店固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理工作。 1 負責對司機進行培訓、考核。 六、 司機崗位職責 （編號： DTEXE006） [直屬上級 ] 后勤主管 [崗位職責范圍 ] 提供出車服務(wù) 車輛性能維護 標準運作程序 Standard Operating Procedure 天然溫泉度假村 —— 行政 部管理手冊 第 8 頁 共 58 頁 [工作內(nèi)容 ] 負責提供酒店內(nèi)部公務(wù)用車服務(wù)和客人租車服務(wù)。 負責定期對車輛 性能進行 檢查和維護保養(yǎng)工作。 負責掌握車輛維修保養(yǎng)的業(yè)務(wù)知識，對車輛的一般鼓掌能快速分析、判斷并及時排除。 執(zhí)行酒店車輛安全管理制度，確保車輛無碰撞、無刮花、無損壞。 負責監(jiān)督車輛日常維修工作。 1 協(xié)助上級辦理車輛相關(guān)手續(xù)。 第一章 工作流程與制度 一、工作流程 政策和程序 Policyamp。PEXE001 文件收發(fā) 標準運作程序 Standard Operating Procedure 天然溫泉度假村 —— 行政 部管理手冊 第 9 頁 共 58 頁 步驟 STEP 標準 STANDARD 提示 TIPS 1． 收文處理 ? 收到文件后，及時填寫收發(fā)文件 登記表 ? 填寫收文登記表 文件分類 及審核簽發(fā) ? 根據(jù)文件類型進行文書分類 ? 根據(jù)文件類型，擬訂辦公室意見 ? 及時送至審批領(lǐng)導，督促文件審批速度 ? 審核、簽發(fā)在文件傳遞中要填寫文件簽收表，記錄文書傳遞時間及情況 ? 填寫公文呈報表 ? 填寫內(nèi)部公文簽收表 發(fā)文處理 ? 根據(jù)審核、簽發(fā)意見及時發(fā)送至相關(guān)部門 ? 記錄文件接收情況，確保文件精神準確下發(fā)至相關(guān)部門 ? 填寫收發(fā)文登記表 文件保存 ? 重要文件進行整理分類 ? 編制成卷并定期查閱、更新 ? 制定各類文件保存目錄 政策和程序 Policyamp。PEXE002 檔案管理 步驟 STEP 標準 STANDARD 提示 TIPS 標準運作程序 Standard Operating Procedure 天然溫泉度假村 —— 行政 部管理手冊 第 10 頁 共 58 頁 1． 檔案整理 ? 根據(jù)檔案管理標準進行文件收集，并將起整理形成檔案按雛形 ? 《檔案目錄表》 檔案分類 ? 根據(jù)檔案性質(zhì)對其進行分類，在將同一類型檔案進行細分，便于檔案編號 檔案編號管理 ? 分好類的檔案按照規(guī)定對其進行編號，以便于日后工作查找 ? 《分類檔案目錄》 檔案歸類管理 ? 將已分類、編碼的檔案進行歸檔、保存 ? 對于保存期限不同的檔案進行定期檢查 ? 檔案調(diào)閱管理 ? 根據(jù)檔案登記限制檔案借閱 ? 對檔案借閱過 程進行登記管理 ? 《檔案借閱表》 檔案清理 ? 定期打掃檔案存放處，并對其進行盤點 ? 將過期或者報廢的檔案及時清理、銷毀 ? 政策和程序 Policyamp。PEXE003 印章管理 步驟 STEP 標準 STANDARD 提示 TIPS 標準運作程序 Standard Operating Procedure 天然溫泉度假村 —— 行政 部管理手冊 第 11 頁 共 58 頁 1． 印章刻制 ? 根據(jù)公司用章要求提出申請，填寫申請表 ? 申請表報上級領(lǐng)導審核審批 ? 選擇印章刻制公司進行印章刻制 ? 《檔案目錄表》 制定印章管理規(guī)定 ? 根據(jù)印章用途制定印章管理規(guī)定，明確印章的使用范圍、使用程序和保管辦法 印章保 管 ? 根據(jù)別授權(quán)的保管權(quán)限對印章進行保管 ? 《分類檔案目錄》 印章使用 ? 嚴格保障使用的規(guī)范性，遵守印章使用程序 ? 印章廢棄 ? 根據(jù)公司實際情況提出申請 ? 根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定和公司印章管理辦法，印章廢棄應(yīng)向上級領(lǐng)導提出申請并備案 ? 《檔案借閱表》 政策和程序 Policyamp。PEXE00401 辦公制度制定 步驟 STEP 標準 STANDARD 提示 TIPS 標準運作程序 Standard Operating Procedure 天然溫泉度假村 —— 行政 部管理手冊 第 12 頁 共 58 頁 1． 收集制度建議和要求 ? 了解與制度有關(guān)的人員和部門的意見和建議 ? 確保制度制定的有效、可行性 起草 制度草案 ? 起草過程必須時刻保持同相關(guān)部門和人員的聯(lián)系，傾聽他們對制度所涉及內(nèi)容的想法 ? 需要參考公司其他制度和舊制度，確保同舊制度和其他制度的有效銜接 ? 參考國家法律法規(guī)，避免制度內(nèi)容違法 組織會議討論 ? 行政部組織討論會議，對初步擬訂的制度條款進行討論和完善 ? 參會討論人員包括公司高層領(lǐng)導、各部門的負責人和行政部主管級以上員工 ? 對參會人員的意見和建議進行匯總，在此基礎(chǔ)上，對制度條文進行完善 制度草案公示 ? 在初稿完成后需要在公司顯著位置張貼共示 ? 請公司員工對制度初稿提出意見，并收集員工意見 政策和程序 Policyamp。PEXE00402 辦公制度制定 （續(xù)） 標準運作程序 Standard Operating Procedure 天然溫泉度假村 —— 行政 部管理手冊 第 13 頁 共 58 頁 步驟 STEP 標準 STANDARD 提示 TIPS 修改完善制度草案 ? 在公示期間收集的員工各類意見和建議，并進行匯總、分類 ? 在此基礎(chǔ)上對制度進行修改完善 制度草案報審 ? 將修改完善的制度報上級領(lǐng)導審批 ? 上級領(lǐng)導對制度草案進行審核通過后，簽字生效，如上級領(lǐng)導認為有待改進，則提出改進意見，交行政部修改完善，直到上級領(lǐng)導審核通過為止 制度實施 ? 制定發(fā)布辦公制度的通知和公告 ? 組織公司員工了解和學習新制度 ? 按照新制度要求開展工作 政策和程序 Policyamp。PEXE005 行政事務(wù)處理 步驟 STEP 標準 STANDARD 提示 TIPS 制定事務(wù)處理規(guī)范 ? 制定行政事務(wù)處理規(guī)定 ? 將行政事務(wù)處理規(guī)定報相關(guān)主管領(lǐng)導審 標準運作程序 Standard Operating Procedure 天然溫泉度假村 —— 行政 部管理手冊 第 14 頁 共 58 頁 核、審批后執(zhí)行 接受事務(wù)處理任務(wù) ? 行政部工作人員根據(jù)各自崗位職責接受行政事務(wù)處理任務(wù) 明確事務(wù)處理要求和期限 ? 工作人員在行政處理任務(wù)時，應(yīng)與任務(wù)傳達者明確事務(wù)處理要求和期限 進行 事務(wù)處理 ? 根據(jù)崗位職責和權(quán)限，選擇合適的工作方法 ? 在事務(wù)處理過程中遇到疑問及時提出 ? 工作人員根據(jù)自身的權(quán)責范圍內(nèi)調(diào)配信息處理，協(xié)調(diào)各種信息處理疑問，并解決問題 匯報任務(wù)完成情況 ? 工作人員向任務(wù)派發(fā)人及主管上級匯報事務(wù)處理情況 相關(guān)資料和信息整理 ? 工作人員根據(jù)公司規(guī)定對事務(wù)處理過程中的表單及其他信息進行整理歸類 ? 將整理歸類的表單及信息資料匯總歸檔 政策和程序 Policyamp。PEXE00601 行政經(jīng)費預算 步驟 STEP 標準 STANDARD 提 示 TIPS 各部門指定、上報年度經(jīng)費預算 ? 每年年初，各部門根據(jù)上年度行政經(jīng)費開支情況，結(jié)合本年度工作進度與實際需求制定年度經(jīng)費需求 ? 行政經(jīng)費預算 實施細則 ? 各部門年度經(jīng)費需求計劃表 標準運作程序 Standard Operating Procedure 天然溫泉度假村 —— 行政 部管理手冊 第 15 頁 共 58 頁 匯總、審核各部門年度經(jīng)費需求計劃 ? 受理各部門的年度經(jīng)費需求計劃并根據(jù)公司《行政經(jīng)費預算 實施細則 》及相關(guān)規(guī)定進行初審 ? 對于超支或不合理的經(jīng)費要求予以駁回 編制行政經(jīng)費年度預算計劃 ? 匯總各部門合理的經(jīng)費需求計劃 ? 根據(jù)各部門的計劃表編制公司級《行政經(jīng)費年度預算計劃表》（初版） 報審、修改 ? 年度預算計劃編制完 成后，報行政部經(jīng)理審核 ? 行政部經(jīng)理根據(jù)上年度各部門行政經(jīng)費的支出情況、本年度的實際需求及公司本年度總體預算情況，審閱《行政經(jīng)費年度計劃》 ? 工作人員 根據(jù)經(jīng)理審核意見，與相關(guān)部門負責人商議后，修改預算計劃 ? 修改后的《行政經(jīng)費年度計劃》（第 2 版）經(jīng)行政部經(jīng)理審核后，報上級領(lǐng)導審批 ? 根據(jù)上級領(lǐng)導審批意見，修改預算計劃，直至符合公司相關(guān)要求，形成正式《行政經(jīng)