【正文】 明扼要匯報議題內(nèi)容和需決策要求；參會董事要充分發(fā)表意見；會議主持人綜合多數(shù)人意見并征詢監(jiān)事意見后作出決策意見； 辦公室負(fù)責(zé)會場安排、會議記錄并將決策意見整理形成會議決議、決定，按簽發(fā)程序簽發(fā)、實施。 二 、集團公司總經(jīng)理辦公會議 總經(jīng)理辦公會議一般每月開一至二次，并視工作需要及時召開。 （二）出席范圍 總經(jīng)理、副總經(jīng)理出席，列入議題的部門負(fù)責(zé)人列席會議，會議由總經(jīng)理主持。 辦公室負(fù)責(zé)會場安排、會議通知、會議記錄、整理會議紀(jì)要等； 涉密事項做好保密工作。 （一）議事內(nèi)容 貫徹落實董事會會議、總經(jīng)理辦公會議決定事項； 傳達上級有關(guān)指示精神和工作部署； 聽取各部門日常工作情況匯報，協(xié)調(diào)解決日常工作中熱點、難點問題。會議一般由總經(jīng)理主持。 四 、集團公司專題會議 專題會議可根 據(jù)需要不定期召開。 （二）出席范圍 專題會議由分管副總經(jīng)理、有關(guān)單位和部門經(jīng)理及有關(guān)專業(yè)人員參加，必要時董事長、總經(jīng)理可參加。 （三）會議程序 相關(guān)部門認(rèn)為需專題研 究的事項，報分管領(lǐng)導(dǎo)同意后由分管領(lǐng)導(dǎo)組織召開； 議題提出部門是會務(wù)責(zé)任部門，負(fù)責(zé)會議時間、地點的確定、會議通知、會議記錄和會議紀(jì)要的起草等；辦公室負(fù)責(zé)會議紀(jì)要的審稿、會簽、打印、發(fā)放和會議材料歸檔并配合做好相關(guān)工作。 （一） 會議內(nèi)容 總結(jié)工作，表彰先進； 提出并部署集團公司下一年工作目標(biāo)任務(wù)，統(tǒng)一思想，鼓舞干勁； 其他必要事項的通報。 （三）會議程序 由集團公司辦公室負(fù)責(zé)會議的安排和通知 ； 集團公司 主要領(lǐng)導(dǎo)作工作報告； 七、部門會議由各部門根據(jù)實際情況自行決定會議的有關(guān)事項。 本制度自發(fā)文之日起執(zhí)行。 第二條 辦公室是集團公司公文處理的管理部門，負(fù)責(zé)接收和處理外來文件，負(fù)責(zé)處理以集團公司名義上報、下發(fā)的公文。 第三條 公文種類 （一）決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下屬子公司不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。 （三）通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。 （五）請示：適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)。 （七）意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。 （八）函：適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。 第四條 公文收發(fā)管理。公文實施日期應(yīng)盡量明確。 （三）發(fā)文程序 為：擬稿、核稿、審核、會簽、簽發(fā)、編發(fā)文字號等相關(guān)事 項、打印、校對、繕印、蓋章、分發(fā)。如需修改已簽發(fā)的公文時，必須按發(fā)文處理程序重新辦理。 （五）公文一般由密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。 （六）集團公司發(fā)文字號為 “嘉港控 +〔年份〕 +序號”，會議紀(jì)要由會議組織單位自行編號。 第五條 公文歸檔管理。 第六條 公文銷毀管理 （一）銷毀公文的范圍為已過保存期的文件和無保存價值的一般文件。公文銷毀前要列出清單，辦理審批手續(xù)，建立臺帳，銷毀涉密公 文，按保密法的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行 。 本辦法由集團公司辦公室解釋。 1mm 天頭 文件 〔 2020〕號 （空二行） 標(biāo)題（二號方正小標(biāo)宋簡體） （空一行） （三號仿宋字體）： 。 1mm 訂口 年月日 主題詞（三號黑體字體）： （三號方正小標(biāo)宋簡體） 抄送： 辦公室 年月日印發(fā) 2 1 156mm 210mm 297mm 225mm 公文發(fā)放登記表 日 期 文 件 名 稱 發(fā)文字號 簽收單位 簽收人 備 注 4. 印信管理辦法 第一條 為規(guī)范印章、介紹信使用管理，有效地維護公司利益，杜絕違法行為的發(fā)生，制定本辦法 。 第三條 印章的種類：集團公司印章、部門印章、子公司印章、法定代表人和其他負(fù)責(zé)人印章、合同專用章、財務(wù)專用章等。 印章啟用應(yīng)發(fā)啟用通知，注明啟用日期。 1．以集團公司名義發(fā)文、開具介紹信、報送報表等加蓋集團司公印章； 2. 以集團公司辦公室名義行文加蓋集團公司辦公室公章； 3．凡屬集團部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)加蓋部門印章；凡屬集團子公司經(jīng)營范圍內(nèi)應(yīng)加蓋子公司印章；凡屬合同類的用合同專用章；凡屬財務(wù)會計業(yè)務(wù)的用財務(wù)專用章。使用集團公司印章，由集團公司副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，使用部門印章，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。用印需注明用印事由、 數(shù)量、申請人、批準(zhǔn)人、用印日期。 嚴(yán)禁在空白的信箋、介紹信、合同上用印。 1．集團公司的公章、合同專用章指定由辦公室保管；財務(wù)專用章、董事長和總經(jīng)理職章由財務(wù)審計部保管；部門印章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管； 下屬子公司部門印章由集團公司相應(yīng)部門負(fù)責(zé)管理； 2．對確有需要外帶公章者，須事先填寫《公章外帶審批表》，經(jīng)分管副總經(jīng)理審批同意后方可外 帶； 3．印章保管須有記錄，注明印章名稱、頒發(fā)機關(guān)、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、圖樣等信息。特制印章要存放在保險柜內(nèi)； 5．印章保管有異?，F(xiàn)象或遺失，應(yīng)保護現(xiàn)場，及時匯報，配合公安部門查處； （二）印章移交須辦理移交手續(xù)，簽署移交證明，注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間。 印章停用要辦理審批， 建立相應(yīng)的登記。 介紹信開具要嚴(yán)格履行審批手續(xù)，嚴(yán)禁開出空白介紹信。 嘉興港口控股集團有限公司 用印申請表 時間 用印部門 經(jīng)辦人 用印事由 用印數(shù)量 印信名稱 領(lǐng)導(dǎo)審批 嘉興港口控股集團有限公司 公章外帶審批表 時間 部門 姓 名 事由 印章名稱 外帶時間 歸還時間 領(lǐng)導(dǎo)審批 5. 保密管理辦法 第一條 為維護集團公司的安全和利益，保障集團公司各項工作順利開展，根據(jù)相關(guān)保密法律法規(guī)，結(jié)合我司實際，制定本辦法。 第三條 秘密載體管理 （一）涉秘載體應(yīng)登記造冊，專柜、專人保管； （二）嚴(yán)格執(zhí)行網(wǎng)上信息發(fā)布審批程序。 第四條 屬于公司秘密的文件、資料，應(yīng)標(biāo)明“秘密”字樣，由專人負(fù)責(zé)印制、收發(fā)、傳遞、保管。接觸公 司秘密的人員，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)向他人泄露。 第六條 發(fā)生泄密事件要及時上報，迅速查明原因并正確處理。 第七條 非經(jīng)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)復(fù)印、摘抄秘密文件、資料。 第八條 各部門要注意計算機保密安全工作。嚴(yán)謹(jǐn)非公司人員上機操作。 第十條 本辦法自印發(fā)之日起試行。 第二章 檔案管理 第二條 集團公司檔案統(tǒng)一歸口于 辦公室管理，檔案工作人員 應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，并具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力 。 第三條 檔案管理人員履行下列職責(zé)： （一）做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作； （二） 對歸檔案卷進行審查、清點，符合質(zhì)量要求，方可入庫保管，因歷史原因造成材料不齊，由歸案部門簽字確認(rèn)后入庫。發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，確保檔案的齊全完整。編制檔案著錄片或?qū)ｎ}文件目錄（卡片）等。 第五條 各部門確定人員負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，按各種檔案歸檔時間定期分類整理，立成案卷交檔案室集中 管理。 第六條 集團公司應(yīng)以一個全宗為單位，案卷排列方法應(yīng)統(tǒng)一，前后保持一致，不得任意改動，目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。 （一）辦公室：文書、綜合行政后勤等檔案資料。 （三）財務(wù)審計部：按國家財務(wù)有關(guān)規(guī)定，由財務(wù)審計部自行歸檔。 （四）工程建設(shè)部：項目建議書、可研報 告、立項等文件；建設(shè)用地、土地權(quán)屬、拆遷文件、建設(shè)規(guī)劃用地許可等相關(guān)審批文件；勘察、測繪、設(shè)計；招投標(biāo)；預(yù)、估、概、結(jié)等檔案資料。（詳見附表） （五）投資管理部：經(jīng)營投資、項目建議書、可研報告等檔案資料。每年檔案目錄報送辦公室（檔案室）備錄。即聲像、實物等檔案。 （二）工程建設(shè)部，根據(jù)項目進度及工程完工情況及時歸檔。 第九條 下列文件材料應(yīng)隨時歸檔： （一）變更、修改、補充的文件材料； （二）公司內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料； （三）企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料； （四）其他臨時活動中形成的文件材料。每份文件的正件與附件，印件與定稿、與原件應(yīng)統(tǒng)一 立卷，不得分開。 第十一條 每年應(yīng)對檔案進行一次清理，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別，確定各類檔案的保管期限公司檔案保管期限。 第四章 檔案的借閱 第十二條 檔案分借閱與查閱， 借閱檔案要履行借閱手續(xù)，并經(jīng)總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn)，外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信。 第十三條 借閱或查閱檔案人員必須愛護檔案，不得涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點、批注、轉(zhuǎn)借等。 第五章 附則 第十五條 檔案工作人員調(diào)動工作和離職、退休時，應(yīng)在離職前辦好交接手續(xù)。 附件： 檔案移交清單表 各部門移交檔案材料單 附件 1 辦公室移交檔案材料及保存期限 序號 歸檔范圍 保存期限 備注 一 文秘資料 1 公司印發(fā)各種文件的簽發(fā)稿、印制稿及重要文件的修改稿 永久 2 公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)文件 永久 3 公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料 永久 4 各來信來訪、領(lǐng)導(dǎo)的指示及調(diào)查處理報告 永久 5 公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料 永久 6 有關(guān)公司、人員先進表彰、處分決定等 永久 7 董事會及經(jīng)理辦公會議會議記錄、紀(jì)要、決議 永久 8 公司規(guī)章制度、規(guī)定 永久 9 公司召開的各類工作會議和專題會議材料 永久 10 公司編寫的大事記、年鑒、沿革、年度工作計劃、總結(jié)等 永久 11 公司各部門年度總結(jié)、計劃、考核等材料 永久 12 公司編印的簡報、報紙、雜志、圖書的定稿和正稿目錄等資料 永久 13 公司升級、申報的等各種材料 永久 14 領(lǐng)導(dǎo)出席主要活動的材料 永久 15 其他文秘相關(guān)材料 二 綜合行政資料 1 公司購置固定資產(chǎn)材料 永久 辦公用品預(yù)算計劃、購易耗品、領(lǐng)用登記。 永久 10 施工圖及其說明 長期 11 設(shè)計計算書 長期 12 政府有關(guān)部門對施工圖設(shè)計文件的審批意見 永久 四 招投標(biāo)文件 1 勘察設(shè)計招投標(biāo)文件 長期 2 勘察設(shè)計承包合同 長期 3 施工招投標(biāo)文件 長期 4 施工承包合同 長期 5 工程監(jiān)理招投標(biāo)文件 長期 6 監(jiān)理委托合同 長期 五 開工審批文件 1 建設(shè)項目列入年度計劃的申報文件 永久 2 建設(shè)項目列入年度的批復(fù)文件或年度計劃項目表 永久 3 規(guī)劃審批申報表及報送的文件和圖紙 永久 4 建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附件 永久 六 財務(wù)文件 1 決算審計相關(guān)文件 永久 工程建設(shè)部移交檔案材料及保存期限（二） 序號 歸檔范圍 保存期限 備注 工程準(zhǔn)備階段文件 一 開工審批文件 1 建設(shè)工程開工審查表 永久 2 建設(shè)工程施工許可證 永久 3 投資許可證、審計證明、繳納綠化建設(shè)費等證明 長期 4 工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù) 長期 二 財務(wù)文件 1 工程投資估算材料 短期 2 工程設(shè)計概算材料 短期 3 施工圖預(yù)算材料 短期 4 施工預(yù)算 短期 三 建設(shè)、施工、監(jiān)理機構(gòu)及負(fù)責(zé)人 1 工程項目管理機構(gòu)（項目經(jīng)理部）及負(fù)責(zé)人名單 長期 2 工程項目監(jiān)理機構(gòu)（項目監(jiān)理部）及負(fù)責(zé)人名單 長期 3 工程項目施工管理機構(gòu)（施工項目經(jīng)理部）及負(fù)責(zé)人名單 長期 監(jiān)理文件 1 監(jiān)理規(guī)劃 （ 1） 監(jiān)理規(guī)劃 長期 （ 2） 監(jiān)理實施細(xì)則 長期 （ 3） 監(jiān)理部總控制計劃等 長期 2 監(jiān)理月報中的有關(guān)質(zhì)量問題 長期 3