【正文】 全校文件用紙減少了 40%，墨的消耗量減少 60%，用于印刷、裝訂、發(fā)送文件的時(shí)間減少 80%，文件從起草到分發(fā)效率提高了 70%，僅此一項(xiàng)全校節(jié)省辦公經(jīng)費(fèi)二十多萬元；逐步取消了會(huì)議電話通知、手工處理業(yè)務(wù)等，推進(jìn)無紙化辦公，實(shí)現(xiàn)辦公業(yè)務(wù)的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，提高了效率，全校各種耗費(fèi)大大縮減。 （二 )降低了管理成本，減少了能耗 黨的 十六屆五中全會(huì)就在全社會(huì)大力倡導(dǎo)：“要從推動(dòng)科技進(jìn)步、深化體制改革、加強(qiáng)科學(xué)管理等方面采取更加有力的措施，著力提高資源利用效率、降低物質(zhì)消耗、保護(hù)生態(tài)環(huán)境，堅(jiān)持節(jié)約發(fā)展、清潔發(fā)展、安全發(fā)展，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。第三，辦公自動(dòng)化為文書處理與檔案管理融為一體提供技術(shù)上保證，實(shí)現(xiàn)了兩者一體化。 我?！敖逃姓k公系統(tǒng)”開通后，優(yōu)化了現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整了管理體制和管理模式，體現(xiàn)在四個(gè)方面。 二、我校辦公自動(dòng)化建設(shè)的成效分析 4 我校辦公自動(dòng)化建設(shè)及應(yīng)用，在提高工作效率、管理水平，降低管理成本，促使管理和決策科學(xué)化，促進(jìn)教師和學(xué)生利用現(xiàn)代信息技術(shù)， 擴(kuò)大學(xué)校影響 等方面都表現(xiàn)出較大的優(yōu)越性，成效顯著。我校在“教育行政辦公系統(tǒng)”正式運(yùn)行以前就出臺(tái)了《湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)“教育行政辦公系統(tǒng)”暫行管理辦法》（簡(jiǎn)稱《辦法》 )。 （五 )制度健全、管理高效，是搞好辦公自動(dòng)化建設(shè)的核心 要建立與辦公自動(dòng)化相適應(yīng)的信息管理制度，如規(guī)范公文在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的運(yùn)轉(zhuǎn)程序和發(fā)文方式；要求及時(shí)做好系統(tǒng)備份工作，對(duì)于需要存檔的文件要做好存檔工作；規(guī)范用戶的權(quán)限、責(zé)任和義務(wù)，對(duì)于沒有及時(shí)使用系統(tǒng)造成工作延誤的要給予一定的處罰等等。其次，要走出去，請(qǐng)進(jìn)來。選一批計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)比較好作為各個(gè)部門的管理員進(jìn)行培訓(xùn)，通過管理員對(duì)自己部門人員培訓(xùn)，起到“以點(diǎn)帶面”的作用。在系統(tǒng)正式運(yùn)行以后，會(huì)遇到許多技術(shù)故障，如果不能夠 及時(shí)解決，會(huì)影響到使用人員的熱情和積極性，因此，培養(yǎng)一支高效的管理隊(duì)伍是保證辦公自動(dòng)化系統(tǒng)正常運(yùn)行的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。 （四 )培養(yǎng)隊(duì)伍、多方學(xué)習(xí)，是搞好辦公自動(dòng)化建設(shè)的關(guān)鍵 任何項(xiàng)目的建設(shè)離不開人的要素。該系統(tǒng)的 主要 特點(diǎn)是：集成性、開發(fā)快捷、實(shí)施容易、管理容易、機(jī)制完整、保有費(fèi)用低、適應(yīng)大規(guī)模、跨部門的應(yīng)用、開放性。如何選擇一個(gè)合適的應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)，在其上建立適應(yīng)辦公自動(dòng)化需求的功能強(qiáng)大的、應(yīng)用開發(fā)容易的、方便管理的、界面友好的各種應(yīng)用，則是高校辦公信息系統(tǒng)成功的 關(guān)鍵。辦公自動(dòng)化建設(shè)需要一定的硬件條件，要有校園局域網(wǎng)，辦公的電腦要入網(wǎng)。我校辦公自動(dòng)化建設(shè)之所以得以順利開展，得益于校領(lǐng)導(dǎo)的帶頭應(yīng)用，通過校領(lǐng)導(dǎo)在不同場(chǎng)合的宣傳發(fā)動(dòng) ，全校各級(jí)管理人員對(duì)辦公自動(dòng)化有了一定的認(rèn)識(shí)，迫切要求應(yīng)用現(xiàn)代化的手段提高辦事效率和工作質(zhì)量，達(dá)到提高整體管理水平的目的。要充分認(rèn)識(shí)建設(shè)是手段，是達(dá)到目標(biāo)的過程，而應(yīng)用是建設(shè)的原動(dòng)力和目的，是檢驗(yàn)建設(shè)成效的唯一標(biāo)準(zhǔn)。有了總體規(guī)劃，學(xué)校就可以根據(jù)自己的財(cái)力、人力情況，在總體規(guī)劃的指導(dǎo)下，統(tǒng)一協(xié)調(diào)，分層推進(jìn)，分步實(shí)施。高校在進(jìn)行辦公自動(dòng)化建設(shè)之前，必須結(jié)合學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模、管理需求及學(xué)校今后發(fā)展需要，結(jié)合學(xué)校辦公自動(dòng)化建設(shè)能夠投入的財(cái)力、人力等情況，做好定位準(zhǔn)確、科學(xué)全面的建設(shè)總體規(guī)劃。我校在建設(shè)之初就成立了以校紀(jì)委書記吳立新掛帥的湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)的校政務(wù) 信息化與網(wǎng)絡(luò)管理委員會(huì)，領(lǐng)導(dǎo)和指揮著各校的信息化建設(shè)，擔(dān)負(fù)著合理規(guī)劃、科學(xué)決策、規(guī)范管理辦公自動(dòng)化建設(shè)的職能?！? 管理學(xué)的能級(jí)原理告訴我們，某一級(jí)管理機(jī)構(gòu)和管理者所能履行的功能應(yīng)與其 所處的能級(jí)相匹配。 一、我校辦公自動(dòng)化建設(shè)順利開展的主要因素 高校的辦公自動(dòng)化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜龐大、綜合性強(qiáng)的系統(tǒng)工程，涉及到建設(shè)規(guī)劃、管理制度、管理信息標(biāo)準(zhǔn)的制定，涉及軟、硬件設(shè)備的安裝更新，涉及到管理人員原有的思想觀念、工作方式等的徹底變革等方方面面，因此高校在進(jìn)行辦公自動(dòng)化建設(shè)時(shí)，應(yīng) 把握好以下五個(gè)主要因素。我校 辦公自動(dòng)化建設(shè)始于 2020年底， 2020年 4 月初步建成基于 先進(jìn)的群件平臺(tái)的 Lotus Domino“教育行政辦 公系統(tǒng)”并投入運(yùn)行， 在校園內(nèi)初步形成一個(gè)以人、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和信息為一體的辦公體系。 1 湖南省“教育行政辦公系統(tǒng)”應(yīng)用單位經(jīng)驗(yàn) 介紹 辦公自動(dòng)化建設(shè)情況介紹 湖南農(nóng)業(yè)大學(xué) 隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，辦公自動(dòng)化越來越受到包括高等院校在內(nèi)的各行各業(yè)的青睞。 當(dāng)前，我國(guó)高等教育正處于快速發(fā)展的黃金時(shí)期，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，教學(xué)、科研及行政事務(wù)的管理負(fù)荷和管理難度也相應(yīng)增加，為提高政務(wù)管理水平和資源使用效益，各高校正在紛紛引進(jìn)辦公自動(dòng)化技術(shù)，推進(jìn)無紙化辦公，實(shí)現(xiàn)辦公業(yè)務(wù)的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。我校 “教育行政辦公系統(tǒng)”的開通，在提高工作效率、管理水平，降低管理成本，促使管理和決策科學(xué)化，促進(jìn)師生利用現(xiàn)代信息技術(shù)，擴(kuò)大學(xué)校影響等方面都表現(xiàn)出較大的優(yōu)越性。 （一 )領(lǐng)導(dǎo)重視、組織得力，是搞好辦公自動(dòng)化建設(shè)的前提 高校辦公自動(dòng)化建設(shè)“它不僅需要一個(gè)強(qiáng)有力的技術(shù)支持部門，而且需要管理部門、業(yè)務(wù)部門和學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)的密切配合和參與。因此，為確保高校辦公自動(dòng)化建設(shè)規(guī)范、統(tǒng)一、高效、協(xié)調(diào)地展開，就必須有一個(gè)權(quán)威機(jī) 2 構(gòu)來統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一組織實(shí)施，從而能夠從組織和制度上保證辦公自動(dòng)化建設(shè)順利進(jìn)行。 （二 )科學(xué)規(guī)劃、準(zhǔn)確定位，是搞好辦公自動(dòng)化建設(shè)的基礎(chǔ) 首先，建設(shè)規(guī)劃要科學(xué)。我校 2020年在進(jìn)行校園網(wǎng)二期工程建設(shè)時(shí)就同步考慮了將辦公自動(dòng)化建設(shè)作為學(xué)校信息化建設(shè)的重點(diǎn)，為我校辦公自動(dòng)化建設(shè)順利開展提供了硬件保障。其次，定位要準(zhǔn)確。辦公自動(dòng)化建設(shè)，是學(xué)校提高管理水平和工作效率，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)的重要技術(shù)工具，也是學(xué)校上水平、上層次的有效手段，因此，領(lǐng)導(dǎo)帶頭應(yīng)用是最好的榜樣，而領(lǐng)導(dǎo)在不同場(chǎng)合多宣傳、多要求，甚至一兩句關(guān)鍵的話，都是推動(dòng)辦公自動(dòng)化應(yīng)用的催化劑。 （三 )硬件完備、軟件適宜，是搞好辦公自動(dòng)化建設(shè)的保障 行內(nèi)人士常說“三分硬件，七分軟件，十二分信息和管理”。一個(gè)安全、穩(wěn)定的校園局域網(wǎng)是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)正常運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)保障。基于對(duì)學(xué)校用戶需求的認(rèn)識(shí)，我校采用了省教育廳指定的“ 教育行政辦公系統(tǒng)” 作為辦公 3 系統(tǒng)的軟件平臺(tái)。實(shí)踐證明，“ 教育行政辦公系統(tǒng)”非常適宜我校情況 ，使用起來方便快捷。在辦公自動(dòng)化實(shí)施的前期，用戶的注冊(cè)和權(quán)限分配任務(wù)繁重，至少需要一名精通系統(tǒng)的人員進(jìn)行維護(hù)和管理。首先，要開展培訓(xùn)。在培訓(xùn)中要建立考核制度，沒有考核，負(fù)責(zé)培訓(xùn)的人往往“事倍功半”，參加培訓(xùn)的人學(xué)習(xí)積極性不高，學(xué)習(xí)效果不好。虛心向兄弟院校學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)別人先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和方法，彌補(bǔ)自己的不足；虛心向上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門請(qǐng)教，掌握辦公系統(tǒng)最新技術(shù)和發(fā)展動(dòng)態(tài)；開展管理人員之間相互交 流活動(dòng)，達(dá)到共同促進(jìn)的目的。有了制度的約束才能保證辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的有序運(yùn)行。《辦法》對(duì)“教育行政辦公系統(tǒng)”的每 一個(gè)功能模塊的權(quán)限劃分都給予了嚴(yán)格的界定，哪個(gè)部門、哪一級(jí)管理人員擁有哪些權(quán)限都有明確的規(guī)定，并在后來的運(yùn)行中補(bǔ)充和完善；同時(shí)《辦法》還明確規(guī)定了系統(tǒng)管理人員、系統(tǒng)用戶的責(zé)任和義務(wù)，保證了“教育行政辦公系統(tǒng)”的正常運(yùn)行。 （一 )提高了工作效率，規(guī)范了管理 一種管理模式是否科學(xué)主要是看它能否滿足高效的原則。首先，規(guī)范了工作流程，進(jìn)一步明確了校內(nèi)各部門、各科室的工作分工與管理職責(zé)，最大限度的減少了部門之間相互扯皮和推 諉 ，在提高效率和質(zhì)量的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公 能力；其次，管理部門的絕大部分日常事務(wù)，如公文處理、會(huì)務(wù)安排、日程安排、信息發(fā)布等可通過系統(tǒng)完成，大大提高了信息處理的數(shù)量和質(zhì)量。第四，可及時(shí)了解文檔流動(dòng)蹤跡，由于系統(tǒng)能夠詳細(xì)記錄文 檔的流轉(zhuǎn)蹤跡，及時(shí)作出流動(dòng)定位，管理人員能夠即時(shí)知道文件的流轉(zhuǎn)位置，有效地提高了對(duì)文件傳遞過程的監(jiān)督。” 我?！敖逃姓k公系統(tǒng)”開通后，全校逐步取消了紙質(zhì)文件的印發(fā)，所有文件從起草、審訂、簽發(fā)、分發(fā)全部在網(wǎng)上進(jìn)行。一個(gè)節(jié)約、清潔的校園正逐步呈現(xiàn)在學(xué)校師生面前。管理者的根本任務(wù)就是作出科學(xué)的決策，而