【正文】 辦公室； 各項目小組項目階段成果匯報 項目階段成果匯報 確認(rèn)項目階段成果 各項目里程碑完成時間，應(yīng)提前 2 個工作日以書面形式通知 5. 項目組活動 項目組成員活雙方 項目組所有人員 項目組所有人員 共同舉辦文娛活動 視項目情況，在工作之余舉行 活動簡報 提前 2 個工作日以書面形式 中國最大的管理資源中心 第 11 頁 共 40 頁 事件 類別 溝通 渠道 召集人 參加對象 內(nèi)容 時間 結(jié)果 注意事項 x y 動 通知 1. 為保證項目的順利開展，雙方應(yīng)在項目中保持充分和有效的溝通 2. 根據(jù)項目中發(fā)生的各種事件類型 ，采用不同的溝通渠道和溝通方式（請參見上表） 3. 所有會議要有明確的議程安排、會議目標(biāo)、內(nèi)容、參加人員要求；會議進程中應(yīng)遵守會議議程主題 4. 會議安排的流程： a. 會議的發(fā)起：由會議的召集人（分別由雙方項目管理辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任）負(fù)責(zé)安排會議時間和召集與會者 b. 召集人指定本項目小組的聯(lián)系人提前若干工作日（詳見上表）向?qū)Ψ铰?lián)系人提交會議目的、議程、與會人員名單（或人員要求）和會場安排等相關(guān)要求。參與者有責(zé)任對提出的與自身相關(guān)的問題作出書面或口頭的答復(fù)。與會者必須審核會議紀(jì)要，如需要，必須和相關(guān)人員討論，并提出反饋意見。 6. 溝通機制相關(guān)附件： a. 訪談紀(jì)要 —— 請參見附件 1 中國最大的管理資源中心 第 12 頁 共 40 頁 b. 會議紀(jì)要 —— 請參見附件 2 c. 項目進度報告 —— 請參見附件 3 d. 項目滾動計劃 —— 請參見附件 4 e. 會議申請函 —— 請參見附件 5 中國最大的管理資源中心 第 13 頁 共 40 頁 三、 項目文檔資料管理機制 1 x與 y之間信息資料傳遞的管理辦法 a. 由 x負(fù)責(zé)在其內(nèi)部網(wǎng)上為項目小組建立項目專用郵箱。項目文檔庫結(jié)構(gòu)如下： 中國最大的管理資源中心 第 14 頁 共 40 頁 文件目錄區(qū)結(jié)構(gòu)：10_ 戰(zhàn)略診斷與項目準(zhǔn)備項目準(zhǔn)備戰(zhàn)略診斷KM規(guī)劃SAP 實施計劃20_ 業(yè)務(wù)藍(lán)圖設(shè)計現(xiàn)狀分析未來業(yè)務(wù)藍(lán)圖設(shè)計KM設(shè)計30_ 系統(tǒng)實現(xiàn)系統(tǒng)配置單元測試集成測試40_ 上線準(zhǔn)備最終用戶培訓(xùn)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換演練上線計劃50_ 上線和技術(shù)支持上線技術(shù)支持推廣計劃A_項目管理A1_ 文檔模板A2_ 項目計劃A3_ 小組工作計劃A4_ 會議紀(jì)要A5_ 項目問題與風(fēng)險管理A6_ 質(zhì)量保證A7_ 里程碑驗收A8_ 行政與后勤B_變革管理B1_ 公司介紹B2_ 活動報告B3_ 新聞與媒體C_知識轉(zhuǎn)移C1_ 項目組培訓(xùn)C2_ 高層講座D_技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施D1_ 更改請求D2_ 更改管理D3_ 授權(quán)管理D4_ 災(zāi)難恢復(fù)計劃E_技術(shù)開發(fā)E1_ABAP開發(fā)E2_ KM開發(fā)F_數(shù)據(jù)清理與轉(zhuǎn)換F1_ 主數(shù)據(jù)F2_ 動態(tài)數(shù)據(jù)F3_ 數(shù)據(jù)模板功能區(qū)：公告牌工作日歷 中國最大的管理資源中心 第 15 頁 共 40 頁 b. 由 x及 y分別 確定一名信息資料管理員， 主要負(fù)責(zé)資料獲取與傳遞的協(xié)調(diào) 工作和 資料備案工作 c. 信息與資料 傳遞 流程 : i) 由 資料 需求 人 填寫 資料需求單 （參見附件《資料需求單》），交項目管理辦公室批準(zhǔn)， 并抄送 本方 信息資料管理員 ii) 項目管理辦 公室組織相關(guān)人員或部門 收集 所需 資料 iii) 項目管理辦公室指示本方信息資料管理員將 資料傳遞 給對方信息資料管理員，傳遞方式根據(jù)資料性質(zhì)不同而不同：紙質(zhì)材料可直接交給對方，電子文檔類資料可通過電子郵件或內(nèi)部網(wǎng)上的資料交流數(shù)據(jù)庫進行傳遞 iv) 信息資料管理員 將所獲得的資料進行登記，進行統(tǒng)一保管，然后將資料傳遞給資料需求人 v) 信息資料管理員 必須及時將已獲得的信息資料的清單發(fā)送給項目小組所有成員（參見附件《已獲取資料清單》） vi) 項目小組成員根據(jù)需要可向信息資料管理員提出資料查閱請求 d. 雙方對對方所提供的信息資料均應(yīng)嚴(yán)格遵守保密合同相關(guān)條 款規(guī)定。 b. 項目文檔縮略語表： 文件類型 縮略語 模板 TEP 中國最大的管理資源中心 第 16 頁 共 40 頁 文件類型 縮略語 訪談紀(jì)要 ITW 會議紀(jì)要（內(nèi)部） MIN_INT 會議紀(jì)要（外部） MIN_EXT 備忘錄（內(nèi)部） MEMO_INT 備忘錄（外部） MEMO_EXT 項目進展報告 PROG 項目計劃 PL 交付品 DEL 流程圖 FL 系統(tǒng)配置文檔 CFG 測試文檔 UAT 中國最大的管理資源中心 第 17 頁 共 40 頁 文件類型 縮略語 培訓(xùn)文檔 TRN 開發(fā)文檔 DEV 手冊 MAN 知識共享 KS 演示資料 PRS 簡歷 CV 客戶原始資料 CM 客戶完成的工作 CW 參考資料 REF 傳真 FAX 后勤 ADM