【正文】 部不對外來文件進(jìn)行修訂。 公司員工因工作需要的外來文件，需識別其是否與質(zhì)量、食品安全管理體系有關(guān)，若有關(guān) ，轉(zhuǎn)交公司行政人事部，執(zhí)行 。 外來文件 國家法律、法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及可能影響公司整體作業(yè)的外來文件，由公司行政人事部組織各職能部門識別、收集、獲取，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，進(jìn)行編號和受控標(biāo)識，并按工作需要進(jìn)行分發(fā)，填寫《文件分發(fā) /回收登記表》?；厥盏奈募?，需要作廢的，由行 政人事部填寫《文件銷毀登記表》，應(yīng)經(jīng)原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后集中銷毀。對需要換版的文件更改，執(zhí)行 和 的規(guī)定，發(fā)放換版后的文件時收回原文件，在原《文件中發(fā)放 /回收登記》欄注明，執(zhí)行 的規(guī)定。 更改文件的標(biāo)識：文件更改范圍和程度比較小的，如僅更改幾行字且涉及面比較窄時，只更改狀態(tài)不變動版本 ,如由 變 為 ,修訂狀態(tài)標(biāo)識的跨度由修改人視修改的大小而定；對于多次更改或更改范圍比較大 ，則應(yīng)升級版本號，并將修訂狀態(tài)歸 0，如由 變?yōu)?。 因破損或陳舊而需重新領(lǐng)用的文件，分發(fā)號不變，并收回相應(yīng)舊文件；因丟失而補(bǔ)發(fā)的文件，應(yīng)給予新的分發(fā)號，并注明已丟失的文件分發(fā)號失效，行政人事部做好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。 行政人事部定期對各部門文件保管情況進(jìn)行檢查。任何人不得在受控文件上亂涂亂畫，不準(zhǔn)私自外借。 《受控文件清單》應(yīng)適時更新以反映實際。文件發(fā)放應(yīng)包括其引用的表格 (記錄格式 )。 文件發(fā)放對象由管理者代表根據(jù)文件使用需要批準(zhǔn)，保證在文件的使用處有相應(yīng)的文件。 XXX/QP/012020 文件控制程序 5/75 文件的發(fā)放、保存和管理 質(zhì)量、食品安全管理體系文件經(jīng)批準(zhǔn) 后，原版文件由行政人事部保存并不得外借。 管理體系文件一律用宋體，名稱用二號字體，一級標(biāo)題用四號字體，二級標(biāo)題用小四號字體，一倍半行距，加粗；三級標(biāo)題和正文用小四，行距固定為 22。 組織文件編寫人員時，應(yīng)包含到該文件涉及到的職能部門的代表。 程序文件由該程序的歸口部門負(fù)責(zé)組 織編寫，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。 公司外部使用的質(zhì)量、食品安全管理體系文件均不為受控文件。 公司文件管理員針對所有受控文件建立公司《受控文件清單》，各部門編制本部門的《受控文件清單》。 a 為 0 時表示文件還在編寫過程中， b 為 0 時表示該 版本的文件未有修改。 文件的版本與狀態(tài)：質(zhì)量、食品安全管理體系文件應(yīng)標(biāo)明版本和狀態(tài)。 當(dāng)多份文件都引用到相同的表格時，以最先引用該表格的文件為基礎(chǔ)，相同的表格只能有一個文件編號。） e) 表格（記錄格 式）：產(chǎn)生表格的文件編號（去除發(fā)布年份） 順序號版本號。 部門簡稱規(guī)定：行政人事部 AD、運營部 OD、食品安全小組 ST、財務(wù)部 FD、采購部BD、營銷部 MD、總經(jīng)理 GM，管理者代表 MR。 如 XXX/QP/012020 （ XXX01 號程序文件， 2020 年發(fā)布）。 5. 工作程序 文件 分類、編號和版本標(biāo)識 質(zhì)量、食品安全管理體系由管理手冊 (包含了質(zhì)量、食品安全管理體系方針、目標(biāo)的附錄 )、程序文件、工作文件、外來文件、表格和記錄五部分組成，分別規(guī)定編號規(guī)則如下： a) 管理手冊：公司代碼 /MM/代號 發(fā)布年號 如 XXX/MM/Q2020（ XXX 質(zhì)量、食品安全管理手冊， 2020 年發(fā)布）。 4. 定義 受控文件： 是指對文件的有效性進(jìn)行跟蹤管理的文件。 各職能部門負(fù)責(zé)本部門工作范圍內(nèi)與質(zhì)量、食品安全管理體系有關(guān)的文件的編寫、審核、存檔和管理。 3. 職責(zé) 總經(jīng)理負(fù) 責(zé)公司質(zhì)量、食品安全管理體系方針、目標(biāo)文件、質(zhì)量手冊、程序文件和外來文件的批準(zhǔn)。 某連鎖餐飲管理公司質(zhì)量、食品安全管理體系程序文件匯編 包括 質(zhì)量、食品安全管理手冊 XXX/MM/Q2020 所有引用程序 編號 XXX/QP/011005 至 XXX/QP/221005 版本： 受控分發(fā)號： 于 2020 年 4 月 8 日發(fā)布并實施 目 錄 序號 文件編號 文件名稱 版本 頁碼 1 XXX/QP/012020 文件控制程序 3 2 XXX/QP/022020 記錄控制程序 6 3 XXX/QP/032020 管理評審控制程序 8 4 XXX/QP/042020 任職與培訓(xùn)控制程序 11 5 XXX/QP/052020 基礎(chǔ)設(shè)施控制程序 14 6 XXX/QP/062020 與客戶有關(guān)過程控制程序 16 7 XXX/QP/072020 采購控制程序 24 8 XXX/QP/082020 生產(chǎn)服務(wù)提供過程控制程序 9 XXX/QP/092020 監(jiān)視和測量裝置控制程序 27 10 XXX/QP/102020 客戶滿意監(jiān)測控制程序 11 XXX/QP/112020 內(nèi)部審核控制程序 31 12 XXX/QP/122020 產(chǎn)品的監(jiān)視和測量控制程序 13 XXX/QP/132020 不合格品和潛在不安全品控制程序 14 XXX/QP/142020 糾正和預(yù)防措施控制程序 15 XXX/SP/012020 突發(fā)事件準(zhǔn)備和響應(yīng)控制程序 16 XXX/SP/022020 操作性前提方案控制程序 17 XXX/SP/032020 危害分析的預(yù)備步驟控制程序 18 XXX/SP/042020 危害分析控制程序 19 XXX/SP/052020 HACCP 計劃控制程序 20 XXX/SP/062020 食品安全驗證控制程序 21 XXX/SP/072020 食品召回控制程序 XXX/QP/012020 文件控制程序 3/75 文件控制程序 1. 目的 對與質(zhì)量、食品安全管理體系運行有關(guān)的文件進(jìn)行控制，保證其適用性、系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性和完整性，確保工作現(xiàn)場所使用的相應(yīng)文件為有效版本，防止誤用失效或作廢的文件。 2. 適用范圍 適用于組成公司質(zhì)量、食品安全管理體系的文件。 管理者代表負(fù)責(zé)組織編寫和審核質(zhì)量手冊和程序文件 ,批準(zhǔn)工作文件。 行政人事部是文件的歸口管理門，負(fù)責(zé)文件的標(biāo)識、發(fā)放與回收，存檔與管理。所有質(zhì)量、食品安全管理活動，應(yīng)以受控文件作為依據(jù)，任何員工使用非受控文件均應(yīng)考慮因此而可能承擔(dān)的責(zé)任。 b) 程序文件：公司代碼 /代號 /順序號 發(fā)布年號 程序文件的代號為 XP， X 可以是其他任何字母， QP 代表質(zhì)量管理體系應(yīng)用或與其他體系共用的程序文件， SP 代表食品安全管理體系要求的程序文件。 XXX/QP/012020 文件控制程序 4/75 c) 工作文件：公司代碼 部門簡稱 /類別順序號 發(fā)布年號 如 XXXTD/A012020（ XXX 運營部 A 類工作 01 號文件， 2020 年發(fā)布）。 d) 外來文件：公司代碼 /順序號 原編號 如 XXX/01ISO9001:2020（ XXX 第 01 號外來文件， ISO9001:2020，如外來文件沒有文號，則只添加發(fā)布年份做后綴。 如 XXX/QP/（ XXX01 號程序文件規(guī)定的第 2 份記錄格式， 版）。 f) 記錄的編號即記錄標(biāo)識，執(zhí)行《記錄控制程序》的規(guī)定。其格式為 ，其中 V 為版本編寫， a 和 b 為自然數(shù)，分別表示版本號和修訂狀態(tài)，用圓點分隔。 文件受控狀態(tài) 公司內(nèi)部使用的質(zhì)量、食品安全管理體系文件均為受控文件。受控制文件清單應(yīng)能體現(xiàn)出程序文件、工作文件和記錄之間的支持和引用關(guān)系。 文件編制、審核、批準(zhǔn) 方針、目標(biāo)和質(zhì)量手冊由管理者代表負(fù)責(zé)編制并審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)頒布實施。 工作文件由需求部門負(fù)責(zé)人組織編制、審核，并由管理者代表批準(zhǔn)。 文件編制、審核、批準(zhǔn)時，各責(zé)任人應(yīng)填寫《文件生命歷程表》。其他未詳細(xì)規(guī)定事項套用本文件格式。以電子媒體形式保存的文件和資料應(yīng)備份和加密保護(hù)，防止丟失或損壞。由公司文件管理員統(tǒng)一復(fù)制質(zhì)量、食品安全管理體系文件，并在文件封面或第一頁按發(fā)放的先后順序標(biāo)注受控分發(fā)號以作標(biāo)識，然后發(fā)放到各使用部門或相關(guān)外部人員，填寫“文件發(fā)放 /回收登記表”，由文件使用負(fù)責(zé)人或其主管簽領(lǐng)。 外部人員僅是借閱文件，應(yīng)由管理者代表批準(zhǔn)后，填寫《文件借 閱登記表》，由公司文件管理員統(tǒng)一復(fù)制并追蹤借閱文件是否按時歸還。 文件應(yīng)分門別類標(biāo)識，由使用負(fù)責(zé)人保存于通風(fēng)防潮、防蛀、安全的適宜地方 (現(xiàn)場使用的文件可置于現(xiàn)場，非現(xiàn)場使用的文件指置于行政人事部 )，以防文件損壞。應(yīng)確保文件清晰，易于識別和檢索。在每次內(nèi)部質(zhì)量審核前應(yīng)全面檢查各類在用文件的有效性，核查各使用者手中的文件，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。 文件的更改 文件更改由文件更改申請部門填寫《文件更改申請表》，由原文件編制部門和審核人審核，經(jīng)原文件批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后執(zhí)行更改。 只需要修訂的文件更改，按原文件發(fā)放范圍發(fā)放《文件更改申請表》，由各文件保管人負(fù)責(zé)按《文件更改申請表》要求對原文件標(biāo)注更改，并將《文件更改申請表》附錄。 XXX/QP/012020 文件控制程序 6/75 文件回收、作廢與銷毀 當(dāng)文件不適用或文件持有人變動時，行政人事部應(yīng)將相應(yīng)的文件回收，在原《文件中發(fā)放 /回收登記》欄注明。若需要保留時，僅保存原件，同時標(biāo)明“作廢留用”，以防止其非預(yù)期的使用。外來文件應(yīng)編入單獨列表《受控文件清單》，并在表頭注明“外來文件”。 行政人事部和外來文件使用部門應(yīng)當(dāng)跟蹤外來文件的發(fā)展，當(dāng)外來文件有更新版時，應(yīng)進(jìn)行換版更改，執(zhí)行 規(guī)定，并更新《受控文件清單》。若外來文件有不適用之處，應(yīng)在引用該外來文件的文件中予以說明或編制新的文件予以規(guī)范。文件發(fā)布后（包括更改）應(yīng)有很必要的培訓(xùn)，以確保人員對文件的理解。 每次內(nèi)部審核，應(yīng)包括審核所有受控文件的有效性，必要時進(jìn)行修改。 6．相關(guān)文件 記錄控制程序 作業(yè)指導(dǎo)書編寫規(guī)范 7．相關(guān)記錄 XXX/QP/012020 文件控制程序 7/75 XXX/QP/ 受控文件清單 XXX/QP/ 文件生命歷程表 XXX/QP/ 文件發(fā)放 /回收登記表 XXX/QP/ 文件借閱登記表 XXX/QP/ 文件更改申請表 XXX/QP/ 文件銷毀登記表 XXX/QP/022020 記錄控制程序 8/75 記錄控制程序 1. 目的 對質(zhì)量、食品安全管理體系進(jìn)行有效的管理，保持產(chǎn)品質(zhì)量符合要求和質(zhì)量、食品安全管理體系有效運行的證據(jù)。 3. 職責(zé) 管理者代表 :負(fù)責(zé)組織所有質(zhì)量、食品安全管理體系管理工作。 行政人事部：負(fù)責(zé)記錄控制的 檢查、督辦和定期匯總保管。 記錄保存期限：最短的保存期限要求，法律法規(guī)或顧客、文件對記錄有保存期要求的，也應(yīng)該得到滿足。 記錄的格式和標(biāo)識： 存在時，應(yīng)使用管理體系文件規(guī)定的格式化記錄，可從文件管理人員處獲得空白表格。 記錄格式的設(shè)計、更改，按 《文件控制程序》有關(guān)文件更改的規(guī)定執(zhí)行。 記錄的填寫 記錄填寫要及時、真實、準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、字跡清晰，不得隨意涂改，XXX/QP/022020 記錄控制程序 9/75 填寫時，內(nèi)容不得遺漏，未發(fā)生項應(yīng)在欄目上 用單杠劃去。 如因筆誤或填寫錯誤要修改，應(yīng)采用單杠劃去，在其上方寫上更改后的內(nèi)容加蓋或簽上更改人的印章姓名及日期。 記錄應(yīng)得到部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)主管的審核。 文件有規(guī)定時，記錄應(yīng)得到有相應(yīng)職權(quán)的人的批準(zhǔn)方為有效。 記錄的管理和跟進(jìn) 行政人事部編制公司《質(zhì)量、食品安全管理體系清單》，列明所有格式化的記錄，并規(guī)定記錄的保存部門和保存期限，并附上原始樣本。行政人事部至少應(yīng)每季度一次地對已過使用期限的記錄歸檔集中保存， 行政人事部應(yīng)至少每年一次檢查各部門記錄的使用、管理情況。超過保管期限仍需留用的，應(yīng)另夾另柜存放并標(biāo)識。記錄無發(fā)放要求。與記錄無關(guān)的人員查閱記錄應(yīng)得到管理者代表批準(zhǔn)。 6．相關(guān)文件 文件控制程序 7．相關(guān)記錄 XXX/QP/ 質(zhì)量、食品管理體系記錄清單 XXX/QP/032020 管理評審控制程序 10/75 管理評審控制程序 1. 目的 通過最高管理者定期對組織的質(zhì)量、食品安全管理體系進(jìn)行有效評審，以確保質(zhì)量、食品安全管理體系持續(xù)的適宜性和有效性，以實現(xiàn)組織既定的 質(zhì)量、食品安全管理體系方針、目標(biāo)。 3. 職責(zé) 最高管理者主持管理評審并批準(zhǔn)評審報告。 各部門負(fù)責(zé)提供本部門有關(guān)評審所需的資料以及參加管理評審工作，落實管理評審報告中與本部門有關(guān)的工作內(nèi)容，制定相應(yīng)措施，予以實施。一般選擇在內(nèi)部質(zhì)量審核后和外審之前。 XXX/QP/032020 管理評審控制程序