【正文】 。（P3—P5頁）參考性解答： 辦公室實務工作一覽表序號 國內(nèi)一般性 國外一般性 1 2 3 4 5 6 7 文書撰寫 文書制作 文書處理 檔案管理 會議組織 調(diào)查研究 信息資料 按上司的口頭或書面指示完成信函。當然有些內(nèi)容可能因工作管轄范圍和責任等因素置放在一起未必合適，但只要能夠自己說出理由也是可以有自己的判斷和歸類的。這道問題是針對教材第一章中辦公室實務范圍和內(nèi)容予以設計的，主要考慮是，讓同學們對辦公室的具體業(yè)務有一個比較全面的了解，能夠?qū)θ愇膯T，即國內(nèi)一般性文秘工作、國外一般性文秘工作和國內(nèi)外企文員工作的共性工作和一般性區(qū)別有一個大致的了解。辦公室管理作業(yè)2（第三、第四章）一、設計題調(diào)研工作大體上可分為三個階段，即準備階段、實施階段和完成階段，請對調(diào)研工作的三個階段進行詳細設計。若存放在潮濕環(huán)境中，將有可能導致紙張不能正常地送入打印機或復印機中。③在儲藏間或物品拒放置物品時，必須清楚地加標簽，以便迅速找到物品和標明新物應放置的地方；新物品置干舊物品的下而或后面；先來的物品先發(fā)出，體積大、分量重的物品放置在最下面，以減少危險，小的物品、常用的物品應放在前而，易干找尋和領取；辦公耗材和打印機用品，必須保存在安全的地方，以便在需要時能輕松找到． ④儲藏辦公用品的地方應有良好的照明，以便于找到所需物品。P20 ①儲藏間或物品柜要上鎖，確保安全。（7）使用電腦時要做到；不要讓陽光改射電腦，以免機殼老化，不要隨意放置茶水，以免碰翻杯子弄溫電腦，造成短路；不要在開機狀態(tài)下插拔各種電纜，以免燒壞接口；不要在軟盤驅(qū)動器工作指示燈亮著的時候抽取其中的軟盤．不要在運行程序還沒有回到DOS指示的情況下匆匆關機；不要使用來歷不明的軟件，防止病毒浸入，并且要配備必要的殺毒軟件，定期或經(jīng)常地對電腦進行保護性殺毒；不要在病毒入侵時使用電腦，除非有特殊的自我防護錯施．不要白己隨意處理電腦硬件故障．不要將電腦交給非專業(yè)人士修理，如有必要應全程監(jiān)督。（4）未經(jīng)領導允準，任何人嚴禁私自使用辦公設備，尤其是用于處理私人事務．（5）辦公設備的使用環(huán)境溫度為5℃至35℃，相對濕度為20％至85%，濕度過低時需用加涅器，溫度過高時需用除濕器，并放在距辦公設備5米左右的有效影響距離內(nèi)。（2）必須明確專人專責的專管制度，嚴禁任何人隨意使用，除非是配置給個人專用或指定公用的辦公設備。簡述辦公室設備使用規(guī)范。談談你對辦公室人員應具備的職業(yè)素質(zhì)中“善謀”的理解。（3）服務性：服務性是辦公室工作的本質(zhì)屬性。辦公室工作應當在服務和服從于領導工作的前提下，充分發(fā)揮自己的輔助管理職能，當好領導的參謀和助手。第三篇：電大 辦公室管理形成性考核冊國家開放大學，辦公室管理作業(yè)答案辦公室管理作業(yè)1（第一、第二章）一、單選選擇題BDACAADCBA二、判斷題三、簡答題簡答辦公室的主要特點。（2）會務管理的含義：指有關會議議程安排事務的計劃、組織、控制等工作。P156 l）會務的含義：指有關會議議程安排的事務，有關某些團體組織或會議的事務。（2）會中：會議規(guī)模和規(guī)格是否適度，絕不可小會大開或大會小開，隨意升格或降格；會議節(jié)奏是否緊湊，要盡可能化繁為簡，絕不短會長開；會議是否守規(guī)守法，一切應有條不紊地進行，主持人和與會者是否掌握了科學的方式方法。（9）制定切實可行的制度和措施監(jiān)督會議決議的執(zhí)行過程，避免只開會而不管效果的傾向，以保證會議的有效性。電話、錄音、錄像、電腦等設備有助于提高信息傳遞的效率和質(zhì)量，能節(jié)約時間、縮短會期、提高會議效率。（6）議題應集中，日程要緊湊，盡量縮短時問，保證與會者精力集中。（4）嚴格控制會議人數(shù)，不允許無關人員與會。（2）建立健全并嚴格實施包括會議規(guī)則在內(nèi)的一整套會議制度。提高會議質(zhì)量的主要方法和措施。P167 1）公共關系的三大構成要素包括：社會組織――主體；公眾――客體；傳播――手段。（5）銷毀：依據(jù)有關規(guī)定將電子公文從存儲介質(zhì)上物理刪除。（3）交換；按始發(fā)者意圖進行跨系統(tǒng)的公文傳遞。P143電子公文處理過程可分為五個部分（電子公文的生命周期）（1）創(chuàng)建：根據(jù)一定的規(guī)則建立電子公文。否則一旦疏忽大意，出現(xiàn)差錯，便會帶來不可挽回的后果。在有的文稿中，同一級小標題的字體、段落間行距出現(xiàn)不一致的情況，這種情況是復制文件的過程中，沒有對文件格式進行調(diào)整造成的。第九，再要注意的是文稿中的人名、地名、專業(yè)名詞、計量單位、技術術語（遇有不確定的，要請教或咨詢有關專業(yè)人員）、符號等是否準確。在審稿時要有針對性的進行審核，以提高工作效率。撰寫公文文稿要一絲不茍，完稿之后需要進行審核。第七，文稿中的錯別字。有的在“第一”、“首先”等序號后邊該用逗號的用了頓號，有的在序號加括號如（1）（2）后邊不該再加標點的加了頓號。常見的錯誤主要表現(xiàn)為：有的文件以“為??。第六，注意文中的標點符號。第四，文稿中數(shù)字方面出錯比較常見，如有的文稿開頭講說有五個方面，可能后面只講了四個方面；也有的講話稿開頭說講“兩個問題”實際后面是三個問題；另外有人名字的也要仔細檢查核對，是否有差錯，人數(shù)是否有出入。這都不對，一定要使用國家標準規(guī)定的六角括號，這才是正確的。P127 答：可答P127倒數(shù)第6行的內(nèi)容； 也可以參考下面的內(nèi)容：首先，要看文稿的標題是否準確，如有的將請示、報告混淆，通報、通告混淆等情況；也有時不注意標題中的詞語前后顛倒；文件的標題是否缺項（單位加事由加文種）。（5）有無附件需要說明――根據(jù)需要確定附件的使用與否。（3）怎樣解決問題――提出解決問題的建議或方案。P110起草請示的思維模式――沿著以下“五步棋”思路走（l）因為什么請示――對于原因、目的的說明。第五步，符合國家公文格式標準―《黨政機關公文格式》（GB/T9704一2012）。第四步，內(nèi)容是怎么表達的，關鍵是牢記擬寫公文的要素及要求：格式，公文的包裝；主題，公文的靈魂；材料，公文的血肉；結構，公文的骨骼；語言，公文的細胞。第二步，領悟核心思想，站在領導角度考慮問題。P105公文說什么 領悟核心思想內(nèi)容是在什么背景下產(chǎn)生的內(nèi)容是怎么表達的是否符合國家公文格式標準。⑤清理舊的閱讀材料。③注意你的電腦顯示器。(2)整理辦公桌的技巧要想快速治理辦公桌的混亂局面，營造出高效率的辦公環(huán)境，可以采取以下5個步驟：①將不常用的東西轉移到其他的地方。⑤文件夾。③參考書。①電話。(1)辦公桌的必備物品及其整理擺放在辦公桌上的物品都應是經(jīng)常使用的。辦公桌是每一位秘書人員的直接工作空間，所以在布置自己的辦公桌時，既要使自己感覺舒適，又要保持桌面上有條不紊。(5)上司接待客人后，要及時對煙缸、茶具等進行清洗和整理。(4)對上司辦公室的花卉、盆景，要及時澆水、施肥、剪枝，保持其美觀和生機。(2)每天要定時開窗通風，保持空氣的自然清新，并定時測溫、測濕，保持適合上司習慣的溫度和濕度。(4)注意發(fā)現(xiàn)在辦公設備、室內(nèi)光線、溫度、通風、噪音、通道等方面存在的有礙健康和安全的隱患，并及時提出建議或通知有關人員進行整改。(2)正確使用并注意維護復印機、傳真機等辦公自動化設備，保持周邊的整潔，發(fā)現(xiàn)問題自己動手或及時找人維修。秘書對日常環(huán)境的管理包括3個方面的內(nèi)容，即個人工作區(qū)的環(huán)境管理，上司辦公室的環(huán)境管理，日常公務活動區(qū)的環(huán)境管理?？梢?，李敏符合要求；小王的工作存有誤區(qū)；小劉工作不合要求。***點評：通過上述案例，可以看出辦公室工作環(huán)境的清潔、有序，直接對組織的形象和績效產(chǎn)生一定的影響。秘書小劉上班匆匆忙忙，接待室的窗臺布滿灰塵，辦公桌上堆得滿滿當當，電腦鍵盤污跡斑斑，上司要的文件總是東查西翻，每日常用的“訪客接待本”也總是找不到。下班前，她也將辦公桌收拾得干凈整齊，從不把文件、物品亂堆亂放在桌面上。每當她看到復印紙抽拿零亂，公用字典扔在窗臺，廢紙桶滿了沒人倒，都及時做些清潔整理工作，以維護辦公環(huán)境的整潔。（5）修改定稿：檢查所用資料是否有誤、觀點是否明確、語言是否流暢、有無錯別字、標點使用準確與否等。（3）擬寫提綱：注意觀點和材料，大綱和細目的統(tǒng)一，如“導引案例一案例1”。（l）確定主題：主題要正確、新穎、鮮明、集中、有一定高度。（3）認真分析調(diào)研材料，綜合提煉調(diào)研成果。小提示：各調(diào)查方法常綜合、交替使用。其實施步驟為：確定調(diào)查方法，搜集、整理調(diào)研材料，綜合分析調(diào)研材料。調(diào)研提綱的內(nèi)容，主要包括調(diào)研的目的要求，調(diào)研的對象、范圍和方式方法，調(diào)研的時間、步驟和過程，調(diào)研的人員組織與注意事項，調(diào)研經(jīng)費的預算等。③調(diào)研的成熟期，應當講清楚如何使事物進一步完善提高。（5）明確調(diào)研各階段的任務和要求：①調(diào)研的初期，要求明確調(diào)研對象的性質(zhì)和發(fā)展方向。（3）成立調(diào)研小組，確定調(diào)研人員：成立調(diào)研小組時要考慮的因素包括，成員應具備良好的政治業(yè)務素質(zhì)；有調(diào)研需要的專業(yè)能力或?qū)＜页蓡T．有豐富的調(diào)研經(jīng)驗；注意新老搭配，以便成員相互取長補短．少而精，避免人浮于事。③選題原則；價值原則、可行原則、適量原則、新穎原則。P341．調(diào)研工作的準備階段（l）準備調(diào)研內(nèi)容：①確定調(diào)研課題：領導提出、有關部門確定、調(diào)查者自選。⑥訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。⑤辦公用晶應保存在干燥和通風好的房間中。②儲藏間需要的面積取決于單位面積的大小。簡述在儲藏間存儲辦公用品時的注意事項。（6）如果辦公設備不處于下作狀態(tài)，應及時切斷電源。（3）注意安全，注意節(jié)電，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)。P16（l）必須明確每臺設備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴格按照使用說明書的要求進行操作。P8善謀：能夠正確理解領導的意圖，替領導過濾重要的事務；要“參”到點子上，“謀”到關鍵處，往重諫言技巧，學會把握職場環(huán)境的運作方法，一是個性與共性協(xié)調(diào)統(tǒng)一，二是滕朧與含蓄的工作技巧相結合。辦公室的設立與工作的開展，首先是為了適應各級各類機關領導工作的需要，為領導工作提供輔助性的服務，同時也要為各部門和基層提供服務。（2）綜合性：辦公室是各種專業(yè)知識和技能相互交叉運作的部門；辦公室工作也是一項綜合性的工作．辦公室工作是多元化的。P5（說明：這表示要參考教材第5頁的內(nèi)容，下同）（l）輔助性：辦公室區(qū)別于其他職能部門的第一個特點是它的輔助性。（1）通過設置檔案室，可以提供檔案原件或復制件，方便借閱或直接閱讀；（2）通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認可制度等，可以 提供檔案外借；（3）根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復制本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率；（4）利用所藏檔案中的有關記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據(jù)；（5）以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關問題進行專業(yè)性的解答，提 供咨詢服務；（6）將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關部門，可以交流信息；（7）通過舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。（3）敬語一般針對：年長或比自己輩分高者；具有較高職務、職稱或社會地位者；給（給過）自己恩惠者；有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。敬語使用的一般場合：（1）對于自己尊敬的人，當然會使用敬語。（4）口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。（3）有歧義。（2）有重音。備用題一、簡單闡述口頭語言的基本特征及敬語應用的一般場合。（1）將應歸檔的最終版本的電子文件存入磁、光介質(zhì)上，脫機后可存放在別處；（2）采用數(shù)據(jù)壓縮工具對網(wǎng)絡上應歸檔的電子文件進行壓縮，然后刻入磁、光介質(zhì)上，但采用壓縮工具的過程必須統(tǒng)一，規(guī)范；（3）將確定要歸檔的電子文件在網(wǎng)絡環(huán)境下進行一次備份操作，然后將其存放在磁、光介質(zhì)上。按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián) 系和處理情況，運用最廣泛。按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。如涉及商業(yè)機密的話題。（6）庸俗的、色情的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應隨意發(fā)揮。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。如個人私生活等。合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人 情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；（5）積極、健康的生活體驗的話題；（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。會場的選擇應配合宴會的性質(zhì)、客人的數(shù)目以及預算費用等，如果是新建筑物落成，多半在自己公司舉行。5．舉辦一般規(guī)模的宴會，需要做哪些準備工作，請列出相關要點，并選擇其中某一項工作，做出較為具體的說明。其他。（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪 金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關系來協(xié)助他解決私人的事務。私事方面的協(xié)助。文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？提神醒腦的服務。主管人員短途旅行時隨身帶一只小提箱和一只公事包，或者一只從旁邊打開有兩格的公文包。而且經(jīng)常旅行的人總是增加他們的個人保險金以獲得毀壞、損失的賠償。上司也許想知道在飛機上可以免費帶多重和多大的行李。圖章和印泥盒鋼筆、鉛筆日程表、約會安排表、時間表和計劃表