【正文】 服和胸卡是員工在公司內(nèi)的身份和形象的象征，每位員工在工作時間內(nèi)應(yīng)正規(guī)著裝和佩戴。 ㈢ 員工的胸卡由于正常的磨損、質(zhì)量不好破損，員工需填寫《胸卡申領(lǐng)單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，與舊卡同時交綜合辦公室辦理新卡。胸卡的樣式和顏色應(yīng)符合公司 CIS 管理要求 。 ㈤因個人原因造成司服丟失或嚴(yán)重?fù)p壞，員工應(yīng)及時報告綜合辦公室，由綜合辦公室聯(lián)系供應(yīng)商重新定做，費用由員工全額承擔(dān)。 ㈢在采購或委托制作司服時，綜合辦公室應(yīng)選擇質(zhì)量、價格、信譽(yù)、服務(wù)俱佳的服裝供應(yīng)商或服裝加工商。經(jīng)常出入施工現(xiàn)場的員工根據(jù)情況可配發(fā)施工 服。 ㈡ 全體員工在正常工作時間要按照公司要求穿著司服、佩戴胸卡； ㈢ 各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門員工司服和胸卡的日常監(jiān)督管理； ㈣ 綜合辦公室人事主管負(fù)責(zé)員工司服穿著情況、胸卡佩戴情況的監(jiān)督檢查。 第二條 本規(guī)定所稱的司服，是指在工作場合穿著的由公司統(tǒng)一配發(fā)的服裝。 8．員工應(yīng)建立節(jié)約用電觀念，合理使用空調(diào)和各種用電設(shè)備。 6．開啟空調(diào)前應(yīng)檢查電源狀態(tài)，門窗應(yīng)及時關(guān)閉，空調(diào)溫度設(shè)置合理，不能過高（冬季）或過低（夏季），設(shè)置在 22℃ ~25℃為宜。 4．空調(diào) 出現(xiàn)故障或異常情況，及時通知綜合辦公室處理，嚴(yán)禁擅自拆卸空調(diào)部件。 2．綜合辦公室應(yīng)安排空調(diào)銷售或安裝單位現(xiàn)場培訓(xùn)各部室員工，使員工掌握空調(diào)的正確操作方法和注意事項；綜合辦公室根據(jù)各種空調(diào)說明書整理簡明操作流程，張貼在空調(diào)附近，部門負(fù)責(zé)人組織本部門員工學(xué)習(xí)掌握。 6．公司員工自覺遵守傳真機(jī)使用要求，及時登記，接受監(jiān)督。 4．綜合辦公室設(shè)專人負(fù)責(zé)管理傳真機(jī)，管理人員應(yīng)熟悉傳真機(jī)的操作規(guī)程和基本的維護(hù)、維修方法。 3．傳真機(jī)一般不得作電話機(jī)掛長途電話使用。 ㈥傳真機(jī)的使用： 1．傳真機(jī)主要是公司對外聯(lián)系公務(wù)時使用，私人事務(wù)不得用公司傳真機(jī)。 3．管理人員應(yīng)定期擦拭鏡頭和機(jī)身，清掃簾幕，保持清潔狀態(tài)。 ㈤ 投影儀的使用： 1．投影儀是演示講稿、幻燈片和其他影像文本的專用設(shè)備，供公司各種會議或展示成果時使用，嚴(yán)禁用于娛樂和消遣。 3．員工應(yīng)愛惜使用各種電話設(shè)備，不準(zhǔn)隨意拆卸和移位，不準(zhǔn)拿著固定電話機(jī)走動接打電話。員工不得隨意撥打私人電話，緊急情況使用時，應(yīng)嚴(yán)格控制時間。 4．辦公室專職管理人員每天應(yīng)檢查一下油墨使用情況和紙張用量，并把復(fù)印機(jī)設(shè)置到節(jié)電狀態(tài)，下班后及時關(guān)機(jī)。 2．員工進(jìn)行復(fù)印時，應(yīng)由辦公室專職人員指導(dǎo) 進(jìn)行，不得擅自開機(jī)和復(fù)印，重要資料由辦公室專職人員親自復(fù)印，確保質(zhì)量，避免浪費。 5．辦公室負(fù)責(zé)每天檢查打印機(jī)色帶、硒鼓或墨盒的使用情況，負(fù)責(zé)清理廢紙和衛(wèi)生管理，負(fù)責(zé)監(jiān)督員工打印工作。如打印半途終止，應(yīng)及時查看原因，排除故障，并取消打印命令，重新打印。 2． 員工在確認(rèn)需打印文件內(nèi)容正確無誤，打印格式符合要求， 打印機(jī)在正常狀態(tài)，紙張符 合打印要求 后，再執(zhí)行打印，禁止同樣內(nèi)容重復(fù)打印。 第七條 重要辦公設(shè)施的使用 ㈠ 計算機(jī)的使用：執(zhí)行《計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)管理辦法》。 ㈡ 公司倡導(dǎo)團(tuán)隊精神 和團(tuán)結(jié)協(xié)作，鼓勵各級員工之間積極配合、主動溝通，充分發(fā)揮每位員工的主觀能動性和創(chuàng)造性，促進(jìn)員工個人發(fā)展與公司發(fā)展相一致，使公司成為員工發(fā)展和成長的沃土。 ㈢ 接、打電話注意文明禮貌，接待來訪客人應(yīng)注重禮節(jié)，且盡量不影響他人正常辦公，必要時到會議室或單獨的房間。 第五條 辦公秩序 ㈠員工應(yīng)自覺遵守辦公秩序，不得在辦公室內(nèi)高聲喧嘩、嬉笑打鬧、聊天（包括網(wǎng)絡(luò)聊天）和做與工作無關(guān)事情。 ㈦ 各部門負(fù)責(zé)安排值日人 員，每天早晨清理本部門辦公環(huán)境，公司每位員工都應(yīng)自覺保持辦公環(huán)境的優(yōu)雅整潔。 ㈤洗手間及其他衛(wèi)生設(shè)施，必須保持清潔。 ㈢各工作場所須保持適當(dāng)?shù)臏囟?，并根?jù)不同季節(jié)予以調(diào)節(jié)；各工作場所須保持空氣流通。 第四條 辦公條件與環(huán)境衛(wèi)生 ㈠公司努力為員工創(chuàng)造舒適、美觀、整潔、衛(wèi)生的辦公條件，滿足員工日常辦公需求和提高員工的工作滿意度。公共區(qū)域內(nèi)辦公設(shè)施由辦公室統(tǒng)一安排調(diào)整，否則不得隨意移動。 ㈢ 各部門應(yīng) 將本部門范圍內(nèi)的辦公用具分配管理，對于共用的辦公用具責(zé)成 專人 管理；公司內(nèi)共用的辦公用具由辦公室負(fù)責(zé)管理。 第三條 辦公設(shè)施的安全和維護(hù) ㈠辦公室負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域內(nèi)的辦公桌、椅子、玻璃隔斷、沙發(fā)、茶幾、文件柜、飲水機(jī)、計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、辦公電話、投影儀、掃描儀、照明燈具和其他必備的辦公用具的有形管理，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 １４ 工作環(huán)境和辦公設(shè)施管理辦法 第一條 目的 為了對工作環(huán)境和辦公設(shè)施進(jìn)行有效管理，為員工提供基本的辦公條件和創(chuàng)造一個良好的工作氛圍，制定本辦法。 第九條 綜合辦公室負(fù)責(zé)會議室管理工作。 ㈡與會者需遵守會場紀(jì)律，尊重他人發(fā)言，充分闡明自己的觀點，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至振動檔，以維護(hù)會議正常進(jìn)行。如有來訪客 人或來訪電話，安排適當(dāng)人員做好接待記錄，待會后再通知當(dāng)事人處理。 ㈣員工大會由總經(jīng)理主持召開，由綜合辦公室負(fù)責(zé)會議的組織、服務(wù)、記錄。 ㈡會議時間：通常每半年召開一次，具體時間以綜合辦公室通知為準(zhǔn)。 ㈢專題會會議紀(jì)要由會議組織人于會后 1～ 3 日內(nèi)完成并由主持人 簽發(fā)，抄送各與會單位、部門備查。 第六條 專題會 ㈠專題會主要是研究解決工作中出現(xiàn)的單一問題。 ㈣部門聯(lián)席會議由綜合辦公室負(fù)責(zé)記錄及時整理、提交會議紀(jì)要。特殊情況，則以綜合辦公室通知為準(zhǔn)。 ㈥綜合辦公室負(fù)責(zé)會議記錄、會議紀(jì)要的存檔。 ㈣會議由綜合辦公室負(fù)責(zé)記錄并在會后及時整理、發(fā)布會議紀(jì)要。 ㈡會議主要內(nèi)容為： 1． 匯總、溝通公司各業(yè)務(wù)層面的工作進(jìn)展情況； 2． 協(xié)調(diào)、落實下一階段工作計劃； 3． 審議、決定公司重大事項。 第四條 總經(jīng)理辦公會 ㈠總經(jīng)理辦公會通常于每周二上午 9： 00～ 12:00 召開，由總經(jīng)理主持，公司副總、總監(jiān)及綜合辦公室主任等人員參加。 ㈣會議中，對需要解決的問題要明確解決的方法、責(zé)任人、目標(biāo)和期限，避免議而不決，不了了之。 ㈡會議目標(biāo)要明確，例行會議依例會的要求組織，專題會議一般由會議主持人或組織部門寫出提綱，列明要解決的問題、議程、會議擬達(dá)到的目標(biāo)、要求與會人員準(zhǔn)備的材料與資料。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 １２ 會議管理制度 第一條 為進(jìn)一步規(guī)范公司 內(nèi)部管理，促進(jìn)公司內(nèi)部溝通與信息傳遞，根據(jù)公司實際運作需要，制定本制度。 第七條 處罰規(guī)定 未按本制度要求使用、保管印鑒，造成丟失、盜用、仿制等，依情節(jié)輕重，對責(zé)任者分別進(jìn)行批評教育、行政處分、經(jīng)濟(jì)處罰直至追究法律責(zé)任。 ㈤ 印鑒保管人長期外出時須將印鑒妥善移交，以免貽誤工作。 ㈢ 使用印鑒時 ,保管人應(yīng)對蓋印的文書內(nèi)容、手 續(xù)、格式把關(guān)檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時請示領(lǐng)導(dǎo)，妥善解決。 7．公司項目部印章：由項目經(jīng)理代表項目部簽署現(xiàn)場簽證意見或處理權(quán)責(zé)范圍內(nèi)的零星事務(wù)時使用。 5．發(fā)票專用章：由財務(wù)部對外收取各種款項，提供票據(jù)時使用。 3．銷售合同專用章：由 營銷策劃部代表公司對外簽署銷售合同時使用，由法人代表或法人代表授權(quán)的相關(guān)人員負(fù)責(zé)審批，見《合同評審審批記錄》后用印。 公司印鑒的具體使用范圍如下： 1．公司行政印章：代表公司簽署決定、請示、報告、通知、通報、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要、證明等書面文件，公司對內(nèi)簽署勞動合同時，由綜合辦公室見《用印申請單》使用。 第六條 印鑒的使用 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 １１ ㈠ 使用范圍 1．以公司名義對外發(fā)文、開具介紹信、報送報表等一律加蓋公司公章或法人章； 2．以公司名義對內(nèi)行文或協(xié)議等，使用公司公章； 3．部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的行文，加蓋部門印 鑒； 4．凡屬經(jīng)濟(jì)合同類的蓋合同專用章，凡屬財務(wù)會計業(yè)務(wù)類的蓋財務(wù)專用章，屬票據(jù)類的加蓋發(fā)票專用章或財務(wù)專用章。 ㈥ 印鑒停用要提出處理辦法，并報總經(jīng)理批準(zhǔn)，及時將停用印鑒封存或銷毀。 ㈣ 印鑒移交須辦理手續(xù)，注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間、圖樣等信息。 ㈢ 印鑒保管必須安全可靠，公章、財務(wù)用帳等要放在保險柜中保管。 1．公司的公章、鋼印和法人章等行政章由總經(jīng)理指定綜合辦公室專人管理； 2．公司財務(wù)章（包括財務(wù)專用章、合同專用章和發(fā)票專用章）由總經(jīng)理指定財務(wù)部專人管理； 3．各部門章由各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)保管； 4．公司下屬子公司各類章統(tǒng)一由子公司財務(wù)室管理。 ㈡ 印鑒啟用應(yīng)進(jìn)行告知聲明，注明啟用日期、發(fā)放單位、使用范圍和相關(guān)的注意事項。 第四條 印鑒的啟用 ㈠ 綜合辦公室負(fù)責(zé) 印鑒的登記備案工作。 第二條 印鑒的范圍 本制度所包括的印鑒指： １、公司公章；２、鋼??；３、法定代表人章；４、法定代表人授權(quán)人章；５、各部室章；６、下屬子公司的公章； 各類專用章； 第三條 印鑒的刻制 ㈠ 公 司印鑒刻制均須報總經(jīng)理批準(zhǔn)，由綜合辦公室憑公司介紹信統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)辦理刻制手續(xù)。 第七條 本制度由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行。年末綜合辦公室組織盤點辦公用品在各部門的使用情況，并依據(jù)經(jīng)綜合辦公室主任審批后的《辦公用品報損單》，及時調(diào)整《重要辦公用品登記卡》，做到反映實際庫存狀況及帳實相符。 ㈣ 除了對外報送的文件資料，公司內(nèi)部的紙張必須正反面使用。復(fù)印的作廢紙張，由打字員留存，當(dāng)作反面紙使用。行政主管要做好領(lǐng)用登記，每年年底公布一次。 ㈧ 印刷品（如信紙、信封、表格??）除各部門特殊表單外，其印刷、保管均由綜合辦公室統(tǒng)一印刷、保管?！掇k公用品領(lǐng)用記錄卡》為審核檢查項之一。但管理性辦公用品的請領(lǐng)不受上述時間限制。 ㈣ 管理性辦公用品和辦公設(shè)備列入移交管理，如有故障或損壞，應(yīng)以舊換新，如遺失應(yīng)由個人或部門賠償或自購。 ㈢ 綜合辦公室制定領(lǐng)用管理基準(zhǔn)（如圓珠筆每月發(fā)放一支），并可隨部門或人員的工作調(diào)整發(fā)放數(shù)量和發(fā)放時間?！皞€人領(lǐng)用”系個人使用保管用品，如圓珠筆、橡皮；“部門領(lǐng)用”系本部門共同使用用品如辦公設(shè)備和打孔機(jī)、大型訂書機(jī)、裝訂機(jī)等。 5．必需品、不易采購或耗用量大者應(yīng)酌量庫存；綜合辦公室無法采購的特殊辦公用品，可以經(jīng)綜合辦公室授權(quán)需求部門自行采購。采購時，應(yīng)在電話上要求送貨，在綜合辦公室驗收。 3．辦公用品《合格供方名冊》主要包括大型 商場、超市和個體文具專業(yè)批發(fā)商。采購時，必須在辦公用品《合格供方名冊》中選擇。 ㈢ 總經(jīng)理審批后，由行政主管負(fù)責(zé)采購。 ㈡ 行政主管匯總各職能部門的《辦公用品需求計劃表》后，兩日內(nèi)填寫《辦公用品采購申請單》，交綜合辦公室主任審核后，報總經(jīng)理審批。 公司辦公設(shè)備的管理同時執(zhí)行公司固定資產(chǎn)管理相關(guān)規(guī)定。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 ７ 辦公用品管理制度 第一條 為規(guī)范辦公用品的管理，降低管理費用成本，特制訂本制度。辦結(jié)報告審核合格后，專項或綜合報送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。 5．承辦部門將辦理完畢，具有查考和保存價值的工作材料，按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集、整理、立卷，按時移交檔案室保存。 3．各承辦部門對有明確辦結(jié)期限的，應(yīng)按期辦結(jié)；一般文件或一般會議議題的督辦應(yīng)在 3個工作日辦結(jié)；沒有明確辦結(jié)期限的，一般應(yīng)在 7 工作日報告辦理結(jié)果；如遇特殊情況不能按時辦結(jié)時，應(yīng)及時報告辦理情況，申請延期，經(jīng)立項審批人批準(zhǔn)后按新的期限抓緊辦理。 ㈡檢查催辦 1．《督辦通知單》發(fā)出后，督辦部門負(fù)責(zé)人要采取多種形式及時檢查、了解貫徹落實情況，并督促承辦單位按規(guī)定寫出辦理結(jié)果。 3．督辦立項應(yīng)填寫《督辦通知單》，并按性質(zhì)分別進(jìn)行登記編號。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 ６ 第六條 督察督辦程序 ㈠立項下達(dá) 1．需要綜合辦公室督察督辦的事項，由總經(jīng)理批示后立項下達(dá)，綜合辦公室負(fù)責(zé) 全程督辦。 ㈢自辦：不宜轉(zhuǎn)辦的督察事項，由綜合辦公室自行辦理或組織有關(guān)部門協(xié)助辦理。 ㈡協(xié)辦：涉及若干部門的督察事項，指定牽頭部門負(fù)責(zé)，并做好協(xié)調(diào)工作。 ㈡各部門負(fù)責(zé)人對以下重要事項落實情況進(jìn)行督促檢查，內(nèi)容主要包括： 1．公司分派的屬本部門工作范圍內(nèi)的重要工作部署、文件、傳真、電話的貫徹執(zhí)行情況； 2．公司各項辦公會議決定的重要工作或重要事項的落實情況； 3．公司領(lǐng)導(dǎo)的指示、批示和交辦事項的辦理情況； 4．本部門工作關(guān)鍵性和重要性級別較高的事項的辦理和落實情況。 ㈣督察工作應(yīng)堅持實事求是的原則，深入實際，全面準(zhǔn)確地了解和反饋真實情況；堅持分級負(fù)責(zé)，歸口辦理原則，充分發(fā)揮各級職能部門的作用。 ㈡各部門負(fù)責(zé)人是本部門承辦督