【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 銷(xiāo)售合同時(shí)使用，由法人代表或法人代表授權(quán)的相關(guān)人員負(fù)責(zé)審批，見(jiàn)《合同評(píng)審審批記錄》后用印。 4．財(cái)務(wù)專(zhuān)用章：由財(cái)務(wù)部簽署支票時(shí)使用。 5．發(fā)票專(zhuān)用章：由財(cái)務(wù)部對(duì)外收取各種款項(xiàng)，提供票據(jù)時(shí)使用。 6．法人代表專(zhuān)用章：由財(cái)務(wù)部出具支票時(shí)使用；對(duì)外簽署經(jīng)濟(jì)合同時(shí)由財(cái)務(wù)部見(jiàn)《合同評(píng)審審批記錄》使用。 7．公司項(xiàng)目部印章：由項(xiàng)目經(jīng)理代表項(xiàng)目部簽署現(xiàn)場(chǎng)簽證意見(jiàn)或處理權(quán)責(zé)范圍內(nèi)的零星事務(wù)時(shí)使用。 8．預(yù)決算專(zhuān)用章：由成本合約部簽署部門(mén)審查意見(jiàn)時(shí)使用。 ㈢ 使用印鑒時(shí) ,保管人應(yīng)對(duì)蓋印的文書(shū)內(nèi)容、手 續(xù)、格式把關(guān)檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，妥善解決。 ㈣ 嚴(yán)禁在空白的信箋、介紹信、合同上用印。 ㈤ 印鑒保管人長(zhǎng)期外出時(shí)須將印鑒妥善移交，以免貽誤工作。 ㈥ 嚴(yán)禁將印鑒帶出公司，如特殊情況必須帶出公司時(shí)，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，雙人同行辦理。 第七條 處罰規(guī)定 未按本制度要求使用、保管印鑒，造成丟失、盜用、仿制等，依情節(jié)輕重，對(duì)責(zé)任者分別進(jìn)行批評(píng)教育、行政處分、經(jīng)濟(jì)處罰直至追究法律責(zé)任。 第八條 本制度由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋?zhuān)园l(fā)布之日起施行。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) １２ 會(huì)議管理制度 第一條 為進(jìn)一步規(guī)范公司 內(nèi)部管理，促進(jìn)公司內(nèi)部溝通與信息傳遞，根據(jù)公司實(shí)際運(yùn)作需要，制定本制度。 第二條 會(huì)議管理總則 ㈠會(huì)議應(yīng)盡可能精簡(jiǎn)，能通過(guò)正常工作制度、流程處理的問(wèn)題不通過(guò)會(huì)議解決，無(wú)關(guān)的部門(mén)與人員一律不參加會(huì)議，以保證各業(yè)務(wù)部門(mén)及工作人員有充分的工作時(shí)間按照制度與常規(guī)辦公。 ㈡會(huì)議目標(biāo)要明確，例行會(huì)議依例會(huì)的要求組織，專(zhuān)題會(huì)議一般由會(huì)議主持人或組織部門(mén)寫(xiě)出提綱，列明要解決的問(wèn)題、議程、會(huì)議擬達(dá)到的目標(biāo)、要求與會(huì)人員準(zhǔn)備的材料與資料。 ㈢各種會(huì)議一般由綜合辦公室安排聯(lián)系，根據(jù)會(huì)議重要程度，對(duì)出席人員要提前一天以上發(fā)出書(shū)面或口頭通知 ，以備會(huì)議出席者能安排好工作。 ㈣會(huì)議中，對(duì)需要解決的問(wèn)題要明確解決的方法、責(zé)任人、目標(biāo)和期限，避免議而不決，不了了之。 第三條 會(huì)議分類(lèi) 公司的會(huì)議可以分為總經(jīng)理辦公會(huì)、部門(mén)聯(lián)席會(huì)議、專(zhuān)題會(huì)、員工大會(huì)。 第四條 總經(jīng)理辦公會(huì) ㈠總經(jīng)理辦公會(huì)通常于每周二上午 9： 00～ 12:00 召開(kāi)，由總經(jīng)理主持，公司副總、總監(jiān)及綜合辦公室主任等人員參加。特殊情況，則以綜合辦公室通知為準(zhǔn)。 ㈡會(huì)議主要內(nèi)容為： 1． 匯總、溝通公司各業(yè)務(wù)層面的工作進(jìn)展情況； 2． 協(xié)調(diào)、落實(shí)下一階段工作計(jì)劃； 3． 審議、決定公司重大事項(xiàng)。 ㈢會(huì)議一般不對(duì)單項(xiàng)具體問(wèn)題的處理進(jìn) 行深入探討，對(duì)會(huì)上提出的問(wèn)題可確定時(shí)間組織召開(kāi)專(zhuān)門(mén)會(huì)議研究解決。 ㈣會(huì)議由綜合辦公室負(fù)責(zé)記錄并在會(huì)后及時(shí)整理、發(fā)布會(huì)議紀(jì)要。 ㈤綜合辦公室負(fù)責(zé)對(duì)已簽發(fā)的會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行落實(shí)、督辦與催辦，將會(huì)議決定事項(xiàng)的落實(shí)結(jié)果及時(shí)匯報(bào)總經(jīng)理，并在下次總經(jīng)理辦公會(huì)上通報(bào)。 ㈥綜合辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要的存檔。 第五條 部門(mén)聯(lián)席會(huì)議 ㈠部門(mén)聯(lián)席會(huì)議通常于每月 1 號(hào)上午 9： 00～ 12:00 召開(kāi)，由副總經(jīng)理主持，各部門(mén)負(fù)責(zé)人以上人員參加。特殊情況，則以綜合辦公室通知為準(zhǔn)。 ㈡會(huì)議主要內(nèi)容為： 1．傳達(dá)公司有關(guān)文件及精神； 2．各部門(mén)負(fù)責(zé)人 匯報(bào)本部門(mén)上月工作情況、本月工作計(jì)劃及需提請(qǐng)公司協(xié)調(diào)解決的問(wèn)題； 3．由副總經(jīng)理對(duì)各部門(mén)的上月工作情況進(jìn)行講評(píng)，對(duì)本月工作計(jì)劃進(jìn)行布置和安排； GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) １３ 4． 其他需要解決的問(wèn)題。 ㈣部門(mén)聯(lián)席會(huì)議由綜合辦公室負(fù)責(zé)記錄及時(shí)整理、提交會(huì)議紀(jì)要。 ㈤各部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)已確定的內(nèi)容進(jìn)行落實(shí)、督辦，將落實(shí)結(jié)果及時(shí)匯報(bào)副總經(jīng)理，并在下次部門(mén)聯(lián)席會(huì)議上通報(bào)。 第六條 專(zhuān)題會(huì) ㈠專(zhuān)題會(huì)主要是研究解決工作中出現(xiàn)的單一問(wèn)題。 ㈡專(zhuān)題會(huì)議的與會(huì)人員包括會(huì)議召集人、相關(guān)部門(mén)、有關(guān)人員及特邀人員等。 ㈢專(zhuān)題會(huì)會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議組織人于會(huì)后 1～ 3 日內(nèi)完成并由主持人 簽發(fā)，抄送各與會(huì)單位、部門(mén)備查。 第七條 員工大會(huì) ㈠出席人員：本公司全體員工。 ㈡會(huì)議時(shí)間：通常每半年召開(kāi)一次，具體時(shí)間以綜合辦公室通知為準(zhǔn)。 ㈢會(huì)議主要內(nèi)容： 1．傳達(dá)關(guān)系到全體員工切身利益的重要事項(xiàng)； 2．傳達(dá)公司重要決策、有關(guān)文件及精神； 3．總結(jié)前段時(shí)間工作，部署今后工作； 4．表?yè)P(yáng)先進(jìn)，鞭策后進(jìn)； 5．其他應(yīng)提交員工大會(huì)的事項(xiàng)。 ㈣員工大會(huì)由總經(jīng)理主持召開(kāi)，由綜合辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議的組織、服務(wù)、記錄。 第八條 會(huì)議要求 ㈠出席會(huì)議人員于會(huì)議前安排好工作，會(huì)議期間其他人如無(wú)特殊情況，不得進(jìn)入會(huì)場(chǎng)找人、談事。如有來(lái)訪客 人或來(lái)訪電話，安排適當(dāng)人員做好接待記錄，待會(huì)后再通知當(dāng)事人處理。如遇急事必須當(dāng)事人親自接待時(shí)，應(yīng)先得到會(huì)議召集者的允許，由其通知有關(guān)人員離開(kāi)會(huì)場(chǎng)，并盡量不影響會(huì)議進(jìn)程與發(fā)言，以維護(hù)會(huì)議正常進(jìn)行。 ㈡與會(huì)者需遵守會(huì)場(chǎng)紀(jì)律，尊重他人發(fā)言，充分闡明自己的觀點(diǎn)，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至振動(dòng)檔，以維護(hù)會(huì)議正常進(jìn)行。 ㈢各部門(mén)會(huì)議不應(yīng)安排在公司例會(huì)同期召開(kāi)（與會(huì)人員不發(fā)生時(shí)間上的沖突除外），應(yīng)堅(jiān)持小會(huì)服從大會(huì)、局部服從整體的原則。 第九條 綜合辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議室管理工作。 第十條 本制度由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋?zhuān)园l(fā)布之日施行。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) １４ 工作環(huán)境和辦公設(shè)施管理辦法 第一條 目的 為了對(duì)工作環(huán)境和辦公設(shè)施進(jìn)行有效管理，為員工提供基本的辦公條件和創(chuàng)造一個(gè)良好的工作氛圍，制定本辦法。 第二條 綜合辦公室負(fù)責(zé)公司辦公場(chǎng)所工作環(huán)境和辦公設(shè)施的歸口管理；各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)內(nèi)工作環(huán)境和辦公設(shè)施維護(hù)；各項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本項(xiàng)目?jī)?nèi)工作環(huán)境和辦公設(shè)施的管理。 第三條 辦公設(shè)施的安全和維護(hù) ㈠辦公室負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域內(nèi)的辦公桌、椅子、玻璃隔斷、沙發(fā)、茶幾、文件柜、飲水機(jī)、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、辦公電話、投影儀、掃描儀、照明燈具和其他必備的辦公用具的有形管理，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。 ㈡辦公區(qū)域內(nèi)的 各種辦公用具是公司工作環(huán)境的重要組成部分，員工應(yīng)愛(ài)惜使用和妥善保管，需要維修和更換時(shí)，及時(shí)通知辦公室辦理相關(guān)手續(xù)，不準(zhǔn)擅自維修和更換。 ㈢ 各部門(mén)應(yīng) 將本部門(mén)范圍內(nèi)的辦公用具分配管理，對(duì)于共用的辦公用具責(zé)成 專(zhuān)人 管理；公司內(nèi)共用的辦公用具由辦公室負(fù)責(zé)管理。 ㈣ 辦公區(qū)域內(nèi)的各種辦公用具的擺放應(yīng)符合辦公室的規(guī)劃，如部門(mén)內(nèi)部有調(diào)整，應(yīng)提交調(diào)整方案和申請(qǐng)表，經(jīng)辦公室批準(zhǔn)后實(shí)施。公共區(qū)域內(nèi)辦公設(shè)施由辦公室統(tǒng)一安排調(diào)整，否則不得隨意移動(dòng)。 ㈤辦公區(qū)域內(nèi)裝飾性植物、圖畫(huà)、掛件等可由辦公室根據(jù)季節(jié)變化、實(shí)際需要、領(lǐng)導(dǎo)安排等情況進(jìn) 行統(tǒng)一調(diào)整，員工應(yīng)愛(ài)護(hù)和珍惜。 第四條 辦公條件與環(huán)境衛(wèi)生 ㈠公司努力為員工創(chuàng)造舒適、美觀、整潔、衛(wèi)生的辦公條件，滿足員工日常辦公需求和提高員工的工作滿意度。 ㈡各部門(mén)須有充分的光線，光線須有適宜的分布，并避免眩目及閃動(dòng)，各工作場(chǎng)所的窗戶及照明器具的透光部分，均須保持清潔。 ㈢各工作場(chǎng)所須保持適當(dāng)?shù)臏囟?，并根?jù)不同季節(jié)予以調(diào)節(jié)；各工作場(chǎng)所須保持空氣流通。 ㈣公司為員工提供清潔的飲用水。 ㈤洗手間及其他衛(wèi)生設(shè)施，必須保持清潔。 ㈥ 垃圾、廢棄物、污物的清除，應(yīng)符合衛(wèi)生的要求，放置于指定的范圍內(nèi)。 ㈦ 各部門(mén)負(fù)責(zé)安排值日人 員，每天早晨清理本部門(mén)辦公環(huán)境，公司每位員工都應(yīng)自覺(jué)保持辦公環(huán)境的優(yōu)雅整潔。 ㈧ 辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查各部門(mén)環(huán)境衛(wèi)生保持情況。 第五條 辦公秩序 ㈠員工應(yīng)自覺(jué)遵守辦公秩序，不得在辦公室內(nèi)高聲喧嘩、嬉笑打鬧、聊天（包括網(wǎng)絡(luò)聊天）和做與工作無(wú)關(guān)事情。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) １５ ㈡ 禁止在辦公室聚餐、吸煙、打牌、下棋、玩游戲（包括網(wǎng)絡(luò)游戲）。 ㈢ 接、打電話注意文明禮貌，接待來(lái)訪客人應(yīng)注重禮節(jié)，且盡量不影響他人正常辦公，必要時(shí)到會(huì)議室或單獨(dú)的房間。 第六條 工作氛圍 ㈠ 公司堅(jiān)持以人為本，尊重員工，努力創(chuàng)造一種和諧、平等、民主、公開(kāi)的工作氛圍。 ㈡ 公司倡導(dǎo)團(tuán)隊(duì)精神 和團(tuán)結(jié)協(xié)作，鼓勵(lì)各級(jí)員工之間積極配合、主動(dòng)溝通，充分發(fā)揮每位員工的主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性，促進(jìn)員工個(gè)人發(fā)展與公司發(fā)展相一致，使公司成為員工發(fā)展和成長(zhǎng)的沃土。 ㈢公司實(shí)施有效的競(jìng)爭(zhēng)和激勵(lì)機(jī)制，讓員工有積極參與的機(jī)會(huì)， 使公司成為員工發(fā)展和成長(zhǎng)的沃土，員工是公司發(fā)展壯大的財(cái)富和資本。 第七條 重要辦公設(shè)施的使用 ㈠ 計(jì)算機(jī)的使用：執(zhí)行《計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)管理辦法》。 ㈡ 打印機(jī)的使用： 1．除特殊崗位的人員需要配備專(zhuān)用打印機(jī)外，其他人員均使用網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)。 2． 員工在確認(rèn)需打印文件內(nèi)容正確無(wú)誤，打印格式符合要求， 打印機(jī)在正常狀態(tài)，紙張符 合打印要求 后，再執(zhí)行打印，禁止同樣內(nèi)容重復(fù)打印。 ３．在打印過(guò)程中，禁止強(qiáng)制關(guān)機(jī)、插拔打印機(jī)電源線和數(shù)據(jù)線，禁止無(wú)人監(jiān)控打印。如打印半途終止，應(yīng)及時(shí)查看原因，排除故障，并取消打印命令，重新打印。 4．打印結(jié)束后，應(yīng)登記打印內(nèi)容和頁(yè)數(shù)，并整理打印機(jī)臺(tái)面，確保整齊和規(guī)范。 5．辦公室負(fù)責(zé)每天檢查打印機(jī)色帶、硒鼓或墨盒的使用情況，負(fù)責(zé)清理廢紙和衛(wèi)生管理，負(fù)責(zé)監(jiān)督員工打印工作。 ㈢ 復(fù)印機(jī)的使用： 1．復(fù)印機(jī)為公共使用辦公設(shè)備，由辦公室負(fù)責(zé)日常管理和維護(hù)，監(jiān)督員工復(fù)印工作。 2．員工進(jìn)行復(fù)印時(shí)，應(yīng)由辦公室專(zhuān)職人員指導(dǎo) 進(jìn)行，不得擅自開(kāi)機(jī)和復(fù)印，重要資料由辦公室專(zhuān)職人員親自復(fù)印，確保質(zhì)量，避免浪費(fèi)。 3．屬公司“秘密”級(jí)別的資料和公司制度規(guī)定不許復(fù)印的文件、資料，嚴(yán)禁擅自復(fù)印和攜帶外出復(fù)印。 4．辦公室專(zhuān)職管理人員每天應(yīng)檢查一下油墨使用情況和紙張用量，并把復(fù)印機(jī)設(shè)置到節(jié)電狀態(tài)，下班后及時(shí)關(guān)機(jī)。 ㈣ 電話機(jī)的使用： 1．公司為方便各部門(mén)聯(lián)系公務(wù)均配備了固定電話。員工不得隨意撥打私人電話，緊急情況使用時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格控制時(shí)間。 2．公司電話均不得開(kāi)通國(guó)際長(zhǎng)話，控制開(kāi)通國(guó)內(nèi)直撥業(yè)務(wù)的電話數(shù)量；接打電話要簡(jiǎn)潔明了，嚴(yán)禁長(zhǎng)時(shí)間占用電話。 3．員工應(yīng)愛(ài)惜使用各種電話設(shè)備，不準(zhǔn)隨意拆卸和移位，不準(zhǔn)拿著固定電話機(jī)走動(dòng)接打電話。 4．辦公室應(yīng)定期檢查和維修電話機(jī)，定期消毒，通過(guò)查詢清單和采取相關(guān)措施防范電話費(fèi)異 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) １６ 常、通話方異常等情況的發(fā)生。 ㈤ 投影儀的使用： 1．投影儀是演示講稿、幻燈片和其他影像文本的專(zhuān)用設(shè)備，供公司各種會(huì)議或展示成果時(shí)使用，嚴(yán)禁用于娛樂(lè)和消遣。 2．綜合辦公室指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)投影儀的日常管理和維護(hù)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)使用者正確接插線路和開(kāi)啟使用。 3．管理人員應(yīng)定期擦拭鏡頭和機(jī)身，清掃簾幕，保持清潔狀態(tài)。 4．管理人員應(yīng)熟練掌握操作規(guī)程，嚴(yán)格按照 規(guī)程開(kāi)關(guān)設(shè)備和調(diào)整影像，禁止非專(zhuān)業(yè)人士調(diào)整鏡頭和設(shè)置。 ㈥傳真機(jī)的使用： 1．傳真機(jī)主要是公司對(duì)外聯(lián)系公務(wù)時(shí)使用，私人事務(wù)不得用公司傳真機(jī)。 2．公司各部門(mén)使用傳真機(jī)收發(fā)文件要登記，行政主管負(fù)責(zé)監(jiān)督使用情況。 3．傳真機(jī)一般不得作電話機(jī)掛長(zhǎng)途電話使用。因特殊情況需用傳真機(jī)掛接長(zhǎng)途電話時(shí)，須經(jīng)行政主管同意后方可使用，并由管理人員登記。 4．綜合辦公室設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理傳真機(jī)，管理人員應(yīng)熟悉傳真機(jī)的操作規(guī)程和基本的維護(hù)、維修方法。 5．管理人員應(yīng)每天檢查傳真機(jī)使用狀態(tài)和傳真紙用量，保證有人時(shí)人工狀態(tài)，無(wú)人時(shí)自動(dòng)狀態(tài) ；需要維修時(shí)及時(shí)聯(lián)系專(zhuān)業(yè)人員維修。 6．公司員工自覺(jué)遵守傳真機(jī)使用要求，及時(shí)登記，接受監(jiān)督。 ㈦ 空調(diào)的使用： 1．各部門(mén)辦公室由公司統(tǒng)一裝配空調(diào)機(jī)，綜合辦公室負(fù)責(zé)根據(jù)各部室空間狀況，選擇適宜容量的空調(diào)，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后采購(gòu)。 2．綜合辦公室應(yīng)安排空調(diào)銷(xiāo)售或安裝單位現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)各部室員工，使員工掌握空調(diào)的正確操作方法和注意事項(xiàng)；綜合辦公室根據(jù)各種空調(diào)說(shuō)明書(shū)整理簡(jiǎn)明操作流程，張貼在空調(diào)附近，部門(mén)負(fù)責(zé)人組織本部門(mén)員工學(xué)習(xí)掌握。 3．各部門(mén)員工應(yīng)遵守空調(diào)使用規(guī)定，按照正確操作規(guī)程操作，愛(ài)惜使用，注意維護(hù)和檢修。 4．空調(diào) 出現(xiàn)故障或異常情況，及時(shí)通知綜合辦公室處理，嚴(yán)禁擅自拆卸空調(diào)部件。 5．綜合辦公室負(fù)責(zé)定期組織檢修或清洗空調(diào)部件，長(zhǎng)時(shí)間不用時(shí)應(yīng)斷電處理，并用空調(diào)防護(hù)罩保護(hù)。 6．開(kāi)啟空調(diào)前應(yīng)檢查電源狀態(tài)，門(mén)窗應(yīng)及時(shí)關(guān)閉，空調(diào)溫度設(shè)置合理，不能過(guò)高（冬季）或過(guò)低（夏季），設(shè)置在 22℃ ~25℃為宜。 7．房間內(nèi)長(zhǎng)時(shí)間無(wú)人時(shí)要關(guān)閉空調(diào)，下班后最后離開(kāi)的員工檢查空調(diào)狀態(tài)，負(fù)責(zé)關(guān)閉空調(diào)和切斷電源。 8．員工應(yīng)建立節(jié)約用電觀念，合理使用空調(diào)和各種用電設(shè)備。 GMS 管理體系文件之三