【正文】 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) ５ 督察督辦管理辦法 第一條 為改進(jìn)公司的工作作風(fēng)，完善政務(wù)監(jiān)督機(jī)制，提高工作質(zhì)量和辦事效率，保證政令暢通及各項(xiàng)決策的貫徹落實(shí)，特制訂本辦法。 第二條 本辦法適用于公司重要決策、工作部署和行政指令的督察督辦管理。 第三條 職責(zé) ㈠公司綜合辦公室是督察督辦工作的主控部門，負(fù)責(zé)公司重要決策、工作部署和行政指令的貫徹、部署、督察督辦、檢查總結(jié)和反饋工作。 ㈡各部門負(fù)責(zé)人是本部門承辦督辦事項(xiàng)的直接責(zé)任者，應(yīng)認(rèn)真安排部署，合理調(diào)配有限的資源，完成委派的工作和任務(wù)，配合綜合辦公室的督察督辦工作。 ㈢各部門工作人員應(yīng)認(rèn) 真負(fù)責(zé)的完成部門領(lǐng)導(dǎo)分派的工作，接受各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和檢查，及時(shí)匯報(bào)工作進(jìn)展。 ㈣督察工作應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，深入實(shí)際，全面準(zhǔn)確地了解和反饋真實(shí)情況；堅(jiān)持分級(jí)負(fù)責(zé)，歸口辦理原則，充分發(fā)揮各級(jí)職能部門的作用。 第四條 督察督辦工作內(nèi)容 ㈠綜合辦公室負(fù)責(zé)對(duì)以下事項(xiàng)落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查，內(nèi)容主要包括： 1．總經(jīng)理辦公會(huì)議、專題會(huì)議及其他會(huì)議決定的重要工作或重要事項(xiàng)的落實(shí)情況； 2．以本公司名義下發(fā)的重要文件、工作部署的貫徹落實(shí)情況； 3．政府各相關(guān)部門關(guān)于行政、黨務(wù)方面的文件、傳真、電話及聯(lián)系有關(guān)事項(xiàng)的辦復(fù)情況； 4．公司高管領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)布置的需要委派其他部門完成的重要工作。 ㈡各部門負(fù)責(zé)人對(duì)以下重要事項(xiàng)落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查，內(nèi)容主要包括： 1．公司分派的屬本部門工作范圍內(nèi)的重要工作部署、文件、傳真、電話的貫徹執(zhí)行情況； 2．公司各項(xiàng)辦公會(huì)議決定的重要工作或重要事項(xiàng)的落實(shí)情況； 3．公司領(lǐng)導(dǎo)的指示、批示和交辦事項(xiàng)的辦理情況； 4．本部門工作關(guān)鍵性和重要性級(jí)別較高的事項(xiàng)的辦理和落實(shí)情況。 第五條 督察督辦的方式 ㈠轉(zhuǎn)辦：對(duì)需要職能部門辦理的事項(xiàng)，將領(lǐng)導(dǎo)批示、要求等填入《工作聯(lián)系單》，直接送交責(zé)任部門負(fù)責(zé)人，進(jìn)行書面交接。 ㈡協(xié)辦：涉及若干部門的督察事項(xiàng)，指定牽頭部門負(fù)責(zé)，并做好協(xié)調(diào)工作。牽頭部門對(duì)協(xié)辦部門有統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的權(quán)利，協(xié)辦部門有義務(wù)配合和積極完成任務(wù)。 ㈢自辦：不宜轉(zhuǎn)辦的督察事項(xiàng)，由綜合辦公室自行辦理或組織有關(guān)部門協(xié)助辦理。 ㈣督察督辦與調(diào)研相結(jié)合：督察督辦事項(xiàng)下達(dá)后，綜合辦公室要通過多種方式，跟蹤了解落實(shí)情況，及時(shí)溝通信息，適時(shí)催辦，并及時(shí)反饋進(jìn)展情況；事項(xiàng)完成后責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)會(huì)同綜合辦公室向主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) ６ 第六條 督察督辦程序 ㈠立項(xiàng)下達(dá) 1．需要綜合辦公室督察督辦的事項(xiàng)，由總經(jīng)理批示后立項(xiàng)下達(dá)，綜合辦公室負(fù)責(zé) 全程督辦。 2．需要各部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行督察督辦的事項(xiàng)，由分管副總批示立項(xiàng)下達(dá)，責(zé)任部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)全程督辦。 3．督辦立項(xiàng)應(yīng)填寫《督辦通知單》，并按性質(zhì)分別進(jìn)行登記編號(hào)。承辦部門應(yīng)實(shí)行回執(zhí)制度，嚴(yán)格交接手續(xù)。 ㈡檢查催辦 1．《督辦通知單》發(fā)出后，督辦部門負(fù)責(zé)人要采取多種形式及時(shí)檢查、了解貫徹落實(shí)情況，并督促承辦單位按規(guī)定寫出辦理結(jié)果。 2．接到《督辦通知單》后，各承辦單位要高度重視，認(rèn)真研究，明確承辦人員，采取切實(shí)措施，狠抓工作落實(shí)，并按時(shí)限要求將落實(shí)情況形成書面材料及時(shí)上報(bào)督辦人員審核，上報(bào)的內(nèi)容要真實(shí)、準(zhǔn) 確、具體、簡(jiǎn)明，一事一文，經(jīng)承辦負(fù)責(zé)人簽字后呈報(bào)。 3．各承辦部門對(duì)有明確辦結(jié)期限的，應(yīng)按期辦結(jié)；一般文件或一般會(huì)議議題的督辦應(yīng)在 3個(gè)工作日辦結(jié)；沒有明確辦結(jié)期限的，一般應(yīng)在 7 工作日?qǐng)?bào)告辦理結(jié)果；如遇特殊情況不能按時(shí)辦結(jié)時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告辦理情況，申請(qǐng)延期，經(jīng)立項(xiàng)審批人批準(zhǔn)后按新的期限抓緊辦理。 4．催辦情況要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行綜合反饋，重要或緊急情況要專項(xiàng)及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。 5．承辦部門將辦理完畢，具有查考和保存價(jià)值的工作材料，按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集、整理、立卷，按時(shí)移交檔案室保存。 6．督辦人員要認(rèn)真審核承辦部門的辦結(jié) 報(bào)告，不符合要求的，通知承辦單位進(jìn)行補(bǔ)辦或重新辦理。辦結(jié)報(bào)告審核合格后，專項(xiàng)或綜合報(bào)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。 第七條 本制度由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋，自公布之日起施行。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) ７ 辦公用品管理制度 第一條 為規(guī)范辦公用品的管理，降低管理費(fèi)用成本，特制訂本制度。 第二條 本制度所稱辦公用品分為消耗品、管理消耗品、管理用品和辦公設(shè)備四類： ㈠ 消耗品：鉛筆、刀片、膠水、膠帶、糨糊、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、筆記本、復(fù)寫紙、卷宗、標(biāo)簽、便條紙、信紙、橡皮擦、夾子、印油、圓珠筆、書釘?shù)龋? ㈡ 管理 消耗品：簽字筆、水彩筆、筆式擦、熒光筆、涂改液、電池等； ㈢ 管理用品：剪刀、美工刀、訂書機(jī)、打孔機(jī)、算盤、鋼筆、打碼機(jī)、姓名章、日期戳、計(jì)算器、印泥、打印臺(tái)等； ㈣ 辦公設(shè)備：計(jì)算機(jī)及外部設(shè)備、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、攝像機(jī)、投影儀等。 公司辦公設(shè)備的管理同時(shí)執(zhí)行公司固定資產(chǎn)管理相關(guān)規(guī)定。 第三條 辦公用品的采購(gòu)管理 ㈠ 每月 28 日，公司各職能部門的負(fù)責(zé)人將填寫好的《辦公用品需求計(jì)劃表》簽字后，送達(dá)行政主管。 ㈡ 行政主管匯總各職能部門的《辦公用品需求計(jì)劃表》后，兩日內(nèi)填寫《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單》，交綜合辦公室主任審核后，報(bào)總經(jīng)理審批?！掇k公用品需求計(jì)劃表》應(yīng)有“年度總預(yù)算”、“上月累計(jì)”、“本月金額”、“本月累計(jì)及占總預(yù)算的比例”等欄目。 ㈢ 總經(jīng)理審批后，由行政主管負(fù)責(zé)采購(gòu)。 ㈣ 采購(gòu)過程要求 1．行政主管必須建立辦公用品《合格供方名冊(cè)》，《合格供方名冊(cè)》須經(jīng)綜合辦公室主任審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。采購(gòu)時(shí)，必須在辦公用品《合格供方名冊(cè)》中選擇。 2．部分新、特、進(jìn)口辦公用品，現(xiàn)有合格供方不能提供，必須在其他供應(yīng)商處購(gòu)買時(shí)，應(yīng)將該供方補(bǔ)充進(jìn)辦公用品《合格供方名冊(cè)》。 3．辦公用品《合格供方名冊(cè)》主要包括大型 商場(chǎng)、超市和個(gè)體文具專業(yè)批發(fā)商。 4．采購(gòu)前，必須填寫《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單》，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可采購(gòu)。采購(gòu)時(shí)，應(yīng)在電話上要求送貨，在綜合辦公室驗(yàn)收。除特殊情況，一般不允許用車外出采購(gòu)。 5．必需品、不易采購(gòu)或耗用量大者應(yīng)酌量庫(kù)存；綜合辦公室無法采購(gòu)的特殊辦公用品，可以經(jīng)綜合辦公室授權(quán)需求部門自行采購(gòu)。 第四條 發(fā)放、領(lǐng)用與保管 ㈠ 辦公用品分為個(gè)人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種?！皞€(gè)人領(lǐng)用”系個(gè)人使用保管用品，如圓珠筆、橡皮；“部門領(lǐng)用”系本部門共同使用用品如辦公設(shè)備和打孔機(jī)、大型訂書機(jī)、裝訂機(jī)等。 ㈡ 消耗品可依據(jù)歷 史記錄（如以過去半年耗用平均數(shù)）、經(jīng)驗(yàn)法則（估計(jì)消耗時(shí)間）設(shè)定。 ㈢ 綜合辦公室制定領(lǐng)用管理基準(zhǔn)（如圓珠筆每月發(fā)放一支），并可隨部門或人員的工作調(diào)整發(fā)放數(shù)量和發(fā)放時(shí)間。管理消耗品文具應(yīng)限定人員使用，自第三次發(fā)放起，必須以舊品替換新品，消 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) ８ 耗品不在此限。 ㈣ 管理性辦公用品和辦公設(shè)備列入移交管理，如有故障或損壞，應(yīng)以舊換新，如遺失應(yīng)由個(gè)人或部門賠償或自購(gòu)。 ㈤ 辦公用品每月一日發(fā)放。但管理性辦公用品的請(qǐng)領(lǐng)不受上述時(shí)間限制。 ㈥ 綜合辦公室設(shè)立《辦公用品領(lǐng)用記錄卡》一張，由行政主管統(tǒng)一保管，于辦公用品領(lǐng)用時(shí)分別登 記，并控制辦公用品領(lǐng)用狀況?！掇k公用品領(lǐng)用記錄卡》為審核檢查項(xiàng)之一。 ㈦ 辦公用品嚴(yán)禁私用。 ㈧ 印刷品（如信紙、信封、表格??）除各部門特殊表單外，其印刷、保管均由綜合辦公室統(tǒng)一印刷、保管。 第五條 打字、復(fù)印耗材的使用 ㈠ 公司各部門要節(jié)約使用復(fù)印紙。行政主管要做好領(lǐng)用登記，每年年底公布一次。 ㈡ 復(fù)印時(shí)，要嚴(yán)格按照規(guī)程操作，并自覺登記。復(fù)印的作廢紙張，由打字員留存，當(dāng)作反面紙使用。 ㈢ 嚴(yán)禁復(fù)印與工作無關(guān)的資料，嚴(yán)禁私用復(fù)印紙，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司按 元 /頁計(jì)費(fèi)：行政主管報(bào)財(cái)務(wù)部經(jīng)理，在當(dāng)月工資中扣除 。 ㈣ 除了對(duì)外報(bào)送的文件資料，公司內(nèi)部的紙張必須正反面使用。 第六條 登記管理 ㈠ 行政主管月末、年末要盤點(diǎn)清查庫(kù)存，在滿足日常工作的前提下，盡量減少庫(kù)存量，使庫(kù)存量結(jié)構(gòu)合理化。年末綜合辦公室組織盤點(diǎn)辦公用品在各部門的使用情況，并依據(jù)經(jīng)綜合辦公室主任審批后的《辦公用品報(bào)損單》，及時(shí)調(diào)整《重要辦公用品登記卡》，做到反映實(shí)際庫(kù)存狀況及帳實(shí)相符。 ㈡ 每年 1 月 5日前，行政主管匯總?cè)甑霓k公用品實(shí)際耗用量和金額，分析與計(jì)劃預(yù)算的偏差情況，編制《年度辦公用品管理總結(jié)報(bào)告》，報(bào)綜合辦公室主任留存，并作為編制下一預(yù)算年 度的依據(jù)。 第七條 本制度由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) ９ 辦公用品管理流程圖 需求計(jì)劃 匯 總 采 購(gòu) 驗(yàn) 收 保 管 審核批準(zhǔn) 領(lǐng) 用 表 1 表 2 是否批準(zhǔn) 表 4 表 3 No Yes ???各部門 ???綜合辦公 室 ??行政主管 ???總經(jīng)理 ???綜合辦公室 ???各部門 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) １０ 印鑒管理制度 第一條 總 則 為保證印鑒使用的合法性、嚴(yán)肅性和可靠性，有效地維護(hù)公司利益，杜絕違法行為的發(fā)生，特制定本制度。 第二條 印鑒的范圍 本制度所包括的印鑒指： １、公司公章；２、鋼??；３、法定代表人章；４、法定代表人授權(quán)人章；５、各部室章；６、下屬子公司的公章； 各類專用章； 第三條 印鑒的刻制 ㈠ 公 司印鑒刻制均須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由綜合辦公室憑公司介紹信統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)辦理刻制手續(xù)。 ㈡ 印鑒的形體、規(guī)格、材質(zhì)、格式等應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定，數(shù)量符合公司的使用要求。 第四條 印鑒的啟用 ㈠ 綜合辦公室負(fù)責(zé) 印鑒的登記備案工作。 對(duì)所有 印鑒都要做好戳記，并留樣保存，以便備查。 ㈡ 印鑒啟用應(yīng)進(jìn)行告知聲明，注明啟用日期、發(fā)放單位、使用范圍和相關(guān)的注意事項(xiàng)。 第五條 印鑒的保管、交接和停用 ㈠ 公司印鑒必須分類由專人保管，并建立印鑒檔案。 1．公司的公章、鋼印和法人章等行政章由總經(jīng)理指定綜合辦公室專人管理； 2．公司財(cái)務(wù)章（包括財(cái)務(wù)專用章、合同專用章和發(fā)票專用章）由總經(jīng)理指定財(cái)務(wù)部專人管理； 3．各部門章由各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)保管； 4．公司下屬子公司各類章統(tǒng)一由子公司財(cái)務(wù)室管理。 ㈡ 印鑒保管須有記錄，注明印鑒名稱、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息。 ㈢ 印鑒保管必須安全可靠，公章、財(cái)務(wù)用帳等要放在保險(xiǎn)柜中保管。印鑒使用時(shí)，要隨用隨拿，用后歸位，嚴(yán)謹(jǐn)印鑒隨意放置和隨身攜帶。 ㈣ 印鑒移交須辦理手續(xù)，注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間、圖樣等信息。 ㈤ 有下列情況，印鑒須停用： 1．公司、下屬子公司或部門名稱改變； 2．下屬子公司或部門注（撤）銷； 3．上級(jí)部門通知改變印鑒圖樣； 4．印鑒印體損壞； 5．印鑒遺失或被竊，聲明作廢。 ㈥ 印鑒停用要提出處理辦法，并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，及時(shí)將停用印鑒封存或銷毀。 ㈦ 印鑒的銷毀須填寫《印鑒銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由兩名以上的人員進(jìn)行銷毀。 第六條 印鑒的使用 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) １１ ㈠ 使用范圍 1．以公司名義對(duì)外發(fā)文、開具介紹信、報(bào)送報(bào)表等一律加蓋公司公章或法人章； 2．以公司名義對(duì)內(nèi)行文或協(xié)議等，使用公司公章； 3．部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的行文，加蓋部門印 鑒； 4．凡屬經(jīng)濟(jì)合同類的蓋合同專用章，凡屬財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類的蓋財(cái)務(wù)專用章，屬票據(jù)類的加蓋發(fā)票專用章或財(cái)務(wù)專用章。 ㈡ 使用印鑒，實(shí)行審批制度，經(jīng)辦人填寫《用印申請(qǐng)單》，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后由印鑒保管部門用印。 公司印鑒的具體使用范圍如下： 1．公司行政印章：代表公司簽署決定、請(qǐng)示、報(bào)告、通知、通報(bào)、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要、證明等書面文件，公司對(duì)內(nèi)簽署勞動(dòng)合同時(shí)，由綜合辦公室見《用印申請(qǐng)單》使用。 2．公司合同專用章：由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理，對(duì)外簽署經(jīng)濟(jì)合同時(shí)，見《合同評(píng)審審批記錄》后用印。 3．銷售合同專用章：由 營(yíng)銷策劃部代表公司對(duì)外簽署