【正文】 GMS 管理體系文件之三 南通銀河投資開發(fā)有限公司 行政事務(wù)管理手冊 （第二稿） 受控狀態(tài)： 受 控 號： 持 有 人： 文件編號： YHTZ GMS－ 03A 發(fā)布日期： 2020 年 月 日 實施日期： 2020 年 月 日 編制人： 審核人： 批準(zhǔn)人： GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 １ 目 錄 手冊說明 ............................................................................................................. 2 1 行政管理 ........................................................................................................ 3 考勤管理制度 ............................................................................................ 3 督察督辦管理辦法 ..................................................................................... 5 辦公用品管理制度 ..................................................................................... 7 印鑒管理制度 .......................................................................................... 10 會議管理制度 .......................................................................................... 12 工作環(huán)境與辦公設(shè)施管理制度 .................................................................. 14 司服與胸卡管理制度 ................................................................................ 17 商務(wù)接待管理制度 ................................................................................... 19 固定資產(chǎn)管理制度 ................................................................................... 21 車輛和駕乘人員管理制度 ........................................................................ 23 2 信息、檔案管理 信息管理辦法 .......................................................................................... 26 檔案管理辦法 .......................................................................................... 28 工程檔案管理細則 ................................................................................. 30 文書檔案管理細則 ................................................................................. 35 聲像檔案管理細則 ................................................................................. 38 實物檔案管理細則 ................................................................................. 40 保密管理辦法 .......................................................................................... 41 文件管理制度 .......................................................................................... 43 公文行文規(guī)范 .......................................................................................... 46 計算機及網(wǎng)絡(luò)使用制度 ............................................................................ 50 3 安全生產(chǎn)管理制度 .......................................................................................... 51 4 法律事務(wù)管理辦法 .......................................................................................... 53 5 應(yīng)急事件處理辦法 .......................................................................................... 54 6 計劃管理實施辦法 .......................................................................................... 56 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 ２ 手 冊 說 明 手冊內(nèi)容 本手冊是公司為導(dǎo)入 GMS 管理模式，實施全面管理體系所編制而成，包括： —— 公司行政事務(wù)管理體系的范圍； —— 公司關(guān)于行政事務(wù)管理體系要求的所有制度、規(guī)程文件。 適用范圍 本手冊適用于公司、各部門的行政事務(wù)管理。 手冊管理 本手冊為公司受控文件，由總經(jīng)理批準(zhǔn)頒布施行。手冊管理的所有 相關(guān)事宜由綜合辦公室統(tǒng)一負責(zé)，未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，任何人不得將手冊提供給公司以外人員。手冊持有者調(diào)離工作崗位時，應(yīng)將手冊交還綜合辦公室，辦理核收登記。 手冊持有者： （ 1） 總經(jīng)理； （ 2） 副總經(jīng)理； （ 3） 總工程師； （ 4） 財務(wù)總監(jiān)； （ 5） 綜合辦公室； （ 6） 各職能部門經(jīng)理。 本手冊除持有人外，相關(guān)文件、規(guī)定應(yīng)發(fā)放至有關(guān)執(zhí)行人員，綜合辦公室做好復(fù)印和發(fā)放登記。 手冊持有者應(yīng)妥善保管手冊，不得損壞、丟失、隨意涂抹，嚴禁私自復(fù)印或轉(zhuǎn)借給其他公司或人員。 在手冊使用期間，如有修改建議，各部門負責(zé)人應(yīng)匯總 意見，及時反饋到綜合辦公室。綜合辦公室在每季度最后一個月的 28 日（節(jié)假日提前）對手冊的適應(yīng)性、有效性進行評審，必要時對手冊予以修改，執(zhí)行《 GMS 體系文件管理程序》的有關(guān)規(guī)定。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 ３ 1 行政管理 考勤管理制度 第一條 工作時間 ㈠ 根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，公司采用每周五天工作制，并按照國家發(fā)布的節(jié)假日公告進行放假。 ㈡ 公司每天的上下班時間為：上午 8： 30—— 12： 00，下午 2： 00—— 5： 30； ㈢ 綜合辦公室可根據(jù)情況需要安排各部門主管以上人員在公休日和節(jié)假日值班，值班人 員可安排換休。 第二條 考勤管理 ㈠ 公司的考勤管理由綜合辦公室負責(zé)，各部門的考勤管理由部門經(jīng)理或兼職考勤員負責(zé)； ㈡ 各部門必須指派責(zé)任心強的人員擔(dān)任考勤員，逐日認真記錄考勤情況。 第三條 考勤員職責(zé) ㈠ 按規(guī)定及時、認真、準(zhǔn)確地記錄考勤情況； ㈡ 如實向部門經(jīng)理反映本部門考勤中存在的問題； ㈢ 妥善保管各種休假憑證； ㈣ 整理考勤記錄，經(jīng)部門經(jīng)理審核后報綜合辦公室人事主管。 第四條 綜合辦公室人事主管在月初 5日前，結(jié)合績效考核情況，編制上月的考核報告和工資表，經(jīng)綜合辦公室主任總經(jīng)理 簽批審核后交財務(wù)部核發(fā)工資。 第五條 加班與換休 ㈠ 公司不鼓勵員工加班，因特殊原因需要加班的，必須到綜合辦公室辦理申請手續(xù)，經(jīng)部門經(jīng)理和綜合辦公室主任審核后執(zhí)行。 ㈡ 個人連續(xù)工作時間超過 3 小時以上方可計入加班，多人集體工作超過 2 個小時方可計入加班；加班按照半天計算，累計達到 7小時按照一天計算。 ㈢ 加班可以換休，由員工本人提出，部門經(jīng)理綜合考慮工作計劃情況進行審核，綜合辦公室主任復(fù)審執(zhí)行。 ㈣ 公司員工在法定節(jié)日加班（元旦、五一、十一、春節(jié)）按國家有關(guān)規(guī)定辦理。 第六條 事假 ㈠公司員工請事假必須提 前一天填寫《請假申請單》。無特殊情況不得用電話、便條、口信等方式請假；事后補填《請假申請單》。如果假期不夠應(yīng)提前辦理續(xù)假手續(xù)。 ㈡ 一般員工和主管請假 1天（含）內(nèi)，由部門經(jīng)理審批， 1天以上 3天（含）以內(nèi)由部門經(jīng)理簽署意見，報綜合辦公室主任批準(zhǔn)； 3 天以上由分管副總審批。部門經(jīng)理請假在 3 天以內(nèi)由分管副總經(jīng)理審批， 3 天以上由總經(jīng)理審批；副總經(jīng)理請假，由公司總經(jīng)理審批；事假經(jīng)審批后報綜合辦公室備案。 第七條 病假 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 ４ ㈠ 因病或因公受傷，憑正規(guī)醫(yī)院病休證明，到綜合辦公室辦理病假申請。 ㈡在公司工作五年以上的員工，年度 內(nèi)未因違反公司紀(jì)律受過處分的，每年享受 10 天的帶薪病假。因病住院期間，基薪和績效工資照發(fā)。帶薪病假在年終結(jié)算，病假當(dāng)月按照本制度相關(guān)條款執(zhí)行。 ㈢病假扣薪參見人力資源管理手冊薪酬管理制度相應(yīng)條款執(zhí)行。 第八條 工傷 因公負傷，因工致殘，持正規(guī)醫(yī)院診斷證明并經(jīng)綜合辦公室確認，可按工傷假記考勤，工傷期間工資照發(fā)。 第九條 婚假 員工結(jié)婚持結(jié)婚證書，享受婚假 3天。男女雙方都到晚婚年齡（男滿 25周歲、女滿 23周歲）者增加婚假到 10天。婚假一次性休完，期間基薪照發(fā)。 第八條 喪假 員工配偶、子女、父母或養(yǎng)父母、 外祖父母死亡，喪假 3天。 第九條 產(chǎn)假、計劃生育假 ㈠ 產(chǎn)假一般為 90天，雙胞胎產(chǎn)假為 105天，流產(chǎn)未滿 3個月的產(chǎn)假為 20天， 3個月以上 7個月以下的為 42天， 7個月以上的為 90天。產(chǎn)假應(yīng)產(chǎn)前產(chǎn)后連續(xù)計算。 ㈡ 女職工人妊 從四個月起做產(chǎn)前檢查到生產(chǎn)約 8— 10次，憑醫(yī)生出具證明適當(dāng)增加。每次檢查，根據(jù)醫(yī)院出具的產(chǎn)前檢查證明可享受 2— 4小時公假。 ㈢ 女員工計劃外生育，其休息時間以事假論處； 第十條 曠工管理 ㈠ 凡下列情況均以曠工論處： 1. 采取不正當(dāng)手段，涂改、騙取、偽造休假證明； 2. 未請假或請假 未被批準(zhǔn)，即不到崗； 3. 不服從工作調(diào)動，經(jīng)教育仍不到崗； 4. 打架斗毆、違紀(jì)致傷造成無法上崗； 5. 其他違規(guī)違紀(jì)行為造成缺勤。 ㈡ 曠工 1天以內(nèi)，按照日工資雙倍扣發(fā)基薪，不享受當(dāng)月績效工資；曠工 3天（含）以內(nèi)的，扣發(fā)半月基薪，不享受當(dāng)月績效工資；超過 3天的，當(dāng)月工資全部扣發(fā)，公司有權(quán)解除勞動關(guān)系。 第十一條 假期期間工資計發(fā)標(biāo)準(zhǔn)除有特別規(guī)定外，參照人力資源管理手冊薪酬管理辦法執(zhí)行。 第十二條 本制度未盡事宜按公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 第十三條 本制度解釋權(quán)歸綜合辦公室，自公布之日起施行。 GMS 管理體系文件之三