【正文】 GMS 管理體系文件之三 。 ㈣ 檔案的移交工作需嚴(yán)格按照檔案館的規(guī)定，定期向檔案館移交；并保留一份復(fù)印件以備查考。 ㈡ 檔案的鑒定工作，應(yīng)在公司主管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，由綜合辦公室和有關(guān)業(yè)務(wù)人員共同組成鑒定小組，按規(guī)定進(jìn)行。組織有關(guān)人員定期進(jìn)行保密工作檢查。 ㈢ 根據(jù)公司的有關(guān)規(guī)定，及時劃分并調(diào)整檔案密級，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，正確處理好利用和保密的關(guān)系。 第八條 檔案保密 ㈠ 檔案管理人員必須有嚴(yán)格的保密觀念，認(rèn)真 執(zhí)行公司的檔案制度，保證公司檔案的絕對安全。 ㈢ 借閱人員要愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞檔案資料，不準(zhǔn)私自拆檔復(fù)印。重要文件的借閱，需經(jīng)綜合辦公室主任批準(zhǔn)后由專人查閱。需要外借的檔案，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并按借閱期限歸還。 ㈥ 嚴(yán)格遵守檔案保密制度，努力做好檔案 保密工作。 ㈣ 調(diào)閱檔案要輕拿輕放，以減少檔案的機(jī)械磨損。 ㈢ 要注意控制檔案室的溫濕度，不斷改善保管條件。 第六條 檔案的保管 ㈠ 檔案室內(nèi)保管的檔案資料，要按門類和載體進(jìn)行科學(xué)的分類、排列、編號，要管理有序。 ㈦ 歸檔文件要按規(guī)定的次序系統(tǒng)排列，編制案卷順序號，案卷目錄一式兩份。案卷標(biāo)題要簡明確切，保管期限要準(zhǔn)確，裝訂要整齊。卷內(nèi)文件的排列要有順序，案卷能夠反映公司業(yè)務(wù)的全貌，便于保管和利用。 ㈣ 歸檔文件要齊全、完整。 第四條 檔案立卷、歸檔 ㈠ 綜合辦公室負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作； ㈡ 各部門及項目部資料管理員負(fù)責(zé)本部門及項目部檔案的收集歸檔。 ㈡ 各部門及項目部資料管理員負(fù)責(zé)本部門及項目部檔案的收集、整理、立卷、歸檔和移交工作。 第二條 范圍 本辦法適用于公司所有檔案資料的控制。 附件：信息分類示意圖 內(nèi)部信息 外部信息 圖 1－信息分類示意圖 物質(zhì)方面信息 圖紙、文檔方面信息 辦公與決策方面信息 國際信息 國內(nèi)信息 實施進(jìn)度方面信息 成本造價方面信息 合同方面信息 質(zhì)量方面信息 設(shè)備方面信息 財務(wù)方面信息 信 息 庫 政策信息 市場信息 資源信息 行業(yè)信息 客戶信息 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 ２８ 檔案管理辦法 第一條 目的 確保公司工程、文書、聲像、實物等各門類檔案得到有效控制。信息刪除須經(jīng)綜合辦公室審核。信息更新要通過信息審核人的審核。 ㈡ 公司各部門負(fù)責(zé)對本部門信息進(jìn)行存檔備份；綜合辦公室負(fù)責(zé)公司網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布信息的存檔備份；公司各部門和綜合辦公室根據(jù)業(yè)務(wù)需要確定信息備份的周期和備份保留期限。 ㈢ 信息發(fā)布范圍根據(jù)公司職能部門業(yè)務(wù)處理需要，由綜合辦公室負(fù)責(zé)控制。 第八條 信息發(fā)布 ㈠ 公司對內(nèi)或?qū)ν獍l(fā)布的信息須經(jīng)過綜合辦公室主任審核后方可發(fā)布。收集到的各類信息，必要時可由相關(guān)專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行審核和確認(rèn)。 第六條 信息收集 ㈠ 各部門在信息收集時必須不違反國家現(xiàn)行的法律、法規(guī)的前提下進(jìn)行； ㈡ 各部門可通過多種方式和渠道收集信息，其中包括：購買報紙、雜 志、書籍、影音產(chǎn)品等載體，收看電視、收聽廣播等大眾傳媒，在互聯(lián)網(wǎng)上搜索，到政府部門、同業(yè)單位或行業(yè)協(xié)會索取或購買專門資料，通過直接溝通掌握等方式。 ㈣對外信息：指可以對外發(fā)布的，對公司內(nèi)部及外部人員（包括：客戶、股東、潛在客戶等）具有宣傳及指導(dǎo)作用的信息，對外信息服務(wù)是對信息進(jìn)行的收集、反饋及整理工作，主要通過外部網(wǎng)主頁、公司協(xié)辦的雜志等渠道進(jìn)行。 ㈢對內(nèi)信息：對公司決策、管理及經(jīng)營等方面有影響的信息。 ㈡信息管理：包括信息識別，獲取及有效信息的審核、發(fā)布、存儲、檢索、更新和刪除等。 第四條 術(shù)語 ㈠信息：是公司用以控制質(zhì)量和以事實為依據(jù)進(jìn)行決策的基礎(chǔ)資源。詳見圖 1《信息分類示意圖》 第三條 工作職責(zé) ㈠ 綜合辦公室：負(fù)責(zé)公司信息管理的組織工作，制定公司 信息管理工作規(guī)范，監(jiān)督信息管理日常工作的執(zhí)行。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 ２６ 2 信息、檔案管理 信息管理辦法 第一條 目的 確保公司信息管理工作規(guī)范化，保證公司信息的準(zhǔn)確性、完整性和可用性，確保信息交流、信息溝通渠道暢通，規(guī)范信息組織及信息管理，為公司管理及決策提供信息依據(jù)，為客戶提供滿意的信息服務(wù)。 ㈢如發(fā)生交通事故，駕駛員需在兩日內(nèi)寫出書面報告，隱瞞不報，給事故調(diào)查處理造成困難所引起的經(jīng)濟(jì)損失，由駕駛員本人承擔(dān)，并從重處罰。 ㈠對全年安全行車，完成任務(wù)，節(jié)約用油，車輛保養(yǎng)成績顯著的駕駛員，年終給與一定的安全行車特別獎。發(fā)生事故給公司造成的經(jīng)濟(jì)損失，由駕駛員承擔(dān)損失費用的 30%，造成重大損失的另行處理。 ㈦如因駕駛員違章或操作失誤發(fā)生交通事故造成損失，公司可視情況確定駕駛員應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。 ㈤車輛于行駛途中發(fā)生故障或其他耗損急需修復(fù)或更換零件時，可視實際情況需要進(jìn)行修理，但無迫切需要或修理費超過 2000 元時，應(yīng)與綜合辦公室主任聯(lián)系請示批示。 ㈣車輛應(yīng)由綜合辦公室指定的維修保養(yǎng)單位實施維修保養(yǎng)工作，或到特約修護(hù)公 司維修，否則修護(hù)費一律不準(zhǔn)報銷。 ㈡駕駛員于駕駛車輛前應(yīng)對車輛做基本檢查（如水箱、油量、機(jī)油、剎車油、電瓶液、輪胎、外觀等），如發(fā)現(xiàn)故障、配件失竊或損壞等現(xiàn)象，應(yīng)立即報告，否則要對由此引發(fā)的后果負(fù)責(zé)。 第七條 車輛維修保養(yǎng)及費用管理 ㈠駕駛員對車輛要精心保養(yǎng)，保持車容整潔。 ㈣ 乘車人員按照駕駛員要求使用安全帶和上下車，在下車時注意觀察車后情況。 ㈡ 申請用車員工應(yīng)提前準(zhǔn)備好必要的隨身物品，車輛到位后及時上車出發(fā)，多人同行請遵守時間。 ㈤ 駕駛員有義務(wù)提醒乘車人員注意上下車和行車 過程中注意事項，避免發(fā)生意外；如發(fā)生意外，駕駛員承擔(dān)部分責(zé)任。 ㈢ 無派車單或因私事動用車輛，發(fā)生事故造成的車輛損失由駕駛員負(fù)擔(dān)一切費用，并按情節(jié)輕重予以行政處分。 第六條 駕駛員管理 ㈠ 駕駛員一律憑《車輛使用申請表》出車，無派車單不得擅自動用車輛。 ㈣因私用車，必須經(jīng)總經(jīng)理同意，收費標(biāo)準(zhǔn)按每公里 1 元計價。 ㈢駕駛員必須與自駕人員當(dāng)面交接車輛，交代注意事項。 ㈡原則上由公司專職駕駛員負(fù)責(zé)駕駛，特殊情況用車人員自駕，必須事先報綜合辦公室主任批準(zhǔn)。 ㈩ 隨身攜帶的消防滅火器要確保完好有效，有破損或故障要及時配換修理。任意放置車輛導(dǎo)致違犯交通規(guī)則、損毀、失竊，由駕駛?cè)速r償損失，并給予處分。駕駛員返回停車場取車，應(yīng)注意留意車輛情況有無遭意外損傷。為防止偷盜要上安全鎖或啟用防盜報警器。開車門要注意周圍情況，不要妨礙其他車輛和行人通行。 ㈦ 在施工現(xiàn)場駕駛車輛時，要低速慢行，隨時注意車輛附近的物件、行人。 ㈤ 不準(zhǔn)穿拖鞋駕駛車輛；駕車時不準(zhǔn)吸煙、飲食、與人閑談或其他妨礙安全行車的行為。嚴(yán)禁酒后開車；嚴(yán)禁超速行駛；嚴(yán)禁超載行駛。 ㈢ 駕駛員身體不適，不能保證行車安全時，不得擔(dān)任駕駛工作。 ㈡ 開車前，駕駛員仔細(xì)必須檢查剎車、制動器、喇叭、前、后燈，轉(zhuǎn)向系統(tǒng)等是否良好，不符合安全要求時應(yīng)立即修理。 第三條 綜 合辦公室負(fù)責(zé)車輛和駕駛員管理工作；各用車部門負(fù)責(zé)協(xié)助。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 ２３ 車輛和駕乘人員管理制度 第一條 目的 為了加強(qiáng)車輛和駕乘人員的管理，確保公司各項公務(wù)的順利進(jìn)行，制定本規(guī)定。 第九條 本規(guī)定未盡事宜參照公司其他制度執(zhí)行。大中維修實行待攤費用核算。前述資產(chǎn)均 保留 3%的殘值。 （十） 每年二次由綜合辦公室、財務(wù)部組成清產(chǎn)核資小組，對公司各使用部門進(jìn)行固定資產(chǎn)賬目核對、實物清理，確保公司財產(chǎn)的安全。 ㈧ 各部門經(jīng)理承擔(dān)監(jiān)督本部門固定資產(chǎn)使用情況的責(zé)任，督促使用人管好各項固定資產(chǎn) ，如發(fā)生毀損或丟失現(xiàn)象，經(jīng)有關(guān)部門鑒定后，視情況追究當(dāng)事人責(zé)任，并給予適當(dāng)?shù)?處 罰。 ㈥ 固定資產(chǎn)報廢、損毀、調(diào)出、轉(zhuǎn)移等手續(xù)的辦理由綜合辦公室行政主管具體負(fù)責(zé)，行政主管根據(jù)實際情況編寫審批報告，經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)，綜合辦公室主任和總經(jīng)理逐級審批后執(zhí)行。 ㈣ 財務(wù)部應(yīng)協(xié)同綜合辦公室將公司固定資產(chǎn)的保管責(zé)任落實到各部門負(fù)責(zé)人，并在資產(chǎn)保管人處簽名。 ㈡ 綜合辦公室設(shè)置分部門的固定資產(chǎn)明細(xì)賬，標(biāo)明品種規(guī)格、數(shù)量、使用部門 ， 監(jiān)督各部 門固定資產(chǎn)使用情況。 ㈣ 未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得私自轉(zhuǎn)讓、出售、出租、出借公司固定資產(chǎn)，如有違紀(jì)行為， 除責(zé)令當(dāng)事人追回外，還應(yīng)視情節(jié)輕重給予適當(dāng)處分。 ㈡ 對外調(diào)撥、轉(zhuǎn)讓固定資產(chǎn)，應(yīng)采用有償?shù)姆绞剑鋬r格由綜 合辦公室會同財務(wù)部制訂，原則上應(yīng)不低于調(diào)撥、轉(zhuǎn)讓固定資產(chǎn)價值扣減累計折舊和清理費用的凈值，特殊原因由 總經(jīng)理 辦公會研究后 確定。 2．由使用 部門填制固定資產(chǎn)申購單，財務(wù)部安排資金，需用部門配合綜合 辦公室進(jìn)行 購置。 ㈡ 購置固定資產(chǎn)需由使用部門提出固定資產(chǎn)購置 申請 ，說明購置該固定資產(chǎn)的原因，報公司綜合 辦公室 會同財務(wù)部審核 。 第三條 公司有關(guān)固定資產(chǎn)的購置、維護(hù)、轉(zhuǎn)移等業(yè)務(wù)必須遵循下列規(guī)定，完善必要手續(xù)。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 ２１ 固定資產(chǎn)管理規(guī)定 第一條 公司固定資產(chǎn)指單位價值在 2000 元（含 2000 元）人民幣以上，且 使用期限超過一年的房屋、建筑物、機(jī)器、機(jī)械和其他與公司經(jīng)營有關(guān)的設(shè)備、工具等。 第十六條 其他相關(guān)未盡事宜遵照公司其他制度執(zhí)行。 第十四條 公務(wù)接待中，接待人員要熱情大方，注重禮儀，維護(hù)公司利益和形象。 每月簽單結(jié)帳，綜合辦公室將根據(jù)簽單存根及備案登記進(jìn)行核對，匯總《簽單匯總表》，交由簽單人確認(rèn)，并統(tǒng)一報總經(jīng)理 審批后，送財務(wù)部結(jié)帳。 定點飯店、賓館應(yīng)分為高、中、低檔，以適應(yīng)不同層次的接待要求。未經(jīng)總經(jīng)理同意，任何部門、個人不得以公司名義在外設(shè)立定點簽約飯店、賓館。 除宴請之外的其他商務(wù)活動必須報總經(jīng)理同意或事先獲得授權(quán)。 第十一條 外地商務(wù)（指南通地區(qū)以外） GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 ２０ 宴請標(biāo)準(zhǔn) A類地區(qū) 80— 150元 /人 /餐，其他地區(qū) 30— 60元 /人 /餐。公司原則上只負(fù)責(zé)正常的門票，酒水，果品費用。商務(wù)宴請主要是公司重要事宜和公關(guān)活動，原則上掌握在 30— 80元 /人 /餐。 第八條 用餐 招待用餐分為：工作餐和商務(wù)宴請。 第七條 實行備案制，所有商務(wù)接待（含授權(quán)范圍以內(nèi)的）都應(yīng)先填寫《商務(wù)接待申請單》批準(zhǔn)后實施，并由綜合辦公室歸口登記。 第六條 授權(quán)標(biāo)準(zhǔn) 部門接待在 300元（含 ）標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，由分管副總批準(zhǔn)，超過 300元的報總經(jīng)理批準(zhǔn)。 來賓原則上由各部門接待人員負(fù)責(zé)接送，需要公司派車接送時，需報綜合辦公室主任同意，辦理用車手續(xù)。 如需使用車輛、會議室、布置接待果品等，接待人員應(yīng)提前通知綜合辦公室準(zhǔn)備。 第五條 接待安排 公司綜合辦公室為公司商務(wù)接待的主管部門，負(fù)責(zé)公司商務(wù)接待的統(tǒng)一管理。 第三條 接待范圍：凡屬來公司洽談業(yè)務(wù)，辦理公務(wù)的賓客，公司的對外公關(guān)等都屬于商務(wù)接待。 領(lǐng)用司服天數(shù) 730 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 １９ 商務(wù)接待管理辦法 第一條 為更好地樹立公司形象，規(guī)范 公司商務(wù)接待工作，使公司的接待更加有序、規(guī)范，特制定本辦法。屬于因個人原因交納費用補(bǔ)作的司服無需交還。具體計算公式為： 扣除額＝ 司服制作 價格（ 1－ ） 綜合辦公室負(fù)責(zé)計算應(yīng)扣除司服余額，通知財務(wù)部在結(jié)算工資時扣除。胸卡未交回者，視作離職手續(xù)未辦理完畢。 ㈣人事主管負(fù)責(zé)隨時 檢查員工著裝和佩戴胸卡情況，發(fā)現(xiàn)問題除當(dāng)面制止其錯誤行為之外，記入當(dāng)期績效考核記錄中，作為對員工紀(jì)律方面進(jìn)行考核的原始記錄之一。 ㈡員工對配發(fā)的司服和胸卡有保管、清潔和修補(bǔ)的責(zé)任。 第六條 司服和胸卡的管理 ㈠司