【正文】 的椅子，它們會(huì)使與會(huì)者感到懶洋洋。 會(huì)議桌周圍的每一個(gè)座位你都能有所獲，這決定于你想得到什么。如果你是主席，盡力勸說聲音最響、最直言不諱的人坐在你的正對(duì)面。強(qiáng)硬的反對(duì)者可能會(huì)選擇靠近主席的位置向全體與會(huì)者發(fā)號(hào)施令。 圖例 主席 意見未定者 支持者 24 反對(duì)者 視線 意見未定者看著主席尋求引導(dǎo) 反對(duì)者坐在主席對(duì)面，在討論中起很大作用 意見未定的與會(huì)者可清楚地看到和聽到全部觀點(diǎn) 動(dòng)議的支持者坐在其他支持者的斜對(duì)面，可以直接看到其他支持者 動(dòng)議的反對(duì)者被支持者的座位隔開 支持者在這個(gè)位置上有利于把情況傳給意見未定的出席者 主席與大部分與會(huì)者尤其是意見未定者保持目光接觸 反對(duì)者坐在主席旁邊以“平衡”會(huì)議桌 支持者可以影響那些反對(duì)者 如果會(huì)議沒有正式排座，可觀察別的與會(huì)者坐 的位置，相應(yīng)地選擇你自己的座位。 小提示 40： 不要讓與會(huì)者就座于直射的陽(yáng)光下。想一想誰應(yīng)該能夠與誰進(jìn)行目光接觸，相應(yīng)地安排人們的座位。可根據(jù)你了解和分析的與會(huì)各人對(duì)所要討論問題的觀點(diǎn)，來構(gòu)劃座位安排圖。明確你想從會(huì)議得到什么，然后通過安排座位幫助你達(dá)到目 的。但并不一定要這樣排座。 主席坐的位置決定了其他座位的意義。 自由討論： 如果坦誠(chéng)的討論比與會(huì)者的地位更值得關(guān)注，在會(huì)議中用一張圓桌。 顯示等級(jí)： 如果你希望顯示等級(jí)，讓主席坐在長(zhǎng)方桌子的頂端，其他與會(huì)者座位按資力遞降順序就座。 面對(duì)面就座 ：當(dāng)你在討論問題或試圖做出決定時(shí)，安排持相反觀點(diǎn)的兩派成員坐在長(zhǎng)桌的相對(duì)的兩邊。在亞洲許多地區(qū)，年齡有很大的份量，所以最年長(zhǎng)者在會(huì)議上往往就座于地位最高的座位。如果一個(gè)會(huì)議的參加人數(shù)眾多、將在禮堂或大房間內(nèi)舉行，就將座位安排成行且面對(duì)主席。要強(qiáng)調(diào)會(huì)議中的等級(jí)觀念，主席就座于 長(zhǎng)桌的頂端。圍繞一張桌子安排一群人就座時(shí)，用兩種形狀的桌子有三種基本的選擇。 小提示 37： 在非正式的會(huì)議上用圓形會(huì)議桌。 合作性的： 坐在另一個(gè)人旁邊表示合作，這種安排提示觀點(diǎn)的相似性。為了解與會(huì)對(duì)方對(duì)會(huì)議氣氛的感受，可在桌子四周放四把椅子，在他到會(huì)前你先坐下，再看他坐在哪里。如果你正在主持會(huì)議，可通過適當(dāng)安排座位來影響會(huì)議的正式程度。 小提示 36： 考慮多個(gè)安排座位的方案，然后選擇其中最恰當(dāng)?shù)囊粋€(gè)。 與會(huì)者座位的安 排對(duì)會(huì)議的成功有很大的影響。 22 提供完善的會(huì)議場(chǎng)所：正如這個(gè)事例所表明的，每件事均須預(yù)先組織，并有一個(gè)試運(yùn)作過程，這樣這個(gè)廣告公司能預(yù)先排除潛在的問題，從而能集中在他的展示工作上。開會(huì)那天，廣告公司的執(zhí)行人員提早到來測(cè)試影響強(qiáng)度，并將座位安排成半圓形，調(diào)整了窗簾和空調(diào)，并定好了點(diǎn)心。 會(huì)前一周，廣告公司的一名成員來飯店檢查會(huì)議室，看到一套多媒體系統(tǒng)和一張大桌子。 案例研究 一家廣告公司安排會(huì)見一個(gè)潛在的客戶，討論一項(xiàng)宣傳活動(dòng)。如果聽眾注意力不分散，就能集中在發(fā)言者身上。 小提示 35： 找一個(gè)肯定不會(huì)受到打擾的會(huì)議場(chǎng)所。即使在一個(gè)小房間里只有少數(shù)人進(jìn)行交流也會(huì)有這種問題，而音響效果對(duì)于有眾多與會(huì)者參加的會(huì)議尤其重要。記住你的會(huì)議目標(biāo)。在一個(gè)沒有打擾且有足夠空間容納參加討論的全部成員的中立處，兩部門的聚會(huì)可能會(huì)獲得更積極的結(jié)果。經(jīng)理回來詢問建議，但幾 沒有什么響應(yīng)，結(jié)果未獲得實(shí)際的解決辦法?？照{(diào)無效，窗也未開，所以室內(nèi)悶熱；一扇門開著，但這讓辦公室外面的噪聲進(jìn)入。 21 然而，房間太小，椅子不夠，有些人得站著，擋住了別人的視線，致使他們不能看到經(jīng)理。 小提示 34： 要求你的助手檢查當(dāng)?shù)毓步煌ㄟ\(yùn)輸?shù)目衫们闆r，時(shí)間表和季節(jié)性變化。 ● 洗室及其他設(shè)備應(yīng)清楚地標(biāo)明。 ● 房間最好有窗，可以打開或關(guān)上以調(diào)節(jié)溫度。 小提示 33： 把有潛在問題的會(huì)議安排在中立地點(diǎn)。 ● 會(huì)議室中的燈光開關(guān)或插頭未作檢查和標(biāo)記，出現(xiàn)技術(shù)問題。 ● 出 席人數(shù)比預(yù)計(jì)的少得多，空蕩蕩的房間令人 。 有幾個(gè)原因（有的明顯，有的不太明顯）使會(huì)議場(chǎng)所選擇得不好。 在某種場(chǎng)合增加幾分的力。 城外的會(huì)議場(chǎng)所 異地的一間辦公室、會(huì)議室或飯店。 需要時(shí)能夠提供技術(shù)支持和安全 保衛(wèi)。 會(huì)議中心 一個(gè)大的聚會(huì)場(chǎng)所，例如在一所大學(xué)里。 ● 如果保密是重要的，這類會(huì)議室很有用。 ● 可能提高一位下級(jí)的地位和士氣 ● 如果工作處狹小，可能會(huì)使雙方都感不適 單位會(huì)議室 供員工使用的公司會(huì)議室 ● 避免由于使用個(gè)人辦公室而引起的公司等級(jí)問題 ● 處人可能同與會(huì)者接觸而打擾會(huì)議 外面的會(huì)議室 在你公司之外的一個(gè)中立的會(huì)議室。 ● 可能會(huì)有電話干擾，或者有人打擾。 ● 你的全部參考資料在手邊。 小提示 32： 確定電話已被移出會(huì)議室。檢查并使外面噪聲保持在最低小水平，取曖和通風(fēng)有益于工作，但不要過分。 在任何會(huì)議中，物理因素起著重要的作用。給年會(huì)設(shè)定一個(gè)使股東無法投票的日期和地點(diǎn)，這是不合法的。衡量你的優(yōu)先順序，挑選合適的會(huì)議地點(diǎn)。城外會(huì)議場(chǎng)所對(duì)與會(huì)者吸引力較小，但如果會(huì)議持續(xù)一天以上那是值得的。你可能發(fā)現(xiàn)你能談成一個(gè)折扣。對(duì)于你本部門的會(huì)議，仍有一個(gè)選擇問題，你必須決定家中、中立處或外地哪個(gè)最適合你的需要。若會(huì)議的目的之一是讓兩部分人進(jìn)一步相互了解，一種寬松的郊外氣氛是合適的。 小提示 30： 為那些需作長(zhǎng)途旅行者考慮所要花費(fèi)的時(shí)間 小提示 31： 為殘疾與會(huì)者提供必要的設(shè)備。 選擇會(huì)議地點(diǎn)對(duì)于會(huì)議的成功是極為重要的，這不僅此是一個(gè) 舒適的問題，而且要使與會(huì)者感覺到這個(gè)場(chǎng)所是適合于這個(gè)會(huì)議的。 ⒊將建議匯總到下一個(gè)草案中。 ⒈決定需要在會(huì)上提出的問題。當(dāng)與會(huì)者抵達(dá)會(huì)議時(shí)給他們一份修改的議程，這種做法是不能接受的，除非因臨時(shí)事件而必須這樣做，例如主席生病，或財(cái)務(wù)情況的突然變化。如果你希望 18 在一份已經(jīng)正式批準(zhǔn)的議程上增加或刪除項(xiàng)目，必須征得與會(huì)者的同意。 小提示 29： 早些討論最重要的問題，此時(shí)與會(huì)者最有精神。會(huì)議的下一個(gè)議程應(yīng)當(dāng)是就當(dāng)前的問題，例如最新的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)及銷售情況，進(jìn)行大量的討論。 當(dāng)你撰寫會(huì)議議程時(shí)，盡量按邏輯排列主題，并把類似的議題放在一起，這樣可以避免同一領(lǐng)域談了一 遍又一遍的情況出現(xiàn)。 ● 議程中關(guān)于會(huì)議的主要目的應(yīng)盡量明確 ● 全體與會(huì)者需要確切知道會(huì)議對(duì)他們的要求 ● 分配給每一項(xiàng)的時(shí)間應(yīng)體現(xiàn)出它們的優(yōu)先次序 ● 時(shí)間。 小提示 27： 議程應(yīng)盡可能簡(jiǎn)短。 在為類似會(huì)議 編寫議程時(shí)，可把這份簡(jiǎn)單的議程作為模板。在會(huì)前多久開始準(zhǔn)備議程決定于需要多少準(zhǔn)備時(shí)間。你會(huì)發(fā)現(xiàn)與其他會(huì)者商計(jì)是有用的。它應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔、一目了然。 小提示 25： 避免在一天的情緒低落時(shí)段內(nèi)開會(huì)，例如緊接在午餐之后。 使與會(huì)者明確會(huì)議目標(biāo)的最好方法是，預(yù)先發(fā)給他們一份明確的 議程。 ● 會(huì)前向全體與會(huì)者提供書面的背景材料。 要點(diǎn) ● 必須明確通知與會(huì)者關(guān)于會(huì)議的日期、時(shí)間、地點(diǎn)和會(huì)議的目的。如果有人不能按所提出的時(shí)間出席會(huì)議，在重新安排會(huì)議時(shí)間之前，考慮下下如果沒有他參加，會(huì)議是否仍可舉行。有時(shí)，確定會(huì)議時(shí)間的最簡(jiǎn) 單的方法是。 授權(quán)行動(dòng)：尤其是財(cái)務(wù)方面的決定，如簽署或談判一個(gè)新的合同，可能要求一位財(cái)務(wù)主管在場(chǎng)授權(quán)這個(gè)行動(dòng)。 提供意見：某些人因?yàn)檎趨⑴c某一特定事件，或者因?yàn)橛薪?jīng)驗(yàn)，因而有資格向其他成員提供有用的意見。 ● 他們能否實(shí)施已獲得同意的行動(dòng)？例如，在一個(gè)預(yù)算會(huì)議上的一位財(cái)務(wù)主管。 ● 他們能否提供特殊的意見或信息？例如，一位生產(chǎn)經(jīng)理。若某些與 會(huì)者只需參加會(huì)議的某一部分，應(yīng)告訴他們有關(guān)事項(xiàng)的開始和結(jié)束時(shí)間，這樣可以節(jié)約這些與會(huì)者的時(shí)間，并使會(huì)議易于控制。他們能夠幫助小組卓有成效地工作。另一些人可以提供專門的技巧或建議。 15 當(dāng)你考慮邀請(qǐng)誰時(shí)，可能某些人是當(dāng)然的出席對(duì)象。 小提示 21： 考慮與會(huì)者在一個(gè)小組環(huán)境中如何工作。 會(huì)者 選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯?huì)議可以決定會(huì)議是否能達(dá)到目的。 積極的行為 消極的行為 會(huì)議開始 一次討論議程上的問題 獲得關(guān)于每個(gè)問題的意見 果斷而積極地開始 與會(huì)者遲到 把討論控制在預(yù)定的時(shí)間內(nèi) 出現(xiàn)偏離議程的情況 與會(huì)者有效地提出建議 與會(huì)者之間出現(xiàn)分歧 找到可行的解決辦法 14 第 2 章 準(zhǔn)備會(huì)議 花費(fèi)在準(zhǔn)備會(huì)議上的時(shí)間很少會(huì)浪費(fèi)。 小提示 19： 確保在會(huì)議之前就會(huì)議目的取得一致。 當(dāng)議程上最后一項(xiàng)（通常標(biāo)以 ” 其他事宜 ” ）開始進(jìn)行時(shí)，與會(huì) 者可能會(huì)在底下相互交談，提出一些小問題。 通過良好的準(zhǔn)備和全體與會(huì)者的參與，會(huì)議上出現(xiàn)的大多數(shù)陷阱是可以避免的。辨認(rèn)出那些可能試圖搶奪會(huì)議控制權(quán)的與會(huì)者，并估計(jì)他們的論點(diǎn)。首先，傳閱一份清晰的議程。 13 小提示 18： 會(huì)前爭(zhēng)取來自可能的同盟者的支持。事先商定會(huì)議目標(biāo)有助于實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)。 公開的 涉及提供信息的發(fā)言人 新聞發(fā)布會(huì) 解決問題 例如應(yīng)付不滿。 小提示 16： 在一個(gè)顯著的位置上放一塊表或一只鐘，以便掌握時(shí)間。這樣的規(guī)模既不太大，也較容易控制；也不太小，可以激起辯論。大會(huì)或小會(huì)都有其優(yōu)缺點(diǎn)：大群人可提出各種意見，但是這些成員可能會(huì)分 成派系；小群人一起行動(dòng)可能會(huì)更有效，但是思路比較狹窄。例如一對(duì)一的會(huì)議或正式的委員會(huì)會(huì)議通常最合適做出決定，而頭腦風(fēng)暴會(huì)議對(duì)于交流想法是非常有益的。 小提示 15： 使會(huì)議規(guī)模盡可能小些，盡量避免分散注意力。 有多種類型的會(huì)議 正式的和非正式的，每一種類型適合于一種特定的目的，因此在你開始安排會(huì)議和通知與會(huì)者之前，決定哪種類型的會(huì)議最能達(dá)到你和目的。 有效的聯(lián)系 視頻會(huì)議讓你們充分交流，即使在你們不能見面時(shí)。然而非必要的信息會(huì)快速地積累。這相當(dāng)于另一種形式的會(huì)議延續(xù)幾天甚至幾星期，因?yàn)榕c會(huì)者聚在一個(gè)“虛擬的”會(huì)議地點(diǎn)評(píng) 論當(dāng)前的議題和問題，或者討論一些事情。英語(yǔ)的廣泛使用，會(huì)在正式交往中妨礙其母語(yǔ)不是英語(yǔ)的發(fā)言者，在電子郵件中這就是一個(gè)小問題了，因?yàn)榘l(fā)送的信息是相對(duì)簡(jiǎn)短并且是非正式的，較少 11 需要熟練的語(yǔ)言運(yùn)用。 跨文化 商務(wù)交流中的常見障礙包括語(yǔ)言的不同、時(shí)區(qū)差異和國(guó)與國(guó)之間旅行時(shí)間的不同，以及文化期望的不同。 小提示 12： 通過設(shè)定一個(gè)時(shí)間限制來優(yōu)化在線會(huì)議。 出席視頻會(huì)議 將傳統(tǒng)的和新的方法結(jié)合起來，為你所用。視頻會(huì)議的優(yōu)點(diǎn)是能顯示身體語(yǔ)言和面部表情，這常常是有效溝通的關(guān)鍵因素。 現(xiàn)在，利用實(shí)時(shí)音頻和視頻連接的視頻 會(huì)議是一種被廣泛應(yīng)用的、對(duì)用戶友好程度正在提高的開會(huì)方法。電話會(huì)議、實(shí)時(shí)視頻在線會(huì)議、電子郵件和因特網(wǎng)通訊這些數(shù)字技術(shù)正替代著面對(duì)面的會(huì)議。 小提示 10： 對(duì)信息要有選擇性地吸取，避免信息超載。你可利用這些高科技工具減少出席會(huì)議的時(shí)間。 小提示 8： 注意正式會(huì)議中的一切法律要求。規(guī)則能決定會(huì)前必須發(fā)了通知的數(shù)量，與會(huì)者的權(quán)利，表決工作應(yīng)當(dāng)遵循的程序。 ●臨時(shí)股東大會(huì)的操作規(guī)則通常與年會(huì)一樣。臨時(shí)股東大會(huì)可以在兩次年會(huì)之間 的 任何 時(shí)候 召開。 公眾會(huì)議的議程通常只有一項(xiàng)供討論的主要議題。 所有的成員被邀請(qǐng)出席公眾會(huì)議。 公眾會(huì)議 公眾會(huì)議對(duì)任何人都開放。 ●年會(huì)允許股東向公司董事提問，并要求他們京公司的業(yè)績(jī)做出解釋。 ●許多公司董事會(huì)發(fā)現(xiàn)難以在一個(gè)月內(nèi)召開一次以上的會(huì)議，而專門委員會(huì)可以定期召開會(huì)議，而且只涉及必要的人員。與整個(gè)董事會(huì)相比，這個(gè)小組會(huì)更加頻繁地召開會(huì)議。 ●外部會(huì)議可以在中立地點(diǎn)進(jìn)行。 司董事會(huì)報(bào)告，然后采取必要的行動(dòng)。 ●在外部會(huì)議上，保守機(jī)密是一個(gè)重要問題。 ●公司董事會(huì)可以授權(quán)常務(wù)委員會(huì)代為采取行動(dòng)。雖然有時(shí)發(fā)言人會(huì)留有“回答提問”這一段時(shí)間，借鑒于大會(huì)的規(guī)模，計(jì)論和聽眾參與是很有限的。 董事會(huì)會(huì)議由董事會(huì)主席主持，他是根據(jù)公司章程被選舉出來的 大會(huì) 在大會(huì)上，通常就一個(gè)主題作幾個(gè)報(bào)告。會(huì)議通常在董事會(huì)的會(huì)議室舉行—— 這是一個(gè)設(shè)有一張大桌子的正式場(chǎng)合。 會(huì)議類型 特點(diǎn) 會(huì)議類型 特點(diǎn) 董事會(huì)會(huì)議由公司的董事們參加—— 董事會(huì)通常由董事組成。一些會(huì)議，如年度全休會(huì)議，必須依 法召開；其他的會(huì)議則是自定的，是為了做出一個(gè)特殊的決定或討論一個(gè)問題而召開。會(huì)議期間避免評(píng)論或批評(píng)任何想法，因?yàn)檫@會(huì)妨礙提出建議；會(huì)后再判斷這些想法的可行性。為了得到最好的效果，事先說明會(huì)議的目的和時(shí)間限制，以便與會(huì)者能有所準(zhǔn)備。如果你 正在主持一個(gè)頭腦風(fēng)暴會(huì)議， 8 安排專人記下與會(huì)者提出的